企業(yè)實物榮譽檔案數字化加工實踐與啟示

文/劉鈞

本文介紹了開展企業(yè)實物榮譽檔案數字化前期準備工作，論述了實物檔案數字化工作流程，總結了數字化加工實踐中一些經驗體會，期望對推進企業(yè)檔案工作數字轉型有所啟發(fā)

科學技術發(fā)展到什么階段，檔案工作就應該提升到相應水平。檔案資源信息化是數字時代檔案工作的發(fā)展方向，企業(yè)檔案資源信息化是企業(yè)檔案工作現代化建設的一項重要內容。實物檔案數字化，是企業(yè)完成存量檔案資源數字化的一項工作內容，是企業(yè)開展檔案信息化建設的一部分，做好實物檔案數字化工作，對推動企業(yè)檔案工作數字轉型具有重要意義。

一、企業(yè)實物榮譽檔案數字化的意義

1.企業(yè)實物檔案數字化內涵

企業(yè)實物檔案主要指企業(yè)生產經營及社會活動中制作或取得的具有保存價值的實物，主要包括獎狀、獎杯、錦旗、證書、印章、印模、產品、標本、工具設備等。實物檔案數字化是采用拍攝、掃描的方式對實物檔案進行數字化加工，將其轉化為數字文件，按照實物檔案的內在聯系，建立目錄數據與數字文件關聯關系的處理過程。

2.有效保護企業(yè)珍貴實物榮譽檔案

企業(yè)實物榮譽檔案在企業(yè)傳統(tǒng)載體檔案中數量不是很多，卻是見證企業(yè)發(fā)展歷史的最好記錄。獎牌、錦旗記錄了企業(yè)對社會曾經做出的貢獻，印章檔案記錄了企業(yè)的歷史沿革。實物檔案對于企業(yè)是一筆寶貴的財富，具有重要價值。然而企業(yè)實物檔案大多年代久遠，一旦歸檔入庫，也常常被束之高閣，有些企業(yè)由于庫房緊張，會用頂層和地下室的房間存放較大形制實物檔案，由于缺少有效的溫濕度控制，這類實物檔案很容易過早老化損壞。一些年代久遠的獎狀、牌匾、領導題字等珍貴實物檔案，由于八防措施不到位，自然老化速度加快，和原貌相比發(fā)生較大變化。比如金屬材質獎牌、獎杯出現銹跡，木質材質牌匾開裂，油漆脫落，字跡變得模糊，錦旗絨布的金箔文字脫落，內容難以辨認，類似情況是實物榮譽檔案管理工作中存在比較普遍的問題，必須加以解決，才能保護好珍貴實物榮譽檔案。開展實物檔案數字化工作，是保護企業(yè)實物榮譽檔案的有效途徑。進行數字化加工前，首先對實物檔案進行清點整理，對急需保護的實物檔案要進行登記，對有損壞的實物檔案進行修補、除銹、加固等修復工作，整理修復工作是對珍貴實物檔案進行保護和搶救的有效手段。其次數字化加工過程中，對實物檔案進行掃描、拍照、攝像等，采集數字信息，形成數字影像，并將實物檔案的數字信息保存在計算機中。企業(yè)在搞紀念、宣傳活動時，可以使用數字化的實物檔案，減少實體檔案的借用，減少人為損壞，有效保護實物檔案實體。

3.促進企業(yè)盡早實現檔案資源數字轉型

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中指出“到2025 年檔案信息化建設進一步融入數字中國建設，檔案管理數字化、智能化水平得到提升，檔案工作基本實現數字轉型”。檔案信息化建設，檔案工作數字轉型，是今后企業(yè)檔案工作的發(fā)展方向。隨著企業(yè)紙質檔案數字化工作的完成，實物榮譽檔案數字化工作已經在企業(yè)中開展起來，企業(yè)實物榮譽檔案數字化是企業(yè)存量檔案數字化工作的最后一公里，實物檔案數字化的完成，將有力地促進企業(yè)實現檔案資源數字轉型。

二、企業(yè)實物檔案數字化前期準備工作

1.摸清庫存實物榮譽檔案基本情況

對實物檔案的類型、數量、材質及形成年代進行完整準確登記，對有損壞的實物檔案進行詳細記錄，根據摸底情況確定實物檔案數字化加工范圍及先后順序。

2.做好組織及人員保障

成立由檔案管理部門牽頭，企業(yè)主管領導任組長的企業(yè)檔案數字化工作領導小組，協(xié)調各項工作，保障實物檔案數字化工作順利完成。配備1名檔案高級職稱專業(yè)人員，組織指導數字化工作，對數字化加工人員進行培訓，掌握數字化操作流程、操作規(guī)范、技術要求，保證實物檔案數字化工作質量。進行安全保密學習教育，保證檔案信息資源安全。

3.實物檔案的修復工作

對于一般損壞的實物檔案，聯系上級檔案業(yè)務主管部門，在專業(yè)技術人員指導下，進行檔案修復，比如錦旗絨布上金箔文字脫落等修復。對損害嚴重，修復技術難度較大的實物檔案，應送到專業(yè)檔案修復機構做修復處理，比如木質材質牌匾開裂，油漆脫落等修復。

4.制定實物檔案數字化工作方案

在摸清實物檔案各種情況的基礎上，制定《實物檔案數字化工作方案》，明確工作目標、工作內容、技術規(guī)范及工作進度等，制定《數字化加工工作人員崗位職責》，明確人員責任分工，確保實物檔案數字化工作達到預期目標。

三、實物檔案數字化加工流程及質量控制

1.建立目錄數據庫

目錄數據庫是數字檔案資源管理的基礎，首先要確定目錄數據庫數據規(guī)則，包括數據字段類型、長度及內容，其次結合實物檔案的各種信息，按照目錄數據庫數據規(guī)則，確定實物檔案目錄數據內容，包括檔號、保管期限、年度、題名、責任者、材質、形制、互見號等信息。著錄的實物檔案信息，要完整準確，出現不規(guī)范著錄或著錄信息錯誤，必須進行修改或重錄，確保下一步對應的圖像數據能夠順利掛接。

2.數字化采集

使用掃描儀、數碼相機等設備對實物檔案進行掃描、拍照形成數字圖像，將數據按照一定格式存儲在計算機中。要對掃描儀、數碼相機等采集設備各項參數進行調試和設置，使采集到的數字影像清晰、完整，最接近檔案原貌。在掃描和拍攝時注意保護實體檔案，獎杯、獎牌要輕拿輕放，外形較大的、材質較脆的實物檔案，搬動時要避免磕碰，以免造成檔案損壞。選擇適合的數據采集設備，獎狀、榮譽證書、印模等使用平板掃描儀，彩色掃描模式，圖像分辨率大于300dpi；獎牌、獎杯、牌匾、錦旗等使用數碼相機彩色拍照模式，精度不低于1600 萬像素。存儲格式采用TIFF、JPEG 格式，方便數字圖像長期保存。一條實物檔案目錄有時會對應多個采集圖像，可以按照檔號加順序號組合方式，對數字文件進行命名，順序號描述一件實物不同角度的拍攝圖像。合理存放文件，文件存儲路徑不能太深，方便后期數據查找掛接。

3.影像處理及數據掛接

掃描形成的圖像既要最大限度展示實物檔案原貌，也要保證圖像表面干凈整潔，符合人們閱讀習慣。因此需要對圖像做糾偏、去污、拼接、裁剪等處理。圖像糾偏的傾斜度小于1 度，去除掃描時形成的黑邊和雜質，保持圖面干凈，但實物檔案在保管時形成的痕跡需要保留，不能去除。幅面較大的領導題字，采用分幅掃描形成多個影像的，要拼接合并成一個完整的影像，視覺上無明顯拼接痕跡。裁剪圖像四周多余部分，縮小文件容量，節(jié)約存儲空間。使用檔案管理軟件，將實物檔案影像數據掛接到實物檔案目錄數據庫中，目錄內容和數字影像內容一致，掛接的數字影像能夠正常打開，無漏掛、錯掛現象發(fā)生，掛接準確率達到100%。

4.質量控制前置

實物檔案數字化工作環(huán)節(jié)較多，操作人員對不同采集設備熟悉掌握程度不同，加上實物檔案形狀復雜，都會影響數字化質量。將質量控制前置，在數據庫建立、數字化采集、圖像處理、數據掛接的環(huán)節(jié)，指定專人進行質量檢查，現場解決出現的質量問題，及時發(fā)現糾正錯誤，確保每個加工環(huán)節(jié)的數字化質量。采用計算機和人工檢驗結合的方式，對數字化成果進行定期檢查，檢查合格率為100%，達不到標準的要返工修改。

四、實物檔案數字化加工安全控制

1.工作場所安全控制。實物檔案數字化工作場所安裝監(jiān)控系統(tǒng)及門禁系統(tǒng)，配備消防設施設備，選擇溫度濕度有利于檔案實體保護的環(huán)境。

2.檔案實體安全控制。實物檔案材質多樣，形狀不規(guī)則，一些年代久遠的實物檔案自然老化嚴重，變脆易損，在拿取時要佩戴手套，輕取輕放，避免磕碰造成二次損害。

3.檔案數據安全控制。落實公司《檔案數字化工作管理制度》要求，封閉數字化加工計算機USB 端口，確保數據不被隨意拷貝，加工人員在工作場所，手機統(tǒng)一集中存放，采取一系列安全措施，確保計算機安全，檔案數據安全。

五、幾點啟示

1.統(tǒng)籌規(guī)劃，持續(xù)推進。要將實物檔案數字化工作納入企業(yè)檔案數字化建設工作整體規(guī)劃，統(tǒng)籌安排檔案數字化各階段的工作任務，在人力和資金方面持續(xù)投入，有序開展企業(yè)檔案數字化建設，持續(xù)推進企業(yè)檔案資源數字化轉型。

2.注重質量，確保安全。高質量的檔案數據是企業(yè)實現檔案現代化管理的前提和基礎，在目錄數據庫建設、數據采集及圖像處理的每個環(huán)節(jié)，加強檢查驗收，確保數據質量和安全是企業(yè)檔案數字化工作始終要堅持的重要原則。

3.培養(yǎng)復合型檔案人才。實物檔案數字化工作培養(yǎng)鍛煉了一批既有檔案管理專業(yè)知識，又懂數字化加工技術的復合型檔案人才。為加快推進企業(yè)檔案工作數字轉型及后期企業(yè)數字檔案室的建設奠定了人才基礎。