檔案館數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的主要抓手
——記浙江省檔案館的數(shù)字檔案館建設(shè)

韓李敏/浙江省檔案館

今年是習(xí)近平同志視察浙江省檔案局（館）20周年。習(xí)近平同志在視察浙江省檔案局（館）時，不僅指出“檔案工作正在走向依法管理，走向開放，走向現(xiàn)代化”。而且要求檔案部門“要提高檔案信息化水平，運用現(xiàn)代技術(shù)做好檔案管理工作”。

根據(jù)習(xí)近平同志提出的要求，浙江省檔案館的數(shù)字化轉(zhuǎn)型開始走上快速道，以數(shù)字檔案館建設(shè)為抓手，全面推進檔案的信息化建設(shè)。

1 數(shù)字檔案館建設(shè)的一期工程（2005-2009）

2004年6月，根據(jù)習(xí)近平同志提出的“要提高檔案信息化水平，運用現(xiàn)代技術(shù)做好檔案管理工作”的要求，浙江省檔案局向省委辦公廳提交了《關(guān)于要求開展數(shù)字檔案館建設(shè)的請示》及《省數(shù)字檔案館建設(shè)方案》，要求建設(shè)一個具有全國先進水平的數(shù)字檔案館。次年，經(jīng)省信息化工作領(lǐng)導(dǎo)小組、省發(fā)改委、省財政廳、省信息產(chǎn)業(yè)廳聯(lián)合發(fā)文，將省館的“數(shù)字檔案館”項目列入浙江省“百億信息化建設(shè)”工程，作為省級電子政務(wù)建設(shè)工程的第一批實施計劃項目之一，正式立項實施。2009年6月，項目通過國家檔案局組織的專家驗收。

浙江省館數(shù)字檔案館建設(shè)項目一期工程，又可簡稱為“13331”工程。整個項目包括以下內(nèi)容：

一個網(wǎng)絡(luò)支撐平臺（包括因特網(wǎng)、政務(wù)外網(wǎng)、政務(wù)內(nèi)網(wǎng)、局域網(wǎng)四個網(wǎng)段）；三個資源數(shù)據(jù)庫（檔案目錄數(shù)據(jù)庫、重要檔案全文數(shù)據(jù)庫、多媒體檔案數(shù)據(jù)庫）；三個網(wǎng)站（政務(wù)外網(wǎng)網(wǎng)站、政務(wù)內(nèi)網(wǎng)網(wǎng)站、公眾互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站）；三個中心（檔案目錄中心、現(xiàn)行文件中心、電子公文接收中心）；一個電子閱覽室。

2009年6月，數(shù)字檔案館所有項目全部完成，并投入正式運行，獲得了國家檔案局組織的專家驗收。僅資源建設(shè)一項，當(dāng)時完成的檔案電子目錄278萬條、檔案全文掃描圖像1200萬畫幅、數(shù)字照片42萬張、音頻數(shù)據(jù)2600小時、視頻數(shù)據(jù)1300小時（24000條），均居全國前列。

數(shù)字檔案館一期項目的竣工，標(biāo)志著我國首個具備“收、管、存、用”完整功能的一體化的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)建設(shè)完成，為國家制定《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》提供了現(xiàn)實的樣板；同時，也為傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，由檔案的目錄管理向內(nèi)容管理（全文管理）邁出了堅實的一步，為全面實施檔案信息化戰(zhàn)略，奠定了基礎(chǔ)；館藏中大批傳統(tǒng)檔案得到數(shù)字化開發(fā)、開放，提供利用，極大地滿足了人們利用檔案的需求。

數(shù)字檔案館一期項目的實踐，也讓我們切身感受到，檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型絕非一句空話，其中大量的問題只有通過實踐，才能真正發(fā)現(xiàn)：比如電子文件（檔案）的接收，實踐中發(fā)現(xiàn)矛盾的主要方面并不在檔案館，而在機關(guān)檔案室；數(shù)字檔案的長期保存及安全問題永遠是數(shù)字檔案館建設(shè)中最薄弱的環(huán)節(jié)；數(shù)字檔案的保密和利用問題不解決好，數(shù)字檔案館最終會淪落為數(shù)字倉庫等等。

2 數(shù)字檔案館二期項目的建設(shè)（2015—2019）

為適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展和浙江省檔案館新館的建設(shè)，從2014年起，我們又開始了“數(shù)字檔案館（二期項目）”的謀劃，在省委、省政府的高度重視和主持下，2015年正式立項并撥付?？?，建設(shè)新的數(shù)字檔案館（二期）項目。

數(shù)字檔案館二期項目除了包括與新館建設(shè)配套的諸多軟硬件設(shè)施以外，重點建設(shè)了四個系統(tǒng)和平臺：

一是數(shù)字檔案館信息資源庫平臺的建設(shè)。

在數(shù)字檔案館一期項目建設(shè)中，由于資源總庫存在著涉密檔案與非密檔案同存一庫的問題，導(dǎo)致非密檔案利用受到了極大的限制。為保證數(shù)字資源最大限度地開發(fā)與開放，數(shù)字檔案館“二期項目”的建設(shè)，實行涉密資源與非密資源的嚴(yán)格分離，保證非密檔案數(shù)據(jù)的正常使用?！皵?shù)字檔案館信息資源庫平臺”是一個“涉密系統(tǒng)”，獨立建立在涉密網(wǎng)上，與其他任何系統(tǒng)不產(chǎn)生關(guān)聯(lián)，嚴(yán)格按照涉密網(wǎng)要求建設(shè)，與其他網(wǎng)絡(luò)實行物理隔離。該系統(tǒng)平臺，專門負(fù)責(zé)館藏涉密檔案數(shù)據(jù)的管理。

二是電子文件歸檔與接收系統(tǒng)平臺的建設(shè)。

隨著浙江電子政務(wù)服務(wù)網(wǎng)的建設(shè)與發(fā)展，如何圍繞政府的中心工作，保證政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件的歸檔與管理，成為檔案部門的必修課。“電子文件歸檔與接收系統(tǒng)平臺”就是要解決這一重大檔案現(xiàn)實問題。該平臺的任務(wù)就是兩個：省直機關(guān)單位電子公文的歸檔與接收和電子政務(wù)網(wǎng)形成的電子文件的歸檔與接收。至2017年止，通過該平臺，省檔案館接收了14家單位移交的30多萬個電子公文歸檔數(shù)據(jù)包。并通過浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件歸檔模塊，省本級完成了90萬個政務(wù)服務(wù)事項辦件的電子化歸檔。為全國的政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件歸檔樹立了標(biāo)桿。

三是電子檔案接收進館及長久保存基地的建設(shè)。

“電子檔案接收進館及長久保存基地”是一個非密系統(tǒng)，是與“數(shù)字檔案館信息資源庫”（涉密系統(tǒng)）相對應(yīng)的，重點在于管理占館藏資源90%以上的非密檔案。與數(shù)字檔案館一期項目不同的是，從業(yè)務(wù)和技術(shù)上講，該平臺要重點解決數(shù)字檔案資源的長久保存問題。該平臺的建設(shè)基于“數(shù)字檔案資源存用分離的理念”，對進入長久保存系統(tǒng)的“電子檔案包”實行“固化”，通過應(yīng)用可信時間戳、數(shù)據(jù)保全、數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換等技術(shù)，優(yōu)化數(shù)據(jù)監(jiān)測、監(jiān)管和保真功能，做到實時檢測、實時預(yù)警、實時保全，以解決數(shù)字檔案資源的長久保存和安全可用問題。凡整理開放和利用的檔案數(shù)據(jù)均來自“長久保存庫”，但均為原始檔案的“副本”而已，永不改變“長久保存庫”中檔案的原始面貌。

四是檔案信息資源共享系統(tǒng)平臺的建設(shè)。

檔案信息資源共享系統(tǒng)平臺是數(shù)字檔案館的服務(wù)窗口，與一期項目相比，除了保留一期工程中的服務(wù)窗口以外，最大的特點是新增了兩個工作平臺：即檔案跨館服務(wù)工作平臺和檔案行政管理的“全省檔案工作管理平臺”。前者“跨館服務(wù)平臺”為檔案館的“最多跑一次”服務(wù)立下汗馬功勞，極大地方便了老百姓的查檔利用；“全省檔案工作管理平臺”則為浙江省的檔案行政管理現(xiàn)代化奠定了基礎(chǔ)。

2019年9月，浙江省檔案館通過國家示范數(shù)字檔案館測評，成為全國第一家通過國家示范數(shù)字檔案館測評的省級檔案館。

測評專家一致認(rèn)為：“浙江省檔案館以局域網(wǎng)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)和電子檔案長久保存系統(tǒng)，政務(wù)網(wǎng)電子文件歸檔接收系統(tǒng)和檔案利用館際共享服務(wù)系統(tǒng)，互聯(lián)網(wǎng)“浙江檔案網(wǎng)”門戶網(wǎng)站、浙江檔案服務(wù)網(wǎng)和“浙里辦”APP等系統(tǒng)平臺為依托，構(gòu)建了存量數(shù)字化與增量電子化并重的數(shù)字檔案資源體系，實現(xiàn)‘一網(wǎng)查檔、百館聯(lián)動’，系統(tǒng)建設(shè)規(guī)范、技術(shù)選擇合理、整體水平先進，為浙江省電子政務(wù)建設(shè)和檔案現(xiàn)代化管理提供重要支撐，在全國具有示范意義?！?/p>

3 浙江省檔案館開展數(shù)字檔案館建設(shè)的體會

體會一：浙江省館的數(shù)字檔案館建設(shè)最突出的特點，就是貼近中心，服務(wù)中心。無論是“浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件歸檔工作”，還是“一網(wǎng)查檔、百館聯(lián)動”的跨館服務(wù)，都與省委、省政府的中心工作緊密結(jié)合，極大地提升了數(shù)字檔案的服務(wù)水平，讓政府機關(guān)和百姓真正在數(shù)字化改革中獲得實惠。

體會二：數(shù)字檔案館的建設(shè)，資源建設(shè)是基礎(chǔ)與核心。資源建設(shè)說到底就是兩件事：存量檔案數(shù)字化和增量檔案電子化。只有數(shù)字資源建設(shè)這項基礎(chǔ)工作做好了，數(shù)字檔案館的建設(shè)才有底氣，才能實實在在地發(fā)揮作用，讓領(lǐng)導(dǎo)和各個部門都覺得數(shù)字檔案館建設(shè)值得。否則系統(tǒng)建得再好，硬件設(shè)施再先進，沒有數(shù)字資源，數(shù)字檔案館就是個擺設(shè)。

體會三：安全是數(shù)字檔案館建設(shè)的根本底線。在網(wǎng)絡(luò)時代，沒有安全的數(shù)字檔案建設(shè)是最危險的，時刻面臨著雞飛蛋打的可能。安全是網(wǎng)絡(luò)時代，數(shù)字檔案建設(shè)的根本保證。安全包括了系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的安全、軟硬件的安全和數(shù)字檔案信息的安全。守住數(shù)字檔案安全的底線，除了按照規(guī)定要求做好等級保護等工作外，最重要的還是要從管理入手，建立嚴(yán)格的規(guī)章制度，人是安全管理中決定性的因素。

體會四：開發(fā)利用是檢驗數(shù)字檔案館建設(shè)成功與否的唯一標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)字檔案館的建設(shè)其最終目的是利用，是為了適應(yīng)時代的發(fā)展，滿足人們在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，通過電子的方式利用檔案。所以，數(shù)字檔案館建設(shè)必須牢記“不忘初心”，無論是檔案數(shù)字資源的建設(shè)，還是系統(tǒng)軟件的設(shè)計開發(fā)，都不能忘記“利用”二字，在做任何一項決策的時候，都要想到今后怎么“用”的問題。我們只有堅持以“利用”為唯一標(biāo)準(zhǔn)，一切以如何方便利用為根本出發(fā)點，才能最大限度地節(jié)約成本，避免重復(fù)勞動和少走彎路。如果一個數(shù)字檔案館擁有巨大的數(shù)字資源，但是無法利用，那么，它僅僅是一個數(shù)字倉庫而已。

數(shù)字檔案的重心由建設(shè)、管理向應(yīng)用的轉(zhuǎn)變是數(shù)字檔案館發(fā)展的必由之路，浙江省館的數(shù)字檔案館建設(shè)也遵循了這一客觀規(guī)律。近年來，省館的數(shù)字檔案館建設(shè)重點放在“用”字上，無論是“一網(wǎng)查檔、百館聯(lián)動”“掌上查檔”和“浙里辦”App手機查檔，還是“省檔案數(shù)據(jù)共享中心”的建設(shè)，無不體現(xiàn)“以用促建”的思想，給數(shù)字檔案館插上智慧的翅膀，讓數(shù)字檔案真正走進尋常百姓家。