從人力資源管理角度淺談住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)檔案管理

寧麗暉　王曉紅

［摘 要］規(guī)范化培訓(xùn)對(duì)住院醫(yī)師的職業(yè)發(fā)展非常重要。本文從人力資源管理的角度，對(duì)住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)過(guò)程中的檔案管理的必要性進(jìn)行闡述，分析檔案管理的特點(diǎn)以及存在的問(wèn)題，并提出對(duì)策。住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)檔案管理對(duì)提高培訓(xùn)質(zhì)量具有重要作用，具體從對(duì)檔案管理中的普遍偏差誤區(qū)展開(kāi)分析，進(jìn)而在這些原理之上指出幾點(diǎn)高效的改善策略，希望對(duì)相關(guān)管理工作的開(kāi)展提供有價(jià)值的參考。

［關(guān)鍵詞］人力資源；住院醫(yī)師；規(guī)范化培訓(xùn)；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2023.13.030

［中圖分類號(hào)］G271；C975 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號(hào)］1673-0194（2023）13-0105-04

0? ? ?引 言

在現(xiàn)階段，伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及人們物質(zhì)生活水平的提高，人們的健康需求不斷增加。在這樣的背景下，培養(yǎng)醫(yī)療衛(wèi)生人才是社會(huì)所關(guān)注和需要的。而在醫(yī)療衛(wèi)生人才培養(yǎng)的過(guò)程當(dāng)中，住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)是非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容。在培訓(xùn)中應(yīng)做好檔案管理方面的工作，實(shí)現(xiàn)更好的培訓(xùn)效果。

1? ? ?住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)檔案管理的必要性

在對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生人才進(jìn)行培養(yǎng)的過(guò)程當(dāng)中，檔案管理這項(xiàng)工作非常重要。在住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)過(guò)程當(dāng)中對(duì)諸多數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄、收集和整理，是培訓(xùn)活動(dòng)在開(kāi)展過(guò)程當(dāng)中非常重要的參考材料和依據(jù)［1］。通過(guò)檔案管理這項(xiàng)工作的良好開(kāi)展，能夠更好地展現(xiàn)出數(shù)據(jù)的價(jià)值，無(wú)論是對(duì)培訓(xùn)管理的改進(jìn)，還是對(duì)培訓(xùn)質(zhì)量的提高都有著非常重要的價(jià)值和作用［2］。特別是在現(xiàn)階段，應(yīng)該從人力資源管理的角度對(duì)該項(xiàng)工作進(jìn)行審視，借助這樣的方式更好地展現(xiàn)培訓(xùn)過(guò)程中檔案管理這項(xiàng)工作的價(jià)值和作用，為培訓(xùn)的規(guī)范開(kāi)展提供助力。

2? ? ?住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)檔案管理的特點(diǎn)

2.1? ?存檔內(nèi)容方面

區(qū)別于一般的人事檔案，規(guī)范化培訓(xùn)檔案會(huì)對(duì)住院醫(yī)師近三年或者更短時(shí)間內(nèi)參與培訓(xùn)的情況進(jìn)行記錄。在此過(guò)程中，會(huì)根據(jù)住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)中關(guān)于輪轉(zhuǎn)要求的相關(guān)規(guī)定來(lái)生成不同方面的記錄。通過(guò)這樣的方式對(duì)培訓(xùn)過(guò)程中的各類表現(xiàn)進(jìn)行記錄，能夠?yàn)楹罄m(xù)規(guī)范化培訓(xùn)相關(guān)工作的開(kāi)展、人力資源規(guī)劃和優(yōu)化提供良好的依據(jù)和保障。

在規(guī)范化培訓(xùn)工作開(kāi)展的過(guò)程中，檔案記錄的側(cè)重點(diǎn)往往是不同的，主要包含培訓(xùn)招收、入院教育、入科教育、輪轉(zhuǎn)培訓(xùn)、參加教學(xué)活動(dòng)及業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)次數(shù)、考核數(shù)據(jù)等內(nèi)容。最終對(duì)各類信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，生成記錄手冊(cè)。通過(guò)這樣的方式能夠更好地展現(xiàn)出檔案的價(jià)值和作用，能夠?yàn)楦黜?xiàng)工作的開(kāi)展提供良好的助力。

2.2? ?存檔目的方面

開(kāi)展住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)時(shí)，檔案記錄中會(huì)更加側(cè)重對(duì)于培訓(xùn)整個(gè)過(guò)程的存檔和記錄，存檔文件會(huì)長(zhǎng)期保存在機(jī)構(gòu)當(dāng)中，不會(huì)隨著培訓(xùn)結(jié)束而使檔案出現(xiàn)轉(zhuǎn)移的情況。

2.3? ?保存地點(diǎn)方面

在檔案存檔的過(guò)程當(dāng)中，儲(chǔ)存地點(diǎn)方面存在較大的差異。當(dāng)前，許多人事檔案在一般情況下，都是通過(guò)人力資源管理職能部門進(jìn)行存檔，并且后續(xù)放置到專業(yè)檔案室中。而對(duì)于住院醫(yī)師來(lái)說(shuō)，在對(duì)檔案管理這項(xiàng)工作開(kāi)展的過(guò)程當(dāng)中，會(huì)由職能管理部門及各專業(yè)基地（科室）對(duì)各類檔案信息進(jìn)行搜集、歸檔、整理和保存，并在后續(xù)存儲(chǔ)的過(guò)程當(dāng)中將其放置在專業(yè)基地和職能管理部門進(jìn)行留存。

3? ? ?住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)檔案管理存在的問(wèn)題

3.1? ?管理概念缺失

從當(dāng)前的狀況來(lái)看，在針對(duì)規(guī)范化培訓(xùn)醫(yī)療衛(wèi)生專業(yè)工作者檔案管理任務(wù)工作中，管理概念的缺失是一個(gè)十分嚴(yán)重的問(wèn)題。無(wú)論是醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理經(jīng)驗(yàn)還是國(guó)家的管理要求，都是規(guī)定在培訓(xùn)期間只要對(duì)檔案進(jìn)行生成和記錄即可，沒(méi)有明確的歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容；而對(duì)于內(nèi)容（比如工作量以及考查審核）缺少有關(guān)規(guī)定［3］。這使得檔案管理任務(wù)工作在開(kāi)展的過(guò)程中存在管理理念陳舊的問(wèn)題，同時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行記錄和管理的過(guò)程當(dāng)中也存在形式主義，缺乏細(xì)致性和全面性，致使在平常工作中沒(méi)有辦法展示檔案管理的主要作用。

3.2? ?規(guī)劃意識(shí)不強(qiáng)

規(guī)劃意識(shí)不強(qiáng)也是當(dāng)前規(guī)范化培訓(xùn)檔案管理這項(xiàng)工作存在的非常重要的一個(gè)問(wèn)題。對(duì)于住院醫(yī)師來(lái)說(shuō)，規(guī)范化培訓(xùn)往往是其職業(yè)生涯當(dāng)中非常重要的一個(gè)組成部分。雖然時(shí)間相對(duì)較短，但是對(duì)于其技能和經(jīng)驗(yàn)的提高和積累將會(huì)產(chǎn)生非常重要的推動(dòng)作用。然而，從當(dāng)前的真實(shí)發(fā)展情況來(lái)看，許多培訓(xùn)職能部門無(wú)法充分體現(xiàn)檔案管理的價(jià)值，無(wú)法借助檔案管理來(lái)實(shí)現(xiàn)更好的人力資源管理，同時(shí)很難對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生專業(yè)工作者職業(yè)生涯進(jìn)行策劃輔導(dǎo)，無(wú)法滿足用人單位對(duì)規(guī)范化培訓(xùn)學(xué)員培訓(xùn)期間德、能、績(jī)、勤的全面了解［4］。這樣就會(huì)使得檔案管理這項(xiàng)工作的作用不能被充分發(fā)揮，難以達(dá)到理想中的管理效果。

3.3? ?信息化建設(shè)不完善

規(guī)范化培訓(xùn)工作的開(kāi)展與推進(jìn)，逐步轉(zhuǎn)向內(nèi)涵建設(shè)，隨之而來(lái)的是規(guī)范化培訓(xùn)檔案數(shù)量的急劇增加，檔案管理工作的規(guī)范性開(kāi)展面臨極大的挑戰(zhàn)，如信息化建設(shè)不能同步發(fā)展，將面臨檔案雜亂無(wú)章、追溯困難、保存空間嚴(yán)重不足的問(wèn)題，容易出現(xiàn)檔案遺失或不全的情況，不利于檔案的長(zhǎng)期保管，同時(shí)不便于尋找檔案，無(wú)法使檔案的價(jià)值得到充分體現(xiàn)，失去了檔案管理的意義。

4? ? ?住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)檔案管理對(duì)策

4.1? ?實(shí)行一人一檔

在日常管理工作中，應(yīng)該對(duì)檔案管理這項(xiàng)工作進(jìn)行強(qiáng)化，積極推動(dòng)一人一檔模式，使得檔案在建立、搜尋、歸檔時(shí)變得更加科學(xué)和規(guī)范，最終達(dá)成管理目標(biāo)。例如，從檔案管理和人力資源管理方面的角度出發(fā)，住院醫(yī)師在規(guī)范化培訓(xùn)過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)該真正地做到獨(dú)立建檔，并且應(yīng)該重視檔案記錄的完善，在檔案內(nèi)容方面也應(yīng)該盡可能豐富。檔案內(nèi)容應(yīng)該包括基礎(chǔ)資料、培訓(xùn)資料等內(nèi)容；在基礎(chǔ)資料方面，應(yīng)包含培訓(xùn)招收、入院教育、結(jié)業(yè)考核等內(nèi)容；在培訓(xùn)資料方面，應(yīng)該包含入科、出科、考核、工作量、年度考核等內(nèi)容；在其他方面，也可以包含獎(jiǎng)懲情況等。通過(guò)這樣的方式將檔案管理工作的價(jià)值充分展現(xiàn)出來(lái)，使得檔案管理這項(xiàng)工作在開(kāi)展的過(guò)程當(dāng)中記錄更加全面，趨向于全面化和綜合化；更加全面地實(shí)現(xiàn)對(duì)諸多材料的收集和保存，讓檔案管理的價(jià)值得到最大化的體現(xiàn)。

4.2? ?派遣專人管理

在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)積極推動(dòng)專人管理模式，避免因人員的頻繁更換出現(xiàn)檔案缺失、遺漏和不規(guī)范的現(xiàn)象，保證檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性［5］。在此過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)該不斷地增強(qiáng)規(guī)范意識(shí)，實(shí)行規(guī)范管理，力求將檔案管理的價(jià)值和作用最大化地展現(xiàn)出來(lái)，以便對(duì)住院醫(yī)師的職業(yè)發(fā)展起到良好的助力。

例如，應(yīng)該將培訓(xùn)過(guò)程當(dāng)中的資料與重要資料等同。檔案歸檔過(guò)程中，應(yīng)該大力推行專人管理這樣的模式?？梢耘汕矊Ｈ艘詫Ｂ毜姆绞綄?duì)規(guī)范化培訓(xùn)檔案進(jìn)行管理。在日常管理工作開(kāi)展的過(guò)程當(dāng)中做好收集、存儲(chǔ)、管理等多項(xiàng)工作。在檔案管理相關(guān)規(guī)定的要求和標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)下，建設(shè)規(guī)范性的存儲(chǔ)柜和檔案室，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的有效管理。對(duì)于電子檔案，應(yīng)該進(jìn)行加密技術(shù)、防火墻等設(shè)置，并做好備份，防止檔案丟失。通過(guò)這樣的方式，更好地展現(xiàn)出檔案管理工作的價(jià)值，使檔案成為反映住院醫(yī)師在培訓(xùn)期間各類表現(xiàn)的記錄。

4.3? ?轉(zhuǎn)變管理觀念

從人力資源管理的角度看，應(yīng)當(dāng)在規(guī)范化培訓(xùn)檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，將規(guī)范化培訓(xùn)檔案管理作為人力資源管理非常關(guān)鍵的組成部分。應(yīng)該追求管理理念的轉(zhuǎn)變，借助人力資源的管理理念對(duì)規(guī)范化培訓(xùn)檔案管理行為進(jìn)行指導(dǎo)。

首先，應(yīng)該對(duì)培訓(xùn)檔案中的內(nèi)容進(jìn)行大幅度、大范圍的管理、收集，通過(guò)檔案管理可以使住院醫(yī)師對(duì)職業(yè)生涯中的自我規(guī)劃和認(rèn)知變得更加明確。在對(duì)檔案進(jìn)行整理、收集的過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)該進(jìn)行具體引導(dǎo)。其次，應(yīng)該積極發(fā)揮檔案的作用，鼓勵(lì)住院醫(yī)師在培訓(xùn)過(guò)程中發(fā)表論文，進(jìn)行課題申報(bào)等，或者對(duì)這一過(guò)程中的表現(xiàn)評(píng)估進(jìn)行相關(guān)信息的整理、收集。此外，應(yīng)當(dāng)將檔案管理作為醫(yī)療衛(wèi)生專業(yè)工作者在后續(xù)提升自身勝任力非常重要的評(píng)估依據(jù)。通過(guò)這樣的方式能夠使檔案的作用得到充分的發(fā)揮，將檔案在住院醫(yī)師職業(yè)生涯當(dāng)中的作用充分地展現(xiàn)出來(lái)，使其能夠結(jié)合自身情況，制定更好的職業(yè)生涯規(guī)劃，從而置身在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)當(dāng)中，使得自身力量得到最大化的發(fā)揮。

4.4? ?加強(qiáng)制度構(gòu)建

要想促使檔案管理這項(xiàng)工作能夠順利進(jìn)行，管理制度的構(gòu)建也是非常重要的。這樣才可以保障各項(xiàng)工作在開(kāi)展過(guò)程中有據(jù)可依，讓檔案管理的諸多行為得到進(jìn)一步的約束和規(guī)范。

在住院醫(yī)師規(guī)范培訓(xùn)這項(xiàng)工作開(kāi)展的過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)明確實(shí)際情況，衛(wèi)生健康相關(guān)主管部門應(yīng)該發(fā)揮自身作用，可以針對(duì)檔案管理這項(xiàng)工作制定有效的規(guī)章制度。在制度構(gòu)建過(guò)程中，應(yīng)該明確歸檔范圍、方法和程序。這樣可以保障檔案管理這項(xiàng)工作真正地做到有章可依。同時(shí)，還應(yīng)該保證各個(gè)單位在制度方面具有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能夠更好地實(shí)現(xiàn)信息的流通和共享，促使管理運(yùn)營(yíng)體制在打造和實(shí)施中更加具有規(guī)范化、體制化的特征，以便為各類工作的開(kāi)展提供重要的保障和依據(jù)，確保能夠?qū)崿F(xiàn)最優(yōu)目標(biāo)。

4.5? ?開(kāi)展管理培訓(xùn)

要想使檔案管理工作順利進(jìn)行，單單憑借單一的力量是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。因此，在現(xiàn)階段，應(yīng)該更加重視檔案管理這項(xiàng)工作，應(yīng)該使全員都具有檔案意識(shí)，這樣才能夠?yàn)闄n案管理這項(xiàng)工作的開(kāi)展保駕護(hù)航，達(dá)到最佳的管理效果［6］。

在住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)工作中，檔案管理往往是非常重要的一個(gè)組成部分。對(duì)于質(zhì)量提高、方法改進(jìn)以及管理加強(qiáng)都有著非常重要的作用。因此，在當(dāng)前的背景下，各單位都應(yīng)該重視檔案管理工作，加深對(duì)檔案本身所具備的重要價(jià)值的認(rèn)識(shí)。在這一過(guò)程當(dāng)中，特別應(yīng)該要求培訓(xùn)對(duì)象以及各級(jí)人員不斷明確歸檔范圍，真正做到全員都能夠提高檔案意識(shí)。通過(guò)這樣的方式就能夠?yàn)闄n案管理工作的開(kāi)展掃清障礙，突破桎梏，便于歸類、收集、歸檔工作的順利開(kāi)展，達(dá)到預(yù)期的管理效果［7］。

4.6? ?適當(dāng)投入經(jīng)費(fèi)

在檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)基本設(shè)備設(shè)施投資，不斷增加資源和經(jīng)費(fèi)投入。在此過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)該對(duì)各類設(shè)備進(jìn)行有效的引入和運(yùn)用。通過(guò)這樣的方式才能夠?yàn)楣ぷ鞯拈_(kāi)展提供充分保障，以便高效完成任務(wù)。

進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，應(yīng)適當(dāng)加大資源和經(jīng)費(fèi)投入，對(duì)軟硬件方面的設(shè)施進(jìn)行投資，將原有的紙質(zhì)化管理模式轉(zhuǎn)變成信息化管理模式。可以引入聲像技術(shù)、計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，確保技術(shù)手段更加趨向于現(xiàn)代化。針對(duì)紙質(zhì)文檔，也應(yīng)該積極增加網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)等多元化儲(chǔ)存方式。通過(guò)這樣的方式使得日常的管理量得到減少，讓管理人員的工作負(fù)擔(dān)得到減輕，這樣能夠大幅度提高管理的質(zhì)量和效率［8］，使規(guī)范化培訓(xùn)檔案管理工作得以優(yōu)化，從而保障檔案管理的作用得到充分發(fā)揮，真正為日常培訓(xùn)工作提供助力，讓培訓(xùn)的質(zhì)量也能夠得到進(jìn)一步的提高。

5? ? ?結(jié) 論

綜上所述，在對(duì)住院醫(yī)師進(jìn)行培養(yǎng)的過(guò)程當(dāng)中，在開(kāi)展住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)工作時(shí)，檔案管理工作十分關(guān)鍵。規(guī)范化檔案管理可以規(guī)避傳統(tǒng)類型的檔案管理中的誤區(qū)，具體可以通過(guò)實(shí)施一人一檔、派遣專職工作人員管理、轉(zhuǎn)化管理理念、進(jìn)行管理培訓(xùn)、充分保障檔案完整、適當(dāng)投入經(jīng)費(fèi)、重視隊(duì)伍建設(shè)、實(shí)現(xiàn)開(kāi)發(fā)利用等措施，使得檔案管理這項(xiàng)工作得到進(jìn)一步的完善和優(yōu)化。

主要參考文獻(xiàn)

［1］姚蘭蘭，吳輝. 淺議住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)工作中的檔案管理［J］. 中國(guó)衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2021（12）：40-43.

［2］張威. 淺議住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)檔案管理［J］. 中國(guó)繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育，2016，8（25）：27-29.

［3］范陽(yáng)東，朱艷玲，張青，等. 廣州市住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)存在的問(wèn)題及對(duì)策建議［J］. 中國(guó)衛(wèi)生事業(yè)管理，2020，37（1）： 58-61.

［4］黃玉娟. 強(qiáng)流動(dòng)性人事檔案材料收集的困境與對(duì)策：以住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)學(xué)員檔案為例［J］. 辦公室業(yè)務(wù)，2019（3）： 157-158.

［5］梁潔. 住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)過(guò)程檔案管理工作的思考［J］.中國(guó)繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育，2019，11（13）：61-64.

［6］解俊杰. 住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)投入的調(diào)查與分析［J］.中國(guó)衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理，2019，10（4）：23-25.

［7］程茜. 精神科住培學(xué)員檔案管理優(yōu)化的思考［J］. 辦公室業(yè)務(wù)，2022（1）：133-135.

［8］陳麗芬，王亞軍，賈建國(guó). 住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)檔案管理體會(huì)［J］. 中國(guó)畢業(yè)后醫(yī)學(xué)教育，2018，2（2）：110-113，125.