大數(shù)據(jù)背景下檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)與創(chuàng)造性應(yīng)用研究

李 焱

（山東省食品藥品審評查驗中心，山東 濟(jì)南 251000）

隨著新一代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案工作方法和模式發(fā)生了根本性變化，在檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的基礎(chǔ)上，推動檔案工作創(chuàng)新升級成為提升檔案治理能力現(xiàn)代化的發(fā)展方向。在大數(shù)據(jù)背景下，將標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)與創(chuàng)新應(yīng)用有機(jī)結(jié)合，能夠更好推動檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、高效化。

1 大數(shù)據(jù)背景下檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)現(xiàn)狀分析

1.1 數(shù)據(jù)化管理標(biāo)準(zhǔn)程度提升

檔案信息化建設(shè)經(jīng)過二十多年發(fā)展，技術(shù)上越來越成熟，標(biāo)準(zhǔn)化程度越來越規(guī)范，各單位依據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31—2017）和《檔案外包服務(wù)管理規(guī)范》（DA/T67—2017）要求，檔案數(shù)據(jù)管理進(jìn)入新階段，依托數(shù)據(jù)化管理系統(tǒng)將數(shù)據(jù)融合打通形成數(shù)據(jù)流，是在單位內(nèi)貫徹同一套數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，無論是后期的開發(fā)利用，到前端收集整理，還是單位內(nèi)跨部門、跨組織、跨角色協(xié)作，通過數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)管理和實施，都能基于統(tǒng)一的術(shù)語和統(tǒng)計口徑進(jìn)行編輯整理，以促進(jìn)數(shù)據(jù)流通和創(chuàng)新。

1.2 標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)思維逐步樹立

檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是推進(jìn)國家治理能力和治理體系現(xiàn)代化建設(shè)的必要手段，在現(xiàn)代化管理中檔案標(biāo)準(zhǔn)化的思維就是堅持在干事情、抓工作、促發(fā)展中不斷強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)化意識，做到有共同目標(biāo)就有標(biāo)準(zhǔn)、有共性要求就有標(biāo)準(zhǔn)、有一般規(guī)律就有標(biāo)準(zhǔn)、有內(nèi)在聯(lián)系就有標(biāo)準(zhǔn)。在實踐中，就是踐行從整理到利用的全流程標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，如《檔案分類標(biāo)引規(guī)則》（GB/T15418-2019）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）等嵌入實際應(yīng)用中，養(yǎng)成事事有標(biāo)準(zhǔn)、時時記標(biāo)準(zhǔn)、處處用標(biāo)準(zhǔn)的良好習(xí)慣，讓標(biāo)準(zhǔn)化成為檔案管理的廣泛共識和自覺行動。

1.3 檔案安全標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用廣泛性提高

根據(jù)檔案館建設(shè)規(guī)范和《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》（JGJ25-2010），在檔案館室建設(shè)中都按照“九防”要求夯實實體檔案建設(shè)安全，抓實主體責(zé)任、筑牢安全屏障，把“絕對安全”標(biāo)準(zhǔn)貫穿檔案工作全過程、各方面，不斷提高檔案安全風(fēng)險防控水平。檔案數(shù)據(jù)安全得到進(jìn)一步加強(qiáng)，依據(jù)《檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲管理規(guī)范》（DA/T 75—2019）等要求，各地大多對館藏所有數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行了多存儲介質(zhì)的備份，對利用率較高數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行了兩套移動硬盤有效備份，對檔案數(shù)據(jù)的多套備份實現(xiàn)了異地備份及安全保管提供了充分保障。

1.4 檔案利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)模式執(zhí)行到位

檔案開放利用服務(wù)是檔案工作的重中之重，也是檔案工作發(fā)揮價值的主抓手。根據(jù)《電子檔案單套管理一般要求》（DA/T 92—2022）、《電子會計檔案管理規(guī)范》（DA/T 94—2022）、《國家檔案館愛國主義教育基地工作規(guī)范》（DA/T 34—2019）等要求，檔案管理主體按照標(biāo)準(zhǔn)化要求，建立了完整的檔案利用、開發(fā)、宣傳體系，使檔案價值得到充分發(fā)揮，更好地滿足了人們對查檔需求和精神需要，檔案工作的社會影響力不斷提升。

2 大數(shù)據(jù)背景下檔案創(chuàng)新性建設(shè)的實踐困境

2.1 數(shù)字化格式和存儲的規(guī)范性缺失

在數(shù)字化的過程中，數(shù)據(jù)格式的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是至關(guān)重要的。只有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式和標(biāo)準(zhǔn)，才能確保數(shù)據(jù)的一致性和可讀性，從而方便查詢和管理。因此，在進(jìn)行數(shù)據(jù)化管理前，應(yīng)該制定單位統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)格式，包括檔案名稱、檔號、文件、頁碼等信息，以確保數(shù)字檔案的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。數(shù)字化檔案的長期存儲是一個重要的問題，長期存儲計劃需要考慮存儲時間、存儲容量、存儲安全等因素，以及技術(shù)更新?lián)Q代和媒介的可持續(xù)性。在實踐中，這兩個方面因缺失國家統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化模式，造成了在單位頂層設(shè)計時不規(guī)范，為后期的數(shù)據(jù)整合和利用帶來了巨大的挑戰(zhàn)。

2.2 數(shù)據(jù)質(zhì)量層次補(bǔ)齊

機(jī)關(guān)事業(yè)單位進(jìn)行數(shù)字化過程中，大多都能按照《檔案分類標(biāo)引規(guī)則》（GB/T15418-2009）先進(jìn)行收集整理分類，然后依據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31—2017）和《檔案外包服務(wù)管理規(guī)范》（DA/T67—2017）規(guī)定進(jìn)行數(shù)字化加工，但是非公有制經(jīng)濟(jì)和社會團(tuán)體在進(jìn)行數(shù)字化過程中，因約束性條件較少，造成了檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量不一。如果數(shù)字化檔案存在錯誤、缺失或損壞，那么它們就無法被正確地搜索、訪問和利用。因此，企業(yè)若沒有采取一些有效的措施來確保數(shù)字檔案的質(zhì)量和準(zhǔn)確性，檔案數(shù)據(jù)化的質(zhì)量就難以保證。

2.3 專業(yè)化人才短板明顯

信息化條件下，精通檔案工作全流程的復(fù)合型人才較為緊缺。檔案管理從傳統(tǒng)的紙質(zhì)歸檔利用模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒?、智能化操作，檔案資源從分散性到集約型的共享利用轉(zhuǎn)變，這都對從業(yè)隊伍提出了較高要求。檔案人才的短板是全局性的問題，從高校檔案人才的培養(yǎng)模式到檔案管理機(jī)構(gòu)人才的歷練方式，需要形成從理論到實踐的整體性培養(yǎng)框架，既要完善課程與知識體系、學(xué)生的專業(yè)實踐，也要培養(yǎng)人才的社會化視野和終身學(xué)習(xí)理念，提高解決數(shù)字時代復(fù)雜檔案問題的能力。

3 大數(shù)據(jù)背景下檔案標(biāo)準(zhǔn)化與創(chuàng)造性應(yīng)用的融合路徑

3.1 以現(xiàn)代管理模式引領(lǐng)檔案管理創(chuàng)新性轉(zhuǎn)變

要以標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、數(shù)字化為標(biāo)準(zhǔn)重塑檔案管理方式，使檔案管理的模式更加符合時代要求和檔案工作需要。一是建立標(biāo)準(zhǔn)化領(lǐng)導(dǎo)小組。要建立高效規(guī)范的內(nèi)部檔案管理機(jī)構(gòu)，機(jī)構(gòu)設(shè)置上要突出領(lǐng)導(dǎo)力和專業(yè)化，比如，有的單位根據(jù)以往管理機(jī)構(gòu)形同虛設(shè)的問題，在頂層設(shè)置上融入了專家團(tuán)隊支撐，做到了既能統(tǒng)領(lǐng)全局，又能專業(yè)化推進(jìn)。二是要以規(guī)范化突出應(yīng)用能力建設(shè)。針對檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)長期不達(dá)標(biāo)的問題，要從根源上入手，加強(qiáng)對《檔案法》《國家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》的學(xué)習(xí)，明確檔案管理的基本要求。要提升檔案管理視野，讓管理人員到先進(jìn)地區(qū)和部門跟班學(xué)習(xí)，了解檔案工作前沿管理手段，提升管理內(nèi)功。三是要以制度化落實信息化管理方式。數(shù)字化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，突破了傳統(tǒng)管理模式的弊端，使檔案管理高效化、安全化。但是數(shù)據(jù)化管理應(yīng)用不順暢的問題較為突出，管理人員思想上不愿意應(yīng)用和操縱不熟練是推廣數(shù)據(jù)化管理的主要原因。要在制度上對管理方式做出規(guī)定，從檔案的收集、歸檔、利用等全流程都采取數(shù)據(jù)化管理操作，倒逼管理者實現(xiàn)信息化操作。四是加強(qiáng)檔案清查管理。歸檔不及時、收集不齊全是檔案資源建設(shè)的卡脖子問題。要開展常態(tài)化檔案清查活動，通過檔案歸檔清理，進(jìn)一步規(guī)范檔案的整理工作，確保檔案應(yīng)歸盡歸。對在整理過程中發(fā)現(xiàn)的各種問題進(jìn)行講解說明，提升歸檔案卷質(zhì)量。對具體負(fù)責(zé)案卷整理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升專業(yè)能力、法治意識和保密意識。

3.2 以檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)推動檔案管理創(chuàng)新性提升

對于單位自身來說，檔案數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用依照自身特色、特點(diǎn)和管理體系建立獨(dú)具特色的檔案數(shù)據(jù)資料存儲庫，依據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理規(guī)范》（DA/T31—2017），在不斷提高檔案管理水平以及專業(yè)化建設(shè)進(jìn)程的過程中以科學(xué)性、信息化技術(shù)為核心，突顯檔案數(shù)據(jù)庫中的資源優(yōu)勢，避免檔案管理體系的高度統(tǒng)一化，不斷優(yōu)化自身的建設(shè)水準(zhǔn)。一是充分認(rèn)識數(shù)據(jù)庫建設(shè)的重大意義。檔案利用對管理方式提出了更高的要求，比如重大的決策、應(yīng)急突發(fā)事件等，在處理這些問題時往往需要參照檔案記錄，檔案利用的需求比較迫切。從檔案內(nèi)容上看，檔案的專業(yè)性和成套性決定了利用面較廣，需要對某項檔案進(jìn)行全過程、全方位的集成。二是做好數(shù)據(jù)庫建設(shè)規(guī)劃。對于國家的專業(yè)數(shù)據(jù)庫來說，可分為國家數(shù)據(jù)庫、省級數(shù)據(jù)庫、市縣數(shù)據(jù)庫等；對于單位來說，可分為文書檔案、會計檔案、專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫等。數(shù)據(jù)庫的規(guī)劃涉及兩個方面：一方面是數(shù)據(jù)庫類型。根據(jù)專業(yè)特點(diǎn)和利用需求決定檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)種類，在分類過程中要注意避免同質(zhì)化；對于門類較多的檔案資源要根據(jù)整理標(biāo)準(zhǔn)做好規(guī)范化建設(shè)，便于后期查詢利用。另一方面是數(shù)據(jù)匯總流程。檔案數(shù)據(jù)匯總可自下而上進(jìn)行，也可按照職責(zé)范圍進(jìn)行匯總，明確好各層級在資源建設(shè)中所需數(shù)據(jù)的數(shù)量和質(zhì)量。三是制定數(shù)據(jù)庫建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。檔案數(shù)據(jù)包含眾多檔案門類，需要統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范，以便于數(shù)據(jù)整合和利用。要制定檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一全文數(shù)據(jù)庫格式、分辨率和目錄數(shù)據(jù)格式等。制定數(shù)據(jù)交匯和接收標(biāo)準(zhǔn)，包括數(shù)據(jù)包結(jié)構(gòu)、存儲介質(zhì)和方法、數(shù)據(jù)檢測要求等。四是推進(jìn)檔案數(shù)字化工作。制定檔案數(shù)字化實施清單，重點(diǎn)對利用率較高的檔案實施數(shù)字化管理，按輕重緩急制定工作進(jìn)度表,分批組織實施。建立每日工作數(shù)據(jù)統(tǒng)計、每月匯總工作機(jī)制, 及時掌握檔案數(shù)字化進(jìn)度，確保數(shù)字檔案采集制作工作順利開展。要規(guī)范檔案數(shù)字化基本環(huán)節(jié)，實行流程化管理，安排專人嚴(yán)格把關(guān)，采取抽查、復(fù)查，采集人、檢查人簽字貼標(biāo)簽的方式保證檔案數(shù)字化質(zhì)量，進(jìn)一步保證數(shù)字檔案的真實性、完整性、準(zhǔn)確性。

3.3 以開發(fā)利用助推檔案管理創(chuàng)新性提質(zhì)

檔案資源開發(fā)利用是順應(yīng)新時代檔案事業(yè)發(fā)展和群眾需求的重要舉措，也是落實《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》的必然要求。伴隨大數(shù)據(jù)技術(shù)的加速發(fā)展，檔案開發(fā)利用的手段和宣介場景都發(fā)生了根本性變化，需要從參與主題、形式和內(nèi)容上進(jìn)行創(chuàng)新，推出具有廣泛影響力的檔案文化產(chǎn)品。從檔案開發(fā)內(nèi)容上來看，檔案工作要以社會需求為導(dǎo)向，從多維度、多層次挖掘具有個人意義和社會意義的微觀素材，以小切口反映大時代。選題要精準(zhǔn)把握群眾的現(xiàn)實需求和閱讀習(xí)慣，從群眾關(guān)心的身邊事、人作為微觀切入點(diǎn)，反映國家和社會的宏大記錄。如蘇州有關(guān)部門根據(jù)蘇州大學(xué)檔案館資料拍攝《來處》專題片，講述來自外國的艾倫·塔奇斯通女士，遠(yuǎn)渡重洋，追尋著祖父母的足跡來到中國，繼續(xù)為自己熱愛的事業(yè)而奮斗的故事，從普通人的視角展示了中外交流的故事和民間情誼。從檔案開發(fā)主體上來看，傳統(tǒng)的檔案開發(fā)路徑逐步被打破，多元主體參與的開發(fā)模式成為主流。檔案記錄的是人們認(rèn)識世界和改造世界的實踐探索，與現(xiàn)實生活息息相關(guān)，因此單靠檔案管理部門的力量無法進(jìn)行高質(zhì)量開發(fā)，需要加強(qiáng)與不同專業(yè)機(jī)構(gòu)的合作，促進(jìn)檔案產(chǎn)品的吸引力。比如與廣播電視媒體合作，將檔案資源以電視片、微視頻等方式展示出來，以鮮活的形式和快節(jié)奏的展示方式提高檔案的魅力；與相關(guān)信息部門合作，深度挖掘檔案資源的時代特征，為資源開發(fā)搭建更為廣闊的虛擬空間，像以數(shù)字人文技術(shù)為引領(lǐng)的新一代信息技術(shù)，通過打造VR展廳等形式還原檔案歷史場景，增強(qiáng)了檔案的藝術(shù)性和體驗感。從開發(fā)內(nèi)容上來看，檔案資源開發(fā)的取向需要緊扣黨和國家發(fā)展的大局，檔案工作的中心依然是服務(wù)大局和人民群眾。開發(fā)部門要對上級中心任務(wù)有深刻地理解和把握，深入挖掘檔案資源為政府提供更為精準(zhǔn)的資政參考。人民群眾對優(yōu)秀檔案文化的需求與檔案產(chǎn)品供給不充分的矛盾已經(jīng)成為檔案領(lǐng)域的主要矛盾，要深入挖掘以新時代文化為核心的檔案資源，開發(fā)檔案文化創(chuàng)意產(chǎn)品、建設(shè)檔案歷史文化展廳、編輯出版書籍資料、創(chuàng)建研學(xué)游基地等形式，真正讓檔案中的優(yōu)秀傳統(tǒng)文化資源活起來，滿足群眾多層次、多樣化的精神文化需求。

3.4 以檔案安全筑牢檔案管理創(chuàng)新性防線

我國社會已進(jìn)入全面信息化發(fā)展時期，數(shù)據(jù)是支撐信息化社會發(fā)展最核心的基礎(chǔ)。隨著人工智能、大數(shù)據(jù)和區(qū)塊鏈等技術(shù)的應(yīng)用，數(shù)據(jù)安全已經(jīng)成為各企事業(yè)單位乃至國家戰(zhàn)略不可忽視的問題。在此背景下，《中華人民共和國數(shù)據(jù)安全法》于2021年9月1日正式施行，這將為各行業(yè)數(shù)據(jù)安全監(jiān)管提供法律保證。檔案數(shù)據(jù)作為我國的重要信息資產(chǎn)，在社會發(fā)展中起到越來越重要的作用，要著力把檔案數(shù)據(jù)安全作為檔案標(biāo)準(zhǔn)化和創(chuàng)新性建設(shè)的關(guān)鍵內(nèi)容。一是加強(qiáng)檔案全生命周期安全建設(shè)。要加強(qiáng)檔案實體安全，落實“九防”要求，常態(tài)化加強(qiáng)組織安全檢查，安排人員集中整治漏洞，并對器材配備及性能、安全用電等情況逐一排查，確保無火災(zāi)安全隱患。要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，檔案數(shù)據(jù)不再是“束之高閣”，而是可流轉(zhuǎn)的跨館共享資源。為了保證數(shù)據(jù)的安全性，網(wǎng)絡(luò)安全管理必不可少，建設(shè)更具可靠性的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，開發(fā)相關(guān)的系統(tǒng)和軟件，以減少來自網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)安全威脅。二是加強(qiáng)技術(shù)革新力度。通過軟件加密、遠(yuǎn)程控制等技增強(qiáng)數(shù)據(jù)存儲安全性；要注重新技術(shù)在軟硬件防護(hù)中的作用，運(yùn)用成熟的安全防護(hù)技術(shù)，增強(qiáng)安全風(fēng)險抵御能力。三是強(qiáng)化檔案安全意識和人才隊伍建設(shè)。要樹立檔案安全是第一位的思想，倡樹正確的檔案安全觀，建立嚴(yán)格的安全保管和利用流程。引進(jìn)一些具有檔案專業(yè)背景及計算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)安全技術(shù)的新生力量投入到檔案工作中，加強(qiáng)社會聯(lián)合和參與度，增強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全保障能力。