檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施

任小雪 山西省呂梁市汾陽市農(nóng)業(yè)農(nóng)村局

隨著我國科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，當(dāng)前我國檔案管理工作發(fā)生了很大的變化，特別是檔案數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出海量增加的趨勢，檔案信息的類型也越發(fā)多樣性，使得檔案管理的難度也隨之增加。而計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，也為檔案管理模式的創(chuàng)新提供了重要的技術(shù)支持，不僅可以提升檔案管理效率，還能更好地發(fā)揮出檔案資源的價(jià)值。因此，新時(shí)代發(fā)展背景下，檔案管理部門要結(jié)合時(shí)代發(fā)展的變化和要求來做好檔案信息化建設(shè)，運(yùn)用信息技術(shù)來開展更加高效的管理工作，也進(jìn)一步提升檔案信息的服務(wù)能力。但是在檔案管理信息化建設(shè)工作中，由于缺乏良好的信息化建設(shè)理念和服務(wù)理念，導(dǎo)致信息化建設(shè)還處于較低的水平，未能有效地發(fā)揮出檔案信息的社會(huì)服務(wù)作用。因此，作為檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)樹立良好的信息化意識，加強(qiáng)信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，用完善的知識體系來做好檔案管理的信息化建設(shè)工作。

一、檔案管理信息化建設(shè)的具體內(nèi)容

(一)硬件設(shè)施建設(shè)

檔案管理信息化建設(shè)，主要是借助信息技術(shù)來開展檔案建設(shè)工作，能夠結(jié)合多個(gè)領(lǐng)域的內(nèi)容來開展檔案分析管理工作，進(jìn)一步提高檔案管理的效果。在開展檔案管理信息化建設(shè)過程中，需要做好硬件設(shè)施的建設(shè)工作，因?yàn)樵陂_展信息化建設(shè)時(shí)，需要完善的硬件設(shè)施作為基礎(chǔ)支持，常見的硬件設(shè)施主要包含有計(jì)算機(jī)設(shè)備、信息儲(chǔ)存空間、數(shù)據(jù)庫等，這些硬件設(shè)備都是檔案管理信息化建設(shè)的重要構(gòu)成。

(二)服務(wù)意識建設(shè)

要做好檔案管理的信息化建設(shè)工作，需要做好服務(wù)意識的建設(shè)，只有提升工作人員的服務(wù)意識，才能更好地推動(dòng)檔案管理信息化的建設(shè)。當(dāng)前檔案資源在我國社會(huì)發(fā)展中起著重要的作用，能夠?yàn)閺V大社會(huì)人群提供重要的檔案資源，因此，作為檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)樹立正確的服務(wù)意識，注重提升自身的信息化素養(yǎng)，進(jìn)而更好地促進(jìn)信息化建設(shè)工作的開展。

(三)管理水平發(fā)展

在開展檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，需要做好管理水平的發(fā)展工作，能夠借助各項(xiàng)先進(jìn)的技術(shù)來開展建設(shè)工作。例如，工作人員要加強(qiáng)檔案的電子化建設(shè)，要熟練運(yùn)用各項(xiàng)信息技術(shù)開展檔案信息的收集、儲(chǔ)存和搜索工作等。

二、做好檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

(一)提升檔案管理效率

加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，對于提升檔案管理的效率起著重要的促進(jìn)作用。在傳統(tǒng)的管理方式中，工作人員采用手工的方式開展工作，工作量十分龐大，需要投入大量的時(shí)間和人力，而且也難以保證檔案信息的全面性和真實(shí)性。而加強(qiáng)信息化建設(shè)，借助信息化技術(shù)的幫助，可以有效地減少管理人員的工作量，也能夠提升工作的準(zhǔn)確性，減少工作失誤的發(fā)生，更加有效地保證檔案信息的真實(shí)性，進(jìn)而更好地提升檔案管理的效率[1]。例如，工作人員可以借助數(shù)字化技術(shù)來將原有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成為電子檔案，并借助計(jì)算機(jī)技術(shù)來進(jìn)行檔案處理工作，使得整體的工作效率得到極大的提升。

(二)滿足社會(huì)發(fā)展需求

加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，能夠更好地滿足社會(huì)發(fā)展的需求。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在我國的快速發(fā)展，當(dāng)前社會(huì)信息數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出爆炸式的增長，使得檔案信息數(shù)據(jù)也隨之增加，進(jìn)而增加了檔案管理的工作量和難度。人們在生活和工作中，對于檔案資源的需求較多，因此檔案資源的重要性也越發(fā)明顯，當(dāng)前社會(huì)發(fā)展對于檔案資源的需求不斷增多，如果依然使用傳統(tǒng)的管理方式，難以實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，進(jìn)而影響了檔案資源價(jià)值的發(fā)揮。而加強(qiáng)信息化建設(shè)，通過構(gòu)建信息化平臺(tái)，可以讓廣大需求者通過信息化平臺(tái)來隨時(shí)搜索和查詢所需的檔案信息，進(jìn)而更加充分地發(fā)揮出了檔案資源的社會(huì)服務(wù)作用。

三、檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

(一)信息化建設(shè)意識淡薄

信息技術(shù)時(shí)代背景下，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成為了必然的發(fā)展趨勢，檔案管理部門必須要及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)來開展工作。然而實(shí)際上，許多管理人員都缺乏強(qiáng)烈的信息化建設(shè)意識，未能認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性和急迫性，甚至許多管理人員都缺乏良好的信息化管理能力，未能熟練運(yùn)用各項(xiàng)大數(shù)據(jù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)來開展檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理的信息化水平并不高。

(二)缺乏良好的檔案信息服務(wù)能力

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展以及廣泛應(yīng)用，能夠進(jìn)一步提升檔案管理的效率和質(zhì)量。但是由于許多工作人員對于檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識不夠全面和正確，未能全面地發(fā)揮出信息化技術(shù)的作用，導(dǎo)致檔案信息服務(wù)能力得不到有效的提升。雖然當(dāng)前檔案管理人員采用了信息化技術(shù)開展檔案的電子化處理，但是傳統(tǒng)的管理理念依然難以改變，依然是注重對檔案資源的保存，未能樹立良好的檔案信息使用管理，未能為廣大社會(huì)群體提供檔案服務(wù)工作。例如，在開展檔案管理信息化建設(shè)中，所采取的服務(wù)方式比較粗放，檔案的搜索缺乏精準(zhǔn)性，難以為需求者提供精準(zhǔn)的檔案信息，未能切實(shí)發(fā)揮出檔案的信息服務(wù)作用。

(三)缺乏良好的檔案資源優(yōu)化能力

在開展檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，檔案部門缺乏良好的檔案資源優(yōu)化能力。做好檔案管理信息化建設(shè)工作，主要是更加全面地發(fā)揮出檔案資源的價(jià)值，提高檔案信息的共享水平，因此，工作人員需要采取數(shù)據(jù)技術(shù)來做好檔案信息數(shù)據(jù)的挖掘和收集，進(jìn)而保證檔案資源的全面性和真實(shí)性。隨著挖掘收集數(shù)據(jù)的增多，對于檔案的儲(chǔ)存要求也越來越高，當(dāng)前檔案管理部門是采用集中儲(chǔ)存的方式，但是需要付出較高的建設(shè)和維護(hù)成本，而且檔案信息的共享水平也得不到有效的提升，未能切實(shí)做好檔案資源的優(yōu)化工作，難以發(fā)揮出檔案管理的社會(huì)服務(wù)職能。

(四)信息化建設(shè)投入不足

要做好檔案管理信息化建設(shè)工作，必須要做好硬件設(shè)施建設(shè)，但是檔案管理部門在信息化建設(shè)時(shí)未能投入足夠的人力和物力，導(dǎo)致信息化硬件和軟件設(shè)施不足，難以保證信息化建設(shè)的效果[2]。例如，許多檔案管理部門會(huì)注重硬件設(shè)施的建設(shè)，會(huì)投入大量的資金來建設(shè)計(jì)算機(jī)設(shè)施、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，但是對于軟件設(shè)施的投入并不多，未能構(gòu)建先進(jìn)的軟件，也缺乏足夠的資金和人力來做好軟件的開發(fā)工作，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)的先進(jìn)性不高，影響了信息化建設(shè)的效果。

(五)檔案人員素質(zhì)有待提升

檔案人員的綜合素質(zhì)直接影響著檔案管理的信息化建設(shè)質(zhì)量，然而目前許多檔案人員的綜合素質(zhì)水平都有待提升，缺乏了完善的知識結(jié)構(gòu)，信息技術(shù)水平不高，未能開展專業(yè)的信息化建設(shè)[3]。例如，許多檔案管理人員的年齡較大，雖然具備豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，但是對于信息技術(shù)的掌握水平并不高，未能熟練地運(yùn)用各項(xiàng)技術(shù)來開展檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理效率得不到有效的提升，也未能更好地發(fā)揮出檔案的服務(wù)作用。

四、檔案管理信息化建設(shè)問題的解決措施

(一)提高對檔案信息化建設(shè)的重視程度

檔案管理部門要進(jìn)一步提升對于檔案信息化建設(shè)的重視程度，提高檔案資源的共享水平。作為檔案管理人員，必須要正確認(rèn)識到信息化建設(shè)的重要性，要結(jié)合信息化建設(shè)的要求和內(nèi)容來制定完善的建設(shè)計(jì)劃，保證信息化建設(shè)工作的有序開展。此外，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員也要重視檔案管理信息化建設(shè)工作，應(yīng)當(dāng)做好信息化管理制度的制定和優(yōu)化，借助制度來推動(dòng)工作人員積極地參與到信息化建設(shè)當(dāng)中。為了保證信息化建設(shè)的質(zhì)量，相關(guān)人員也要做好建設(shè)工作的監(jiān)督和管理，工作人員要嚴(yán)格按照相關(guān)的制度要求來做好工作，能夠結(jié)合服務(wù)群體的需求來制定更具針對性的建設(shè)計(jì)劃。

(二)加強(qiáng)對高新技術(shù)的引進(jìn)

為了更好地發(fā)揮出檔案資源的服務(wù)作用，在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)過程中，要加強(qiáng)對高新技術(shù)的引進(jìn)。在開展信息化建設(shè)時(shí)，并非只是簡單地將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案，更是要借助信息化技術(shù)來做好檔案管理流程的優(yōu)化，提高整體的管理效率，因此管理人員要學(xué)會(huì)引進(jìn)各項(xiàng)先進(jìn)的高新技術(shù)，更好地提升檔案管理的信息化水平[4]。例如，管理人員可以加強(qiáng)對RFID 技術(shù)的引進(jìn)，該技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)對紙質(zhì)檔案的快速采集，也可以實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)的檔案信息搜索。此外，在運(yùn)用該技術(shù)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，還能保證檔案信息的安全，通過設(shè)置身份驗(yàn)證、設(shè)置用戶訪問權(quán)限等來保證檔案信息的安全性。在選擇高新技術(shù)時(shí)，管理人員要遵循經(jīng)濟(jì)性原則，盡量選擇技術(shù)水平較高但是成本較低的高新技術(shù)，提升檔案管理效率的同時(shí)，又可以控制信息化建設(shè)的成本。

(三)完善信息化管理機(jī)制

為了更好地發(fā)揮出檔案管理信息化建設(shè)的作用，在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，要做好管理機(jī)制的制定和優(yōu)化，切實(shí)提升檔案信息的價(jià)值。隨著檔案工作的發(fā)展，原有的管理機(jī)制內(nèi)容可能已經(jīng)不再適用，管理人員要做好管理機(jī)制的更新工作，切實(shí)做好檔案信息的優(yōu)化工作。第一，檔案管理人員要做好電子工具和渠道的控制。在信息化建設(shè)中，需要進(jìn)行電子檔案的轉(zhuǎn)化和保管，從中需要使用網(wǎng)盤、光盤等電子工具來進(jìn)行檔案信息的保存，為了保證檔案信息的安全性，必須要嚴(yán)格按照制度的要求來選擇合法的電子工具。第二，為了保證檔案管理的質(zhì)量，管理人員應(yīng)當(dāng)采用統(tǒng)一的方式開展檔案管理工作，按照統(tǒng)一的要求做好檔案的驗(yàn)收工作、保存工作等。第三，檔案管理部門在保存電子檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)支持多種不同形式的格式，例如txt 格式、bmp 格式等。最后，檔案管理部門要制定嚴(yán)謹(jǐn)全面的安全管理制度，要求工作人員必須嚴(yán)格按照相關(guān)的職責(zé)分配開展工作，樹立良好的安全意識，避免出現(xiàn)檔案信息泄露的現(xiàn)象。

(四)加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施投入

要保證檔案管理信息化建設(shè)工作的有序開展，必須要做好基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作，加強(qiáng)硬件設(shè)備和軟件設(shè)備的投入和建設(shè)。第一，檔案管理部門要嚴(yán)格按照信息化建設(shè)的要求來做好硬件設(shè)備的建設(shè)工作，按照要求做好計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的購買[5]。在構(gòu)建軟件設(shè)備時(shí)，需要結(jié)合當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際需求來選擇合適的軟件，選擇質(zhì)量較好價(jià)格便宜的軟件開發(fā)商進(jìn)行合作，并且簽訂長期合作協(xié)議，保證軟件設(shè)施的長時(shí)間使用。第二，在開展基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)過程中，檔案管理人員要做好設(shè)施的檢查和維護(hù)工作，成立專門的檢查維修隊(duì)伍，及時(shí)檢查硬件設(shè)備以及軟件在運(yùn)行中存在的問題，保證檔案信息化系統(tǒng)的正常使用。在進(jìn)行軟件設(shè)備檢查維修時(shí)，要做好信息儲(chǔ)存空間問題的分析，及時(shí)解決儲(chǔ)存空間不足的問題，避免由于儲(chǔ)存空間不足而造成檔案信息丟失的現(xiàn)象。第三，工作人員要切實(shí)控制好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的費(fèi)用。例如，在購買硬件設(shè)備時(shí)，應(yīng)當(dāng)購買具有保修期的設(shè)備，減少檢修費(fèi)用的產(chǎn)生。而在選擇軟件設(shè)備時(shí)，應(yīng)當(dāng)選擇兼容性強(qiáng)的軟件，減少軟件的更新升級費(fèi)用。

(五)構(gòu)建高素質(zhì)的信息化管理隊(duì)伍

構(gòu)建高素質(zhì)的信息化管理隊(duì)伍，是保證檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量的重要內(nèi)容，因此，檔案管理部門要注重對管理人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，引導(dǎo)管理人員樹立信息化管理的理念，掌握先進(jìn)的信息化技術(shù)，切實(shí)做好信息化建設(shè)工作。第一，檔案管理部門要加強(qiáng)對現(xiàn)有管理人員的培訓(xùn)，加強(qiáng)理論知識學(xué)習(xí)，加強(qiáng)專業(yè)技能鍛煉等，切實(shí)提升管理人員的信息化素養(yǎng)。例如，檔案管理部門要積極組織研修班教學(xué)活動(dòng)的開展，組織檔案管理人員定期參加培訓(xùn)，學(xué)習(xí)最新的系統(tǒng)操作技巧，減少操作失誤現(xiàn)象的發(fā)生，保證檔案管理的質(zhì)量。第二，檔案管理部門要加強(qiáng)對引進(jìn)人員的考核。結(jié)合檔案管理信息化建設(shè)的要求，管理部門要制定針對性的考核要求，不僅要考核應(yīng)聘人員的技術(shù)水平，還要加強(qiáng)對應(yīng)聘人員的責(zé)任心考核，加強(qiáng)信息技術(shù)考核等，從而引進(jìn)更多高素質(zhì)的信息化人才，更好地推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)工作的高質(zhì)量開展。

總而言之，加強(qiáng)檔案管理和信息化技術(shù)之間的結(jié)合，能夠更好地發(fā)揮出信息技術(shù)的作用來提升檔案管理的效率，能夠更好地體現(xiàn)出檔案信息的價(jià)值。因此，檔案管理部門要重視信息化建設(shè)工作的開展，注重信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，注重引進(jìn)高新技術(shù)，重視信息化管理機(jī)制的創(chuàng)新，做好信息化人才的引進(jìn)和培養(yǎng)等，從而更好地提升檔案管理的信息化水平。