建筑企業(yè)物資采購現狀及優(yōu)化建議

邢 俠 安徽水利開發(fā)有限公司

引言

進入新世紀以來，互聯網技術的高速發(fā)展和普遍應用使得市場信息更加透明和對稱，使得供需雙方的交易流程得到精簡，幫助企業(yè)實現了物資采購時間的縮短和成本投入的節(jié)約，但也使得企業(yè)面臨的市場競爭壓力不斷增加，利潤空間被大幅壓縮，要求企業(yè)積極推動管理模式向著科學化和精細化轉變，而物資采購就是其中最為重要的環(huán)節(jié)，是企業(yè)控制經營成本的關鍵內容，其管理質量與企業(yè)的盈利能力具有直接的關聯?；诖?，針對建筑企業(yè)物資采購管理中存在的問題和優(yōu)化建議進行研究，具有積極的現實意義。

一、建筑企業(yè)物資采購現狀

(一)物資采購缺少專業(yè)團隊

首先，建筑企業(yè)物資管理部門的人員編制較少，與實際工作量的需求之間存在不匹配問題，無法滿足采購工作的要求，使得采購人員的工作量巨大。其次，企業(yè)物資采購人員未能接受專業(yè)的培訓，崗位技能掌握較差，綜合能力不強，使得物資管理人員的數量和水平與項目規(guī)模需求存在較大差距，在進行物資人員的調配和項目主管的選拔時無人可用[1]。最后，建筑企業(yè)將工作重心放在項目建設上，對于物資管理工作缺乏重視，未能建立規(guī)范化的激勵機制，加上管理平臺的應用對員工素質提出了更高的要求，使得企業(yè)物資管理團隊經常出現人員流失問題。

(二)供應商管理不到位

一方面，企業(yè)選擇供應商時，沒有建立科學規(guī)范的指標體系，使得評審工作缺乏針對性，影響了合格供應商名錄作用的發(fā)揮，增加了采購工作的難度。另一方面，企業(yè)過分強調成本，使得優(yōu)質供應商會因為價格不占優(yōu)勢而放棄投標，影響了充分優(yōu)勢的形成，使得低價中標的供應企業(yè)在履行合同時出現問題，提高了企業(yè)采購風險出現的概率。

(三)采購監(jiān)管不全面

建筑企業(yè)在進行項目建設時，需要從不同的渠道進行物資的采購，但是由于采購人員單獨負責具體執(zhí)行，企業(yè)也沒有建立規(guī)范的監(jiān)管制度，使得一些人員利用職務之便未能對產品質量和價格進行分析就選擇與關系較好的供應商建立合作關系，不但增加了企業(yè)的采購成本，也提高了質量安全隱患問題出現的概率。

(四)部門溝通效率較低

盡管采購部門具有一定的獨立性，但是物資采購是一個系統(tǒng)化的項目，需要采購人員與技術、財務、審計等部門的員工進行溝通和配合，其中，技術部門負責對項目需要的物資進行計劃編制和申報；采購部門負責對申報的物資進行采購；財務部門負責對采購過程中形成的賬目進行核算；審計部門負責對過程進行監(jiān)督。但是在具體執(zhí)行中，各個部門未能建立順暢的信息溝通渠道，無法實現數據信息的分享和調用，容易出現重復購置和資金積壓等問題。

二、建筑企業(yè)物資采購優(yōu)化建議

(一)培養(yǎng)優(yōu)質采購人員，組建專業(yè)采購團隊

首先，物資采購水平的提升是建筑企業(yè)面對激烈市場競爭環(huán)境保持穩(wěn)定利潤的有效手段。企業(yè)要認識到物資采購工作在企業(yè)發(fā)展中的積極作用，建立一支高水平的人才隊伍，為各項工作的順利進行奠定基礎。企業(yè)要在內部建立良性健康的學習環(huán)境，定期組織物資采購人員進行企業(yè)管理文件和專業(yè)理論知識的學習，通過請進來和走出去結合的方式，使采購人員通過工作實踐熟練掌握物資采購的先進手段和成熟理念，從而打造一支恪盡職守、精通業(yè)務的專家團隊[2]。其次，企業(yè)不但要在內部進行人才的培養(yǎng)，還要積極進行人才的引入，選擇具有較強業(yè)務水平和較高思想覺悟的物資管理人員加入企業(yè)，通過培訓和鍛煉為物資采購隊伍注入新鮮血液。再次，企業(yè)要通過物資管理交底、以查代培養(yǎng)、師傅帶徒、現場督導等不同的方式，有效提高企業(yè)的物資管理水平。最后，企業(yè)要為基層物資管理人員提供匹配的待遇，建立順暢的崗位晉升渠道，為表現優(yōu)異的員工提供發(fā)展空間，從而解決人員流失問題。

(二)加強供應商管理，提高物資采購質效

首先，建筑企業(yè)要加強對供應商管理工作的重視，積極拓展供應商資源，與優(yōu)質的供應商建立長期穩(wěn)定的合作關系，將其作為企業(yè)發(fā)展的重要資源。其次，企業(yè)要積極提高供應商資源整合的能力，改變各個項目部門各自為戰(zhàn)的局面，實現內部資源的共享，從而解決企業(yè)供應商管理混亂的問題。再次，企業(yè)要對供應企業(yè)的實際情況進行全面審查，包括產品質量、業(yè)績評價、資格審查等，在進行引入和初步評價時對有關許可證明和財務狀況進行分析，提高企業(yè)的供應商識別能力。在進行重要物資采購時，企業(yè)要建立規(guī)范的資格準入機制，指導項目部門在優(yōu)質供應商名錄中選擇與自身需求相匹配的供應企業(yè)。在采購與工程項目質量和安全具有重要影響的物資時，要提高供應商的準入門檻，嚴格防范采購風險問題。企業(yè)要加強對信息化平臺的應用，利用線上平臺進行供應商的引入和評價，從而實現資源的拓展，提高采購工作的競爭性[3]。最后，企業(yè)要利用信息化平臺對供應商的信用資質進行評價，對行為不規(guī)范的供應企業(yè)進行交易活動的限制，從而實現采購渠道的優(yōu)化。企業(yè)要根據采購物資的額度對供應商進行類別劃分，對需求量較高、采購金額較大的供應商進行重點管理，從而為物資采購成本的控制奠定基礎。

(三)靈活選擇物資采購模式，提高物資采購水平

建筑企業(yè)應采取集中采購為主、分散采購為輔的采購模式，對內部制度進行優(yōu)化，從而對有關人員的采購行為進行約束和規(guī)范。管理人員要結合審計監(jiān)督和巡查考察等活動中發(fā)現的問題制定出針對性的整改措施，并結合內外部環(huán)境的變化對采購管理制度和內容進行調整，從采購方案的制定入手，對各個環(huán)節(jié)的行為進行規(guī)范，提高采購計劃制定和文件編制的有效性，做到采購前設置限價、采購后比較數據，從而保證采購目標的完成，避免出現違規(guī)采購行為[4]。在采購市場價格相對透明的通用物資時，企業(yè)要在主要城市和區(qū)域利用談判和招標的方式確定多個優(yōu)質的供應企業(yè)進行框架協(xié)議模式的簽訂，有效對采購流程進行精簡，實現采購效率的提升，逐步建立與企業(yè)實際情況相匹配的采購模式，使集中采購的優(yōu)勢得到充分發(fā)揮，從而減輕采購人員的工作量，形成專家團隊和大物資采購的良好局面。

(四)加強對物資采購活動的監(jiān)管，規(guī)避采購風險

建筑企業(yè)要建立科學規(guī)范的物資采購管理監(jiān)督機制，對采購環(huán)節(jié)中有關人員的行為進行約束，避免出現違規(guī)問題。首先，企業(yè)要對采購人員進行有關政策方針和規(guī)章制度的宣傳和教育，使他們樹立正確的采購觀念，從而在執(zhí)行采購方案時嚴格按照國家的法律法規(guī)和企業(yè)的規(guī)章制度進行，消除謀求個人利益的企圖心，自覺抵制違規(guī)行為。其次，企業(yè)不但要依靠采購人員的自覺性對采購活動進行規(guī)范，還要通過外部監(jiān)督管理措施保證采購流程的合規(guī)性，所以建筑企業(yè)監(jiān)督檢查部門和紀律檢查部門要積極參與到采購招標工作當中，并組織技術部門對招標內容進行全面的檢查，保證企業(yè)購置的物資都與項目施工的實際需求相匹配，確定其符合有關的物資標準。最后，在監(jiān)督檢查過程中，如果發(fā)現有關人員存在違規(guī)違法問題，要及時采取措施進行制止，對于已經出現的錯誤采購問題要聯系有關單位進行協(xié)商處理，并對有關人員的責任進行追究，從而保證采購活動的規(guī)范性，規(guī)避和防范各種風險問題。

(五)提供部門溝通渠道，加快信息傳遞和共享速度

建筑企業(yè)在建立科學規(guī)范的采購制度以后，物資采購活動要按照規(guī)范化的流程進行落實，各個部門要高效配合和緊密合作，從而降低采購活動中出現實物問題的概率，防范和規(guī)避各種風險問題，共同為采購活動的順利進行提供助力。技術部門在進行采購清單的編制以前要對需要采購的物資信息進行全面核對，避免出現遺漏或者重復問題，假如發(fā)現物資信息數據出現錯誤或者不足，要及時與采購部門進行溝通和說明。采購部門在進行采購活動時如果發(fā)現無法確定的物資數據，要及時與技術部門進行溝通和交流，從而保證采購物資的準確性。在完成物資采購以后，財務部門要積極與采購部門合作，共同對物資和賬面的一致性進行核對，對發(fā)票和單據的真實性進行確認。審計部門要對物資采購過程進行全程監(jiān)督和綜合審計，保證有關人員行為的規(guī)范性和采購流程的標準性。同時，建筑企業(yè)要在各個部門之間建立順暢的信息溝通渠道，利用網絡平臺加強不同部門員工之間的交流，通過信息化系統(tǒng)對采購活動各個階段的實際情況進行實時顯示，從而使有關人員動態(tài)了解有關的數據信息，打破部門之間的信息溝通壁壘，提高物資采購的效率和質量。

(六)持續(xù)細化物資采購管理辦法，降低物資采購成本

1.針對物資采購層級實行分類管理

建筑企業(yè)在進行物資采購時，要積極利用集中采購、網絡采購、戰(zhàn)略供應商框架協(xié)議采購等方式，通過制度的建設對采購分類進行嚴格的約束，避免出現越權行為。其中，框架協(xié)議主要是由企業(yè)總部結合不同的區(qū)域和年度進行優(yōu)質供應商的選擇，通過合作協(xié)議的簽訂為項目部門進行下單、驗收、結算、付款等工作提供依據，從而實現流程的精簡。在采用招標采購方式時，企業(yè)要結合物資的額度和性質確定招標工作的負責層級，如果物資額度較大或者較為重要，要由總部采購中心結合戰(zhàn)略規(guī)劃和供應商名錄進行集中招標，重要性一般或者額度較大的物資可以由分子公司的采購部門負責，其他物資的采購由項目部門自行負責。同時，企業(yè)要制定規(guī)范化的考核和激勵機制，并將采購流程與PMS 系統(tǒng)進行有效對接，從而提高采購流程的透明性和有效性，避免可能出現的違規(guī)問題。

2.實施物資采購過程成本控制

首先，企業(yè)要保證工程進入現場以后圖紙預算的可行性和準確性。在建筑企業(yè)下發(fā)經濟考核指標以前，要結合工期進度、項目材料量、圖紙工程量等信息，對物資使用的整體計劃進行細化分解，上報給采購中心審核以后，輸入到PMS 采購平臺當中，在開展采購工作時，要對預算執(zhí)行情況進行比較和監(jiān)控，對于未能完成的項目，要嚴控采購行為的開展。其次，要設置科學合理的項目采購成本指標。企業(yè)在下發(fā)經濟考核指標以后，項目部門要結合有關規(guī)定對采購成本按照年度和月度計劃進行細化，在特定時間內完成采購平臺內的數據輸入工作。最后，要加強對成本預算管理工作的重視。建筑企業(yè)許多項目采用的都是EPC 模式，需要負責項目審計、物資采購、建筑施工等工作，因為企業(yè)會一邊施工一邊設計，使得企業(yè)的項目成本預算無法有效落實，所以在項目施工過程中要不斷進行調整和糾正，特別是在計量過程中會因為圖紙的變更造成成本預算出現嚴重偏差，企業(yè)要對這種項目進行預算的糾偏工作，通過季度經濟活動的全面分析，及時將偏差形成的原因上報給業(yè)主和監(jiān)理單位。

3.規(guī)范物資招標采購流程

首先，建筑企業(yè)項目部門要結合工程建設的實際情況進行需求計劃單的編制，包括物資名稱、規(guī)格、數量、要求、時間等，采購部門要結合物資采購類別的劃分對目錄進行細化分解，然后將招標申請上報給有關部門。如果材料需要項目部門自行采購，要組織有關人員對市場情況進行調查，從而為后續(xù)招標和比價工作奠定基礎。其次，企業(yè)要對物資采購的審批流程進行簡化，通過PMS 系統(tǒng)、電子審批系統(tǒng)等的應用，對申請單填報、供應商推薦、合同簽訂、供應商評價等工作進行規(guī)范，提高采購活動的效率。最后，企業(yè)要積極應用戰(zhàn)略供應商供貨模式。戰(zhàn)略供應商的形成是企業(yè)在合作過程中通過審核引入到供方名錄當中，其具有較強的商業(yè)信譽和品牌口碑，企業(yè)要指導基層單位與戰(zhàn)略供應商進行框架協(xié)議的簽訂，有效精簡招標流程，達成合作意向，不但可以節(jié)約招標時間，而且可以保證采購產品的質量。

4.重視合同和支付管理

一方面，企業(yè)要對合同簽訂的相對方進行明確，使其與采購層級的劃分相匹配。由企業(yè)總部進行集中招標時，要將有關材料的電子版?zhèn)鬟f給使用單位；由總部授權項目部門落實采購工作，則由執(zhí)行主體與供應企業(yè)簽訂合同，但是要將電子版合同傳遞給總部進行保存。同時，為了提高管理工作的效率，企業(yè)要對采購合同的樣板進行統(tǒng)一，按照物資編碼的類別劃分確定采購的樣板，不但可以節(jié)約合同起草的時間，而且能夠對采購流程進行規(guī)范，為后期評審提供便利。另一方面，企業(yè)要對款項支付環(huán)節(jié)進行規(guī)范，由技術部門將財務管理系統(tǒng)與物資采購系統(tǒng)進行有效對接，使項目部門按照供應商進行債務的生成，在系統(tǒng)中發(fā)起資金支付申請，由項目經理和財務部門負責審批，財務部門負責款項支付，從而有效節(jié)約線下審批的時間，提高單據審批和賬目記錄的效率。

三、結語

物資采購是建筑企業(yè)成本控制的關鍵環(huán)節(jié)，也是工程項目質量安全的基礎保障。面對激烈的市場競爭環(huán)境，建筑企業(yè)要加強對物資采購管理工作的重視，通過專業(yè)人才的培養(yǎng)、部門溝通的加強、采購過程的監(jiān)管、供應企業(yè)的選擇、采購模式的優(yōu)化等措施，建立起科學規(guī)范的采購流程和管理模式，從而在保證物資質量的基礎上有效控制物資采購成本，幫助企業(yè)贏得更多的經濟效益。