對現(xiàn)代企業(yè)提高行政管理效率的思考

文/國家電光源質(zhì)量監(jiān)督檢驗中心（北京） 王學(xué)穎

隨著信息化時代的到來和社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展，目前我國企業(yè)已基本實現(xiàn)了自動化管理。因此，現(xiàn)代化企業(yè)行政管理工作同樣出現(xiàn)了智能化發(fā)展趨勢，不僅能夠有效提高工作人員工作效率，同時也為單位節(jié)省了大量的物力和財力。行政管理部門在企業(yè)管理中起著至關(guān)重要的作用，是企業(yè)智能化管理水平和管理效率的直接體現(xiàn)。所以，強化企業(yè)行政管理工作，提高行政管理信息化和智能化水平是十分必要的，現(xiàn)代化企業(yè)行政管理工作的創(chuàng)新與改革能夠為企業(yè)各個部門建立起統(tǒng)一集成化的管理系統(tǒng)平臺，從而能夠充分發(fā)揮出員工價值，大大提高企業(yè)運營效率。

一、提升現(xiàn)代企業(yè)行政管理的重要性

首先，基于信息化發(fā)展背景下的現(xiàn)代化企業(yè)行政管理工作需要做出新的轉(zhuǎn)變，其中涵蓋多個方面，如：轉(zhuǎn)變管理模式、拓寬管理領(lǐng)域、增強管理內(nèi)容、增強風(fēng)險管理意識、提高管理水平、合理利用各項資源、構(gòu)建管理信息系統(tǒng)等，通過分析當前現(xiàn)代化企業(yè)現(xiàn)行行政管理狀況，明確其中制約與影響發(fā)展的相關(guān)問題及成因，并以此提出對應(yīng)的優(yōu)化措施及改進建議。其次，企業(yè)經(jīng)濟屬于社會經(jīng)濟的重要部分，而企業(yè)行政管理工作的發(fā)展與創(chuàng)新，能夠進一步促進社會經(jīng)濟的可持續(xù)發(fā)展。因此，現(xiàn)代企業(yè)需要順應(yīng)時代發(fā)展，樹立創(chuàng)新改革意識，在高質(zhì)量發(fā)展中對企業(yè)上下實行信息化、智能化管理。再者，針對企業(yè)各個部門人員也要實行信息化管理，如財務(wù)人員、人事專員以及崗位員工，通過先進的信息化技術(shù)手段，加強財務(wù)管理、人事管理等相關(guān)工作，從而確保能夠滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展需要，保證企業(yè)行政管理工作能夠有序進行。最后，當前現(xiàn)代企業(yè)管理正朝著信息集成化與信息網(wǎng)絡(luò)化的趨勢發(fā)展，因此使得企業(yè)信息化管理水平得到進一步提升。企業(yè)信息化管理在企業(yè)內(nèi)部搭建了一個完整的信息網(wǎng)絡(luò)體系，能夠使企業(yè)內(nèi)外部信息資源實現(xiàn)實時共享，從而使企業(yè)整體運營效率得到極大程度上地提升。

二、現(xiàn)代化企業(yè)行政管理存在的問題

（一）創(chuàng)新管理觀念淡薄?？v觀當前我國現(xiàn)代企業(yè)行政管理現(xiàn)狀來看，絕大部分企業(yè)依然采用過去傳統(tǒng)的管理理念，缺乏創(chuàng)新管理意識，導(dǎo)致其未能深入了解現(xiàn)代信息技術(shù)衍生出的企業(yè)信息化管理系統(tǒng)及運作模式帶給企業(yè)的好處，從而使得企業(yè)的行政管理創(chuàng)新改革工作受到嚴重制約。因此，轉(zhuǎn)變企業(yè)陳舊落后的管理理念是邁向企業(yè)信息化管理發(fā)展的重要一步。

（二）管理模式較為落后。企業(yè)管理模式是體現(xiàn)企業(yè)管理水平的關(guān)鍵因素，管理手段在一定程度上能夠彰顯企業(yè)的管理理念和思維。就當前實際情況來看，我國大部分企業(yè)的行政管理模式仍然采用的是過去傳統(tǒng)的管理方法，所以管理模式僅僅停留在流于管理形式上，卻忽略了管理模式的創(chuàng)新與改革的重要性。再加上大多數(shù)企業(yè)認為生產(chǎn)是第一要義，企業(yè)的主要目標是經(jīng)濟效益，主要管理工作是財務(wù)管理，所以只是將行政管理認定為是一種簡單的“形式部門”，而這種情況下會導(dǎo)致企業(yè)和各個部門管理混亂，缺乏紐帶關(guān)系，致使企業(yè)管理效率大打折扣。由此可見，針對企業(yè)現(xiàn)有的行政管理模式來看，在創(chuàng)新方法上沒有任何進步可言，難以滿足當今信息化時代發(fā)展需要，最終導(dǎo)致的結(jié)果將會使得企業(yè)管理模式混亂，影響企業(yè)的生產(chǎn)水平和經(jīng)濟效率。

（三）缺乏信息化管理體系。目前我國正處于信息化技術(shù)發(fā)展的重要階段，因此絕大部分企業(yè)已將計算機、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)應(yīng)用在企業(yè)信息化管理中，但企業(yè)行政管理與信息化技術(shù)的發(fā)展仍存在一定差距，從而導(dǎo)致行政管理人員無法得到相關(guān)的技術(shù)支持。究其原因，主要是因為企業(yè)缺乏完整的信息化管理系統(tǒng)，導(dǎo)致信息化管理無法與現(xiàn)代行政管理工作結(jié)合在一起。此外，還有一個客觀的原因是企業(yè)缺乏信息化管理體系方面的人才，進而導(dǎo)致企業(yè)信息化系統(tǒng)的搭建與維護工作缺乏專業(yè)人員著手處理。

（四）缺乏信息化技術(shù)人才。企業(yè)信息化管理是其邁向創(chuàng)新改革發(fā)展的重要方向，由于有部分企業(yè)缺乏信息化領(lǐng)域的人才，再加上有部分人員的信息化技術(shù)無法滿足當前時代發(fā)展需要。因此嚴重制約了企業(yè)信息化管理的發(fā)展。所以我國高校應(yīng)當積極培養(yǎng)信息化人才以及企業(yè)信息化管理方面的人才，而相關(guān)企業(yè)應(yīng)當主動與院校保持溝通聯(lián)系，加強實施人才培養(yǎng)計劃，建立起人才交流橋梁，進而能夠?qū)崿F(xiàn)未來就業(yè)市場的發(fā)展需求，彌補企業(yè)信息化管理人才的缺位。

三、某企業(yè)行政管理現(xiàn)狀分析

（一）基本情況。Y 企業(yè)成立于2020 年5 月，是我國金融行業(yè)的先驅(qū)，該企業(yè)自成立起便提供專業(yè)、優(yōu)質(zhì)的金融服務(wù)、理財產(chǎn)品等，同年成功入選當?shù)氐谌a(chǎn)業(yè)發(fā)展的優(yōu)秀企業(yè)名單內(nèi)，承擔著多項當?shù)刂攸c金融服務(wù)項目，同時也在國內(nèi)金融領(lǐng)域中有著一定的影響力。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施。該企業(yè)行政管理體系以星型結(jié)構(gòu)為例，經(jīng)過路由器、防火墻、交換機。服務(wù)器直接連接核心交換機，終端設(shè)備與交換機和核心服務(wù)器連接。網(wǎng)絡(luò)拓撲圖如圖1所示。

圖1 網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)拓撲圖

（三）應(yīng)用系統(tǒng)。目前該企業(yè)行政管理采用的是信息化管理系統(tǒng)，但在具體的實施過程中仍存在諸多問題，表現(xiàn)在該系統(tǒng)運行一段時間后，經(jīng)常會處于停滯狀態(tài)。再加上該系統(tǒng)是單獨的系統(tǒng)，所以目前系統(tǒng)的應(yīng)用人數(shù)很少，僅包括行政部門。其次，該企業(yè)的財務(wù)部門以及其他崗位部門也有單獨的系統(tǒng)，用戶僅限于對應(yīng)的部門，因此無法實現(xiàn)統(tǒng)一化管理。除開上述系統(tǒng)以外，還有一些行政管理工作處于“相互交叉，難以匯聚”的狀態(tài)，如：公司郵箱系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等，這些行政管理工作無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源訪問與共享。

（四）硬件資源。隨著我國信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，對于系統(tǒng)硬件方面的技術(shù)也在更新?lián)Q代，Y企業(yè)行政管理系統(tǒng)的硬件資源方面采用的性能要求中上程度的硬件設(shè)備，已經(jīng)超過了絕大部分傳統(tǒng)企業(yè)使用的信息化管理硬件標準。

（五）管理平臺。基于當前計算機技術(shù)和數(shù)字化發(fā)展背景下，Y 企業(yè)緊跟現(xiàn)代化發(fā)展需要，在企業(yè)創(chuàng)立初期就已經(jīng)著手開展建設(shè)企業(yè)行政管理信息化系統(tǒng)。當前，Y 企業(yè)現(xiàn)行的行政管理信息化系統(tǒng)主要有以下兩方面：1.財務(wù)管理系統(tǒng)。Y 企業(yè)對于行政信息化管理系統(tǒng)的創(chuàng)建，借鑒成功企業(yè)的做法和經(jīng)驗，主要體現(xiàn)在財務(wù)計算與管理方面，其中的財務(wù)軟件能夠滿足現(xiàn)代化技術(shù)發(fā)展，及時對現(xiàn)行的財務(wù)管理系統(tǒng)進行優(yōu)化更新。目前，Y 企業(yè)使用的財務(wù)管理系統(tǒng)能夠?qū)⑵髽I(yè)日常業(yè)務(wù)產(chǎn)生的發(fā)票進行電子化統(tǒng)一管理，并代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票，極大程度上節(jié)約了成本支出。2.OA辦公系統(tǒng)。OA辦公系統(tǒng)在Y企業(yè)創(chuàng)建初期便投入使用，屬于企業(yè)行政管理中的核心部分，主要作用是為Y 企業(yè)創(chuàng)建企業(yè)員工信息，除此之外還負責(zé)員工日?？记谟涗?、發(fā)布企業(yè)通知以及處理工作郵件等多個方面。該系統(tǒng)的應(yīng)用能夠有效解決企業(yè)煩瑣的日常行政工作，從而提升員工工作效率與企業(yè)運營效率。

四、提升現(xiàn)代企業(yè)行政管理效率的措施

（一）轉(zhuǎn)變行政管理理念?；诂F(xiàn)代信息化發(fā)展背景下，企業(yè)行政管理人員首先需要從管理思想上進行革新，轉(zhuǎn)變行政管理理念，將創(chuàng)新改革理念落實到日常的行政管理工作中，確保管理工作能夠滿足企業(yè)管理新標準，從而促進企業(yè)的長遠穩(wěn)健發(fā)展。因此，針對企業(yè)現(xiàn)行的管理模式而言，作為行政管理層領(lǐng)導(dǎo)需要高度重視行政管理革新的重要性，明確認識其對于企業(yè)未來發(fā)展的重要性，只有這樣才能在今后的管理工作中實現(xiàn)創(chuàng)新優(yōu)化，最終使企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略目標。

（二）采用多元化管理模式。提升企業(yè)行政信息化管理模式方法是多元化的，一般情況下可以分為：自主研發(fā)、整體引進以及多元開發(fā)等。具體需要根據(jù)企業(yè)的實際情況來看，選擇適合的信息化管理模式。以本研究企業(yè)為例，根據(jù)實際情況可選擇多元引進開發(fā)模式，該模式是一種混合式模式，在現(xiàn)有的技術(shù)基礎(chǔ)上與企業(yè)管理需求進行結(jié)合，再引入當前市場環(huán)境中成熟的信息化系統(tǒng)，進而實現(xiàn)系統(tǒng)的二次開發(fā)。此外，多元化引進開發(fā)模式的重要性在于其能夠按照企業(yè)的管理需求，進行科學(xué)化制定，從而能夠匹配出最佳的信息化管理系統(tǒng)以及核心技術(shù)，避免在自主研發(fā)的過程中出現(xiàn)技術(shù)不過關(guān)或者功能不匹配等情況。

（三）建立健全企業(yè)規(guī)章制度。建立健全以及認真執(zhí)行行政部門的各項管理制度，明確崗位責(zé)任制度，通過各項工作秩序的協(xié)同合作，從而能夠建立起行政部門的法治秩序。因此，在企業(yè)發(fā)展的過程中，要想提高行政管理效率，就需要不斷加強行政管理建設(shè)工作，建立健全相應(yīng)的規(guī)章制度，使其成為企業(yè)行政管理過程中的有力保障。

（四）構(gòu)建科學(xué)企業(yè)管理部門。構(gòu)建科學(xué)合理的企業(yè)管理機構(gòu)是促進企業(yè)行政管理效率有效提升的途徑之一。當前有部分現(xiàn)代企業(yè)存在行政決策、部署重復(fù)現(xiàn)象，從而導(dǎo)致決策執(zhí)行效率低下，最終導(dǎo)致企業(yè)行政管理效率受到嚴重影響。因此，建立相應(yīng)行政管理部門時，應(yīng)當將具有重復(fù)功能部門進行整合，避免出現(xiàn)資源浪費現(xiàn)象，同時還需要確保企業(yè)行政管理工作的運行暢通，才能使得管理效率得以提高。

（五）提高信息化管理融合度。第一，企業(yè)在建立行政信息化管理系統(tǒng)的過程中，需要根據(jù)企業(yè)的實際情況以及管理需求，明確企業(yè)本身在整個行業(yè)發(fā)展中的規(guī)模及地位；第二，需要結(jié)合現(xiàn)狀，重點把控企業(yè)信息化資金的投入方向；第三，根據(jù)企業(yè)整體發(fā)展水平對整個行政管理系統(tǒng)的后期維護工作也需要有一定的了解，要依照自身實際情況對各個部門的協(xié)同管理目標進行有效融合調(diào)整，從而提高信息化管理更加滿足企業(yè)發(fā)展。

（六）創(chuàng)新行政管理領(lǐng)導(dǎo)體制。根據(jù)當前現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展特點來看，其中的行政管理工作主要由行政領(lǐng)導(dǎo)者負責(zé)，通過組件相應(yīng)的行政管理監(jiān)督部門，以此來強化企業(yè)行政管理工作的質(zhì)量與效率。因此，對于行政領(lǐng)導(dǎo)層相關(guān)人員而言，需要根據(jù)企業(yè)各個部門的生產(chǎn)經(jīng)營情況，科學(xué)合理化地制定出相應(yīng)的業(yè)務(wù)指標。由此可見，行政管理工作的創(chuàng)新與改革還需要從制度上不斷強化企業(yè)內(nèi)部各部門的分工協(xié)調(diào)性和良性溝通能力，明確行政領(lǐng)導(dǎo)人的崗位職責(zé)和具體工作內(nèi)容，才能夠最大程度上發(fā)揮企業(yè)員工的潛在能力及價值，從而能夠切實有效地保障企業(yè)管理質(zhì)量與行政管理效率。

（七）提升管理人員綜合素質(zhì)。針對企業(yè)的整體績效評價也是行政管理工作的一項重點內(nèi)容，而最終的評估結(jié)果會直接影響到員工的自身利益。當前，我國大部分企業(yè)由于長期缺乏統(tǒng)一化的企業(yè)績效評估體系，所以需要不斷加強企業(yè)績效評估體系的建設(shè)，通過采用部門與部門之間形成有效的監(jiān)督橋梁的方式，逐步消除存在的人為干擾因素，然后再引入信息化技術(shù)來消除存在的技術(shù)缺陷，最后融合多元化的技術(shù)手段，對企業(yè)員工的工作做出科學(xué)、客觀地評價，從而能夠選出業(yè)績優(yōu)異的行政管理人才。由此可見，加強企業(yè)行政管理工作建設(shè)力度，勢必要不斷提升行政管理人員的自身專業(yè)水平和個人綜合素質(zhì)能力，這樣做的目的是鞭策管理人員具備行政管理創(chuàng)新改革意識，能夠及時有效地對現(xiàn)有行政管理各項工作執(zhí)行落實到位，從而為企業(yè)管理與發(fā)展提供助力。因此，作為企業(yè)的行政管理人員而言，應(yīng)當時刻明確自身責(zé)任意識和崗位定位，積極與企業(yè)其他部門員工進行溝通互動，建立起良好的協(xié)同關(guān)系和溝通機制，保障企業(yè)管理和行政服務(wù)效率效果，促進企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展。

五、結(jié)語

綜上所述，行政管理部門在企業(yè)管理中起著至關(guān)重要的作用，是企業(yè)智能化管理水平和管理效率的直接體現(xiàn)?，F(xiàn)代企業(yè)行政管理工作的發(fā)展需要行政管理領(lǐng)導(dǎo)人員在明確自身職責(zé)的同時，不斷地對現(xiàn)行管理工作進行創(chuàng)新與完善。此外，企業(yè)行政管理工作發(fā)展還需要不斷地強化其內(nèi)部信息化管理工作，通過建立信息化管理平臺，能夠有效實現(xiàn)企業(yè)各個部門資源共享和溝通協(xié)調(diào)，最終滿足現(xiàn)代企業(yè)管理的創(chuàng)新與發(fā)展。