農業(yè)科研單位財務審批系統(tǒng)的建立與應用

吳 昊 陳 婭 劉媛媛 王 露

（作者單位：江蘇徐淮地區(qū)淮陰農業(yè)科學研究所）

黨的十八大以來，黨中央、國務院先后出臺一系列優(yōu)化科研經(jīng)費管理的舉措，著力為科研人員簡除煩苛、松綁減負，讓科研經(jīng)費為人的創(chuàng)造性活動服務，充分激發(fā)科研人員創(chuàng)新活力。但傳統(tǒng)的財務審批模式因審批效率低、內控效果較差、審批風險點大等局限，已成為影響農業(yè)科研單位辦公效率的重要制約因素。在深化“放管服”改革背景下，農業(yè)科研單位建立與應用財務審批系統(tǒng)，能有效提高單位財務管理水平，切實加強服務科研的能力，把科研人員從繁瑣的簽字審批中解放出來，切實提高科研人員的工作積極性，提高經(jīng)費使用效率，真正將“放管服”落到實處，為打通服務科研的“最后一公里”提供重要保障。

一、傳統(tǒng)財務審批的局限性

（一）報銷時間跨度長，財務審批效率低

由于大多數(shù)農業(yè)科研單位人員有限，無法實現(xiàn)每個課題組或部門均配置專門的財務助理，財務報銷事項都需要科研人員承擔，同時科研人員還需要花大量的時間來熟悉各項財務規(guī)章制度、審批權限及流程，無法集中精力專注于科研工作。傳統(tǒng)財務審批需要科研人員填寫好單據(jù)后逐級找相關部門、領導當面簽批，多數(shù)農業(yè)科研單位的聚合度較低。從空間上來說，職工零散分布在辦公區(qū)、試驗基地、示范推廣基地等多個地域；從時間上看，農業(yè)科研的特點導致多數(shù)科研人員工作時間視農作物生長而定，經(jīng)常需要早出晚歸，而單位職能部門通常是朝九晚五的工作節(jié)奏，二者工作時間重合度相差較大，地域和時間上的差異導致科研人員需要擠出專門的時間“找人”簽字，尤其對于一些大額支出、政府采購等特殊事項，一張報銷單還需要找多個部門的領導審批，有時因審批人外出開會、出差等情況，經(jīng)常出現(xiàn)“跑空趟”的現(xiàn)象，占用了科研人員寶貴的工作時間，報銷時間跨度也長，出現(xiàn)科研人員“報賬難”“用錢難”的現(xiàn)象。

（二）制度執(zhí)行剛性不足，內控效果較差

單位制度對財務審批的權限、程序有明確的規(guī)定，目的是加強內部控制效果，防范風險?？蒲腥藛T主要精力在科學研究上，往往對各類制度掌握不熟悉，傳統(tǒng)手工簽批時，前置審批或報賬附件常有缺失，有時為了節(jié)約科研人員報賬時間，盡量少跑腿，各級審批人會同意先簽后補，科研人員找到哪一級就由哪一級先批，但制度執(zhí)行的剛性就受到了干擾。有時低層級的審批人員發(fā)現(xiàn)問題，看到后面高層級審判人員已審批后，礙于情面也會當“老好人”，一簽了事，存在審批權限不清晰、越級審批的內控風險點，導致財務審批的風險控制功能被削弱。除此之外，當科研人員完成審批流程，將報銷單交到財務部門時，最終由財務人員對審批簽字進行審核，判斷是否符合財務規(guī)定，存在較大的人為干擾因素，可能會出現(xiàn)內控制度流于形式的現(xiàn)象，缺少強制性的約束和規(guī)范，無法起到監(jiān)管作用，使財務報銷線下審批內控效果較差。

（三）時間碎片化，審批崗位風險大

因時間及地域限制，為節(jié)約報賬時間，科研人員會將較長一段時間的票據(jù)積攢后集中報賬，一方面，造成集中審批時間長，審核壓力大，另一方面，后期發(fā)現(xiàn)附件缺失時，會因時間太久而無法彌補。手工簽批時，財務及各級審批領導的門口常會排起長隊等著簽字報銷，導致審核人員來不及仔細審核，短時間內簽批大量票據(jù)，無形增加了審批崗位的責任風險。審批事項較少時，斷斷續(xù)續(xù)的財務審批事項，又將各級審核人員的工作時間切成一段段的碎片化時間，對日常工作的開展造成了干擾。

（四）信息溝通不暢，增加重復工作

傳統(tǒng)財務審批工作完成后，相關單據(jù)交由財務部門入賬，科研人員無法掌握自己已辦理完結的報銷工作進度，一段時間后也會淡忘相關報銷事項，無法查看自己的報銷記錄，也可能會導致重復報賬現(xiàn)象的出現(xiàn)。而科研人員如果需要查詢相關報銷事項時，只能請財務部門協(xié)助，財務人員需要翻閱以往憑證調取票據(jù)信息。財務信息無法在財務與科研人員之間有效交互，財務信息的利用效率較低且大幅增加了財務工作量，重復且無價值的勞動對人力資源是一種浪費。

二、財務審批系統(tǒng)的建設

為著力解決服務科研“最后一公里”問題，落實中央推進科研管理“放管服”的政策，針對傳統(tǒng)財務審批的痛點、堵點，基于實用、規(guī)范、安全可靠原則，H 所建立了財務審批系統(tǒng)，嘗試解決傳統(tǒng)財務審批問題。

（一）實用性方面

財務審批系統(tǒng)的建立是為了解決日常工作痛點，因此首先考慮的是系統(tǒng)設計的實用性。H 所不直接購買網(wǎng)上大公司開發(fā)的成品軟件，而是緊密圍繞農業(yè)科研單位實際情況，由工作人員與軟件公司共同開發(fā)，確保審批系統(tǒng)實用、簡便、直觀，做到無需培訓、上手即可直接操作，減少由手工簽批到網(wǎng)絡審批過渡的不適應，達到方便單位各類人員熟練掌握使用的效果。為增加審批系統(tǒng)的實用性，還開發(fā)了網(wǎng)頁版與手機版，便于職工通過不同終端辦理報銷、審批。軟件還賦予不同層級人員不同的查詢、數(shù)據(jù)匯總分析功能，增加系統(tǒng)實用性。

（二）規(guī)范性方面

財務審批系統(tǒng)的設計嚴格在各類法規(guī)、制度框架內開展，確保審批內容、審批程序、審批權限等與單位內控制度一致，費用標準控制符合差旅費、公務接待等管理辦法的要求。審批流程緊密圍繞制度設計，突出財務審批的嚴肅性與規(guī)范性，牢固樹立紀律規(guī)矩意識，確保各項審批權力在審批系統(tǒng)中行得通、管得住、用得好、可持續(xù)，促進農業(yè)科研活動依法依規(guī)進行。

（三）安全可靠性方面

H 所通過強化單位管理、建立網(wǎng)上審批系統(tǒng)管理辦法、明確紙質簽名確認等措施來保證電子簽名的安全性和真實性。同時，加強使用人賬戶信息安全防護，強制要求設置高級復雜密碼，明確管理員及使用人的安全責任，建立預警提醒，及時報告非法用戶入侵和不正?，F(xiàn)象。此外，注重財務審批系統(tǒng)的安全運行，加大硬件投入，通過設立網(wǎng)絡防火墻、服務器雙硬盤備份、數(shù)據(jù)同域異地定時備份等方式，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)不因偶然事件或者惡意攻擊而被破壞、更改、丟失和泄密。H 所通過制度與硬件的雙重防護，保證其財務審批系統(tǒng)的運行安全可靠。

三、財務審批系統(tǒng)的應用與分析

通過建立與使用財務審批系統(tǒng)，H 所較好地解決了傳統(tǒng)財務審批的痛點、難點，管理服務科研的能力得到進一步提升，服務科研的效果大大改善，財務審批的效率進一步提高，財務管理水平也上了新的臺階。

（一）全部線上審批，確保“只跑一次”

H 所將單位各類財務審批事項全部轉移到線上，科研人員通過電腦、手機等終端，隨時隨地在線填寫報銷單據(jù)、上傳發(fā)票及相關附件，各類前置審批事項如公務接待、設備采購、出差等也均在網(wǎng)上填報申請，審批信息按照審批級次推送至相關審批人，流轉節(jié)點可通過短信進行信息推送，各級審批工作均由審核人在網(wǎng)上完成審核，財務審批突破了時間與地域的限制。所有審批流程結束后，科研人員只需將審批完成的單據(jù)及相關發(fā)票附件報送財務部門即可完成所有報賬程序。財務審批系統(tǒng)應用后，真正實現(xiàn)了“只跑一次”就辦理完成報銷事項，避免了“跑空趟”情況的發(fā)生，使科研人員能夠從繁瑣的財務規(guī)章制度學習和線下簽批工作中解放出來，極大地節(jié)約了報銷人、審批人的時間，增強了各部門辦公的靈活性，提升了財務管理服務效用，提高了報賬效率。

（二）流程內置軟件，強化制度約束

H 所把單位經(jīng)費按照用途劃分為公用經(jīng)費和項目經(jīng)費，財務審批系統(tǒng)以財務報銷為核心向周邊延伸，涉及預付款、出差申請、公務接待申請、資產(chǎn)購置申請、工程建設申請、資產(chǎn)處置申請等，將單位各項制度流程內化到審批系統(tǒng)中，便于對制度不太熟悉的科研人員更直觀地了解與掌握，各項補助標準的自動計算也降低報賬人自己填寫報銷單據(jù)數(shù)字計算出錯的概率。更重要的是財務審批系統(tǒng)將審批權限、分級審批等制度要求進行了剛性約束，將強制性約束和規(guī)范內嵌在審批流程中，減少了人為干擾因素的影響，將越級審批、越權審批等情況徹底杜絕，各級審核人具有“同意”“質疑（補充材料）”“退回”“拒絕”等審批權限，所有審核人的審批痕跡在系統(tǒng)中全程可視，進一步壓緊壓實審批責任，制度得到了更好地貫徹。

（三）優(yōu)化工作時間，提高審核效果

財務審批系統(tǒng)方便科研人員的同時，也有利于農業(yè)科研單位管理服務部門優(yōu)化工作時間安排，更好地為科研工作提供服務保障。各級領導、審批人可以統(tǒng)籌規(guī)劃日常工作，時間不再是碎片化的，每天可以安排固定時間心無旁騖地進行線上審批，通過系統(tǒng)中內置的留言、短信等方式，點對點地提醒報賬人更改、補充相關資料，審核質量大幅提高，顯著提高經(jīng)費使用審核效果。統(tǒng)籌謀劃節(jié)省下的時間，有利于管理人員沉下心思考工作中存在的問題，不斷改進工作方式，進一步提高服務水平。

（四）信息實現(xiàn)共享，財務數(shù)據(jù)實時查詢

財務審批系統(tǒng)將單據(jù)設置為“待核中”“待處理”“審批流程已完成”“已完成/待收票據(jù)”“已完成/票據(jù)已核”5 種狀態(tài)。報賬人、審核人及財務部門能實時查詢單據(jù)所處的審批狀態(tài)，報賬人與審核人可就單據(jù)審批狀態(tài)情況進行實時溝通提醒，拓寬了農業(yè)科研單位財務信息共享的渠道，后期各相關人員不需要通過財務部門，就可以隨時查看已報賬信息，對科研經(jīng)費使用情況進行匯總分析。項目驗收需要收集、整理、復印經(jīng)費使用憑證時也可以直接在系統(tǒng)中調用，科研管理部門、各級領導及紀檢監(jiān)察部門可根據(jù)系統(tǒng)設置的權限查詢所分管部門、分管業(yè)務的報賬信息，財務數(shù)據(jù)利用的覆蓋面進一步擴大。

四、財務審批系統(tǒng)的應用展望

因為該系統(tǒng)是為H 所量身打造的，所以系統(tǒng)在開放性方面有局限性，如無法與核算系統(tǒng)、支付系統(tǒng)等對接，同時在功能上，如預算控制、統(tǒng)計分析、事前審批等也存在缺失，并且在安全性和細節(jié)方面也需要不斷提升，這都是今后要不斷改進和完善的地方。

（一）嚴格事前審批

根據(jù)H 所財務制度要求，在開展某些業(yè)務活動時需要事前審批。比如，根據(jù)差旅費管理辦法規(guī)定，在出差前需填寫出差審批單，并經(jīng)部門負責人審批；根據(jù)公務接待管理辦法規(guī)定，在進行公務接待活動之前，需填寫公務接待申請單，并經(jīng)部門負責人審批和辦公室備案。在辦理上述相關業(yè)務財務報銷時，除上傳必要的發(fā)票等附件外，還需要引用該事項的事前審批單，但有可能會出現(xiàn)疏漏，是否符合要求還需要審批人把關。為完善財務網(wǎng)上審批，嚴格事前審批流程，還需積極溝通，持續(xù)優(yōu)化系統(tǒng)設置，由系統(tǒng)通過對比申請時間進行把關，嚴卡事前審批時間節(jié)點。

（二）增加預算控制

農業(yè)科研單位項目經(jīng)費占比較大，項目是否存在超預算支出也是需要嚴格控制的事項。在實際財務報銷業(yè)務中，科研人員在審批流程全部完成后，提交紙質單據(jù)到財務部門進行報賬時，才發(fā)現(xiàn)超項目預算而無法報銷的現(xiàn)象時有發(fā)生。因此，可以考慮前置財務報銷審核關口，對于所有提交審批的項目經(jīng)費支出單據(jù)，須先經(jīng)財務人員預審，通過后再按審批流程逐級推送給審批人，這樣可以有效解決因超項目預算支出而造成的退單現(xiàn)象，一定程度上也提高了財務報銷效率。

（三）加強技術支持

財務審批系統(tǒng)是基于H 所現(xiàn)有的財務規(guī)章制度和審批流程，量身打造的具有個性化特點的審批系統(tǒng)，但在使用過程中還存在系統(tǒng)無法批量上傳附件、圖片方向無法調整、附件順序無法調整等問題。而且在開放的網(wǎng)絡環(huán)境下，網(wǎng)上審批系統(tǒng)容易遭到攻擊，造成信息泄露。此外，網(wǎng)上審批信息不安全因素較多，也存在審批人密碼保管不善、處理不當?shù)入[患，容易造成信息泄露，給審批造成風險。為了使網(wǎng)上審批系統(tǒng)更加安全、易用，需不斷加強技術支持，積極采取應對策略，及時優(yōu)化，定期進行系統(tǒng)升級，防患于未然，確保網(wǎng)上財務審批系統(tǒng)的安全和穩(wěn)定。

雖然財務審批還存在一些缺陷和不足，但瑕不掩瑜，總體來說，H 所財務審批系統(tǒng)的建立與應用是推進科研經(jīng)費管理“放管服”的探索實踐，該系統(tǒng)緊密結合農業(yè)科研單位實際，在提高效率、規(guī)范管理等方面成效顯著，整體上得到了科研人員與管理服務人員的一致認可，為農業(yè)科研單位高質量發(fā)展提供了有力保障，相信會有越來越多農業(yè)科研單位建立與使用財務審批系統(tǒng)。