高校檔案管理的技術(shù)創(chuàng)新探析

趙雪飛

摘 要：檔案管理工作是高等院校重要的基礎(chǔ)性工作，也是衡量一個(gè)高校管理水平和服務(wù)水平的標(biāo)志。檔案工作記錄了學(xué)校的發(fā)展歷程，是學(xué)校評價(jià)辦學(xué)水平的窗口，是學(xué)校教學(xué)、科研、管理等必不可少的資料，反映了一個(gè)學(xué)校的辦學(xué)水平、文化水平、發(fā)展進(jìn)程。隨著新的科學(xué)技術(shù)的產(chǎn)生與發(fā)展，高校檔案管理也需要不斷發(fā)展與創(chuàng)新，適應(yīng)信息時(shí)代的需求。本文對高校檔案管理的發(fā)展?fàn)顩r和存在的問題進(jìn)行分析，探析高校檔案管理的技術(shù)創(chuàng)新，并分析創(chuàng)新型檔案管理模式的特點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；技術(shù)；創(chuàng)新

中圖分類號：G271 ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A ?文章編號：1673-260X（2023）07-0058-04

隨著科技的發(fā)展，時(shí)代的變化，產(chǎn)生了各種新的科學(xué)技術(shù)，改變了人們生產(chǎn)和生活的方方面面。高校檔案管理也要緊跟時(shí)代的步伐，進(jìn)行科學(xué)和創(chuàng)新管理，使得檔案管理更加科學(xué)化、規(guī)范化、技術(shù)化、現(xiàn)代化。科學(xué)是第一生產(chǎn)力，創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，是一個(gè)國家興旺發(fā)達(dá)的動力，運(yùn)用科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新檔案管理方法，使檔案的發(fā)展適應(yīng)信息社會發(fā)展的需要，使檔案管理工作更好地服務(wù)于高等教育事業(yè)的發(fā)展。

近幾年來，學(xué)者們對高校檔案管理有了一定的研究，但研究內(nèi)容主要體現(xiàn)在管理層面上和服務(wù)方式上的創(chuàng)新，對于技術(shù)層面的研究相對較少。近期，5G網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下的檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展研究、大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理與服務(wù)的創(chuàng)新研究、高校檔案云技術(shù)的應(yīng)用研究、人工智能技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用探索研究等等，雖然取得了一定的研究成果，但有待于進(jìn)一步探究和論證。而多種新技術(shù)的綜合應(yīng)用，對檔案管理工作來說是一個(gè)新的嘗試，會給檔案管理的發(fā)展帶來新的契機(jī)，使高校檔案管理工作再上一個(gè)新的臺階。本文就檔案管理的技術(shù)層面綜合應(yīng)用進(jìn)行分析，提出檔案管理的技術(shù)創(chuàng)新方法。

1 高校檔案管理的發(fā)展?fàn)顩r

高校檔案管理指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研和管理等活動形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價(jià)值的各種文案、圖表和聲像等不同形式載體的歷史記錄。1993年，國家教委頒布了《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，2008年國家教育部和國家檔案局頒布施行了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，使高校檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度大大提高。從檔案的收集、整理、歸檔和入庫，每一個(gè)環(huán)節(jié)都嚴(yán)格執(zhí)行高校檔案管理辦法與檔案實(shí)體分類法，讓檔案管理工作細(xì)節(jié)有規(guī)可循、有法可依。

目前的高校檔案管理有以下幾個(gè)特點(diǎn)：第一，檔案過程累計(jì)比較緩慢；第二，檔案管理活動對檔案形成者有依附性；第三，檔案管理活動具有階段性；第四，檔案管理活動對社會有封閉性。高校檔案管理辦法中指出，高校檔案管理要促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，組織實(shí)施信息建設(shè)和電子文件的歸檔工作，開展檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使檔案管理人員更加適應(yīng)信息化檔案管理的要求，使得檔案管理更加信息化、現(xiàn)代化。目前，我國高校檔案的管理水平還沒有跟上高校事業(yè)的發(fā)展，大部分高校還處于傳統(tǒng)的管理階段，還需不斷解決和完善檔案管理工作中存在的問題。

2 高校檔案管理存在的問題

2.1 對檔案的重視程度不夠

在日常檔案工作中，很多管理人員缺乏對檔案管理工作的正確認(rèn)識，忽略了檔案管理工作的重要性。還有一些高校更重視教學(xué)和科研工作，而將檔案管理工作附屬化，在管理理念上依然停留在傳統(tǒng)檔案管理觀念上，對檔案的信息化管理沒有系統(tǒng)認(rèn)識和理性的思考，檔案工作發(fā)展緩慢，無法適應(yīng)學(xué)校的建設(shè)與發(fā)展。

2.2 檔案管理的分散性和不規(guī)范性

由于檔案資料形成的時(shí)間不一樣，部門來源不一樣，因此會形成檔案資料的分散性。由于檔案的要求不一樣，會出現(xiàn)檔案填寫不規(guī)范的現(xiàn)象，主要體現(xiàn)在檔案資料的收集、整理、錄入不規(guī)范；文書制作格式及歸檔不統(tǒng)一；立卷工作不規(guī)范；檔案存放和保護(hù)不當(dāng)。比如說，各類檔案排列順序和編號混亂，就會給檔案查閱和利用等工作帶來很大的困難；對電子文檔，如光盤、軟盤等介質(zhì)檔案保護(hù)措施不當(dāng)，還會造成重要檔案數(shù)據(jù)丟失或機(jī)密檔案泄露的嚴(yán)重問題；對失效檔案管理比較滯后，對過了有效期的檔案資料沒有及時(shí)處理，就會形成大量的冗余檔案，給檔案管理工作帶來了負(fù)荷和成本。

2.3 檔案管理技術(shù)落后

大多數(shù)高校的檔案管理均用手工管理方式，通過手工方式實(shí)現(xiàn)檔案的分類、整理、歸檔、收發(fā)和查詢等工作。隨著高校的發(fā)展，檔案材料也隨之增多，這樣的管理方式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代化社會的需求。首先，檔案管理是動態(tài)的，因此需要不斷地更新和完善檔案信息，紙質(zhì)檔案管理方式很容易出現(xiàn)檔案不及時(shí)、不完整的現(xiàn)象。其次，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案會占用大量的空間，收發(fā)和查找也有一定的難度，隨著時(shí)間推移和自然影響，使得檔案的保存有一定的難度，可能會帶來檔案信息的缺失。雖然，有些高校已經(jīng)采取了計(jì)算機(jī)管理方式，但存在著信息管理水平不均衡，系統(tǒng)管理軟件不統(tǒng)一的現(xiàn)象；有些高校雖然建立了電子檔案，但在管理技術(shù)上還比較落后；有些高校因資金問題，檔案管理建設(shè)沒有太多的發(fā)展，信息化設(shè)備有限，管理軟件水平不高，缺乏通用性和統(tǒng)一性。

2.4 管理人員業(yè)務(wù)水平有待提高

檔案管理水平的高低和質(zhì)量的好壞，取決于管理人員的思想素質(zhì)和技術(shù)水平。在思想素質(zhì)方面，檔案管理人員仍存在著對本職工作重視程度不夠的現(xiàn)象，只注重檔案的基礎(chǔ)性工作，對檔案的服務(wù)性工作認(rèn)識不夠；還有一部分檔案管理人員是兼職人員，對檔案管理工作不夠重視。在管理技術(shù)方面，現(xiàn)有的檔案管理人員大多數(shù)都沒有經(jīng)過系統(tǒng)和專業(yè)的培訓(xùn)，對檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一，技術(shù)和方法有一定程度的落后。管理人員的理解不統(tǒng)一，使得檔案分類不準(zhǔn)確；檔案管理人員的調(diào)動，在一定程度上也會影響檔案的管理；檔案管理人員隊(duì)伍不穩(wěn)定，會造成檔案的不連續(xù)性，對一些檔案資料不清楚和了解。還有一部分檔案人員對計(jì)算機(jī)操作不熟練，缺乏專業(yè)知識的功底，又缺乏學(xué)術(shù)研究、史料研究等，導(dǎo)致其在檔案服務(wù)能力上缺乏活力，工作效率和質(zhì)量得不到提高，這與目前檔案管理工作的現(xiàn)代化要求相距甚遠(yuǎn)。

2.5 檔案的宣傳和開放力度不夠

隨著信息時(shí)代的到來，勢必會形成檔案管理的信息化高潮。然而由于檔案管理部門管理方式比較保守，對檔案的內(nèi)容和查檔方式、途徑宣傳很少，加上檔案保密性的舊觀念沒有改變，使得保守檔案機(jī)密與開放、利用檔案信息資源的想法對立起來，從而限制了檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.6 缺乏統(tǒng)一的管理機(jī)制

高校檔案工作是一項(xiàng)復(fù)雜的工程，需要建立起一套嚴(yán)格完整的管理制度。隨著檔案法的頒布實(shí)施，地方檔案條例規(guī)定的出臺，高校檔案管理體制逐步建立，檔案工作將發(fā)揮越來越重要的作用。但有部分高校還存在著體制不夠完善，整體功能發(fā)揮欠佳，對檔案工作缺乏監(jiān)督指導(dǎo)等問題。檔案管理工作缺乏系統(tǒng)化、長期化、專業(yè)化的管理機(jī)制。

3 高校檔案管理的技術(shù)創(chuàng)新

信息化是當(dāng)前社會發(fā)展的一大趨勢，它對檔案管理工作提出了新要求?；谀壳案咝n案管理存在的一些問題，結(jié)合當(dāng)代新科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，可以提高檔案的管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

3.1 云技術(shù)應(yīng)用于高校檔案管理

云技術(shù)是基于云計(jì)算商業(yè)模式應(yīng)用的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)、整合技術(shù)、管理平臺技術(shù)和應(yīng)用技術(shù)的總稱，可以組成資源池，按需所用，具有應(yīng)用靈活便利的特點(diǎn)。早在2008年，EMC公司就與清華大學(xué)、復(fù)旦大學(xué)開展合作，針對云技術(shù)在高校的推廣應(yīng)用進(jìn)行研究，最初是在高校實(shí)驗(yàn)室的優(yōu)化和配置上的研究。目前高校檔案數(shù)據(jù)比較多，管理起來有較大的工作量，涉及到各個(gè)方面，在保存時(shí)要耗費(fèi)大量的時(shí)間和空間，而且傳統(tǒng)的檔案管理模式的信息管理成效也不明顯。云技術(shù)可以直接將相關(guān)的數(shù)字檔案信息上傳到網(wǎng)絡(luò)，無需各種存儲設(shè)備，實(shí)現(xiàn)大容量云端存儲。云技術(shù)的應(yīng)用還有較強(qiáng)的抗災(zāi)能力，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案很難積極應(yīng)對火災(zāi)及地震的危急情況，云技術(shù)的應(yīng)用在很大程度上改善了這一問題。云技術(shù)利用網(wǎng)絡(luò)讀取時(shí)，能快速讀取文件，避免檔案資源的重復(fù)，更增加了檔案資源的共享性，借助于手機(jī)和電腦終端，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理利用。云技術(shù)可實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，打破了信息孤島現(xiàn)象，極大地滿足了用戶的需求。云技術(shù)給檔案管理工作帶來的變化是顯而易見的，通過兩者有機(jī)融合，能更好地發(fā)揮檔案管理的作用。

3.2 大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于高校檔案管理

大數(shù)據(jù)技術(shù)是以容量大、類型多、存取速度快、應(yīng)用價(jià)值高為主要特征的數(shù)據(jù)集合，最早應(yīng)用于計(jì)算機(jī)行業(yè)，目前正在快速地發(fā)展。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以對數(shù)量巨大、來源分散、格式多樣的數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、存儲和關(guān)聯(lián)分析，它采用分布式架構(gòu)，對海量數(shù)據(jù)進(jìn)行分布式數(shù)據(jù)挖掘，對數(shù)據(jù)進(jìn)行專業(yè)化處理，實(shí)時(shí)交互式的查詢和分析。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理已不能適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展，因此需要改變高校的檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享與應(yīng)用，數(shù)據(jù)共享及數(shù)據(jù)應(yīng)用已成為行業(yè)發(fā)展的重要支撐方式。隨著高校的發(fā)展，檔案資料的不斷增多，人工錄入、提取和保存檔案時(shí)，有時(shí)會使檔案資料損壞或是流失，錄入過程有時(shí)也缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性和準(zhǔn)確性。使用大數(shù)據(jù)技術(shù)，不僅能使檔案資料進(jìn)行科學(xué)分類，自動地生成編目和檢索條件，還可以實(shí)現(xiàn)高級檢索，滿足多元化檔案管理的需要。使用大數(shù)據(jù)技術(shù)，更加有利于收集信息資源，有利于檔案價(jià)值的提取，更好地發(fā)揮檔案的作用。大數(shù)據(jù)應(yīng)用于檔案管理主要表現(xiàn)在檔案信息資源的管理、服務(wù)的創(chuàng)新及風(fēng)險(xiǎn)的管控。高校檔案管理人員可以通過大數(shù)據(jù)對師生檔案、教務(wù)數(shù)據(jù)和學(xué)術(shù)報(bào)告等數(shù)據(jù)進(jìn)行采集和處理，分析檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值，同時(shí)可以利用大數(shù)據(jù)提供個(gè)性化的服務(wù)，比如，學(xué)生信息和成績的查詢等等。大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于高校檔案管理是具有前瞻性的，高校檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，而且正在逐漸向精細(xì)化方向發(fā)展，運(yùn)用大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代化技術(shù)管理已成為必然。

3.3 5G技術(shù)應(yīng)用于高校檔案管理

5G技術(shù)，即第五代移動通信技術(shù)，是具有高速率、低時(shí)延等特點(diǎn)的新一代寬帶移動通信技術(shù)，是實(shí)現(xiàn)人、機(jī)、物互聯(lián)的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施。5G時(shí)代的到來，為我們構(gòu)建一個(gè)新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，社會中各行各業(yè)都將迎來一次深度的變革。5G網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)，使得檔案管理逐漸向數(shù)字化、信息化和人工智能化方向發(fā)展。隨著時(shí)間的推移，高校檔案資料也隨之不斷增加，傳統(tǒng)的檔案管理已無法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求。運(yùn)用5G網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不僅能實(shí)現(xiàn)對檔案資料進(jìn)行高量存儲，還能對檔案資料進(jìn)行備份，提升了檔案管理的效率；運(yùn)用5G網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)檔案資料的快速查詢，減少了檔案管理工作者的工作量，提高了檔案管理的服務(wù)水平，提高了檔案管理的能力；運(yùn)用5G技術(shù)，還可以使高校之間檔案數(shù)據(jù)的信息快速傳輸，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。隨著5G網(wǎng)絡(luò)的全覆蓋和高速發(fā)展，為檔案管理工作提供了良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，利用5G網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，可開發(fā)出多樣化的檔案管理軟件，利用管理軟件對檔案進(jìn)行科學(xué)化管理。5G時(shí)代給檔案創(chuàng)新管理帶來了新的可能，實(shí)現(xiàn)檔案的創(chuàng)新管理與創(chuàng)新服務(wù)。

3.4 超媒體技術(shù)應(yīng)用于高校檔案管理

超媒體是超文本利用引用鏈接其他不同類型的文件，包括聲音、圖片、動畫、文字等文件類型，這些具有多媒體操作的超文本和多媒體在信息瀏覽環(huán)境下的結(jié)合，就形成了超級媒體。超媒體技術(shù)包括超文本和超鏈接，超文本是用超鏈接的方法，將各種不同空間的文字信息組織在一起的網(wǎng)狀文本，用以顯示文本及與文本之間相關(guān)的內(nèi)容。將超媒體技術(shù)應(yīng)用于高校檔案管理可以實(shí)現(xiàn)檔案資料的超鏈接，超媒體技術(shù)不受空間限制，用戶只要將查找的檔案資料中的關(guān)鍵信息找出來，就可以通過超鏈接查到相關(guān)的全部檔案信息，顯著提高了檔案資料的查找速度和效率，同時(shí)還可以根據(jù)需求查找檢索檔案資料，實(shí)現(xiàn)檔案信息的智能化檢索。超媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用比較廣泛，音視頻的壓縮與存儲技術(shù)能為檔案的存儲和傳輸提供可靠的方式，超文本和超鏈接技術(shù)能使分散的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行有效地組織，建立起鏈接關(guān)系，從而方便查找與利用，遠(yuǎn)程協(xié)作技術(shù)可實(shí)現(xiàn)檔案管理的異地協(xié)同工作，動畫技術(shù)可使檔案資料更加形象化、生動化，拉近了檔案與用戶之間的距離。超媒體技術(shù)與高校檔案管理的有機(jī)融合使檔案工作在技術(shù)上提升了一個(gè)層次。

3.5 虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)應(yīng)用于高校檔案管理

虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)是仿真技術(shù)的一個(gè)重要方向，是仿真技術(shù)與計(jì)算機(jī)圖形學(xué)、人機(jī)接口技術(shù)、多媒體技術(shù)、傳感技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等多種技術(shù)的集合，主要包括模擬環(huán)境、感知、自然技能和傳感設(shè)備等方面。模擬環(huán)境是由計(jì)算機(jī)生成的、實(shí)時(shí)動態(tài)的三維立體逼真圖像；感知是指理想的應(yīng)該具有一切人所具有的感知；自然技能是指人的頭部轉(zhuǎn)動，眼睛、手勢及其他人體行為動作，由計(jì)算機(jī)來處理與參與者的動作相適應(yīng)的數(shù)據(jù)，并對用戶的輸入作出實(shí)時(shí)響應(yīng)，并分別反饋到用戶。目前，虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)多應(yīng)用于實(shí)物檔案的展示，并能充分地發(fā)揮實(shí)物檔案的展示作用。實(shí)物檔案是一種特殊的檔案形式，是對發(fā)生過的活動和事件進(jìn)行具體生動的反映，實(shí)物檔案存儲有一定難度，因此，虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)的應(yīng)用，使得實(shí)物檔案在虛擬環(huán)境中得到展示，使觀看者有身臨其境的感覺。虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)創(chuàng)新了檔案展覽形式，可以吸引人們參加檔案展覽，擴(kuò)大檔案的文化傳播影響力。虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)的出現(xiàn)為檔案工作帶來了新的發(fā)展契機(jī)，豐富了檔案宣傳教育的手段，提高了檔案工作的服務(wù)質(zhì)量。

3.6 射頻識別技術(shù)應(yīng)用于高校檔案管理

射頻識別技術(shù)是當(dāng)前最重要的識別技術(shù)之一，是一種無線通信技術(shù)，可以通過無線電訊號識別特定目標(biāo)并讀寫相關(guān)數(shù)據(jù)，而無需識別系統(tǒng)與特定目標(biāo)之間建立機(jī)械或者光學(xué)接觸。射頻識別系統(tǒng)由射頻電子標(biāo)簽、讀寫器或閱讀器以及天線三部分構(gòu)成，是集編碼、載體、識別與通訊等多種技術(shù)于一體的綜合技術(shù)。射頻識別技術(shù)是物聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用技術(shù)的核心基礎(chǔ)技術(shù)，該技術(shù)的原理是通過射頻識別發(fā)射器發(fā)射無線電波，激活射頻識別標(biāo)簽震蕩電路，產(chǎn)生電流，進(jìn)而對芯片中的存儲信息進(jìn)行讀寫的新一代標(biāo)簽身份識別技術(shù)。在技術(shù)應(yīng)用上，其具有承載信息量大、無需接觸式識別、可一次識讀多個(gè)標(biāo)簽、讀寫速度高的特點(diǎn)。將射頻識別技術(shù)應(yīng)用于高校檔案管理，將簡化檔案使用者的借閱流程，提高檔案的流通效率，大幅度降低檔案清點(diǎn)和查找的工作量，將檔案管理人員從繁雜的重復(fù)性的勞動中解放出來，更加有針對性地提供個(gè)性化服務(wù)，提升檔案工作的服務(wù)質(zhì)量。

3.7 人工智能技術(shù)應(yīng)用于高校檔案管理

人工智能技術(shù)也為稱機(jī)器智能，指由人制造出來的機(jī)器所表現(xiàn)出來的智能。通常人工智能是指通過普通計(jì)算機(jī)程序來呈現(xiàn)人類智能的技術(shù)。人工智能技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，在很大程度上降低了檔案管理的出錯(cuò)率，特別是指紋識別技術(shù)、人臉識別技術(shù)、語音識別技術(shù)和虹模識別技術(shù)，提高了檔案管理的安全性。目前，人工智能技術(shù)發(fā)展迅速，引起了很多領(lǐng)域的改革，已深入人們生活和工作的方方面面。在高校檔案管理方面，人工智能技術(shù)可實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)據(jù)化、分類與歸檔、檔案影像的修復(fù)著色、智能安防等。人工智能技術(shù)可將照片、錄音和錄像等檔案資料存儲在計(jì)算機(jī)內(nèi)，形成可分析、編輯、處理和檢索的數(shù)據(jù)信息，通過綜合應(yīng)用語音識別和人臉識別技術(shù)實(shí)現(xiàn)語音和圖像的數(shù)字化。分類和歸檔一直是檔案管理工作的重要組成部分，通過人工智能技術(shù)的輔助管理，能更好地提升檔案分類與歸檔的準(zhǔn)確性和高效性。隨著時(shí)間的推移，有些圖片、影像資料會改變原貌或者不太清淅，采用人工智能技術(shù)進(jìn)行著色修復(fù)處理，可以提升檔案的質(zhì)量。人工智能技術(shù)采用集人臉識別、步態(tài)識別、人體特征識別、語音識別等于一體的多模態(tài)識別技術(shù)，構(gòu)建智能安防系統(tǒng)，為檔案的安全安防工作提供更好的技術(shù)保障。

4 創(chuàng)新型高校檔案管理方式的特點(diǎn)

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，高校檔案的信息化進(jìn)程將不斷加快，不斷改進(jìn)檔案的管理模式，形成創(chuàng)新型檔案管理模式。創(chuàng)新型檔案管理模式有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

4.1 準(zhǔn)確性

新技術(shù)的應(yīng)用，可根據(jù)檔案管理的內(nèi)容自動完成檔案信息的錄入，讓檔案工作者從繁忙的勞動中解脫出來，還能實(shí)現(xiàn)檔案質(zhì)量的自動檢測，對人工錄入的檔案信息進(jìn)行比對，發(fā)現(xiàn)錄入錯(cuò)誤的信息并及時(shí)更正，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。

4.2 安全性

新技術(shù)的應(yīng)用，可以定期自動化備份檔案數(shù)據(jù)，并對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行自動監(jiān)控，確保電子檔案數(shù)據(jù)不被纂改，同時(shí)還確保紙質(zhì)檔案的安全性，實(shí)現(xiàn)了檔案的安全化管理。

4.3 多樣性

新技術(shù)應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)檔案格式的相互轉(zhuǎn)變，便于檔案資料的保存與管理，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理流程的多樣化，根據(jù)個(gè)人的實(shí)際需求，自定義檔案的業(yè)務(wù)流程和檔案查找工具，滿足多樣化的業(yè)務(wù)需求，實(shí)現(xiàn)檔案的個(gè)性化服務(wù)，提高檔案管理的服務(wù)水平。

4.4 共享性

新技術(shù)的應(yīng)用，打破了原有高校檔案信息的封閉狀態(tài)，使高校之間的檔案資源進(jìn)行快速傳輸，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的共享，增強(qiáng)了檔案資源的開放性、互通性與共享性。

信息化時(shí)代給檔案管理工作帶來了很多的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，檔案工作者需要掌握時(shí)代的節(jié)拍，積極探索新的管理方法，升華管理理念，學(xué)習(xí)管理知識，改進(jìn)管理方法，不斷尋找檔案管理的創(chuàng)新之路。隨著信息化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，現(xiàn)代管理技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理者要與時(shí)俱進(jìn)，不斷提高檔案管理水平和服務(wù)水平，使檔案管理更加規(guī)范化、信息化、科學(xué)化和現(xiàn)代化。

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