新形勢(shì)下事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理發(fā)展探究

佟 博

（作者單位：河北省煤田地質(zhì)局新能源地質(zhì)隊(duì)）

事業(yè)單位加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理，有利于促進(jìn)會(huì)計(jì)管理工作規(guī)范化，從而為單位的健康發(fā)展提供有力保障[1]。為此，事業(yè)單位必須積極探索和運(yùn)用與之相適應(yīng)的各項(xiàng)措施，以更好地進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料的綜合利用。

一、事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題

2015 年，財(cái)政部、國(guó)家檔案局修訂了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》。為彌補(bǔ)電子會(huì)計(jì)資料方面的不足，財(cái)政部、國(guó)家檔案局于2020 年3 月發(fā)布了《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷(xiāo)入賬歸檔的通知》，明確了電子會(huì)計(jì)憑證的報(bào)銷(xiāo)和保管方法，這表明我國(guó)目前的會(huì)計(jì)檔案管理是國(guó)家體制的一部分，是隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、會(huì)計(jì)體制的改革而不斷完善的，但目前仍存在許多問(wèn)題。

（一）管理體系不完善

2015 年，財(cái)政部和國(guó)家檔案局聯(lián)合印發(fā)了新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，明確了機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的基本要求。但筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有些事業(yè)單位并沒(méi)有按照該制度來(lái)制定符合自身實(shí)際的管理準(zhǔn)則[2]。此外，新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》也對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理作出了相應(yīng)規(guī)定，但目前許多單位還沒(méi)有制定或修改這一管理體系，如歸檔流程、歸檔范圍等未及時(shí)更新，會(huì)計(jì)檔案尤其是電子會(huì)計(jì)檔案的管理存在隨意性，容易出現(xiàn)錯(cuò)誤分類(lèi)、無(wú)備份、無(wú)法查找等方面的問(wèn)題，從而影響了會(huì)計(jì)檔案的正常使用。

（二）會(huì)計(jì)檔案管理水平普遍較低

近幾年，財(cái)政部在全國(guó)各地選擇了少數(shù)單位進(jìn)行新的會(huì)計(jì)檔案管理工作試點(diǎn)，而這些單位也在會(huì)計(jì)檔案管理的執(zhí)行上有了初步的思路。但是，未進(jìn)行試點(diǎn)的單位有很多，就會(huì)出現(xiàn)有的單位會(huì)計(jì)檔案不能達(dá)到新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的某些規(guī)定要求，有的單位還沒(méi)有制定出適合自己的會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定。由于單位財(cái)務(wù)信息化水平不同，會(huì)計(jì)檔案歸檔的前期流程信息化程度也會(huì)不同，這會(huì)影響單位會(huì)計(jì)檔案管理信息化的進(jìn)程[3]。此外，根據(jù)筆者的相關(guān)調(diào)查結(jié)果，很多事業(yè)單位自身的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)體量不大，但某些業(yè)務(wù)需要保密，所以就存在不愿在單位中實(shí)施會(huì)計(jì)檔案信息化管理的情況。另外，國(guó)家并未在事業(yè)單位的財(cái)務(wù)信息化方面提出明確的制度要求，這就導(dǎo)致很多事業(yè)單位的檔案管理信息化水平較低。

（三）領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)其不夠重視

在會(huì)計(jì)檔案管理工作中，有些事業(yè)單位管理人員對(duì)其不夠重視，未意識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理的重要性。在管理過(guò)程中重業(yè)務(wù)、輕事務(wù)，認(rèn)為只要有足夠的資金支持部門(mén)的運(yùn)轉(zhuǎn)就可以，沒(méi)有把檔案管理放在心上[1]。而管理層對(duì)檔案管理工作的不重視就造成了會(huì)計(jì)檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入不足、對(duì)專(zhuān)業(yè)人員的培訓(xùn)不積極、職能分工不明確等，使新制度的推行受到阻礙，制約了單位會(huì)計(jì)檔案管理工作的有效開(kāi)展。

（四）會(huì)計(jì)檔案管理人員素質(zhì)較低

目前，大部分事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案記錄管理員都是財(cái)務(wù)人員，而日常工作往往側(cè)重于核算日常開(kāi)支。這就需要會(huì)計(jì)人員既具備管理檔案的能力，又具備檔案管理的記錄能力。但是，很多會(huì)計(jì)人員只有管理過(guò)程的記錄能力，而缺乏管理檔案的能力，使得財(cái)務(wù)檔案無(wú)法得到科學(xué)化管理[4]。此外，管理會(huì)計(jì)檔案長(zhǎng)期以來(lái)被視為工作輔助資料，管理人員配備不足，加上引進(jìn)的檔案管理人員未接受過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，致使單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作效率低下。

二、事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的難點(diǎn)

目前，我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理體制已不能適應(yīng)財(cái)政部對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的要求，特別是財(cái)務(wù)檔案的信息化程度還不高[5]。以下將對(duì)我國(guó)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作中遇到的難點(diǎn)進(jìn)行歸納。

（一）對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理不夠重視

新形勢(shì)下，我國(guó)相關(guān)政府部門(mén)對(duì)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作的改革和創(chuàng)新提出了新的要求。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案管理系統(tǒng)僅在開(kāi)展“計(jì)劃性工作”時(shí)才臨時(shí)設(shè)立，未形成一套完整的檔案管理工作程序，造成整個(gè)機(jī)構(gòu)的管理工作效率低下。同時(shí)，由于管理制度不完善，各個(gè)職能部門(mén)之間無(wú)法相互監(jiān)督，造成檔案信息失真、信息泄露等問(wèn)題。這些狀況的存在不僅極大地降低了會(huì)計(jì)檔案工作效率，而且導(dǎo)致工作流程不連貫，使得管理者難以對(duì)其進(jìn)行全面的管理。

（二）無(wú)法保證電子化會(huì)計(jì)檔案的安全性

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理主要依靠紙質(zhì)材料，經(jīng)過(guò)多年的實(shí)踐，在使用和保存上已形成一套行之有效的方法[6]。但是，由于電子商務(wù)的快速發(fā)展，電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)量日益增多，而各單位在運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的同時(shí)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的管理缺乏相應(yīng)的經(jīng)驗(yàn)[7]。因此，在儲(chǔ)存、移交、使用過(guò)程中如何防范計(jì)算機(jī)病毒的侵襲，確保檔案完整性、可靠性、不可篡改、不易丟失，是各個(gè)事業(yè)單位管理者較為關(guān)心的問(wèn)題。一些事業(yè)單位有涉及機(jī)密的業(yè)務(wù)，這些業(yè)務(wù)所產(chǎn)生的文件怎樣管理才能達(dá)到保密法規(guī)的要求，是管理者更加擔(dān)心的問(wèn)題，導(dǎo)致其不敢實(shí)行電子會(huì)計(jì)檔案管理。

（三）缺少適應(yīng)新形勢(shì)的檔案管理人才

隨著我國(guó)會(huì)計(jì)信息化不斷發(fā)展，檔案管理人員必須具備一定的檔案管理能力、會(huì)計(jì)相關(guān)知識(shí)以及電子化處理能力，但由于工作環(huán)境、管理體制等因素的限制，檔案管理人員對(duì)會(huì)計(jì)知識(shí)、資料處理技能的掌握還不夠熟練，綜合素質(zhì)較低[8]。另外，一些事業(yè)單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作不夠重視，沒(méi)有對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行持續(xù)教育和培訓(xùn)，使其業(yè)務(wù)水平難以提高，很難滿足新形勢(shì)下會(huì)計(jì)檔案工作的需求。

三、新形勢(shì)下促進(jìn)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理發(fā)展的策略

加強(qiáng)單位會(huì)計(jì)檔案管理，尤其是會(huì)計(jì)檔案的信息化管理，是國(guó)家和事業(yè)單位內(nèi)部控制的需要，同時(shí)也是現(xiàn)如今電子化時(shí)代的需求，更是提高單位履職能力與充分發(fā)揮公共職能的前提[9]。由此，在新形勢(shì)下必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理，并提高管理的信息化程度。

（一）加大試點(diǎn)力度，推廣先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)

現(xiàn)階段，財(cái)政部在試點(diǎn)工作中，要充分提高部屬單位、省級(jí)財(cái)政部門(mén)、檔案管理部門(mén)的積極性，創(chuàng)建更多的示范單位，將優(yōu)秀的案例進(jìn)行宣傳，并通過(guò)相關(guān)調(diào)研、交流會(huì)等活動(dòng)，將先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)推廣出去。同時(shí)，各部門(mén)要加強(qiáng)溝通，做好經(jīng)驗(yàn)分享與信息溝通等，為推行新的會(huì)計(jì)檔案管理制度做好準(zhǔn)備。

（二）加強(qiáng)管理體系建設(shè)，重視新舊制度之間的聯(lián)系

制度是指導(dǎo)單位行為的重要基礎(chǔ)，而建立健全會(huì)計(jì)檔案的管理體制與規(guī)范是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化的前提。各單位要根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》制定出與會(huì)計(jì)檔案有關(guān)的文件歸檔范圍、資料移交、數(shù)據(jù)保管、查找利用、存儲(chǔ)備份等方面的規(guī)定。尤其要注意的是，規(guī)范、細(xì)化電子會(huì)計(jì)檔案的管理制度，保證其可靠性以及信息的可用性。另外，國(guó)家對(duì)新舊制度的銜接也有一定的規(guī)定。例如，新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》要求只保留會(huì)計(jì)檔案的電子化形式，原則上應(yīng)當(dāng)在整個(gè)會(huì)計(jì)年度之初實(shí)施，以確保各年度會(huì)計(jì)檔案的保管形式一致。

科學(xué)的管理制度可以保證單位檔案資料的完整性，增強(qiáng)管理者的執(zhí)行力，保證檔案管理員輸入信息的準(zhǔn)確性，從而提高管理者的工作效率，推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展。鑒于此，各事業(yè)單位要建立健全檔案管理體系，增強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和檔案管理工作能力，確保檔案管理工作正常進(jìn)行。在信息化時(shí)代，單位要充分運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段，提高對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用水平，以滿足檔案管理中不斷出現(xiàn)的各類(lèi)需求，從而使單位檔案管理信息化目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。

（三）提高對(duì)檔案管理的重視程度，樹(shù)立正確的檔案管理意識(shí)

會(huì)計(jì)檔案的有效管理是事業(yè)單位財(cái)務(wù)工作有效開(kāi)展的重要基礎(chǔ)。由此，各單位要充分認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性，提高會(huì)計(jì)檔案管理工作的質(zhì)量。同時(shí)，在新時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)下，各級(jí)事業(yè)單位要更加注重會(huì)計(jì)檔案管理體制的改革和創(chuàng)新，并根據(jù)時(shí)代發(fā)展要求加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理工作，使之更好地滿足單位發(fā)展的需要。事業(yè)單位的檔案管理工作涉及的領(lǐng)域很多，也很重要，因此，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，要讓員工樹(shù)立起對(duì)檔案管理的正確認(rèn)識(shí)，以保證后續(xù)相關(guān)工作順利進(jìn)行。檔案管理人員是事業(yè)單位負(fù)責(zé)檔案管理工作的主要人員，其在實(shí)際工作中一定要建立起正確的檔案管理意識(shí)，對(duì)檔案管理的重要性有清晰的認(rèn)識(shí)，而且要在工作中做到自律、敬業(yè)，從而在實(shí)際工作中可以更好地監(jiān)督別人，共同開(kāi)展檔案管理工作，減少檔案管理中出現(xiàn)的誤差等問(wèn)題。要想在事業(yè)單位中建立起正確的檔案管理觀念，不僅要從檔案管理人員做起，還需要領(lǐng)導(dǎo)的支持和重視。站在領(lǐng)導(dǎo)的立場(chǎng)上，其要更加重視檔案管理工作，這樣就可以從上到下對(duì)干部和員工進(jìn)行引導(dǎo)，讓更多的人認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要意義，進(jìn)而為檔案管理工作的順利開(kāi)展提供保障。

（四）全面加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的信息化工作

部分事業(yè)單位的財(cái)務(wù)信息化程度較低，制約著會(huì)計(jì)檔案工作的信息化發(fā)展。而要提高單位的管理水平，就需要加快單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)步伐。由于沒(méi)有統(tǒng)一的、先進(jìn)的信息化平臺(tái)，下屬單位自行開(kāi)發(fā)既要消耗大量的財(cái)力，又不能與上級(jí)部門(mén)的系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)銜接，導(dǎo)致重復(fù)支出。因此，無(wú)論是財(cái)務(wù)信息化，還是檔案信息化，都要求高層管理者更加重視財(cái)務(wù)工作，加強(qiáng)信息系統(tǒng)的建設(shè)，從上到下推廣、試點(diǎn)，這樣才能真正提高單位的會(huì)計(jì)檔案管理水平。另外，必須充分考慮信息化時(shí)代的信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在會(huì)計(jì)檔案管理中的運(yùn)用，從而提高會(huì)計(jì)檔案管理的技術(shù)含量。

（五）加強(qiáng)對(duì)專(zhuān)業(yè)人才的培訓(xùn)

專(zhuān)業(yè)能力過(guò)硬的檔案管理的人才是做好會(huì)計(jì)檔案管理工作的基本條件。由此，有條件的事業(yè)單位可加大投入力度，引進(jìn)具有會(huì)計(jì)能力、檔案管理能力以及信息安全技術(shù)應(yīng)用技能的人才，或者從單位內(nèi)部選拔適合從事會(huì)計(jì)檔案信息化管理的人才，通過(guò)一系列培訓(xùn)，建立一支既具備檔案管理能力，又具備信息技術(shù)、財(cái)務(wù)管理等能力的綜合型人才團(tuán)隊(duì)。檔案管理工作的質(zhì)量對(duì)于單位的發(fā)展極為重要，所以各級(jí)單位要重視提升檔案管理人員對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)與掌握程度，加強(qiáng)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)，促進(jìn)檔案工作的質(zhì)量與效率同步提升。

（六）增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員的責(zé)任感

新形勢(shì)下，會(huì)計(jì)檔案工作人員的素質(zhì)如何，直接關(guān)系到會(huì)計(jì)檔案的管理效果。在會(huì)計(jì)檔案管理工作中，必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)教育，增強(qiáng)其在會(huì)計(jì)檔案管理中的責(zé)任意識(shí)，使其充分發(fā)揮作用，切實(shí)做好檔案管理工作。首先，可以根據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的實(shí)際情況和工作人員的工作業(yè)績(jī)，展開(kāi)針對(duì)性的職業(yè)道德培訓(xùn)，使其具備足夠的責(zé)任感[10]。其次，根據(jù)新形勢(shì)下會(huì)計(jì)檔案的管理要求，在增強(qiáng)有關(guān)負(fù)責(zé)人責(zé)任意識(shí)的同時(shí)，建立健全問(wèn)責(zé)機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制，以促使會(huì)計(jì)檔案工作人員具有良好的責(zé)任心，從而增強(qiáng)其在工作中的主動(dòng)性。

（七）加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的硬件建設(shè)，使會(huì)計(jì)檔案管理更加規(guī)范

會(huì)計(jì)檔案管理是一項(xiàng)基本的財(cái)務(wù)管理工作，只有將會(huì)計(jì)檔案工作做好，才不會(huì)影響到單位其他工作的開(kāi)展。新形勢(shì)下，想要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理，就必須不斷完善檔案管理的基礎(chǔ)架構(gòu)，使之逐步規(guī)范化。各單位要克服經(jīng)費(fèi)和辦公用房緊張的困境，建立專(zhuān)門(mén)的庫(kù)房、閱檔室，實(shí)行兩室分離、專(zhuān)室專(zhuān)用。檔案管理倉(cāng)庫(kù)應(yīng)具備良好的防盜性能，并配備除濕機(jī)、空調(diào)、滅火器、溫度計(jì)等，以保證倉(cāng)庫(kù)的溫度和濕度適宜，信息檔案不會(huì)受潮或被燒毀等，從而使相關(guān)人員能夠良好地查閱和使用會(huì)計(jì)檔案。

四、結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)階段，事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中還存在很多問(wèn)題，同時(shí)在提高檔案管理質(zhì)量的過(guò)程中也存在諸多難點(diǎn)。新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的出臺(tái)，給我國(guó)事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理帶來(lái)了新的機(jī)遇。鑒于此，各事業(yè)單位需緊抓發(fā)展機(jī)會(huì)，提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視程度，通過(guò)加大資金投入力度、加強(qiáng)綜合型人才培養(yǎng)以及劃分明確的職權(quán)等措施來(lái)完善單位會(huì)計(jì)檔案管理的具體制度，以此促進(jìn)該項(xiàng)工作順利完成。