數字化轉型背景下市政設計企業(yè)文書檔案管理工作探析
——以上海市政總院為例

文/上海市政工程設計研究總院（集團）有限公司 洪婷

數字化轉型是數字經濟發(fā)展對企業(yè)發(fā)展提出的深層次的變革要求，也是企業(yè)在數字經濟時代利用“云計算”“大數據”“區(qū)塊鏈”等技術，尋求自身發(fā)展，擺脫發(fā)展困境的有效手段。在數字化轉型的背景下，上海市政總院作為國內勘察設計企業(yè)的排頭兵，正在經歷從信息化企業(yè)到數字化、智能化企業(yè)發(fā)展的過程。伴隨著企業(yè)的數字化轉型，檔案管理也從傳統(tǒng)載體管理階段向電子文件管理、數字檔案管理再到智慧檔案管理階段進行演變。新時期，文書檔案管理應將工作重心轉向以檔案信息數字化存儲和提供服務為重心，逐步探索通過技術手段挖掘文書檔案中潛在的有效信息，為企業(yè)現階段的主營業(yè)務和未來的長遠發(fā)展提供精準有效的參考依據。

一、文書檔案管理的現存問題

（一）文書檔案資源質量不高。一是實物檔案的質量不高，數字化加工有難度。上海市政總院的文書檔案自1954年成立至今，年代久遠的檔案存在發(fā)黃、紙張脆化的情況，數字化加工需要耗費的成本遠高于新產生的檔案，影響數字化加工進度。二是數字化檔案信息的質量不高，數據治理有難度。系統(tǒng)數據存在缺失、重復和有誤的情況，歷史文書檔案缺失著錄數據，已著錄的數據存在重復、缺漏或信息錯誤的情況，數據治理需耗費人工，難度較大。三是對預歸檔材料的收集不足，檔案信息資源不完整、不準確。收集和預立卷工作依靠部門兼職的資料員時間、精力有限，對文書材料的收集和預立卷工作不重視，出現收集不充分、重復和有誤等情況。

（二）文書檔案歸檔管理效率較低。一是歸檔不及時。收集工作是在收到歸檔通知后開展的，業(yè)務部門人員缺乏及時收集和整理文件材料的意識，也面臨人手不足、人員變動等問題。同時，文書檔案管理涉及各管理部門之間的對接與溝通，平級部門之間的歸檔交接在制度和實際管理方面存在一定的局限，影響歸檔效率。另外，現行實物檔案管理制度，要求將電子文件打印成紙質文件歸檔，影響歸檔速度。二是對預歸檔文件內容的審核指導耗時，歸檔效率低。資料員收集材料不齊全、預立卷質量不高，要求檔案人員對預歸檔內容反復查漏補缺，導致工作效率低下。三是文書檔案管理技術手段落后，整理入庫進度慢。文書檔案管理的技術工具落后，使用已開發(fā)多年的單機系統(tǒng)進行著錄、存儲和檢索，系統(tǒng)的功能有限，已無法滿足現代化的管理要求。加之預立卷質量不高，插卷、補卷情況多，對系統(tǒng)的穩(wěn)定性和人性化功能設計的要求更高，而當前系統(tǒng)操作不便，極大地影響了文書檔案的整理入庫效率。

（三）文書檔案利用服務不足。一是服務模式落后，用戶體驗較差。文書檔案的利用服務“線上線下分離”，線上發(fā)起利用申請，線下提供利用服務，用戶體驗差。此外，受數字加工程度不高和檔案管理系統(tǒng)檢索功能簡單的影響，檢索效率低。二是提供利用觀念被動保守，服務價值不高。文書檔案強調保密性，目錄數據不對外開放，僅文書檔案管理人員可查閱，對檔案內容的提供利用服務手段原始、謹慎，未能對檔案的數字化價值進行探索，對用戶需求的把握不足。

二、問題產生原因分析

（一）檔案管理理念過時。一是市政設計企業(yè)檔案管理“重科技、輕文書”。上海市政總院的科技檔案信息化工作早在2008年開始，已實現檔案管理系統(tǒng)覆蓋檔案的收、存、管、用各階段日常管理活動。而文書檔案仍在使用功能落后的檔案管理軟件，存在檔案資源質量不高、管理效率低、利用服務不足的問題。二是存取導向思維影響下的檔案管理注重對檔案原件及檔案信息資源的保護，存在“重存輕取”的偏見，阻礙利用服務水平的提升。在此思維影響下，上海市政總院的檔案鑒定和開放工作不足，檔案數字化工作的開展較晚，追求數字化率過程中容易忽略檔案信息資源的開發(fā)和利用工作。隨著用戶需求的增長和復雜化，現有“存、取”理念已不能滿足用戶的需求，也無法為企業(yè)帶來更多價值。

（二）檔案管理模式落后。一是上海市政總院的文書管理仍然采用實物紙質檔案的單套管理模式，無法滿足現實文件產生多源的情況。目前，業(yè)務系統(tǒng)幾乎已覆蓋各部門的大部分業(yè)務活動，其中產生的電子文件材料歸檔方式復雜，既浪費資源，也增加了相關工作量，不符合管理的現實需求和未來發(fā)展趨勢。二是現行管理模式缺乏前端控制。文書檔案的歸檔不僅是業(yè)務末端的環(huán)節(jié)，還存在階段性和滯后性。檔案部門往往在業(yè)務活動結束的第二年度才開始介入，在業(yè)務活動過程中缺乏控制，歸檔的收集、整理入庫等以后期的人工完成為主，沒有考慮電子文件的產生環(huán)境和歸檔程序，以滯后的人工投入來對抗數字化轉型帶來的諸多變化，檔案管理人員的歸檔文件審核壓力增加，工作內容重復性高，耗時久，無法保證歸檔文件的完整、準確，成效不顯。三是未開展數據治理工作，對檔案系統(tǒng)著錄的數據未能查漏補缺、糾正錯誤，使得系統(tǒng)的錯誤數據、垃圾數據冗余，降低了檔案質量，也為檢索和利用帶來了困難。長此以往，會增加系統(tǒng)的負荷，耗費資源，對系統(tǒng)的穩(wěn)定性和數據的安全性產生威脅。

（三）檔案管理制度不健全、執(zhí)行不到位。一是缺少數字化轉型相應的制度。上海市政總院擁有一套成熟的檔案管理制度規(guī)范體系，但未能隨著檔案信息化建設同步更新。目前，檔案管理制度規(guī)范并沒有涉及電子文件管理的篇章描述，僅憑借傳統(tǒng)的檔案管理經驗難以保證數字化檔案建立的標準化以及數字化檔案信息利用的規(guī)范化。在缺乏成熟、完善的檔案管理制度的情況下，容易造成檔案資料收集的完整性、歸檔的及時性、數字化檔案信息的安全性等方面的問題，直接影響檔案信息資源的質量及后續(xù)的利用。二是管理制度執(zhí)行不到位。檔案管理各相關主體職責實際落實不清晰，各歸檔部門之間、歸檔部門內部對歸檔內容的區(qū)分、內部人員的分工、資料員與檔案管理人員之間的職責不夠明確，缺少相關的監(jiān)管機制，在實際工作中存在怠慢、扯皮、重復勞動等問題，影響歸檔質量和歸檔效率。

（四）缺少統(tǒng)一高效的檔案管理系統(tǒng)。業(yè)務系統(tǒng)設計缺少頂層設計與檔案協(xié)同觀念，缺少統(tǒng)一高效的檔案管理系統(tǒng)。上海市政總院的檔案管理暫缺少集成統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，不同類型的檔案、不同管理環(huán)節(jié)的功能分布在不同的平臺，與業(yè)務系統(tǒng)的對接不足。缺少統(tǒng)一高效的檔案管理系統(tǒng)意味著缺少實現信息存儲、電子文件在線歸檔和檢索利用等需求的高效手段，隨著檔案數量的不斷增加，傳統(tǒng)檔案管理的效率必然越來越低。

三、問題解決路徑

（一）轉變檔案管理理念。一是要提高文書檔案管理意識，加強文書檔案的數字化管理。檔案管理為企業(yè)服務，企業(yè)對數字資源、知識服務需求的不斷增長，文書檔案具有輔助企業(yè)決策的重要作用，加強文書檔案管理意識是大勢所趨。二是采用“開發(fā)”導向思維、樹立檔案開放共享理念。要盡快實現“存量數字化、增量電子化”。同時，文書檔案可以探索從按“卷”管理改為按“件”管理，這樣既遵循了文件的形成規(guī)律，又保持了文件之間的有機聯系，從而區(qū)分不同文件的價值，便于對文件結構化信息的提取和后續(xù)檔案信息資源的深度開發(fā)。另外，要樹立檔案資源開放共享的理念，定期鑒定和開放檔案，從被動提供“存、取”轉為主動“開發(fā)”提供利用，充分發(fā)揮企業(yè)文書檔案的價值，為主營業(yè)務和管理職能賦能。

（二）改進檔案管理模式。一是探索混合“單套制”管理模式，將電子文件管理納入考慮。文書檔案混合“單套制”在上海市政總院的應用是指在歸檔時，可將傳統(tǒng)紙質文件按實物保管，電子文件則直接從其產生的業(yè)務系統(tǒng)歸檔至檔案管理系統(tǒng)。另外，考慮按“事由”分類以代替按“組織”分類，按“件”歸檔以代替按“卷”歸檔。不再刻意遵循“同一部門的檔案不可分散，不同部門的檔案不能混淆”的原則，而是更關注業(yè)務本身的連續(xù)性，從工作流、項目、文件的背景信息等多維度、多角度采用多種方式賦予文件特定的標識，使每份文件相互獨立又有所關聯。二是融入“前端控制”理念，實現業(yè)務時間提前、重組操作工作流程和固化元數據。業(yè)務時間提前會將文件中的數據提前輸入系統(tǒng)，進而對檔案進行有效監(jiān)管，縮短了電子文件從整理到歸檔的時間，提高業(yè)務效率。重組操作工作流程指在對電子文件前端控制模式之下，會促使電子文件的管理流程向文件形成的階段發(fā)生轉移，并在此基礎上，按照相關的業(yè)務流程進行重組后再向更新的一種檔案化管理流程模式轉移。固化元數據是指在電子文件實施前端控制的過程中引入元數據的管理技術，可以有效地對文件生成到文件歸檔的整個過程中所產生的元數據進行記錄，并且完成對文件內容的固定。在文件形成后，若是對文件內容進行修改、流轉、毀損等操作，都能夠被實時記錄，從而進一步確保文件的安全性。三是開展數據治理常態(tài)化工作，對檔案數據實時或定期進行數據檢測與治理，及時清除垃圾數據，避免系統(tǒng)的無效負荷，同時保證系統(tǒng)和數據的安全、準確，以提高檔案資源的質量，為檔案資源的深度開發(fā)奠定基礎。

（三）完善檔案管理制度和執(zhí)行監(jiān)管機制。一是完善檔案管理制度與電子檔案實施細則。采用項目推動的方式逐步完善電子檔案管理所需要的各項管理制度和實施細則。依托數字檔案室建設項目的推進，形成“四性”檢測方案、接口規(guī)范、電子文件長期保存策略等制度規(guī)范。二是在制定管理制度和實施細則的同時，完善執(zhí)行監(jiān)管機制。關注重點環(huán)節(jié)、強調主體責任，明確管理內容。探索全流程跟進的管理方式，與文件形成周期結合，將指導與監(jiān)督檢查工作落實到管理的各個環(huán)節(jié)，有計劃、有針對性地對各單位專（兼）職資料員開展培訓與業(yè)務指導。面對權責不明確、易變動的問題，充分發(fā)揮設立檔案分管領導的作用，對檔案管理過程中的個別突出問題，向上反饋、責令整改，保留追責權利。

（四）加快數字檔案室建設。上海市政總院于2021年開始探索數字檔案室的建設，其中，文書檔案管理建設工作可謂是從頭開始，重新開發(fā)系統(tǒng)不存在歷史遺留問題的限制，管理模塊設計可以大膽突破，與業(yè)務系統(tǒng)頂層設計緊密融合，為管理和服務提供“一站式”平臺。同時，企業(yè)數字化轉型首先是企業(yè)基礎設施的全面升級，服務器、網絡、基礎軟件以及其他配套設施的配置、性能均得以提升。企業(yè)數字檔案室建設可以巧借“東風”，主動并軌到企業(yè)數字化轉型快車道上，以融入企業(yè)數字基礎設施建設中，不僅可以解決數字檔案室建設軟硬件條件實施難問題，而且可以提前介入系統(tǒng)接口標準、元數據標準建立階段，在協(xié)同推進企業(yè)數字化轉型中，將檔案工作融入企業(yè)業(yè)務中。

四、結語

檔案管理數字化是時代發(fā)展的必然結果，企業(yè)應順勢而為，自上而下推動檔案管理的變革。在實現文書檔案數字化管理的具體過程中，要從企業(yè)文書檔案管理的現存問題出發(fā)，協(xié)同企業(yè)的數字化轉型，通過推動數字檔案室建設項目，實現電子文件在線歸檔和檔案信息資源的高效管理，更好地發(fā)揮文書檔案的作用和價值。