水利工程檔案整理歸檔的流程及注意事項分析

龐 鵬

（天水興潤市政工程有限公司，甘肅 天水 741000）

1 水利工程檔案整理分類的相關(guān)要求

根據(jù)《水利部關(guān)于印發(fā)水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定的通知》（水辦〔2021〕200號）中《水利工程建設(shè)項目文件歸檔范圍和檔案保管期限表》，水利工程檔案主要分為以下幾類。

1.1 前期工作資料

此類資料一般為工程項目建設(shè)建議書及審批相關(guān)文件，項目評估、論證、咨詢文件，各階段環(huán)境影響、水土保持、水資源、地震安全、地質(zhì)災(zāi)害等專項評估報告及批復(fù)文件，壓覆礦產(chǎn)資源、勞動安全與工業(yè)衛(wèi)生、職業(yè)健康等專項評價文件，可行性研究報告及設(shè)計圖紙、可研階段審批所需各類專題報告及圖件、各類批復(fù)文件、技術(shù)審查意見，初步設(shè)計報告及設(shè)計圖紙、初設(shè)階段審批所需各類專題報告及圖件、各類報批文件、技術(shù)審查意見、概算核定意見及審批文件等。

1.2 征地補償與移民安置資料

此類資料一般為建設(shè)用地預(yù)審材料及審查意見，建設(shè)用地組卷報批材料及審批文件，征遷協(xié)議、土地移交、臨時用地復(fù)墾及返還資料，建設(shè)用地規(guī)劃許可證、國有土地使用證、林權(quán)證、不動產(chǎn)權(quán)證，移民安置規(guī)劃及審批文件，移民安置協(xié)議、年度計劃，征地補償與移民安置項目實施、驗收文件等。

1.3 建設(shè)實施資料

此類資料一般為工程建設(shè)管理文件，招標(biāo)投標(biāo)、合同協(xié)議文件，施工文件，設(shè)備制造、采購文件，信息系統(tǒng)開發(fā)文件，監(jiān)理（監(jiān)造）文件等。

1.4 生產(chǎn)準(zhǔn)備/試運行資料

此類資料一般為試生產(chǎn)、試運行方案、技術(shù)規(guī)程、操作規(guī)程、技術(shù)培訓(xùn)、運行記錄等。

1.5 竣工驗收資料

此類資料一般為建設(shè)管理工作報告、設(shè)計工作報告、施工管理工作報告、監(jiān)理工作報告等各類工作報告，竣工驗收申請、驗收報告及批復(fù)，項目后評價等。

1.6 竣工圖紙要求

竣工圖紙應(yīng)規(guī)范、清晰、準(zhǔn)確、完整，施工產(chǎn)生的修改應(yīng)及時修改并修改到位，并注明更改日期和依據(jù)，以及新增說明，竣工圖需要反映工程驗收時的實際情況。無變動圖紙應(yīng)在圖紙空白處加蓋公章，包括以下信息：單位名稱、編制人、責(zé)任人、編制日期，需經(jīng)過行管人員簽字后才能整理歸檔，其中字體、字號應(yīng)嚴格執(zhí)行相關(guān)規(guī)定。同時，竣工圖中的內(nèi)容、數(shù)量等應(yīng)和工程實際情況、設(shè)計變更文件、施工圖紙一致，在檢查和歸檔中應(yīng)格外注意。

1.7 檔案歸檔、驗收要求

水利工程檔案根據(jù)歸檔期限的不同分為短期、長期和永久三種，發(fā)包人應(yīng)根據(jù)實際工程的情況，對歸檔分類和范圍進行制定，收集和整理過程應(yīng)符合規(guī)定要求，歸檔時標(biāo)注時間、人員、地點等，對事故、重大階段等應(yīng)將完整的聲像資料一并歸檔。

工程檔案的驗收應(yīng)與竣工驗收同步，對于其中未達到要求的檔案不能通過驗收，驗收組成員要根據(jù)單位制定的收集、保管規(guī)定，對檔案進行整理、檢查和抽查，保證資料的驗收和歸檔在竣工三個月之內(nèi)能夠完成。

2 水利工程檔案整理歸檔的主要流程

2.1 立卷和組卷方式

在水利工程項目中，針對項目檔案通常會采取文件資料形成單位收集、整理立卷制度，也就是形成單位來負責(zé)針對有關(guān)檔案的立卷與組卷。工程項目的相關(guān)參建單位在工程管理工作中產(chǎn)生的具有保存價值的相關(guān)記錄，都需要嚴格依據(jù)《水利工程建設(shè)項目文件歸檔范圍和檔案保管期限表》和有關(guān)要求，做好對于檔案的分類、收集、整理以及歸檔工作。同時，項目法人需要在檔案驗收工作之前確保資料能夠收集完全并實施統(tǒng)一管理。

檔案工作人員在組卷過程中，需要充分結(jié)合項目法人所制定的工程文件材料歸檔范圍來針對檔案資料進行明確分類，根據(jù)資料的具體類型來實施相應(yīng)的組卷，與此同時，要確保各類檔案的獨立性以及整體性。在同類別檔案資料進行組卷的過程中，相關(guān)單位或是分部工程需要依據(jù)相同的標(biāo)準(zhǔn)，如建設(shè)實施中的施工文件資料就能夠根據(jù)項目或標(biāo)段來實施組卷，竣工圖則依據(jù)其專業(yè)或單位工程來組卷。

2.2 案卷內(nèi)文件資料排列

對于卷內(nèi)文件資料所進行的排列，必須要做到整齊、有序，其排列要求和一般案卷比較相似，能夠根據(jù)實際情況先行組卷，之后再根據(jù)時間順序或資料的邏輯關(guān)系來對案卷中的文件資料進行排列。無論是案卷的封面、卷內(nèi)目錄、案卷目錄、備考表的填寫、脊背的編制，還是對檔案盒的使用，都需要采取項目法人所要求的統(tǒng)一式樣，其中的內(nèi)容則是相關(guān)參建單位負責(zé)填寫，保證檔案資料的整齊與合理，從而方便日后的查找和使用。

2.3 驗收和移交

在對水利工程項目的檔案資料進行驗收的過程中，項目負責(zé)人及監(jiān)理單位要把工程檔案管理工作報告、審核報告等提交到驗收組，將此作為評定的主要依據(jù)。在開展檔案驗收工作時，需要嚴格依據(jù)《水利工程建設(shè)項目檔案驗收管理辦法》等的相關(guān)要求。在檔案驗收工作中，需要落實等級評定的制度，一旦發(fā)現(xiàn)檔案工作存在不規(guī)范或是不符合要求的情況，就要及時根據(jù)驗收組的要求整改。

各參建單位應(yīng)在合同工程完工驗收后3個月內(nèi)將已整理完成的資料移交項目法人；項目法人在檔案專項驗收合格以后，并在竣工驗收后半年內(nèi)向運行管理單位辦理檔案移交。在移交檔案資料以前，相關(guān)參建單位必須在細致分析之后確定交接案卷，并對案卷目錄進行編寫。在交接檔案的過程中，各方需認真檢查實物檔案和目錄內(nèi)容是否存在差異，確保所有檔案都是完備的，之后在現(xiàn)場進行簽字確認，填寫相關(guān)的憑證資料，在確認沒有問題以后在其上蓋上單位公章。

3 水利工程檔案整理歸檔面臨的問題

3.1 檔案工作者的能力素質(zhì)相對較低

在水利工程項目中，相關(guān)參建單位的檔案工作者許多都是在剛工作不久的專業(yè)技術(shù)人員中臨時抽調(diào)，往往是兼職進行檔案相關(guān)工作，日常很少參與檔案管理有關(guān)的培訓(xùn)，對于檔案管理相關(guān)的專業(yè)知識沒有太多的了解，一些檔案工作者流動性較高，沒有及時對資料進行交接，并且也沒有嚴格依據(jù)相關(guān)規(guī)定的流程來辦理移交手續(xù)，導(dǎo)致檔案工作的前后出現(xiàn)了脫節(jié)。與此同時，部分兼職檔案工作者日常大部分的時間與精力都投入到了現(xiàn)場施工管理中，無法及時整理歸檔工程項目的有關(guān)資料，在很多時候都會在驗收前突擊補充完善相關(guān)資料，這樣的情況就會致使水利工程的檔案管理的整體水平相對較低。

3.2 檔案資料整理歸檔缺乏規(guī)范性與完整性

在水利工程項目中，檔案收集歸檔工作涉及到了非常多的內(nèi)容，并且其還有著較長的時間跨度，整個過程中需要眾多人參與，資料的收集工作存在一定難度。在建設(shè)水利工程時，因為一些參建單位所提供的檔案內(nèi)容和質(zhì)量不符合相關(guān)要求，監(jiān)理工程師未嚴格審核施工單位所提交的歸檔材料，從而導(dǎo)致參建單位所形成的檔案資料，通常會表現(xiàn)出文件不規(guī)范、資料不齊全以及分類不合理等各種問題。一些單位在上次驗收中所存在的問題在下次驗收過程中依舊會出現(xiàn)，沒有對問題的整改工作引起重視，也未對問題整改的情況進行嚴格監(jiān)督，這就使得水利工程的檔案資料出現(xiàn)了不完整、不準(zhǔn)確等各種問題。

4 水利工程檔案整理歸檔的有效措施

4.1 明確相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)與法規(guī)規(guī)范

在開展水利工程檔案整理歸檔工作的過程中，一定要嚴格依據(jù)相關(guān)的規(guī)范及文件要求來進行相關(guān)工作。必須將《中華人民共和國檔案法》以及《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》等法律、法規(guī)作為依據(jù)，保證各方面的工作都能夠在合法合規(guī)的前提下進行。與此同時，項目負責(zé)人需要結(jié)合工程特點及實際情況來建立起完善的檔案管理制度體系。在編制過程中需嚴格遵守《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》等規(guī)范所提出的規(guī)定。在檔案管理體系當(dāng)中，主要涉及到了工程檔案的管理方式、分類方案以及保管期限等的相關(guān)要求，以此來為水利工程項目中的相關(guān)單位提供統(tǒng)一的規(guī)范，從而使水利工程項目檔案分類管理工作能夠更加規(guī)范，為后續(xù)的檔案移交和管理奠定基礎(chǔ)。

4.2 建立相應(yīng)的檔案管理機構(gòu)

水利工程項目的負責(zé)人和參建單位需要重視組織領(lǐng)導(dǎo)，建立相應(yīng)的檔案管理機構(gòu)，同時對其職責(zé)進行明確，由分管領(lǐng)導(dǎo)針對檔案工作作出正確的指導(dǎo)，由業(yè)務(wù)負責(zé)人與檔案工作人員來負責(zé)實施。要想進一步加強檔案工作的整體水平，項目負責(zé)人就需要加強對于檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)工作，支持并要求所有檔案工作人員參與其中，同時在上級部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)之下合理進行工作。與此同時，相關(guān)檔案管理部門需要積極主動的和其他單位部門進行合作，在此基礎(chǔ)上產(chǎn)生更大的工作合力，從而為檔案工作的開展提供更好的條件。要嚴格依據(jù)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、各司其職的原則，項目負責(zé)人和參建單位需要對自身的職責(zé)進行明確。針對水利工程項目的檔案管理需要由項目負責(zé)人負總責(zé)，其工作內(nèi)容包括編制工程檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、收集并使用檔案等。所承擔(dān)項目的檔案工作則是由參建單位來負責(zé)，由技術(shù)負責(zé)人員來針對工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量負相應(yīng)的責(zé)任，設(shè)計單位、施工單位以及監(jiān)理單位等需要盡可能地實現(xiàn)對檔案工作的閉環(huán)管理，從而得到更加齊全且規(guī)范的工程檔案資料。

4.3 加強針對水利工程檔案的全過程管理

在水利工程檔案管理工作中，全過程管理就是要將檔案管理工作貫徹落實到工程項目的所有環(huán)節(jié)，從項目開始直到項目結(jié)束，整個過程中所形成的所有具有保存價值的資料都應(yīng)當(dāng)實施嚴格的管理與控制。在對水利工程進行施工的過程當(dāng)中，檔案工作是影響工程質(zhì)量的關(guān)鍵性因素，而針對檔案所進行的管理將會對工程整體的管理帶來直接影響，所以其也是評價工程勘測、設(shè)計及監(jiān)理等工作的主要憑證，且在制定相關(guān)合同或協(xié)議的過程中，需要明確說明檔案資料的歸檔目標(biāo)及要求。除此之外，要想確保水利工程的檔案收集整理工作能夠和工程施工協(xié)調(diào)開展，應(yīng)當(dāng)制定合理的約束措施。如在申請撥付工程進度款項的過程中，相關(guān)單位需要提供檔案收集整理自查報告，在其中明確說明工作的具體狀況。倘若未依據(jù)工程建設(shè)進度來進行相應(yīng)的檔案工作，或是監(jiān)理審核不合格，那么就不對其支付相應(yīng)的進度款。

4.4 創(chuàng)新管理方式，推動檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展

項目負責(zé)人需要將建設(shè)優(yōu)良工程與檔案作為主要目標(biāo)，在此基礎(chǔ)上加大對于檔案管理工作的創(chuàng)新力度，從而為檔案工作的現(xiàn)代化、信息化發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)，在先進技術(shù)手段的支持下更好地開展電子檔案有關(guān)的工作，建立起更加完善的數(shù)據(jù)庫，從而使水利工程檔案管理工作的水平得到有效提高。項目負責(zé)人需要重視對檔案的利用和管理，應(yīng)當(dāng)結(jié)合工程的具體情況來編制軟件形式的檢索工具，從而使檢索的效率得到有效提高，降低檢索的難度。在硬件上，項目負責(zé)人和參加單位需要依據(jù)相關(guān)要求來配備符合現(xiàn)代化要求的檔案庫房、防潮防濕設(shè)備等等，從而為檔案的保存提供良好條件。除此之外，項目負責(zé)人除了重視技術(shù)的現(xiàn)代化以外，還需要進一步加強組織管理的現(xiàn)代化水平。也就是要通過更加先進的管理方式來針對所存在的問題展開深入的分析與處理，如進一步豐富并完善組織機構(gòu)的管理功能，改變原本單一的管理方式，使之發(fā)展為包含行政、法律以及咨詢等在內(nèi)的綜合性的管理方式，從而有效推動檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

5 結(jié)語

總而言之，在水利工程建設(shè)的過程中，針對水利工程檔案所進行的管理是非常重要的一項工作，針對檔案所進行的管理將會對工程整體的管理帶來直接影響。在水利工程的檔案管理工作中，對檔案進行的整理歸檔是不可缺少的重要內(nèi)容，其對于水利工程的正常運行以及規(guī)范性的提高有著重要意義，因此一定要對水利工程檔案的收集、整理及歸檔等的各個環(huán)節(jié)，引起高度重視，從而保證在水利工程竣工以后的使用及維護中可以最大程度地發(fā)揮出檔案的作用。但由于水利工程項目投資巨大，并且施工周期較長，因此針對水利工程檔案所進行的管理存在一定的難度，在今后的工作中必須要不斷探究更加有效的檔案管理方式，解決當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題，從而為新時期背景下水利事業(yè)的發(fā)展提供良好條件。