公立醫(yī)院人力資源信息化管理探析

文/鄭州大學(xué)第三附屬醫(yī)院 王涵墨

目前，國內(nèi)大部分公立醫(yī)院仍然沿用著傳統(tǒng)的人力資源管理模式。為順應(yīng)時代發(fā)展要求，公立醫(yī)院人力資源管理應(yīng)建立全新的管理模式。以便更好地與信息化相結(jié)合，優(yōu)化人事人才管理。目前，人才培養(yǎng)與人才建設(shè)在醫(yī)院建設(shè)中位于重要位置，這就需要醫(yī)院對人力資源管理政策進行優(yōu)化，提高醫(yī)院人力資源管理水平，強化人力資源管理政策，加強公立醫(yī)院人力資源管理信息化建設(shè)。

一、公立醫(yī)院人力資源信息化管理的必要性

（一）醫(yī)院人力資源信息化管理現(xiàn)狀。公立醫(yī)院管理信息化建設(shè)想要快速發(fā)展，相關(guān)專業(yè)技術(shù)人才必不可少，不僅需要懂得管理學(xué)相關(guān)知識，也需要擁有IT、信息管理相關(guān)技能。就目前行業(yè)發(fā)展來看，公立醫(yī)院人力資源信息化管理還處于發(fā)展階段，能滿足醫(yī)院信息化管理的復(fù)合人才在數(shù)量和質(zhì)量上達不到相應(yīng)標(biāo)準。即便是醫(yī)學(xué)和管理相關(guān)專業(yè)畢業(yè)的學(xué)生也會因為所學(xué)的課程和實際工作差異較大，缺乏實踐經(jīng)驗，無法滿足公立醫(yī)院信息化管理的人才要求。

人力資源部門是醫(yī)院非常重要的組成部分之一，其中涉及的業(yè)務(wù)面廣泛。但是大多數(shù)公立醫(yī)院人力資源缺少規(guī)范化的管理及對管理人才的投入和對信息化管理的重視，對于輔助科室投入和重視不到位，使相關(guān)人才得不到激勵，科室發(fā)展也受到了一定的限制。大多公立醫(yī)院都存在“重臨床科室，輕輔助科室”的現(xiàn)狀，對輔助科室信息化管理人才的資金投入遠沒有臨床醫(yī)生高，這是造成公立醫(yī)院難以吸引人力資源及信息化管理復(fù)合人才的重要原因。

（二）公立醫(yī)院人力資源管理信息化建設(shè)的重要性。公立醫(yī)院是集治療、護理、康復(fù)等多功能于一身的綜合性機構(gòu)，是社會不可缺少的組成部分。國家最新的醫(yī)改政策出臺，標(biāo)志著醫(yī)院各項管理制度已經(jīng)走向全面改革的新階段，而且逐漸由中心城區(qū)深入各個基層。因此，在進行新的醫(yī)療改革時，公立醫(yī)院需要在重視臨床的基礎(chǔ)上加大對各項管理的調(diào)控，特別是對人力資源管理的調(diào)配。公立醫(yī)院需要結(jié)合未來的績效目標(biāo)來充分發(fā)揮人力資源管理的作用，更大限度地做好人事人才管理工作，從而不斷提升公立醫(yī)院管理水平，為公眾提供高質(zhì)量的服務(wù)。另外，醫(yī)院要創(chuàng)建出可持續(xù)發(fā)展的人力資源管理體系，切實可行地促進醫(yī)院服務(wù)和醫(yī)療條件持續(xù)提高。

目前，社會上大部分公立醫(yī)院屬于大型綜合性醫(yī)院，工作人員較多，人員編制情況復(fù)雜，科室架構(gòu)煩瑣。如果醫(yī)院依然利用傳統(tǒng)的人力資源管理方式，會出現(xiàn)成本浪費的情況，導(dǎo)致醫(yī)院承擔(dān)不必要的損失。除此之外，固有的人力資源檔案管理基本都是資質(zhì)材料，不能及時統(tǒng)計出醫(yī)院的各項數(shù)據(jù)。所以，在規(guī)劃醫(yī)院發(fā)展政策時，如果沒有完備的信息庫和數(shù)據(jù)庫作為參考，容易造成醫(yī)用策略不平衡。在科技發(fā)展的時代，原有的人力資源管理手段已經(jīng)無法滿足現(xiàn)階段對公立醫(yī)院管理需求，因此在人力資源管理的基礎(chǔ)上融入信息化理念和技術(shù)顯得尤為重要。

二、醫(yī)院人力資源信息化管理建設(shè)應(yīng)用

（一）人員基本信息數(shù)字化管理。醫(yī)院想要獲得良好發(fā)展，和人力資源管理信息技術(shù)密不可分。公立醫(yī)院的人力資源管理，是人力資源部門利用人才、激勵、薪酬等管理手段對醫(yī)院人才實施的控制與指導(dǎo)。在新時代的背景下，公立醫(yī)院為了緊跟時代的潮流，必須引入信息化與數(shù)字化技術(shù)，建立人員信息數(shù)據(jù)庫，搭建標(biāo)準化、網(wǎng)絡(luò)化的工作平臺，在滿足醫(yī)院內(nèi)部和人力資源部門工作基礎(chǔ)上，把醫(yī)院各層級人員聯(lián)系起來，使人力資源的管理實現(xiàn)信息共享和信息調(diào)整，從而豐富人力資源的管理方法和內(nèi)容。

結(jié)合公立醫(yī)院實際情況來看，人員基本信息的數(shù)字化管理經(jīng)過了一系列改變成長和革新，逐步達到較為穩(wěn)定和準確的水平。以筆者所在醫(yī)院為例，2018年首次引入人事管理系統(tǒng)，當(dāng)年建立人員信息數(shù)據(jù)庫并手動錄入職工信息共計2 400余條，主要涉及人員的姓名、性別、身份證號、年齡、籍貫、教育背景、工作簡歷、政治面貌、行政職務(wù)信息、專業(yè)職務(wù)信息等。系統(tǒng)管理員每月會對信息進行維護，主要涉及增員操作、減員操作、聯(lián)系電話變更、職務(wù)職稱變更等。人員信息的錄入為醫(yī)院人員信息統(tǒng)計提供了便利，但是也會出現(xiàn)一些弊端，比如系統(tǒng)管理員錄入錯誤從而造成信息不準確，職工本人更換聯(lián)系電話或變更了在職學(xué)歷信息以及職稱信息后未及時和人事科老師進行溝通報備，從而導(dǎo)致人員信息庫信息不準確的情況出現(xiàn)。針對以上問題，2022年系統(tǒng)工程師又對原有人力資源系統(tǒng)進行升級，開放職工端口，讓職工進入系統(tǒng)直接完善自己的基本信息、學(xué)歷信息以及職稱信息，這樣的更新不僅能讓職工更加直觀地看到個人數(shù)據(jù)信息，還可以確保個人信息的完整和準確度。截至2022年12月31日，我院人事管理系統(tǒng)人員信息數(shù)據(jù)庫共在庫2 930人。職工端口每季度會定時開放，以供職工修改、完善個人信息。

（二）考勤管理信息化?？记诠芾硎钦麄€醫(yī)院人力資源管理的主要部分，考勤數(shù)據(jù)可以直接體現(xiàn)出醫(yī)院內(nèi)每個工作人員的出勤記錄，也是發(fā)放基本工資與薪酬的主要依據(jù)。醫(yī)院內(nèi)各臨床部門工作人員流通性較大，精確考勤管理，才能保障考勤數(shù)據(jù)以及薪酬發(fā)放數(shù)據(jù)的準確?？记诠芾硇畔⒒翘岣哚t(yī)院考勤管理水平的主要途徑。具體有如下方面的好處：一是節(jié)省工作時間和人力資源成本?？记诮y(tǒng)計是一項非常復(fù)雜和煩瑣的工作，通過智能考勤管理，系統(tǒng)可以輔助對院內(nèi)的考勤等各種數(shù)據(jù)進行計算、匯總、對數(shù)據(jù)進行自動更新，從而增加了考勤數(shù)據(jù)的準確性。既縮短了工作時間，又提升了工作的效率和準確率。二是方便了查詢統(tǒng)計工作?？记诘母黜棓?shù)據(jù)直接在系統(tǒng)內(nèi)進行查看，隨時完成考勤數(shù)據(jù)統(tǒng)計。三是方便信息資源共享。對考勤數(shù)據(jù)進行調(diào)整以后，后臺自動關(guān)聯(lián)更新，必要時可以同步給財務(wù)部門進行核對與校驗，方便財務(wù)人員進行薪酬發(fā)放核算工作。四是利用信息技術(shù)實現(xiàn)考勤無紙化辦公，符合環(huán)保理念，節(jié)省辦公成本。

結(jié)合我院實際情況，在2018年未引入人事系統(tǒng)之前，考勤是由全院各科室提交紙質(zhì)版考勤，人事科人員根據(jù)紙質(zhì)版核對缺勤信息和輪轉(zhuǎn)信息。這樣的考勤上報模式存在很多弊端：首先，由于全院各科室數(shù)量多，情況復(fù)雜，在沒有統(tǒng)一的考勤上報模板的情況下手動匯總使考勤匯總工作流程復(fù)雜化并且不規(guī)范。其次，這種原始的考勤上報模式不利于統(tǒng)計數(shù)據(jù)以及存檔，人工統(tǒng)計比較容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤。為解決該弊端，2018年，我院在人事系統(tǒng)中添加了考勤上報模塊。該考勤模塊設(shè)有科室上報端口和管理員審核端口，每月初科室上報端口開放權(quán)限，各科室可以進入系統(tǒng)自行填報、保存、報批，報批之后管理員接收數(shù)據(jù)并同意歸檔，匯總出高級花名冊，這樣更有利于人事科人員統(tǒng)計數(shù)據(jù)，系統(tǒng)上歸檔的考勤數(shù)據(jù)也匯入后臺數(shù)據(jù)庫，便于后期查詢。

2022年，人事系統(tǒng)工程師又對考勤模塊進行更新，增加了前端的優(yōu)化及可識別重名身份證號的匹配功能以及科室調(diào)整權(quán)限的優(yōu)化。之前的系統(tǒng)上報時需要科室手動選人，很容易出現(xiàn)重名錯選的情況，造成重名人員考勤錯誤，導(dǎo)致當(dāng)月的工資績效發(fā)放錯誤。另外，優(yōu)化后的考勤處理前段界面也更加清晰明朗，科室上報情況以及當(dāng)月上報進度這些信息一目了然，更加有利于人事科人員把握當(dāng)月考勤上報情況。

（三）檔案管理信息化。醫(yī)院檔案管理結(jié)合信息技術(shù)，建立網(wǎng)絡(luò)管理平臺。對醫(yī)院檔案信息資源進行更為科學(xué)、合理的管理，不僅可以更好地管理職工人事檔案，也更加節(jié)省工作時間，提高工作效率，為人力資源的各項工作提供便利。檔案管理信息化有如下好處：

第一，方便檢索查詢，提高工作效率，降低人力成本。如果還使用傳統(tǒng)方法進行檔案管理，不僅工作難度大，而且工作效率低，費時又費力。利用信息化技術(shù)可以加強對數(shù)據(jù)的有效處理。以前對檔案管理進行檢索時，需要工作人員手動去翻尋需要的檔案，根據(jù)手工記錄去檔案室中查找，這種查詢方法存在工作效率低、查詢速度慢、占用空間大等缺點。而利用信息化對所需要的檔案進行檢索，在提升速度的同時，查找出來的信息也相對比較全面和準確，這樣使得檢索工作更為快速和便捷。

第二，無紙化辦公理念既優(yōu)化了存儲模式又環(huán)保。紙質(zhì)檔案儲存時間過長，會發(fā)生紙張發(fā)霉發(fā)潮、字跡模糊不清難以辨認的情況，在工資審批、養(yǎng)老保險審批等需要以檔案材料作為原始材料的重要審批工作中，如果檔案字跡模糊不清，無法達到系統(tǒng)識別的程度，很有可能造成審批失敗，從而帶來比較嚴重的后果。另外，檔案無紙化辦公也更加符合當(dāng)今社會的環(huán)保理念。

第三，檔案信息安全得到保證。對于醫(yī)院而言，人事檔案信息是很重要的信息資源，和醫(yī)院人事人才發(fā)展息息相關(guān)。利用檔案信息化管理，不僅可以提升信息的安全性，還可以快速對各項信息進行檢查。和傳統(tǒng)檔案管理相比，更為便捷和安全。

結(jié)合我院實際情況來看，職工檔案被分為兩類保管：省編人員檔案儲存在省級主管單位鄭州大學(xué)人事處檔案室，院編以及人事代理職工檔案存放在省人才交流中心人事處。就目前各級檔案室檔案存儲情況來看，仍然是以紙質(zhì)檔案為主，對于完全邁向無紙化電子檔案還有很長的一段路要走，主要面臨一些技術(shù)上的問題。筆者認為，想解決檔案數(shù)字化以及信息化問題，首先要建立健全檔案信息安全機制，建立一個專門的網(wǎng)站或者云端來存儲檔案信息，檔案信息傳輸?shù)募用軝C制也需要進一步驗證和完善。

三、結(jié)語

公立醫(yī)院人力資源管理運用信息化技術(shù)，不僅可以提升工作效率，減輕工作人員的工作量，還可以使醫(yī)院各個部門的信息收集方面更為方便、快捷、安全。利用人力資源信息化管理可以有效推動醫(yī)院良好發(fā)展。即使目前在實現(xiàn)人力資源管理信息化及數(shù)字化方面還有一定的難度，但是信息化管理的理念以及為了實現(xiàn)信息化、數(shù)字化的努力不能停止。相信在不久的將來，隨著信息技術(shù)的不斷提升，人力資源管理信息化過程中面臨的種種難題將迎刃而解，為人力資源管理帶來全新的發(fā)展。