企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型淺析

王昱/國(guó)電電力發(fā)展股份有限公司

在科技進(jìn)步與政策調(diào)整的推動(dòng)下，目前現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作正在大步邁向數(shù)字化轉(zhuǎn)型，正在向信息化、交叉融合化、多元主體化發(fā)展，在信息科技的應(yīng)用之外，檔案管理信息系統(tǒng)與企業(yè)其他管理系統(tǒng)之間的關(guān)系越來(lái)越密切，企業(yè)信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型密不可分。

1 存在的問(wèn)題

當(dāng)今時(shí)代，各企業(yè)基本已實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公，日常工作更是不斷產(chǎn)生海量數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)管理運(yùn)用得當(dāng)將為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供必要的信息支持。而企業(yè)檔案工作又是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的重要支撐，企業(yè)對(duì)檔案工作的需求日益提升，企業(yè)檔案管理對(duì)象正在經(jīng)歷從檔案實(shí)體管理到數(shù)字管理再到數(shù)據(jù)管理的轉(zhuǎn)變，檔案的收集、整理、歸檔和利用工作也更依賴于新技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)化、智能化、移動(dòng)化應(yīng)用逐漸取代傳統(tǒng)手工提供利用，檔案工作呈現(xiàn)集成共享、智慧服務(wù)等新特征。企業(yè)檔案工作已不僅僅是局限在為日常管理活動(dòng)提供基礎(chǔ)性服務(wù)保障，而是需要結(jié)合數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理的理念來(lái)運(yùn)營(yíng)、管理企業(yè)數(shù)據(jù)，梳理、沉淀內(nèi)在知識(shí)，為企業(yè)重大決策提供依據(jù)，企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作已成為當(dāng)務(wù)之急。但由于各種原因，企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作進(jìn)展緩慢，慣性思維、數(shù)據(jù)治理水平、技術(shù)手段等制約著企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的開(kāi)展。

1.1 管理理念、能力存在不足

當(dāng)前，各企業(yè)的各類信息系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件正在以幾何級(jí)數(shù)增加，檔案工作信息技術(shù)更加廣泛和深入，這將大幅提升對(duì)檔案工作的技術(shù)要求。但多數(shù)企業(yè)面對(duì)這樣的信息時(shí)代的沖擊，還未做好準(zhǔn)備工作，沒(méi)有從根本上意識(shí)到信息技術(shù)與檔案工作的結(jié)合是飛速的，仍然停留在傳統(tǒng)意義上的檔案管理。人是生產(chǎn)力中最具決定性的力量，目前，很多企業(yè)面對(duì)當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代，首當(dāng)其沖的就是檔案人才儲(chǔ)備的不足，多數(shù)檔案人員依然是老的思想觀念，還是傳統(tǒng)的對(duì)檔案的認(rèn)知，不具備信息時(shí)代下的檔案信息化知識(shí)，沒(méi)有掌握新知識(shí)、新理念。故檔案人員專業(yè)水平是當(dāng)前企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作亟待解決的問(wèn)題之一。

管理能力的不足還體現(xiàn)在檔案制度的保障不夠。國(guó)家近幾年不斷推出電子文件歸檔和電子檔案管理方面的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)，大力宣貫這些制度，但是很多企業(yè)的制度建設(shè)沒(méi)有能夠跟上國(guó)家的腳步，大多企業(yè)認(rèn)為，電子文件還離著很遠(yuǎn)，沒(méi)有必要去做這些制度研究，更做不到根據(jù)本企業(yè)實(shí)際去建立健全大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理所需的制度，制度建設(shè)不完善。有些企業(yè)即便制定了相關(guān)管理制度，也是照抄照搬，與本企業(yè)實(shí)際不符，無(wú)法順應(yīng)企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作需求，制度建設(shè)不能緊跟檔案發(fā)展的需要。

1.2 存量檔案開(kāi)展數(shù)字化不夠

企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作，不能僅看到眼前生成的文件，還要看到過(guò)去已經(jīng)歸檔的文件?，F(xiàn)在有的企業(yè)已經(jīng)有百年歷史，有的企業(yè)有幾十年的歷史，更多的是二、三十年的歷史，較多檔案以傳統(tǒng)紙質(zhì)載體為主保存，尚未開(kāi)展數(shù)字化工作，或者檔案數(shù)字化率較低，多數(shù)僅以實(shí)體檔案的形式存放在檔案庫(kù)房中，未開(kāi)展異質(zhì)異地備份，且對(duì)于檔案的利用方式基本上只有翻閱紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)手段，查詢利用非常不方便，且利用效果較差，還極易損壞檔案。檔案利用服務(wù)深度和廣度受限，提供的數(shù)字產(chǎn)品和數(shù)字服務(wù)形式較少。

1.3 多類型檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)展緩慢

現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展較為多元，業(yè)務(wù)范圍較為繁雜，規(guī)模不一，有的企業(yè)還有眾多所屬單位，涉及業(yè)務(wù)類型不同，不同類型企業(yè)涉及的檔案類型也有所不同，分類也不相同，不同門(mén)類檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作開(kāi)展要求也不盡相同。同時(shí)，還有一些企業(yè)擁有境外項(xiàng)目，境外項(xiàng)目對(duì)檔案管理工作的要求與國(guó)內(nèi)也有所不同，需要結(jié)合當(dāng)?shù)氐南嚓P(guān)政策，檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作存在不確定性。多類型檔案如何開(kāi)展數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作，是分類而治、逐步實(shí)施，還是一蹴而就，成為當(dāng)前企業(yè)需要從制度、標(biāo)準(zhǔn)上予以確定并解決的比較緊迫的問(wèn)題。

1.4 海量業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)歸檔工作滯后

企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作不僅是存量檔案存在問(wèn)題，增量的電子文件如何歸檔，也成為當(dāng)前存在的問(wèn)題之一。目前，很多企業(yè)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，按照本企業(yè)業(yè)務(wù)需求，建立了各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如OA系統(tǒng)、招投標(biāo)系統(tǒng)、合同系統(tǒng)等，有些企業(yè)用于日常管理工作的業(yè)務(wù)系統(tǒng)就多達(dá)20多個(gè)，這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)每年都會(huì)產(chǎn)生大量的電子文件。但很多企業(yè)，由于各種原因，多數(shù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，均未移交至檔案信息系統(tǒng)或移交量較少，電子文件歸檔和電子檔案管理工作未開(kāi)展或開(kāi)展緩慢，還是以打印紙質(zhì)移交模式居多，對(duì)于現(xiàn)代化的檔案管理工作，有很大的掣肘。同時(shí)，較多業(yè)務(wù)系統(tǒng)，由于未進(jìn)行電子文件移交，數(shù)據(jù)長(zhǎng)期積累，對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)速度等產(chǎn)生的影響較大，不利于管理的同時(shí)，檔案資源還存在缺失。

1.5 檔案利用服務(wù)能力較弱

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，企業(yè)對(duì)檔案的憑證作用提供方式和速度提出了新要求，電子文件的大量產(chǎn)生，使得檔案的利用不再局限于僅依靠翻閱紙質(zhì)檔案或檔案系統(tǒng)查閱檢索條目后查找實(shí)體檔案，發(fā)揮企業(yè)檔案大數(shù)據(jù)作用的路徑需要重新構(gòu)建。目前，一些企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)僅實(shí)現(xiàn)條目檢索，由于數(shù)字化文件或電子文件歸檔量較小，無(wú)法滿足直接借閱、查詢到相關(guān)文件；還有一些企業(yè)數(shù)字化率及電子文件歸檔量較好，但也僅能滿足本企業(yè)查借閱需求，未能建立橫向聯(lián)通、縱向到底的檔案管理信息大平臺(tái)，更無(wú)法滿足本企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)的查借閱需求，遠(yuǎn)在境外的項(xiàng)目的檔案在國(guó)內(nèi)更是無(wú)法利用。同時(shí)，由于檔案信息平臺(tái)建立不完善，利用信息平臺(tái)開(kāi)展的檔案監(jiān)督指導(dǎo)職能就不夠充分。

2 管理模式構(gòu)想

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，企業(yè)開(kāi)展檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作需要將檔案管理工作很好地融入大數(shù)據(jù)應(yīng)用技術(shù)，用大數(shù)據(jù)技術(shù)支撐企業(yè)檔案管理工作及更好地提升檔案服務(wù)能力，推動(dòng)實(shí)施檔案工作新的管理模式的構(gòu)建。通過(guò)分析當(dāng)前企業(yè)檔案管理情況，找出存在問(wèn)題，企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型管理模式需從管理能力、制度建設(shè)、信息平臺(tái)、資源聯(lián)動(dòng)等方面著手，更好地提升檔案服務(wù)能力建設(shè)。

2.1 檔案人員管理能力的構(gòu)建

所有工作的實(shí)施都離不開(kāi)技術(shù)、管理等各方面人才的共同努力，要依托高素質(zhì)、能力強(qiáng)的檔案隊(duì)伍才能更好地開(kāi)展檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作。在企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作中，人才的培養(yǎng)建議從三個(gè)方面著手，一是企業(yè)需要從檔案人員結(jié)構(gòu)上進(jìn)行調(diào)整，結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際情況考慮配置的檔案人員具備的能力，應(yīng)當(dāng)從“單一型”向“復(fù)合型”轉(zhuǎn)變，既要熟悉檔案工作數(shù)字流程，也要知悉企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理大方向，同時(shí)兼具檔案專業(yè)能力；二是要給予檔案人員充分的上升空間，打通職業(yè)發(fā)展通道，發(fā)展有途徑有保障，給予檔案人員動(dòng)力及未來(lái)；三是企業(yè)可以與高校保持合作，拓展人才引進(jìn)路徑，采取多種方式汲取新人才，加強(qiáng)檔案信息化方面的人才引進(jìn)。另外，在當(dāng)今這樣的數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案人員需要樹(shù)立大數(shù)據(jù)理念，檔案工作的創(chuàng)新和價(jià)值的體現(xiàn)，需要以數(shù)字檔案為基礎(chǔ)。檔案人員的大數(shù)據(jù)理念，需要充分開(kāi)展，加強(qiáng)信息化知識(shí)，提升多方面專業(yè)能力，為檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供人才保障。

2.2 管理制度的重塑

企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵在于優(yōu)化企業(yè)檔案管理模式，根據(jù)企業(yè)自身的檔案使用需求與檔案建設(shè)基礎(chǔ)形成更加完善的檔案管理體系，推動(dòng)相關(guān)改革的高效進(jìn)行。企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作需要以制度和標(biāo)準(zhǔn)為導(dǎo)向，制度流程約束企業(yè)檔案工作，明確管理工作步驟及規(guī)范行為，檔案管理體制機(jī)制合理、管理制度完備、業(yè)務(wù)流程有序，是企業(yè)順利開(kāi)展檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要基礎(chǔ)。為盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)、有序、規(guī)范，滿足數(shù)字化轉(zhuǎn)型需要，企業(yè)檔案管理者要大刀闊斧改革創(chuàng)新傳統(tǒng)的檔案管理制度與組織機(jī)制。首先，檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作中的制度建設(shè)要秉持?jǐn)?shù)據(jù)理念，要注意制度與數(shù)字化轉(zhuǎn)型相適應(yīng)和配套，規(guī)范應(yīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型涉獵范圍內(nèi)的檔案管理所需制度。數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作會(huì)打破常規(guī)檔案管理工作，與之變化較大，不僅是建立電子文件歸檔和電子檔案管理制度，更是將所涵蓋內(nèi)容包含至所有制度中，規(guī)范收集、分類、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)需求。制度建設(shè)還需要注意到應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況具體分析需求，并有明確的制度解讀，做到信息傳遞準(zhǔn)確，制度具體可行，才能扎實(shí)提高數(shù)字化檔案建設(shè)工作的質(zhì)效。其次，要做到工作流程明確，尤其是當(dāng)企業(yè)發(fā)展到一定規(guī)模時(shí)，各部門(mén)溝通愈發(fā)頻繁，要避免出現(xiàn)責(zé)任不清，要形成文件從生成、流轉(zhuǎn)到歸檔的一體化流程，并將流程制度化。制定“內(nèi)部單位下級(jí)開(kāi)放，下級(jí)對(duì)上級(jí)申請(qǐng)權(quán)限，同級(jí)之間申請(qǐng)權(quán)限，外部單位走函申請(qǐng)權(quán)限”的數(shù)字檔案開(kāi)放的原則，解決企業(yè)與所屬企業(yè)、同級(jí)企業(yè)、海外企業(yè)之間檔案查借閱困難的問(wèn)題，可以提升企業(yè)內(nèi)外部信息共享利用的效率。

2.3 檔案數(shù)字化流程的重組

在企業(yè)檔案管理工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過(guò)程中，“流程”的重要性也在隨之增加，逐步成為數(shù)字檔案工作的核心。在這個(gè)過(guò)程中，信息和業(yè)務(wù)兩個(gè)流程是不可分割的，信息隨著業(yè)務(wù)的運(yùn)轉(zhuǎn)而產(chǎn)生，業(yè)務(wù)又因?yàn)橛行畔⒌拇嬖诙永m(xù)，業(yè)務(wù)流程的生成必然帶來(lái)電子文件的形成、交換、歸檔等流程。因此在檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作中，要注重對(duì)系統(tǒng)平臺(tái)中電子文件及電子檔案管理流程細(xì)化的兩方面：在電子文件管理方面，一是面向不同業(yè)務(wù)采用不同系統(tǒng)流程和平臺(tái)；二是具備電子文件監(jiān)管機(jī)制，保障電子文件安全；三是具備電子文件交換的監(jiān)管體系，對(duì)電子文件及業(yè)務(wù)的狀態(tài)進(jìn)行跟蹤；四是對(duì)調(diào)用過(guò)的電子文件進(jìn)行歸檔返回。在電子檔案管理方面，一是具備分類、歸檔作用，對(duì)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)流轉(zhuǎn)完成的電子文件進(jìn)行收集、整理、歸檔，且保證數(shù)據(jù)的真實(shí)、完整、可用、安全；二是具備檔案的利用功能，面向所有員工，快捷、便利的可以直接滿足用戶基本要求；三是具備完善的權(quán)限管理方案，對(duì)檔案的存取調(diào)用有十分詳盡的規(guī)定。通過(guò)流程重組，建立全新的電子文件歸檔和電子檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)“雙套制”向“單套制”過(guò)渡，從“實(shí)體管理”向“信息管理”過(guò)渡，從“系統(tǒng)控制”向“智慧管理”轉(zhuǎn)變。

2.4 管理平臺(tái)的建立與互聯(lián)

企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作還有一個(gè)重要環(huán)節(jié)，即所有業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件歸檔至檔案信息系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)有效收集、管理企業(yè)的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，信息化時(shí)代如果沒(méi)有一個(gè)好的檔案工作系統(tǒng)作為基礎(chǔ)，那么企業(yè)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型也就無(wú)從談起。在檔案信息系統(tǒng)建設(shè)中，需要將重點(diǎn)放在如何優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理手段，即借助電子檔案管理需求，重新塑造一個(gè)新的流程和業(yè)務(wù)活動(dòng)。現(xiàn)如今伴隨著各個(gè)企業(yè)的信息化趨勢(shì)越來(lái)越深入，文件信息沒(méi)有受到應(yīng)有的保護(hù)導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失的情況時(shí)有發(fā)生，在建設(shè)時(shí)應(yīng)注意幾個(gè)方面，一是使用防火墻阻止外界網(wǎng)絡(luò)攻擊；二是加強(qiáng)管理，對(duì)其數(shù)據(jù)傳輸過(guò)程加強(qiáng)監(jiān)控，保證數(shù)據(jù)傳輸順暢；三是驗(yàn)證信息的真實(shí)性，確保信息真實(shí)可用；四是設(shè)置嚴(yán)格的權(quán)限機(jī)制，防止有誤操作情況的發(fā)生。

建設(shè)安全性較高的檔案信息系統(tǒng)平臺(tái)后，還需加強(qiáng)平臺(tái)互聯(lián)。檔案信息系統(tǒng)平臺(tái)互聯(lián)是兩層意思，一是檔案管理平臺(tái)前端的業(yè)務(wù)平臺(tái)盡可能多地通過(guò)接口接入至檔案信息系統(tǒng)；二是上下層級(jí)之間的檔案信息系統(tǒng)的互聯(lián)。信息共享是信息系統(tǒng)平臺(tái)的重要功能之一，實(shí)施推行建設(shè)統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)，建立上下級(jí)之間的大數(shù)據(jù)互聯(lián)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)權(quán)屬企業(yè)檔案系統(tǒng)的互接，用戶可以更加快捷獲取相關(guān)資源，跨平臺(tái)、跨數(shù)據(jù)庫(kù)和跨系統(tǒng)的數(shù)據(jù)調(diào)閱和聯(lián)動(dòng)，能夠更加深入地利用檔案資源。

2.5 服務(wù)利用工作的深入

隨著信息技術(shù)的不斷深入，特別是以大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)為代表的數(shù)字技術(shù)的迅速發(fā)展，為協(xié)同利用提供了吻合的技術(shù)基礎(chǔ)。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，多元參與和檔案內(nèi)化治理逐步深化，廣泛的信息系統(tǒng)應(yīng)用、大量的電子信息文件資源形成、越來(lái)越多的信息系統(tǒng)用戶，使檔案服務(wù)利用工作面臨著廣泛以及多樣化需求，對(duì)檔案的憑證作用提供方式和速度也提出了新要求，發(fā)揮企業(yè)檔案大數(shù)據(jù)作用的路徑更加明晰。檔案的利用服務(wù)應(yīng)構(gòu)建更加快捷、便利的應(yīng)用模式，同時(shí)，檔案的利用體系建設(shè)需要建立在知識(shí)管理、數(shù)據(jù)管理、人工智能等檔案信息深層技術(shù)基礎(chǔ)上，以便捷化、智慧化服務(wù)為中心，加大不同層次、不同內(nèi)容的信息資源聯(lián)合開(kāi)發(fā)和共享，創(chuàng)新檔案利用體系和服務(wù)方式。企業(yè)檔案部門(mén)應(yīng)借助數(shù)字平臺(tái)，打破不同主體之間的限制，實(shí)現(xiàn)資源互補(bǔ)、能力互補(bǔ)和優(yōu)勢(shì)疊加，同時(shí)可通過(guò)鏈接檔案管理系統(tǒng)或者建立單獨(dú)的檔案模塊的方式提供利用服務(wù)。

3 發(fā)展趨勢(shì)

檔案管理工作是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作不可或缺的一部分，是企業(yè)生存發(fā)展運(yùn)營(yíng)的真實(shí)記錄，為企業(yè)發(fā)展提供服務(wù)保障的同時(shí)還提供了信息支撐以及文化傳承。通過(guò)上述分析可以看出，企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作不能單純認(rèn)為只是需要一個(gè)孤立的檔案信息系統(tǒng)存在，而是要與其他系統(tǒng)工作相匹配形成一個(gè)整體，共同促進(jìn)企業(yè)數(shù)字發(fā)展和數(shù)據(jù)利用。因此，企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型不僅是利用數(shù)字技術(shù)提升檔案管理效率，更重要的是利用數(shù)字技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的重構(gòu)、流程的重構(gòu)和組織的重構(gòu)，即要實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，需要從上到下地對(duì)整個(gè)工作體系進(jìn)行設(shè)置，要做到制度合理、流程明確、系統(tǒng)科學(xué)，同時(shí)也要注重人才的培養(yǎng)。

綜上所述，信息化已成必由之路，在政策的進(jìn)一步推動(dòng)下，檔案管理也必將進(jìn)入新的階段，這對(duì)檔案管理工作水平的提升具有十分重要的作用。持續(xù)推進(jìn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)、持續(xù)進(jìn)行檔案管理方法方式探究，是檔案管理工作未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是各企業(yè)需要思考和實(shí)踐的。