事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化之策

文/國(guó)家國(guó)防科技工業(yè)局核技術(shù)支持中心 段晶晶

我國(guó)邁入信息技術(shù)快速發(fā)展的新時(shí)代，檔案管理工作成為每個(gè)事業(yè)單位一項(xiàng)重要的、不可或缺的基礎(chǔ)性工作。事業(yè)單位的檔案主要產(chǎn)生于所屬的業(yè)務(wù)部門(mén)，承載了事業(yè)單位的成長(zhǎng)與發(fā)展軌跡。為保障檔案管理工作能夠有效并持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，事業(yè)單位理應(yīng)優(yōu)化該項(xiàng)工作，提高檔案精準(zhǔn)服務(wù)水平。

一、優(yōu)化檔案工作的理念

檔案工作者必須不斷提高檔案工作理念、提高政治站位和工作站位，認(rèn)真執(zhí)行黨和國(guó)家及本系統(tǒng)（行業(yè)）有關(guān)檔案工作的法規(guī)和規(guī)章，履行本單位各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度；增強(qiáng)做好新時(shí)代檔案工作的神圣感、使命感、光榮感，具備良好的政治素質(zhì)和較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力。新時(shí)期，檔案工作者必須與時(shí)俱進(jìn)，聚焦檔案工作中的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題，加強(qiáng)對(duì)新形勢(shì)下檔案工作特點(diǎn)和規(guī)律的探索研究，以強(qiáng)烈的事業(yè)心、嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度和一絲不茍的工作作風(fēng)，嚴(yán)格按照工作程序處理好各項(xiàng)檔案事務(wù)，不斷自覺(jué)增強(qiáng)檔案管理的事前、事中、事后服務(wù)意識(shí)，用心做好每件檔案事務(wù)，始終將“為人民服務(wù)”作為自己的初心與使命。

二、優(yōu)化檔案工作與全局工作的融合

做好事業(yè)單位檔案工作是加強(qiáng)檔案科學(xué)管理、提高工作效率和工作質(zhì)量的必要條件。為充分發(fā)揮檔案的重要作用，檔案工作者必須優(yōu)化檔案工作與全局工作的融合，主動(dòng)融入，精準(zhǔn)服務(wù)。首先，要及時(shí)了解單位發(fā)展趨勢(shì)和工作重點(diǎn)，每年主動(dòng)與計(jì)劃部門(mén)聯(lián)系，了解當(dāng)年新增項(xiàng)目來(lái)源、數(shù)量、主要研究?jī)?nèi)容和進(jìn)度安排、密級(jí)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等與檔案有關(guān)的信息，做到心中有數(shù)，優(yōu)化檔案管理程序，提前做好檔案管理預(yù)案。其次，要提高為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的效率，熟悉領(lǐng)導(dǎo)之間的分工和變化，了解分管領(lǐng)導(dǎo)及各部門(mén)的工作規(guī)律和時(shí)間安排。在文件傳閱中，傳遞文件應(yīng)按先閱辦后閱知、先主辦后協(xié)辦的順序進(jìn)行，勤于動(dòng)腦、勤問(wèn)多跑，以最快速度將文件傳遞到位，對(duì)當(dāng)年形成資料整理歸檔。最后，為規(guī)范公文制發(fā)，提高檔案質(zhì)量，要積極立題、制作課件，以公文制發(fā)中存在問(wèn)題為例，就公文管理辦法進(jìn)行講解與交流，以獲得大家對(duì)檔案工作的積極支持和主動(dòng)配合，使整體檔案質(zhì)量持續(xù)提升。

三、優(yōu)化檔案工作與各部門(mén)工作的融合

事業(yè)單位各業(yè)務(wù)部門(mén)是檔案資料產(chǎn)生的源頭，其中產(chǎn)生的檔案資料是單位發(fā)展和自身建設(shè)的重要記錄，對(duì)單位檔案工作具有重要的基礎(chǔ)性和支撐性作用。為提高檔案工作的管理水平，優(yōu)化檔案工作與各部門(mén)工作的融合是重中之重，必須多措并舉，扎實(shí)推進(jìn)，取得實(shí)效。一是跟進(jìn)服務(wù)。要主動(dòng)到各部門(mén)與領(lǐng)導(dǎo)和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人了解項(xiàng)目在研、完成情況和進(jìn)度，收集他們對(duì)檔案工作的要求，了解和掌握他們利用檔案后的積極效果，不斷優(yōu)化服務(wù)水平。二是解決各部門(mén)科技文檔量大、保存利用困難的問(wèn)題，要積極調(diào)研其他相關(guān)單位檔案收集做法，借鑒經(jīng)驗(yàn)，優(yōu)化流程。按照各部門(mén)的工作節(jié)奏，調(diào)整傳統(tǒng)的檔案收集方式，將每年底一次性的集中收集方式改為完成的科技文檔隨有隨歸的持續(xù)性收集，為部門(mén)的檔案管理和利用提供方便。三是與各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案管理人員保持暢通交流，了解當(dāng)年歸檔文檔的數(shù)量，按照文檔材料形成部門(mén)、課題組立卷的歸檔制度，指導(dǎo)各部門(mén)文檔收集，做到各類(lèi)文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和規(guī)范。四是要克服檔案庫(kù)房緊張的實(shí)際困難，調(diào)整庫(kù)房布局，增加檔案柜數(shù)量，通過(guò)檔案倒架、文檔銷(xiāo)毀清理等方法，為檔案的收集準(zhǔn)備必備的庫(kù)房存儲(chǔ)空間。五是對(duì)于需要銷(xiāo)毀的文檔，要積極與上級(jí)指定的銷(xiāo)毀單位聯(lián)系，嚴(yán)格按照文件銷(xiāo)毀制度，根據(jù)文檔情況，組織集中銷(xiāo)毀，有效減輕各部門(mén)收集保存檔案資料的壓力。

四、優(yōu)化檔案專(zhuān)職與兼職人員的融合

目前，事業(yè)單位的檔案管理大部分是由專(zhuān)職、兼職人員共同負(fù)責(zé)的。要明確專(zhuān)職檔案管理人員的作用，發(fā)揮專(zhuān)職檔案管理人員在統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)、示范方面的作用。為充分發(fā)揮兼職檔案工作者的最基層作用，要做到措施到位：一是人員到位。準(zhǔn)確掌握兼職檔案人員變動(dòng)情況的特點(diǎn)，向領(lǐng)導(dǎo)反映，及時(shí)補(bǔ)缺，保障檔案工作體系的完整性。二是業(yè)務(wù)培訓(xùn)到位。組織兼職檔案人員要積極參加上級(jí)檔案館舉辦的各類(lèi)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)和依法利用意識(shí)，發(fā)揮積極作用。三是指導(dǎo)監(jiān)督到位。要加強(qiáng)對(duì)各部門(mén)兼職檔案人員的指導(dǎo)監(jiān)督，指導(dǎo)兼職檔案人員掌握檔案預(yù)立卷工作方法，從源頭上確保檔案歸檔的完整性、規(guī)范性和準(zhǔn)確性。四是交流學(xué)習(xí)到位。要組織兼職檔案人員到機(jī)關(guān)、企業(yè)等檔案管理成績(jī)突出單位開(kāi)展實(shí)地交流和學(xué)習(xí)，找出差距，改進(jìn)工作。五是工作制度到位。要定期召開(kāi)檔案工作例會(huì)，組織專(zhuān)、兼職檔案人員就工作中遇到問(wèn)題開(kāi)展討論，分析問(wèn)題，尋找對(duì)策，促進(jìn)工作。

五、優(yōu)化檔案制度建設(shè)

做好新時(shí)期的檔案管理工作，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度是關(guān)鍵。首先，要優(yōu)化檔案規(guī)范科學(xué)管理制度。根據(jù)檔案管理辦法以及法律法規(guī)等，結(jié)合實(shí)際工作需要加強(qiáng)文書(shū)檔案管理制度的創(chuàng)新，在嚴(yán)格執(zhí)行檔案的保管、保密、查（借）閱、利用、移交、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、歸檔、整理、鑒定銷(xiāo)毀等檔案制度的同時(shí)，結(jié)合單位實(shí)際，本著“從嚴(yán)、從細(xì)、可行”的原則，通過(guò)與各部門(mén)座談?dòng)懻?、反?fù)修改、上會(huì)研究、公布實(shí)施等程序，優(yōu)化檔案材料歸檔制度、檔案安全保管制度、檔案保密制度、檔案借閱制度等，使檔案工作的開(kāi)展有章可循、有制可依，確保檔案管理制度無(wú)差別落實(shí)。其次，要定期開(kāi)展檔案制度審核。應(yīng)當(dāng)就本單位制度的有效性、符合性和銜接性定期開(kāi)展檔案制度審核，找出制度建設(shè)尤其是制度本身存在的不足，并及時(shí)將最新檔案政策、法規(guī)和要求融入改善單位檔案制度，促進(jìn)檔案管理水平不斷提高。

六、優(yōu)化檔案培訓(xùn)教育

為進(jìn)一步提升檔案工作的影響力，應(yīng)采取多種形式、措施和方法，提高正面宣傳的吸引力和感染力。一是鼓勵(lì)自學(xué)。鼓勵(lì)檔案工作人員廣泛學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的政策規(guī)定和基礎(chǔ)知識(shí)，從而提高認(rèn)識(shí)，更新觀念，提升檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)。二是積極參加國(guó)家檔案局和上級(jí)機(jī)關(guān)舉辦的線上、線下教育培訓(xùn)和取證考試。在“4·15全民國(guó)家安全教育日”“6·9國(guó)際檔案日”等宣傳活動(dòng)中，采取“線上+線下”相結(jié)合方式，通過(guò)懸掛橫幅、醒目位置利用Led顯示屏播放主題，設(shè)置展板、播放視頻、張貼海報(bào)、知識(shí)問(wèn)答等多種形式，開(kāi)展檔案安全、檔案教育等專(zhuān)題宣傳，宣傳國(guó)家有關(guān)檔案工作政策法規(guī)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)檔案工作要求及本單位檔案制度等，重點(diǎn)組織開(kāi)展新入職人員檔案意識(shí)和基本知識(shí)培訓(xùn)考試。通過(guò)培訓(xùn)輔導(dǎo)、骨干傳導(dǎo)、氛圍引導(dǎo)、文化宣導(dǎo)、座談指導(dǎo)等措施，讓檔案觀念入腦入心，進(jìn)一步營(yíng)造全員參與檔案工作、全員重視檔案工作的良好文化氛圍。

七、優(yōu)化檔案資源建設(shè)

檔案資源是檔案事業(yè)賴(lài)以生存的基礎(chǔ)，是提高檔案工作為事業(yè)服務(wù)的根基和前提?！段募牧蠚w檔范圍和檔案保管期限表》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“保管期限表”）是開(kāi)展檔案鑒定工作的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，對(duì)推動(dòng)單位檔案資源建設(shè)具有重要意義。為適應(yīng)單位各部門(mén)業(yè)務(wù)工作調(diào)整、變化的需要，正確界定各類(lèi)檔案歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，確保檔案信息資源齊全、完整、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，切實(shí)做到檔案應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收，筆者所在單位根據(jù)工作的需要，2022年重新修訂了“保管期限表”，重新履行審查手續(xù)。修訂過(guò)程中，邀請(qǐng)檔案專(zhuān)家舉辦檔案工作學(xué)習(xí)班、引導(dǎo)各部門(mén)充分認(rèn)識(shí)做好修訂工作與規(guī)范單位檔案管理的關(guān)系，并以印發(fā)征求意見(jiàn)函和召開(kāi)座談會(huì)等形式廣泛征求意見(jiàn)，要求各部門(mén)尤其是新增部門(mén)結(jié)合對(duì)本單位職能職責(zé)、下設(shè)崗位、主要業(yè)務(wù)及所形成的文件材料進(jìn)行認(rèn)真分析，形成全面、系統(tǒng)反映本單位業(yè)務(wù)工作，保管期限劃分準(zhǔn)確的反饋意見(jiàn)稿。檔案部門(mén)對(duì)反饋意見(jiàn)稿逐一按部門(mén)收集匯總、分析研判，查找出與當(dāng)前實(shí)際情況不符的條款與內(nèi)容，進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，并充分采納了國(guó)家檔案局和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的指導(dǎo)意見(jiàn)，切實(shí)優(yōu)化了檔案信息資源建設(shè)，提高了檔案管理和利用的工作水平。

八、優(yōu)化檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)

隨著現(xiàn)代技術(shù)的迅速發(fā)展，對(duì)檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的要求。從業(yè)人員要想勝任本職工作，必須提高自身政治水平和基本技能。首先，要端正思想，提高認(rèn)識(shí)。要堅(jiān)持業(yè)務(wù)知識(shí)常態(tài)化，養(yǎng)成自主學(xué)習(xí)的良好習(xí)慣，及時(shí)學(xué)習(xí)掌握最新政策法規(guī)，不斷更新知識(shí)體系。其次，要積極參與上級(jí)檔案部門(mén)組織的檔案學(xué)習(xí)、工作經(jīng)驗(yàn)和學(xué)術(shù)交流活動(dòng)。學(xué)習(xí)檔案工作的業(yè)務(wù)知識(shí)、檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)、檔案安全管理、經(jīng)濟(jì)科技檔案管理等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和文書(shū)學(xué)、檔案管理學(xué)等檔案學(xué)基礎(chǔ)理論。再次，要結(jié)合工作實(shí)際，針對(duì)檔案管理和服務(wù)的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題，積極開(kāi)展檔案工作實(shí)踐與研究，積極開(kāi)展檔案科研工作，并將研究成果體現(xiàn)在實(shí)際工作中，促進(jìn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。最后，要向一線專(zhuān)家學(xué)習(xí)。一方面，通過(guò)與業(yè)務(wù)人員的交流，了解各業(yè)務(wù)部門(mén)主要職能和重點(diǎn)工作；另一方面，通過(guò)實(shí)地參觀學(xué)習(xí)、互動(dòng)交流等方式加深對(duì)各部門(mén)業(yè)務(wù)知識(shí)的了解和熟悉，提高精準(zhǔn)服務(wù)水平。

九、優(yōu)化檔案定密解密

涉密檔案管理難度大，加強(qiáng)密級(jí)檔案管理，是新時(shí)期檔案管理的重點(diǎn)和難點(diǎn)，是做好檔案保密工作的前提，也是促進(jìn)檔案信息資源合理利用的重要保障。為防止定密不準(zhǔn)確、定密標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一和定密過(guò)度等問(wèn)題的產(chǎn)生，要求提升檔案定密工作能力和水平，可以通過(guò)舉辦定密知識(shí)培訓(xùn)，邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、專(zhuān)家到單位授課，來(lái)提高管理人員對(duì)檔案定密工作的認(rèn)識(shí)和實(shí)際操作技能。同時(shí)，要采取個(gè)人自學(xué)和檔案管理部門(mén)培訓(xùn)等方式抓好定密知識(shí)學(xué)習(xí)，增加工作人員的知識(shí)儲(chǔ)量，改善知識(shí)結(jié)構(gòu)，讓依法定密和規(guī)范定密成為每個(gè)涉密人員的自覺(jué)意識(shí)和行為習(xí)慣。另外，及時(shí)做好解密審核工作。檔案密級(jí)是動(dòng)態(tài)的，是隨著時(shí)間的推移和文件貫徹的情況變化的。應(yīng)當(dāng)按照上級(jí)機(jī)關(guān)要求，定時(shí)對(duì)規(guī)定年份原有文件進(jìn)行逐項(xiàng)清理，逐級(jí)分解，重點(diǎn)做好初審、中審和終審，按時(shí)梳理完成規(guī)定年份內(nèi)全部檔案，完成檔案解密的工作，從而有效提升檔案利用率，建立健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理。

十、優(yōu)化檔案基礎(chǔ)設(shè)施

要認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》等有關(guān)法律法規(guī)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，加大投入，著力抓好檔案管理的各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，多措優(yōu)化落實(shí)。一是要按照檔案保管利用要求，積極向領(lǐng)導(dǎo)反映，將原來(lái)檔案人員在綜合處集體辦公，改為單獨(dú)設(shè)立檔案室并由專(zhuān)人進(jìn)行管理。二是要切實(shí)改善檔案室保管條件。檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防盜門(mén)、火警報(bào)警裝置、柜式滅火裝置、溫度計(jì)、濕度計(jì)、紅外線幕簾等必要的檔案安全保護(hù)設(shè)備和耗材，使檔案室的硬件設(shè)施建設(shè)基本符合科學(xué)管理。三是為有效保管和利用檔案信息資源，要按照“八防”要求，做好安全配套措施，加強(qiáng)檔案保管，實(shí)施相關(guān)的安全保管規(guī)定，并定期對(duì)檔案進(jìn)行清潔、檢查和清理等工作，做好庫(kù)房溫濕度登記等日常的統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬工作，使檔案工作更好地服務(wù)于事業(yè)單位的創(chuàng)新發(fā)展。