目標(biāo)管理視角下檔案工作者績(jī)效考核的問(wèn)題與優(yōu)化

文/高楊 鐘天偉

一、目標(biāo)管理概述

目標(biāo)管理理論起源于管理大師德魯克（Peter F.Drucker）《管理實(shí)踐》一書(shū)，德魯克提出目標(biāo)管理是指為達(dá)到某種預(yù)期效果或?qū)崿F(xiàn)某種目標(biāo)，采取自我控制、過(guò)程激勵(lì)等管理方式，以充分發(fā)揮個(gè)人特長(zhǎng)，使團(tuán)體為共同目標(biāo)努力。[1]目標(biāo)管理有以下內(nèi)涵，一方面是以自我控制為主導(dǎo)，即目標(biāo)管理可以將組織內(nèi)部的客觀需要轉(zhuǎn)化為個(gè)人的目標(biāo)，組織內(nèi)部的工作人員不再只是聽(tīng)命行事，而是以自由人的身份采取行動(dòng)；[2]另一方面是以過(guò)程激勵(lì)為手段，即引導(dǎo)管理者從重視流程、制度轉(zhuǎn)變?yōu)橹匾暯M織的目標(biāo)。

此后，不斷有管理學(xué)者對(duì)目標(biāo)管理進(jìn)行完善和發(fā)展，逐漸演化為相對(duì)成熟的管理思想、理論和方法。現(xiàn)代管理理論認(rèn)為目標(biāo)管理是以目標(biāo)為導(dǎo)向，以人為中心，以成果為標(biāo)準(zhǔn)，使組織和個(gè)人取得最佳業(yè)績(jī)的現(xiàn)代管理方法。而目標(biāo)管理大體上分為目標(biāo)設(shè)置、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的過(guò)程和測(cè)定與評(píng)價(jià)成果三個(gè)階段。[3]具體而言，要求組織建立相對(duì)完整的目標(biāo)管理體系，明確相應(yīng)的目標(biāo)和權(quán)責(zé)，依靠?jī)?nèi)部自我控制實(shí)施管理，最后檢查評(píng)價(jià)目標(biāo)管理情況。其中，績(jī)效考核起到至關(guān)重要的作用，沒(méi)有績(jī)效考核，目標(biāo)管理也就無(wú)從落地。

目標(biāo)管理作為管理學(xué)領(lǐng)域中一種經(jīng)典的理論和方法，在現(xiàn)代檔案工作中同樣有其應(yīng)用空間，特別是基于目標(biāo)管理對(duì)檔案工作者進(jìn)行績(jī)效考核，具有一定可行性。

隨著檔案信息化的不斷推進(jìn)，社會(huì)和組織對(duì)檔案工作者的要求越來(lái)越高，檔案工作者的績(jī)效考核問(wèn)題也愈發(fā)突顯，如何提升檔案工作者的績(jī)效成為我國(guó)檔案領(lǐng)域面臨的問(wèn)題之一。本文從目標(biāo)管理理論出發(fā)，闡述檔案工作者的績(jī)效考核問(wèn)題及問(wèn)題成因，結(jié)合檔案工作特點(diǎn)提出涵蓋目標(biāo)體系設(shè)定、目標(biāo)拆解細(xì)化、目標(biāo)實(shí)施督導(dǎo)、目標(biāo)檢查評(píng)價(jià)與目標(biāo)調(diào)整更新等環(huán)節(jié)的績(jī)效考核優(yōu)化策略

二、檔案工作者績(jī)效考核存在的問(wèn)題

1.考核目標(biāo)有待明確化

考核目標(biāo)的設(shè)置是績(jī)效考核的起點(diǎn)，合理的考核目標(biāo)有利于組織機(jī)構(gòu)績(jī)效考核的有序進(jìn)行。據(jù)調(diào)研，部分組織雖然已經(jīng)為檔案工作者建立績(jī)效考核機(jī)制，但并沒(méi)有明確的考核目標(biāo)，其目標(biāo)往往是較為宏觀的描述，不夠具體，缺乏可操作性。另有部分組織對(duì)于檔案工作者的績(jī)效考核更加注重結(jié)果，對(duì)于目標(biāo)重視度不足。以結(jié)果為導(dǎo)向的績(jī)效考核，可能會(huì)使檔案工作者忽視工作的過(guò)程性，從而降低工作質(zhì)量。

2.考核過(guò)程較少體系化

目標(biāo)管理理論下的績(jī)效考核是一個(gè)體系化的流程，部分組織機(jī)構(gòu)的績(jī)效考核過(guò)程缺乏科學(xué)體系。理論上來(lái)講，績(jī)效考核需要引入全過(guò)程管理的思想理念，從目標(biāo)設(shè)置制定到目標(biāo)實(shí)施督導(dǎo)再到目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)和評(píng)價(jià)反饋都需要相應(yīng)的制度機(jī)制來(lái)確保流程規(guī)范。然而，現(xiàn)階段我國(guó)檔案機(jī)構(gòu)或部門(mén)少有相對(duì)體系化的績(jī)效考核流程。

3.目標(biāo)反饋更新較滯后

目標(biāo)管理下的績(jī)效考核應(yīng)該有相應(yīng)的成果評(píng)價(jià)和反饋?，F(xiàn)階段，我國(guó)檔案機(jī)構(gòu)或部門(mén)設(shè)置績(jī)效目標(biāo)后，存在目標(biāo)反饋滯后和更新不及時(shí)的問(wèn)題?？?jī)效考核的目標(biāo)應(yīng)該根據(jù)組織和檔案工作實(shí)際情況不斷變化，才能在復(fù)雜的數(shù)字化進(jìn)程中實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)。

三、存在問(wèn)題的成因分析

1.領(lǐng)導(dǎo)對(duì)績(jī)效考核重視不足

部分組織機(jī)構(gòu)中的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案工作者的績(jī)效考核價(jià)值認(rèn)識(shí)不足，重視程度有限，因此檔案工作者的績(jī)效考核少有納入組織機(jī)構(gòu)戰(zhàn)略規(guī)劃和相應(yīng)機(jī)制中。領(lǐng)導(dǎo)層的不夠重視，可能會(huì)使檔案工作者的績(jī)效管理形式化，脫離考核性質(zhì)，長(zhǎng)此以往，可能損害檔案工作者的工作效益和工作熱情。然而，隨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型的推進(jìn)，我國(guó)檔案工作愈發(fā)繁重，需要領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作者的績(jī)效考核并將其納入常態(tài)化管理機(jī)制，以促進(jìn)檔案工作有序開(kāi)展。

2.缺乏管理理論和理念融入

檔案工作者的績(jī)效考核本質(zhì)上也是一項(xiàng)管理工作，需要組織應(yīng)用相關(guān)理論。例如，將目標(biāo)管理理論融入檔案工作者的績(jī)效考核中，可以培養(yǎng)檔案工作者參與管理的意識(shí)和積極性，極大地發(fā)揮檔案工作者的主觀能動(dòng)性。又如，將全過(guò)程管理理念融入績(jī)效考核中，對(duì)績(jī)效考核的目標(biāo)設(shè)置、實(shí)施等各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)全流程管理，以確?？己速|(zhì)量。再如，融入前端控制思想，在目標(biāo)設(shè)置上嚴(yán)格把關(guān)，確保后續(xù)工作有序開(kāi)展。然而，現(xiàn)階段我國(guó)檔案組織機(jī)構(gòu)或部門(mén)在績(jī)效考核上少有先進(jìn)的管理思想理論或理念進(jìn)行支撐，因此實(shí)際工作中績(jī)效考核也存在一定問(wèn)題。

3.部門(mén)之間溝通協(xié)調(diào)不順暢

績(jī)效考核往往由組織內(nèi)的人事部門(mén)或人力資源管理部門(mén)負(fù)責(zé)，績(jī)效考核的過(guò)程和結(jié)果也往往由相關(guān)負(fù)責(zé)人員決定。然而，相關(guān)負(fù)責(zé)人員可能并不了解檔案工作者的工作情況，可能無(wú)法給予其相對(duì)中肯的評(píng)價(jià)，加之評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)未見(jiàn)得準(zhǔn)確，因而績(jī)效考核的效果存在偏差可能。實(shí)際上，績(jī)效考核不應(yīng)該僅僅由單一主體主導(dǎo)進(jìn)行，應(yīng)該加強(qiáng)部門(mén)間的協(xié)同分工，讓績(jī)效考核在多部門(mén)的監(jiān)督和合作下進(jìn)行。

四、檔案工作者績(jī)效考核的優(yōu)化策略

1.目標(biāo)體系設(shè)定

設(shè)定成體系化的目標(biāo)是目標(biāo)管理的首要工作，由組織的遠(yuǎn)景、使命、價(jià)值觀等多方面決定。由于檔案工作的效益具有社會(huì)性、隱蔽性和滯后性的特點(diǎn)，[4]因此不能將檔案工作者的績(jī)效僅與經(jīng)濟(jì)效益關(guān)聯(lián)，也不能只考慮眼前利益，忽略長(zhǎng)期效果，更不能單純以結(jié)果為導(dǎo)向設(shè)定目標(biāo)體系。對(duì)此，要結(jié)合組織的具體情況，并兼顧檔案工作的內(nèi)容、特點(diǎn)進(jìn)行目標(biāo)的設(shè)定。另外，在目標(biāo)體系設(shè)定時(shí)，部分檔案工作者的績(jī)效考核過(guò)程中，常出現(xiàn)績(jī)效目標(biāo)設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)過(guò)高或過(guò)低的問(wèn)題，以至于檔案工作者完成績(jī)效考核過(guò)于輕松或是無(wú)法完成績(jī)效考核。針對(duì)此類(lèi)問(wèn)題，建議相關(guān)負(fù)責(zé)人員采用一定的管理原則，進(jìn)行前端控制，在目標(biāo)體系設(shè)定前對(duì)相關(guān)情況做足充分的調(diào)研和準(zhǔn)備。有了相對(duì)合理的目標(biāo)，檔案工作者的績(jī)效考核就有了清晰的方向。

2.目標(biāo)拆解細(xì)化

在實(shí)際工作過(guò)程中，目標(biāo)體系常常過(guò)于龐大而無(wú)法操作，對(duì)此，需要進(jìn)一步將目標(biāo)進(jìn)行拆解和細(xì)化?？梢詫⒋嬖谝欢y度的目標(biāo)分解成一個(gè)個(gè)具體可操作的小目標(biāo)，分步或階段實(shí)現(xiàn)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)總體目標(biāo)。由于單一主體的力量往往有限，因此需要組織考慮不同層級(jí)的部門(mén)職責(zé)和人員構(gòu)成等情況，加強(qiáng)協(xié)同，相互配合，共同完成拆解細(xì)化后的目標(biāo)。檔案工作者也應(yīng)積極配合考核負(fù)責(zé)人員，共同完成績(jī)效考核的目標(biāo)。

3.目標(biāo)實(shí)施督導(dǎo)

一方面，需要落地實(shí)施。將目標(biāo)拆解細(xì)化后，需要將責(zé)任落實(shí)到具體的負(fù)責(zé)人，只有這樣，目標(biāo)才可能實(shí)施；另一方面，需要加強(qiáng)督導(dǎo)。所謂督導(dǎo)，是對(duì)績(jī)效考核過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。由于績(jī)效考核可能涉及跨部門(mén)協(xié)同工作，因而需要監(jiān)督，必要時(shí)對(duì)工作進(jìn)行催辦、幫辦。另外，需要培訓(xùn)專(zhuān)門(mén)性隊(duì)伍和人才，對(duì)于該項(xiàng)工作進(jìn)行指導(dǎo)。在績(jī)效考核結(jié)束后，相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)該及時(shí)地整理和分析考核結(jié)果，并將考核結(jié)果反饋給檔案工作者，使之了解自身工作的情況，掌握自身的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，以便為后續(xù)的努力提供方向。

4.目標(biāo)檢查評(píng)價(jià)

在對(duì)檔案工作者的績(jī)效考核中進(jìn)行目標(biāo)檢查與評(píng)價(jià)，一方面是看績(jī)效考核的目標(biāo)效度如何，考核標(biāo)準(zhǔn)是否合理，有無(wú)優(yōu)化空間；另一方面是了解績(jī)效考核對(duì)檔案工作者自身和組織發(fā)展是否有促進(jìn)作用。對(duì)于目標(biāo)的完成情況，要按照一定期限進(jìn)行檢查與評(píng)價(jià)，檢查與評(píng)價(jià)的方法可以根據(jù)組織自身情況靈活設(shè)置，可以自檢或者互檢，也可以成立專(zhuān)項(xiàng)小組進(jìn)行檢查與評(píng)價(jià)，還可以依據(jù)檢查與評(píng)價(jià)的結(jié)果，適度對(duì)檔案工作者進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)或處罰。

5.目標(biāo)調(diào)整更新

由于檔案信息化建設(shè)是一個(gè)不斷發(fā)展的過(guò)程，這也意味著檔案工作者的績(jī)效管理也是一個(gè)不斷調(diào)整更新優(yōu)化的過(guò)程。組織應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況，決定經(jīng)過(guò)評(píng)價(jià)后的績(jī)效目標(biāo)更新設(shè)定，可以超越原有目標(biāo)，但不可冒進(jìn)，也可以降低績(jī)效考核目標(biāo)與檔案工作者實(shí)際工作相適應(yīng)，但也應(yīng)適度。

總之，組織的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到對(duì)檔案工作者實(shí)施績(jī)效考核的重要性。只有結(jié)合組織自身實(shí)際情況，同時(shí)兼顧檔案工作的性質(zhì)和特點(diǎn)，建立較為合理的績(jī)效考核目標(biāo)體系，對(duì)績(jī)效考核進(jìn)行全過(guò)程管理，才能保證檔案工作者實(shí)現(xiàn)個(gè)人目標(biāo)的同時(shí)推動(dòng)組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。因而，開(kāi)展有效的績(jī)效考核工作并使之納入機(jī)制對(duì)現(xiàn)階段的檔案工作至關(guān)重要。