檔案管理信息化與數(shù)字化的思考

北京住總北宇物業(yè)服務有限責任公司 劉建慧

伴隨著信息時代的到來，信息技術以及互聯(lián)網(wǎng)從各個方面都在影響并改變著人們的生活。檔案作為單位、組織、企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動以及發(fā)展變遷的原始憑證與記錄，充分展示了檔案工作存史資政育人的重要作用，檔案工作在不斷地壯大和延伸。檔案管理是企業(yè)管理工作中非常重要的組成部分。做好檔案管理可以有效提升企業(yè)、單位、組織的管理水平以及管理效率。北京市“十四五”規(guī)劃中對檔案工作做出總體要求：以首都發(fā)展為統(tǒng)領，全面推進檔案治理體系建設，深入推進檔案資源體系，檔案利用服務體系和檔案安全體系建設，加快推進檔案信息化建設，強化科技和人才支撐，明晰了北京市“十四五”時期檔案事業(yè)發(fā)展的方向。其中6個分目標中要求：檔案治理效能明顯提升、檔案資源建設全面加強、檔案利用服務能力顯著加強、檔案安全保障更加夯實、檔案信息化程度大幅提高、檔案人才隊伍建設不斷加強。隨著社會的信息化與數(shù)字化發(fā)展，其建設也成為檔案管理的重要發(fā)展趨勢。做好檔案管理的信息化數(shù)字化建設可以有效地提升企業(yè)的管理水平與管理效率。因此企業(yè)要根據(jù)當前檔案管理信息化數(shù)字化建設中存在的問題，積極的尋找解決策略，進一步提升檔案管理的質量與效率，進而促進提升企業(yè)的健康穩(wěn)步發(fā)展。

1 信息化數(shù)字化技術運用于企業(yè)檔案管理的優(yōu)勢

1.1 資源共享匯集互通

信息匯集的網(wǎng)絡時代給人們的生活帶來了很多便利，而企業(yè)在進行檔案信息化數(shù)字化管理時，也會從中獲得有效的資源。網(wǎng)絡大數(shù)據(jù)的共享功能，使企業(yè)檔案管理更具有了互通性?，F(xiàn)今，企業(yè)正積極的探索和開發(fā)與本企業(yè)能夠緊密聯(lián)合的檔案管理系統(tǒng)，以達到企業(yè)內部的資源互通與共享?；诖耍髽I(yè)中的檔案管理部門，能夠在信息技術的支持下，對信息數(shù)據(jù)進行搜集、儲存、總結、運用等操作。一定程度上使檔案數(shù)據(jù)的處理效率有了大幅度的提高，同時提升了檔案工作的前沿性，為檔案管理工作提供了動力。

1.2 靈活多樣的信息查詢

進行檔案的收集和對檔案信息的查詢，是企業(yè)中檔案管理部門的主要職能。傳統(tǒng)的檔案管理，多是以紙質版資料進行保存，每次在進行檔案資料的查找時，都要耗費大量的時間與精力。雖然投入了較大的人力資源，但工作效率卻不高，并且檔案信息的正確性還無法保障。但進入信息化數(shù)字化管理后，只需在電腦查詢系統(tǒng)中進行關鍵詞的檢索，就能夠搜索到相關要查找的資料，這大大強化了企業(yè)檔案管理的應用性、準確性、及時性。

1.3 檔案信息化數(shù)字化電子備份提升管理成效

與傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理形式相比，信息化數(shù)字化的檔案管理更具有儲存的優(yōu)勢。紙質的檔案在進行保存時，空間上有一定的受限，如遇到天災人禍或人為影響，都有可能造成檔案文件的丟失或損毀，這對檔案信息的儲存有著極大的安全隱患。而網(wǎng)絡化管理則能夠隨時進行信息的備份，不僅方便檢索和查閱，還使檔案保存的空間得到解放，為檔案保存的時效性和安全性注入了全新的保護措施，使企業(yè)的檔案管理更加富有成效。

1.4 檔案管理決策整合效率提升

信息化檔案管理，能夠幫助企業(yè)管理者進行決策。通過對信息數(shù)據(jù)的整合與分析，將企業(yè)中的檔案數(shù)據(jù)信息進行大數(shù)據(jù)的歸類整合，從而給予決策者最優(yōu)的決策方案。這就為企業(yè)中的決策提供了數(shù)據(jù)與信息的有力支持，使決策工作更有依據(jù)性和可靠性，并且信息資源的經(jīng)費成本也得到了降低，進而為企業(yè)創(chuàng)造更高的經(jīng)濟效益。

2 當前檔案管理信息化與數(shù)字化建設的問題

2.1 基礎設施建設不完善

當前我國大部分企業(yè)，仍舊對檔案管理的信息化數(shù)字化建設認識較為淺薄，并且對檔案管理工作的重視程度不足，管理層只顧著發(fā)展效益，在檔案管理方面投入的資金以及精力都較少，導致檔案管理基礎設施建設不夠完善，影響了企業(yè)檔案管理的信息化數(shù)字化建設進程。

檔案管理的硬件設置建設低下。很多企業(yè)不愿意對檔案管理中需要用到的計算機設備以及管理系統(tǒng)進行升級更新，并且部分企業(yè)甚至不具備檔案管理中需要的硬盤、掃描儀、刻錄機、相機等基礎設備，這都在很大程度上影響了檔案管理的信息化數(shù)字化建設。

很多企業(yè)的檔案管理軟件不能夠實現(xiàn)通用，資源的共享能力較差。軟件的落后也導致資源的尋找與利用不全面，不僅造成了企業(yè)檔案資源的浪費，還制約了檔案管理的信息化數(shù)字化建設的發(fā)展。

目前很多公司還沒有投入資金，進行檔案信息化數(shù)字化建設，還是依靠人力對檔案的排架擺放、檔案查閱時的文件查找進行處理，檔案數(shù)字化裝訂的基本設備投入均未落實，增加了人力成本及檔案管理難度，檔案數(shù)字化加工和管理水平亟待提升。

2.2 缺乏重視存在安全隱患

由于企業(yè)決策層領導對于檔案管理的不重視，導致很多管理層對于檔案管理信息化數(shù)字化建設中的安全問題，存在一定的忽視，并且在認知上也存在較大的偏差。很多企業(yè)在建設過程中會存在僅注重軟件建設的安全性，但是對于檔案資料數(shù)據(jù)的保密意識較為缺乏，這就導致了在進行檔案管理過程中，操作人員的操作技術與流程不夠完整規(guī)范，對于部分數(shù)據(jù)的備份存檔也不夠及時，再加上管理人員以及工作人員對于檔案管理工作的不重視，也為檔案管理的信息化數(shù)字化建設留下了一定的安全隱患。由于建設還不夠完善健全，部分企業(yè)網(wǎng)絡很容易受到競爭對手的惡意攻擊，這也對企業(yè)檔案的安全造成很大程度影響。

2.3 檔案管理人員專業(yè)能力與素質不高

在企業(yè)檔案管理的信息化與數(shù)字化建設中，必須要保證相關工作人員具備較高的計算機操作水平以及職業(yè)素養(yǎng)，才能保障信息化數(shù)字化建設的質量。當前我國很多企業(yè)的檔案管理缺少復合型的高素質、高能力的人才，管理人員的計算機綜合技能與水平相對較低，部分企業(yè)為了提升檔案管理的綜合水平，即使引進先進的設備與軟件，由于缺乏專業(yè)檔案管理人員，致使設備與軟件的作用不能被完全的發(fā)揮出來。很多企業(yè)中檔案管理人員時間有限，沒有太多精力放在檔案相關的工作上，他們還有許多其他的工作需要完成。因此，有時會在進行檔案管理的工作時有所懈怠。

2.4 檔案無法完整保存

借助信息網(wǎng)絡進行檔案儲存的檔案信息，被統(tǒng)一保存在企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)中，這就形成了電子檔案。網(wǎng)絡信息化的檔案管理的方式，對企業(yè)的發(fā)展有著極高的利用價值，但同時在方便快捷的功能下，也會出現(xiàn)一些問題。檔案室計算機網(wǎng)絡也時常會出現(xiàn)運行障礙的情形，從而導致儲存的電子檔案丟失或保存失敗。例如，網(wǎng)絡中端斷開、計算機本身的硬盤損壞或計算機受到病毒的入侵等，這些都可能使電子檔案出現(xiàn)丟失或遺漏。檔案信息化數(shù)字化管理，需要依靠網(wǎng)絡進行文件的傳輸和保存，一旦網(wǎng)絡出現(xiàn)問題，就會使檔案文件出現(xiàn)上傳失敗或上傳錯誤的狀況，甚至會出現(xiàn)不完整的文件。這對檔案管理的完整性、全面性有著極大的不良影響，導致檔案文件在使用時出現(xiàn)信息誤差，造成不必要的麻煩。

3 檔案管理信息化和數(shù)字化的建設策略

3.1 加強對檔案信息化數(shù)字化管理工作的重視

檔案是企業(yè)與各個單位組織正常運行的信息資料，對于企業(yè)以及各個單位組織的建設與發(fā)展都有著非常重要的作用。

傳統(tǒng)的檔案管理形式，已經(jīng)無法適應當前的社會需求，信息科技的加持變得愈發(fā)必要?，F(xiàn)如今，將信息技術應用于檔案管理中，已經(jīng)成為了一種不可或缺的管理手段。在企業(yè)的發(fā)展中，決策層需要根據(jù)檔案歷史資料進行發(fā)展戰(zhàn)略的謀劃；營銷層需要根據(jù)檔案信息進行營銷網(wǎng)絡的構建，分析營銷戰(zhàn)略；研發(fā)者需要根據(jù)檔案不斷的提升產(chǎn)品的質量與檔次；企業(yè)在競爭過程中也需要根據(jù)檔案尋找自身競爭優(yōu)勢。因此企業(yè)領導以及檔案相關工作管理人員，一定要加強對于檔案管理工作的重視，明確檔案管理信息化數(shù)字化建設是社會發(fā)展以及企業(yè)發(fā)展的必然趨勢。企業(yè)應加大對于檔案信息化數(shù)字化管理的資金以及技術投入，并為檔案管理制定相應的管理規(guī)范及激勵制度。同時根據(jù)北京市“十四五”時期對檔案工作的總體要求，在2025年建成接收順暢、管理科學、長久安全、利用方便的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。信息技術與檔案管理的有效融合，會給企業(yè)的進步與發(fā)展帶來有力支撐。要不斷地提升企業(yè)檔案管理的水平與質量，更好地發(fā)揮檔案的作用，為企業(yè)的發(fā)展提供更好的信息資源。

要及時開發(fā)利用本企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)。企業(yè)在進行信息化的檔案管理時，一般運用的是受權威認證的檔案管理系統(tǒng)。但其歸根結底是為了服務更多樣的企業(yè)，是綜合多個企業(yè)模式開發(fā)的系統(tǒng)，無法做到與本企業(yè)完全的匹配。因此，企業(yè)在客觀條件允許的情況下，應當積極開發(fā)與本企業(yè)的管理和經(jīng)營模式相符合的檔案信息化數(shù)字化管理系統(tǒng)。這樣能夠在管理的初始階段，獲得有力的技術支持，不僅使企業(yè)的信息化檔案管理工作效率和效果得到提升，還為企業(yè)的進一步發(fā)展帶來保證。

3.2 加強檔案管理基礎設施建設

檔案管理信息化數(shù)字化建設的基礎前提，是擁有優(yōu)質、先進、高水平的基礎設施，因此企業(yè)要加大資金投入，并根據(jù)企業(yè)的具體發(fā)展情況，有計劃的進行軟、硬件設施的配置與更新，及時的更新網(wǎng)絡設置，及時進行安全設施的安裝使用。

首先從硬件設施進行基礎設施建設，這個過程中可以采用定期撥款、提前預算等方式，為硬件設備的后期更新升級奠定基礎，從而為企業(yè)檔案管理改善硬件條件。

其次針對軟件設施，企業(yè)要選用并研發(fā)適合企業(yè)檔案管理的軟件系統(tǒng)，提升檔案管理的科學分類以及查找搜索能力。

企業(yè)可以參考借鑒其他企業(yè)，檔案管理部門的信息化數(shù)字化建設中的經(jīng)驗以及成果，以檔案的各級局域網(wǎng)為依托，結合自身當前的自動化辦公系統(tǒng)，建立起一個能夠實現(xiàn)檔案資料的電子儲存，以及信息資源共享的平臺。在加強對于檔案電子信息管理的基礎上，提升檔案資源信息的應用率，將企業(yè)檔案管理與企業(yè)各個部門以及工作環(huán)節(jié)有機結合，使其聯(lián)合成為一個有機統(tǒng)一的整體，為各部門利用企業(yè)檔案資源提供便利，進而進一步實現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化數(shù)字化建設[1]。

3.3 加強信息安全管理

檔案信息的安全管理，是檔案管理的信息化數(shù)字化建設過程中非常重要的組成部分。只有保障檔案信息的安全性與保密性，才能保障檔案管理的實際運用價值。

首先要保障檔案的物理安全，這是檔案管理發(fā)展建設的首要保障。檔案的物理安全主要體現(xiàn)在檔案的構建與交付，在具體的設施過程中，要首先注重檔案在構建過程中的設備安全，確保所有的設備符合國家安全并有國家保密局的安全認證。

其次要注意操作過程中的安全管理，要明確檔案管理的規(guī)范，制定相應的制度，通過培訓、教育、簽訂保密協(xié)議等方式加強并提升工作人員的安全意識，確保工作人員能夠按照安全規(guī)范的管理要求進行檔案管理工作。例如不帶電子設備進入檔案構建現(xiàn)場、本人不能對外泄露檔案管理的內容等。應創(chuàng)建嚴密的安全防衛(wèi)系統(tǒng)，有方向的培養(yǎng)檔案信息化管理的思想意識，配設專業(yè)的硬件設備，有效防止電磁干擾，盡量有安全配套設施等。同時，對檔案信息化管理軟件進行實時更新，并建立安全防火墻，讓其可以更好地為管理提供服務。需重視提升檔案管理系統(tǒng)專業(yè)技術，檔案信息系統(tǒng)并不是一成不變的狀態(tài)，檔案管理人員應當定期維護和更新，使檔案管理系統(tǒng)充分發(fā)揮其最大職能。

3.4 提升工作人員的綜合素質

在檔案管理信息化與數(shù)字化建設的過程中，檔案管理人員需要具備較高的檔案管理工作的職業(yè)素養(yǎng)與綜合素質，并具備良好的計算機使用操作技能，以及對于電子信息檔案的構建能力，還應具備較高的電子信息安全意識。因此企業(yè)要加強檔案管理中高素質、高能力的復合型人才的引進，并對原有的工作人員進行定期培訓，培養(yǎng)新型信息技術人才。加強考核機制，提升工作人員的整體綜合素質以及職業(yè)能力，打造出一支能夠適應社會發(fā)展、符合檔案管理發(fā)展建設的中青年業(yè)務骨干人才隊伍，從而不斷地提升企業(yè)的檔案管理水平與能力[2]。

4 結語

近幾年隨著社會發(fā)展，檔案管理的信息化數(shù)字化建設已經(jīng)成為企業(yè)管理的重要內容。為跟上時代發(fā)展的腳步，以及國家對檔案管理信息化的規(guī)劃要求，要提升檔案管理的水平與能力，企業(yè)就要加強重視、加大資金投入、做好基礎設施建設、提升對于安全管理的重視、注重檔案管理人員的綜合素質與能力。要有效分析當今時代檔案管理的新發(fā)展形勢，實施行之有效的舉措來規(guī)范管理檔案。檔案管理人員應及時轉換對檔案管理的策略和思路，跟緊信息化潮流，努力提高專業(yè)素養(yǎng)，充實專業(yè)技能。檔案工作作為企業(yè)、單位各項事業(yè)發(fā)展的基礎性工作，也要聚焦高質量發(fā)展，力爭在推動以信息化數(shù)字化為核心的檔案管理現(xiàn)代化方面取得重大發(fā)展，在科技創(chuàng)新和人才培養(yǎng)方面有新的舉措。

引用

[1]吳艷琴.解析檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].信息記錄材料,2020,21(03):77-78.

[2]陳薇薇,仲杰.信息化背景下企業(yè)檔案信息資源的管理及開發(fā)利用[J].電力勘測設計,2019,130(S2):144-147.