行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的必要性及措施

馮 丹 揚(yáng)中市財(cái)政局

一、前言

行政事業(yè)單位加快財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)步伐，有助于高效實(shí)現(xiàn)單位戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)，助力財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型。但實(shí)際上，目前很多單位在建設(shè)財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)方面還存在一定不足，主要體現(xiàn)在管理意識(shí)、建設(shè)制度、建設(shè)層次、信息安全保護(hù)以及數(shù)據(jù)共享等方面，需要單位立足相關(guān)視角優(yōu)化財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)措施，以充分發(fā)揮信息化系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)，提升財(cái)務(wù)管理質(zhì)量及效率。

二、行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的必要性

(一)有助于高效實(shí)現(xiàn)行政事業(yè)單位的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)

行政事業(yè)單位在信息時(shí)代背景下加快財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)步伐，能為高效實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)提供重要保障。單位結(jié)合中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃，積極樹立服務(wù)于社會(huì)、提升社會(huì)效益的思想，以提升內(nèi)部管理水平為目標(biāo)，強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)，不斷提升建設(shè)層次，優(yōu)化財(cái)務(wù)管理方法及手段，更高效、廣泛、精準(zhǔn)地收集、加工、整理及分析財(cái)務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)，在此基礎(chǔ)上科學(xué)編制財(cái)務(wù)管理方案，對(duì)財(cái)務(wù)收支情況做出準(zhǔn)確預(yù)測(cè)，并融合有關(guān)模塊，為企業(yè)制定戰(zhàn)略規(guī)劃及相關(guān)管理決策等提供可靠參考，可充分滿足戰(zhàn)略發(fā)展需求，高效實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)[1]。

(二)有助于推進(jìn)財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型

加快財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)建設(shè)，一方面，可使行政事業(yè)單位在信息技術(shù)支持下有效轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)以會(huì)計(jì)核算、記賬報(bào)賬為中心的財(cái)務(wù)工作方式，將更多基礎(chǔ)財(cái)務(wù)工作交給智能機(jī)器人、財(cái)務(wù)軟件等來完成，并使財(cái)務(wù)人員有更多時(shí)間和精力處理其他財(cái)務(wù)事項(xiàng)，推進(jìn)會(huì)計(jì)信息化，促進(jìn)信息升級(jí)，不斷完善及更新財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)，利用系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)加快財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型，更充分地發(fā)揮財(cái)務(wù)管理在業(yè)務(wù)決策以及業(yè)務(wù)管理等方面的服務(wù)作用。另一方面，可在信息化手段支持下，借助大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)提升會(huì)計(jì)核算效能，幫助財(cái)務(wù)人員減輕工作壓力，并合理拓展財(cái)務(wù)管理內(nèi)容，深挖財(cái)務(wù)管理潛能，并對(duì)財(cái)務(wù)處理流程加大監(jiān)控力度，使財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作從封閉轉(zhuǎn)為開放，同步利用信息化技術(shù)嚴(yán)控各類財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)系統(tǒng)安全，高效地開展財(cái)務(wù)管理工作，推進(jìn)財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型。

三、行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)存在的問題

(一)信息化管理意識(shí)較弱

目前，我國(guó)依舊有一些行政事業(yè)單位對(duì)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)有所忽視，未在單位管理范疇內(nèi)納入財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)工作，出現(xiàn)這一現(xiàn)狀，主要是因?yàn)閱挝桓邔宇I(lǐng)導(dǎo)對(duì)財(cái)務(wù)信息化缺乏正確認(rèn)識(shí)，直接將財(cái)務(wù)信息化視作會(huì)計(jì)信息化，覺得只要在財(cái)務(wù)工作中運(yùn)用電子憑證就屬于財(cái)務(wù)信息化，受到這種錯(cuò)誤的想法影響，導(dǎo)致單位的財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)進(jìn)程相對(duì)緩慢。另外，目前依舊有部分行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理工作人員會(huì)采取傳統(tǒng)管理模式，忽視技術(shù)革新，影響信息化財(cái)務(wù)管理體系建設(shè)、更新與升級(jí)。

(二)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)制度不完善

行政事業(yè)單位在財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)中，很多管理方式和傳統(tǒng)管理模式不同，這就需要提出新的財(cái)務(wù)管理要求，及時(shí)更新財(cái)務(wù)管理制度，在制度約束下促進(jìn)各部門加強(qiáng)配合，共同解決財(cái)務(wù)管理問題。但實(shí)際上，目前很多事業(yè)單位在推進(jìn)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)中并未同步優(yōu)化與改進(jìn)財(cái)務(wù)管理流程，并且未清晰劃分信息化建設(shè)中的各方權(quán)責(zé)，忽視落實(shí)責(zé)任到人制度，導(dǎo)致信息化建設(shè)工作相對(duì)隨意。同時(shí)在缺乏制度引導(dǎo)和約束情況下，單位各部門各自為政，很少交流與溝通，影響建設(shè)效果。

(三)信息化建設(shè)層次較低

行政事業(yè)單位在財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)中，主要是以科學(xué)管理思想為基礎(chǔ)，通過AI、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代化信息技術(shù)建立財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)，經(jīng)管理流程再造，提升系統(tǒng)的規(guī)范性、適用性[2]。所以單位要首先立足整體層面確定信息化建設(shè)目標(biāo)，盡量提升建設(shè)層次，利用新系統(tǒng)、新軟件以及新技術(shù)解決以往財(cái)務(wù)管理中的多項(xiàng)問題，有效提升管理效能。而實(shí)際上，目前很多單位受到傳統(tǒng)財(cái)務(wù)思維影響，并未明確財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)總目標(biāo)，大多只確定了短期目標(biāo)，未站在長(zhǎng)遠(yuǎn)視角規(guī)劃建設(shè)方案，導(dǎo)致先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用不足，使整體信息化層次過低。比如，部分單位只是在財(cái)務(wù)工作中應(yīng)用一些基礎(chǔ)的財(cái)務(wù)核算軟件，而且不同系統(tǒng)以及不同模塊間無法共享數(shù)據(jù)，未從根本上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)財(cái)務(wù)工作模式，難以真正提升財(cái)務(wù)工作效率?；蛘卟糠謫挝粫?huì)受到思想、資金等約束，在財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)之初未搭建業(yè)財(cái)一體化系統(tǒng)，影響業(yè)財(cái)深度融合，導(dǎo)致業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)依舊有溝通壁壘，無法大量、高效、及時(shí)地共享與傳遞數(shù)據(jù)信息，影響財(cái)務(wù)工作效率，只是通過信息技術(shù)進(jìn)行基礎(chǔ)性的財(cái)務(wù)工作，如會(huì)計(jì)核算、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)以及記賬報(bào)賬等，未充分發(fā)揮信息化系統(tǒng)在財(cái)務(wù)分析以及決策支持等方面的功能，不利于提升財(cái)務(wù)管理精細(xì)化水平。

(四)信息安全保護(hù)不足

為使財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)更順利可靠，要求行政事業(yè)單位不僅要積極拓展系統(tǒng)多項(xiàng)功能，還要維護(hù)系統(tǒng)穩(wěn)定性能，在系統(tǒng)建設(shè)中重視網(wǎng)絡(luò)安全管理，使整體信息系統(tǒng)具有更強(qiáng)的防護(hù)性能，避免數(shù)據(jù)安全受到威脅。但實(shí)際上，目前一些單位未樹立正確的網(wǎng)絡(luò)安全觀念，對(duì)數(shù)據(jù)保護(hù)缺乏正確認(rèn)識(shí)，沒有在系統(tǒng)建立中積極引入多元化的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，也未明確各方在信息系統(tǒng)防護(hù)方面的責(zé)任，而且單位相關(guān)管理人員對(duì)數(shù)據(jù)信息被篡改或者數(shù)據(jù)造假等情況缺乏足夠的洞察力，使信息化系統(tǒng)面臨嚴(yán)峻的安全風(fēng)險(xiǎn)。比如，一些事業(yè)單位未針對(duì)內(nèi)網(wǎng)采取有效的安全防護(hù)措施，一些工作人員會(huì)利用外網(wǎng)進(jìn)行線上溝通，比如，會(huì)通過微信、QQ 等進(jìn)行工作數(shù)據(jù)和相關(guān)信息的傳輸，這就可能導(dǎo)致內(nèi)網(wǎng)受到外部病毒入侵，從而影響單位信息安全，甚至危及國(guó)家利益。

(五)信息化管理模塊間共享程度低

在信息時(shí)代背景下，很多行政事業(yè)單位開始將多樣化的信息技術(shù)用到財(cái)務(wù)工作當(dāng)中，由此不斷創(chuàng)新財(cái)務(wù)管理方式，促進(jìn)財(cái)務(wù)工作效率及質(zhì)量提升。另外，國(guó)家有關(guān)部門也會(huì)充分發(fā)揮財(cái)務(wù)管理職能研發(fā)多元化的信息模塊，用于數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)及分析等，但相關(guān)模塊建設(shè)中會(huì)存在信息重復(fù)情況，沒有及時(shí)整合與共享，這使得部分財(cái)務(wù)人員會(huì)存在重復(fù)勞動(dòng)情況，難以真正利用信息系統(tǒng)提升工作效率。比如，當(dāng)前一些單位的財(cái)務(wù)工作人員不僅要利用預(yù)算管理一體化系統(tǒng)展開預(yù)算編制、預(yù)算調(diào)整、跟蹤評(píng)價(jià)、績(jī)效申報(bào)、財(cái)政性資金收支管理等工作，還需要通過財(cái)務(wù)核算軟件進(jìn)行多種核算工作，并統(tǒng)計(jì)各類數(shù)據(jù)報(bào)表[3]。除此之外，還需要用到國(guó)家有關(guān)部門所研發(fā)并投用的機(jī)關(guān)運(yùn)行成本統(tǒng)計(jì)、部門決算報(bào)告、政府財(cái)務(wù)報(bào)告編制、內(nèi)控報(bào)告編制以及資產(chǎn)管理系統(tǒng)等，在多系統(tǒng)模塊運(yùn)行中，會(huì)存在數(shù)據(jù)重復(fù)填報(bào)等情況，嚴(yán)重影響工作效率，而且不同系統(tǒng)模塊之間不能高效共享及傳輸數(shù)據(jù)信息，很多數(shù)據(jù)分別存在于不同系統(tǒng)內(nèi)，無法共享及整合，使得有關(guān)單位科室以及職能部門相互之間無法順暢地交流信息，也不能有效提升工作效率。

四、行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的措施

(一)增強(qiáng)信息化管理意識(shí)

為使行政事業(yè)單位更順利、高效地建設(shè)財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)，需要單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)有正確認(rèn)識(shí)，明確這項(xiàng)工作的重要意義，給予高度重視，有力支持傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式向新型財(cái)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)變。單位領(lǐng)導(dǎo)要立足宏觀層面對(duì)這項(xiàng)工作作出正確指導(dǎo)，并要將信息化建設(shè)任務(wù)納入到全局主要任務(wù)內(nèi)容當(dāng)中。在實(shí)際建設(shè)中，要將財(cái)務(wù)部門視作中心，同時(shí)要求其他各個(gè)業(yè)務(wù)部門都踴躍配合，并鼓勵(lì)所有財(cái)務(wù)工作人員以及管理者均主動(dòng)參與并有力支持信息化建設(shè)。同時(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)要自上而下地傳遞信息化管理理念，促使財(cái)務(wù)工作者甚至各部門工作人員正確認(rèn)識(shí)并高度重視信息化管理。在信息化系統(tǒng)建設(shè)之后，積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作方式，學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息化系統(tǒng)操作技能，有效地利用信息化系統(tǒng)促進(jìn)工作效率提升。

(二)完善財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)制度

單位在加快財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)建設(shè)期間，還要配合制定相關(guān)管理制度，著重將信息化財(cái)務(wù)管理制度和以往所實(shí)施的財(cái)務(wù)管理制度結(jié)合起來，重點(diǎn)解決信息化制度和以往管理制度之間存在的矛盾，同時(shí)要求信息化制度應(yīng)始終和財(cái)務(wù)管理目標(biāo)以及單位整體戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)相一致。另外，要在針對(duì)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的相關(guān)制度中明確指出財(cái)務(wù)工作不僅需要管理層以及財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)，還需要單位各個(gè)部門全面參與，共同支持。所以制度建設(shè)中要明確劃分各部門在財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)方面的權(quán)責(zé)，體現(xiàn)在制度中，在對(duì)財(cái)務(wù)管理目標(biāo)進(jìn)行合理分解之后，將細(xì)化目標(biāo)落在各個(gè)部門以及所有工作人員身上，促使單位全員都踴躍參與，并積極推進(jìn)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)。單位在制定相關(guān)管理制度之后，要廣泛公開制度內(nèi)容，并要呈現(xiàn)在信息化系統(tǒng)內(nèi)，方便所有員工及時(shí)查閱，保證信息化建設(shè)工作能夠有章可循，使信息化建設(shè)更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，有力地指導(dǎo)工作人員利用信息化系統(tǒng)更高效、高質(zhì)量地工作。

(三)提高信息化建設(shè)層次

行政事業(yè)單位要認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)這項(xiàng)工作具有系統(tǒng)性，需要在實(shí)際建設(shè)中結(jié)合單位發(fā)展情況確定長(zhǎng)、中以及短期目標(biāo)，積極利用現(xiàn)代信息技術(shù)推進(jìn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)為管理會(huì)計(jì)，使單位整體財(cái)務(wù)管理能力不斷提升。在信息化建設(shè)中，為盡量提升建設(shè)層次，保證系統(tǒng)充分發(fā)揮其功能作用，更有力地服務(wù)于財(cái)務(wù)及各部門工作，需要單位基于業(yè)財(cái)融合建設(shè)財(cái)務(wù)一體化管理系統(tǒng)，根據(jù)單位實(shí)際情況盡量擴(kuò)大系統(tǒng)覆蓋范圍，拓展系統(tǒng)功能。其一，要在信息化建設(shè)期間全面滲透新理念、新技術(shù)，逐步優(yōu)化信息化建設(shè)方案。其二，要及時(shí)采集、提取、分析以及加工數(shù)據(jù)信息，立足整體層面統(tǒng)一化的構(gòu)建數(shù)據(jù)信息共享以及交換平臺(tái)，促進(jìn)各個(gè)部門、各個(gè)主體之間順暢的傳遞信息，使信息化系統(tǒng)更有力地服務(wù)于決策制定，并對(duì)單位所有資金收付以及經(jīng)濟(jì)活動(dòng)等展開動(dòng)態(tài)、實(shí)時(shí)的監(jiān)督，及時(shí)判斷相關(guān)活動(dòng)是否合理、合規(guī)，若有問題要及時(shí)解決[4]。其三，要關(guān)注信息資源集成與共享，結(jié)合不同部門以及不同崗位其實(shí)際工作要求，相匹配地設(shè)置權(quán)限，方便工作人員隨時(shí)查閱以及調(diào)用所需信息資源，不斷提升信息利用率。其四，要對(duì)資金流以及信息流等加大整合力度，促進(jìn)業(yè)財(cái)深度融合，加快財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型步伐，有效提高信息化系統(tǒng)建設(shè)層次。

(四)加大信息安全保護(hù)力度

單位在建設(shè)財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)過程中，不可避免會(huì)面臨一定安全風(fēng)險(xiǎn)，需要完善地建立安全保護(hù)體系，適時(shí)調(diào)整安全管理策略，有效增強(qiáng)安全管理意識(shí)，確保系統(tǒng)運(yùn)行更加穩(wěn)定、可靠，保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息能夠完整保存并安全傳遞。為使財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)運(yùn)行更穩(wěn)定、安全，單位要積極利用HDFS 加密、數(shù)字簽名、防火墻以及訪問控制等加密技術(shù)以及防護(hù)機(jī)制[5]。比如，某單位就在財(cái)務(wù)信息化安全管理相關(guān)細(xì)則當(dāng)中明確指出系統(tǒng)設(shè)備安裝、操作安全、網(wǎng)絡(luò)安全、病毒防護(hù)等方面的要求，如對(duì)遠(yuǎn)程訪問加大控制力度，同步設(shè)置訪問權(quán)限，還會(huì)定期掃描系統(tǒng)，一旦發(fā)現(xiàn)有安全漏洞，會(huì)同步存檔網(wǎng)絡(luò)異常情況，構(gòu)建文件清單，從而為后續(xù)審計(jì)提供參考。另外，該單位在加強(qiáng)病毒防護(hù)管理中還統(tǒng)一化地設(shè)置殺毒軟件，要求工作人員每日都要展開病毒檢查工作，若發(fā)現(xiàn)高風(fēng)險(xiǎn)病毒要及時(shí)處理，同步發(fā)出預(yù)警信息，上報(bào)有關(guān)部門。

(五)利用大數(shù)據(jù)促進(jìn)信息共享

為加快財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)步伐，助力財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型，需要各單位以及相關(guān)部門統(tǒng)一化的構(gòu)建數(shù)據(jù)采集還有共享平臺(tái)，結(jié)合各部門業(yè)務(wù)需求，確定數(shù)據(jù)共享以及采集等權(quán)限，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)促進(jìn)系統(tǒng)集成，并高效共享及交換數(shù)據(jù)信息。在搭建數(shù)據(jù)交換平臺(tái)期間，要在其內(nèi)部結(jié)構(gòu)中劃分出若干模塊，交換中心為核心模塊，主要結(jié)合具體需求明確數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)，圍繞數(shù)據(jù)類型相匹配的設(shè)置數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)過程，并以集成中間制執(zhí)行數(shù)據(jù)交換任務(wù)。在數(shù)據(jù)交換平臺(tái)建立及運(yùn)行中，可使不同系統(tǒng)更順暢地對(duì)接，以實(shí)時(shí)、高效地共享信息，切實(shí)提升財(cái)務(wù)工作效率及質(zhì)量。

五、結(jié)語(yǔ)

行政事業(yè)單位建設(shè)財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)，可促進(jìn)財(cái)務(wù)工作效率與質(zhì)量提升，并能集中管理財(cái)務(wù)信息，使財(cái)務(wù)管理工作更有力地服務(wù)于決策制定。因此，相關(guān)單位要基于實(shí)際需求，深入分析信息化建設(shè)期間存在的不足與問題，積極探索優(yōu)化措施，改進(jìn)管理模式，逐步提升財(cái)務(wù)管理的數(shù)字化以及智能化水平。