數(shù)字化時代高校檔案管理信息化建設(shè)路徑

王敏

［摘 要］信息技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用與融合，既是數(shù)字化時代檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，也是高校進行檔案資源整合、推動教學(xué)工作開展與改革發(fā)展的重要舉措。文章首先從發(fā)揮檔案利用價值、減輕檔案管理人員工作壓力等方面概述檔案管理信息化建設(shè)的重要價值，隨后針對信息化建設(shè)中面臨的一些實際問題，分別從搭建智慧檔案管理系統(tǒng)、提升檔案管理人員信息素養(yǎng)、保障檔案隱私與安全、挖掘檔案潛在價值等方面總結(jié)檔案管理信息化建設(shè)的可行性路徑，為數(shù)字化時代高校更好地管理、開發(fā)、利用檔案提供幫助。

［關(guān)鍵詞］數(shù)字化時代；檔案管理；信息化；檔案資源開發(fā)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.12.065

［中圖分類號］G647；G270.7［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A［文章編號］1673-0194（2023）12-0200-03

0 ? ? 引 言

以往高校的檔案管理中，檔案工作者普遍存在“藏大于用”的理念，以收集、保管檔案為主要任務(wù)，而沒有思考如何挖掘檔案的潛在價值。進入數(shù)字化時代，高校將大數(shù)據(jù)、云計算、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，推進檔案管理信息化建設(shè)，搭建智慧檔案管理平臺，將信息技術(shù)優(yōu)勢轉(zhuǎn)化為檔案開發(fā)優(yōu)勢，真正做到了“用大于藏”，讓檔案資源能夠為高校教育教學(xué)工作的開展提供相應(yīng)的支持。基于此，探究檔案管理信息化建設(shè)的可行性路徑，成為高等教育深化改革背景下檔案管理人員的一項重要任務(wù)。

1 ? ? 高校檔案管理信息化建設(shè)的必要性

1.1 ? 有利于支持高校各項工作的開展

以數(shù)字技術(shù)為支撐推進檔案管理信息化建設(shè)，能夠讓檔案資源的深層次價值得到顯現(xiàn)，從而為高校各方面的工作開展提供相應(yīng)的支持［1］。在智慧檔案管理平臺的幫助下，整合利用財務(wù)檔案，可以進一步降低甚至是杜絕高校運營中的資金浪費情況，在加強財務(wù)管理的前提下，有效減少財務(wù)風(fēng)險，提高資金利用效率，為高校教學(xué)、管理、改革等各項工作的開展提供物質(zhì)保障。同樣，以檔案管理信息化建設(shè)為契機，做好人事檔案的分析與使用，也能幫助高校領(lǐng)導(dǎo)和人力資源部門的主管全面了解每一名教職工的特長，從而進行人事調(diào)動、優(yōu)化崗位設(shè)置，實現(xiàn)人力資源的最優(yōu)化配置，為高校各項工作開展提供人才支持。

1.2 ? 有利于實現(xiàn)檔案資源的整合利用

現(xiàn)階段，高校檔案管理已經(jīng)形成數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案并存的局面。進入數(shù)字化時代，數(shù)字檔案的比重正在逐漸上升，這也為檔案資源的整合與利用創(chuàng)造了良好條件。高校通過推進檔案管理信息化建設(shè)，將大數(shù)據(jù)、云計算、互聯(lián)網(wǎng)、人工智能等前沿信息技術(shù)融入檔案管理，可以基于高校師生的檔案使用需求快速完成檔案的檢索，并將所有符合需求的檔案進行匯總、整合、分析，為檔案的開發(fā)利用提供有利條件。只有體現(xiàn)出檔案資源對高校各項工作的推動作用，才能讓高校領(lǐng)導(dǎo)更加重視和大力支持檔案管理信息化建設(shè)，形成良性循環(huán)，在檔案事業(yè)進步和高校改革發(fā)展上做到“雙贏”［2］。

1.3 ? 有利于減輕檔案管理人員工作壓力

在高校改革向縱深推進的背景下，各類檔案的數(shù)量呈現(xiàn)明顯的增加趨勢［3］。與此同時，高校各部門的檔案使用需求也在不斷提升，在多種因素的共同影響下，高?；鶎訖n案管理人員面臨著較大的工作壓力。高校順應(yīng)數(shù)字化發(fā)展趨勢，積極推進檔案管理信息化建設(shè)，目的之一就是利用構(gòu)建的智慧檔案管理平臺和檔案管理信息系統(tǒng)，讓原本需要檔案管理人員完成的一些簡單、重復(fù)的工作轉(zhuǎn)而由計算機代為完成。例如，以往檔案管理人員需要花費大量時間檢索目標(biāo)檔案，在使用檔案管理信息系統(tǒng)后，可以在計算機上輸入關(guān)鍵詞查詢，既省時，又省力。目前一些技術(shù)比較先進、功能比較齊全的檔案管理信息系統(tǒng)還具備數(shù)字檔案自動備份、自動鑒定等功能，讓基層檔案工作者的壓力得到了極大的緩解。對高校來說，這樣不僅可以提高檔案管理效率和檔案服務(wù)水平，而且能節(jié)約人工成本。

2 ? ? 高校檔案管理信息化建設(shè)中面臨的問題

2.1 ? 資金投入不足，檔案管理信息設(shè)施配備不足

完備的信息基礎(chǔ)設(shè)施是推進檔案管理信息化建設(shè)的必要前提。從整體上看，近年來高校積極推動“互聯(lián)網(wǎng)+教育”，在教學(xué)領(lǐng)域的信息基礎(chǔ)設(shè)施已經(jīng)較為完善［4］。但是在檔案管理部門，由于資金投入不足，信息基礎(chǔ)設(shè)施的配備不足，成為制約檔案管理信息化建設(shè)的障礙之一。有些高校雖然在前期劃撥了專項經(jīng)費用于檔案管理信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，但是并未做到長效投入。由于后續(xù)的經(jīng)費供給不足，檔案管理信息系統(tǒng)沒有及時更新、升級，信息基礎(chǔ)設(shè)施也沒有得到定期維護。從這一角度來看，缺乏長期、穩(wěn)定的資金投入是檔案管理信息化建設(shè)中迫切要解決的一個問題。

2.2 ? 基層檔案管理人員的信息素養(yǎng)有待提高

檔案管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用可以實現(xiàn)數(shù)字檔案收集、分類、檢索等基本工作的自動化，顯著減輕基層檔案工作者的壓力。但是，對于技術(shù)含量更高、專業(yè)性更強的檔案資源整合與利用，仍然需要檔案管理人員親力親為。這種情況下，檔案管理人員除了要熟悉檔案管理流程、了解檔案管理制度，還必須具備較高的信息素養(yǎng)，能夠運用信息技術(shù)、操作檔案管理信息系統(tǒng)，完成檔案資源的開發(fā)利用。從調(diào)查情況來看，高校的很多檔案管理人員雖然工作年限較長、專業(yè)技能扎實，但是容易形成固化思維，習(xí)慣于憑經(jīng)驗辦事，不愿意主動學(xué)習(xí)和使用信息技術(shù)，甚至存在檔案管理部門購置了最新的智慧檔案管理系統(tǒng)后卻不懂得如何操作的情況，這也成為數(shù)字化時代推進檔案管理信息化建設(shè)面臨的又一問題。

2.3 ? 數(shù)字檔案的隱私與安全得不到可靠保障

相比于紙質(zhì)檔案，數(shù)字檔案無論是在保存、整理、檢索還是利用等方面，均有明顯的便利和突出優(yōu)勢。但是數(shù)字檔案也有自身的缺陷，尤其是對于高校的人事檔案、教學(xué)檔案、財務(wù)檔案，其高價值屬性往往成為不法分子覬覦的對象。目前來看，高校檔案管理部門關(guān)于紙質(zhì)檔案已經(jīng)形成一套比較完善的保管體系，如檔案庫房采用了門禁系統(tǒng)，庫房內(nèi)有溫濕度監(jiān)測與調(diào)控系統(tǒng)，以及對檔案借閱者的身份進行嚴(yán)格核查等，確保了紙質(zhì)檔案的安全［5］。相比之下，在數(shù)字檔案的安全管理方面則存在欠缺，多數(shù)情況下是采用防火墻、殺毒軟件來保障數(shù)字檔案的安全。由于保護效果有限，一些珍貴的檔案仍然面臨丟失、泄露的風(fēng)險。如果數(shù)字檔案的隱私性和安全性得不到保障，高校就難以繼續(xù)推進檔案管理信息化建設(shè)。

2.4 ? 檔案資源的開發(fā)利用水平相對較低

從檔案的來源上看，具有留存價值的文件資料在歸檔留存后成為檔案［6］。因此，檔案本質(zhì)上是一種具有開發(fā)和利用價值的文件，這就決定了檔案管理的核心任務(wù)是進行檔案資源的整合、開發(fā)，從而服務(wù)于高校各項工作的開展。以人事檔案為例，在檔案開發(fā)的基礎(chǔ)上，優(yōu)化人事調(diào)配，合理安排崗位，爭取讓每一名教職工都能找到最適合自己的崗位，從而實現(xiàn)人力資源的最優(yōu)化配置。近年來，高校逐漸認(rèn)識到檔案資源的重要價值，也嘗試了許多手段進行檔案的開發(fā)。但是受到思維觀念、技術(shù)水平等諸多因素的影響，檔案的開發(fā)水平不高，絕大多數(shù)檔案尚未得到開發(fā)使用，檔案的功能與價值沒有充分體現(xiàn)，這也在一定程度上制約了檔案管理信息化建設(shè)。

3 ? ? 數(shù)字化時代高校檔案管理信息化建設(shè)路徑

3.1 ? 構(gòu)建長效投入機制，搭建智慧檔案管理系統(tǒng)

高校推進檔案管理信息化建設(shè)，首先要有一套完備的信息基礎(chǔ)設(shè)施。從整體上看，經(jīng)過近幾年的信息化建設(shè)，高校在檔案管理方面已經(jīng)初步實現(xiàn)自動化，如數(shù)字檔案的自動接收、自動分類、定期備份等。需要注意的是，檔案管理信息化建設(shè)是一個長期性、動態(tài)化的過程，特別是隨著大數(shù)據(jù)、人工智能的快速迭代，高校必須構(gòu)建長效投入機制，提供充足的經(jīng)費保障，持續(xù)推動檔案管理信息化建設(shè)。高校的財務(wù)部門應(yīng)加強與檔案管理部門的溝通，財務(wù)人員根據(jù)檔案管理部門提供的信息化建設(shè)規(guī)劃，編制預(yù)算并劃撥經(jīng)費，為檔案管理信息化建設(shè)提供物質(zhì)保障。在解決了經(jīng)費問題后，高校需要搭建智慧檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)字檔案采集、整理、歸檔、存儲、檢索、鑒定、利用、移交等多項功能的一體化［7］。同時，基于智慧檔案管理系統(tǒng)開發(fā)語音查檔、自助查詢、離線下載、遠(yuǎn)程傳閱等特色功能，為全校師生使用檔案提供便利。除此之外，高校檔案管理部門還可以開發(fā)“掌上檔案館”App，讓那些有檔案借（查）閱需求的師生能夠隨時隨地訪問智慧檔案管理系統(tǒng)，為全校師生提供更加便捷和及時的服務(wù)。

3.2 ? 加強人員培訓(xùn)，提升檔案管理人員信息素養(yǎng)

檔案管理信息化建設(shè)的核心內(nèi)涵，絕不僅僅是提供完備的信息基礎(chǔ)設(shè)施，或者是搭建功能豐富的檔案管理信息系統(tǒng)，“人”的信息化才是檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵所在［8］。只有提高檔案管理人員的信息素養(yǎng)，才能使其在高校檔案管理信息化建設(shè)過程中保持足夠強的崗位勝任力，從而利用自身的專業(yè)優(yōu)勢和經(jīng)驗優(yōu)勢，為大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能在高校檔案管理中的融合應(yīng)用奠定堅實的基礎(chǔ)。高校的人力資源部門要根據(jù)新時期檔案管理工作的開展需要，以及檔案管理信息化建設(shè)的形勢，制訂具有較強指向性和目的性的培訓(xùn)方案，切實補齊檔案管理人員在信息技術(shù)、信息素養(yǎng)等方面的短板。例如，高校每隔一段時間會更新、升級檔案管理信息系統(tǒng)，添加諸如檔案自動備份、檔案智能轉(zhuǎn)化等新功能。每次系統(tǒng)升級后，立即開展一次專項培訓(xùn)，確保檔案管理人員能夠熟悉新功能，從而提高檔案服務(wù)水平和深度開發(fā)檔案資源。組建一支專業(yè)能力扎實、工作經(jīng)驗豐富、信息素養(yǎng)較高的復(fù)合型檔案管理隊伍，為新時期高校檔案管理信息化建設(shè)提供人才支撐。

3.3 ? 加強安全管理，保障檔案隱私與安全

數(shù)字化、信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，近年來高校順應(yīng)這一趨勢加快了檔案管理信息化建設(shè)進程。隨著數(shù)字檔案的比重越來越高，如何保障檔案內(nèi)容的隱私性、完整性和安全性，成為新時期高校檔案管理信息化建設(shè)不能回避的問題。高?？梢試L試從以下幾方面采取措施構(gòu)建更加安全的檔案管理信息系統(tǒng)：首先是健全檔案管理制度，優(yōu)化檔案管理流程。尤其是數(shù)字檔案，要通過明文規(guī)定的方式，對數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)化、分類、保存、備份、借閱、移交、銷毀等作出明確說明。這樣一來，檔案管理人員就能按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)，避免因為個人操作失誤而影響檔案信息的安全。其次是引進新型的安全保護技術(shù)。目前比較成熟的數(shù)字檔案保護技術(shù)是數(shù)字簽名技術(shù)，檔案管理人員利用密鑰生成只有自己知道的加密字符串，作為個人簽名，當(dāng)其他用戶想要訪問檔案管理信息系統(tǒng)或者是獲取檔案時必須要進行簽名認(rèn)證，如果認(rèn)證不通過，則禁止訪問，從而達(dá)到保護檔案內(nèi)容完整與安全的目的［9］。由此可見，從技術(shù)層面解決數(shù)字檔案的泄露問題，也是高校推進檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

3.4 ? 注重開發(fā)利用，挖掘檔案潛在價值

無論是人事檔案還是教學(xué)檔案，只有充分利用檔案，才能發(fā)揮出其應(yīng)有的價值，促進高校各項工作開展。進入數(shù)字化時代，大數(shù)據(jù)、云計算等信息技術(shù)的應(yīng)用為高校檔案的信息化管理和深層次開發(fā)提供了技術(shù)支持，如何整合利用、深度開發(fā)檔案成為當(dāng)前檔案管理工作中迫切要解決的問題。高校的檔案工作者要利用好檔案管理信息化這一有利契機，圍繞高校教學(xué)、改革等各項工作開展的需要，挖掘檔案潛在的利用價值，在提高決策水平、支持教學(xué)改革等方面展現(xiàn)出檔案資源的重要作用。例如，在高等教育深化改革背景下，高校對優(yōu)秀教師人才的需求更為迫切。在推進檔案管理信息化建設(shè)的過程中，檔案管理人員可通過整合、分析人事檔案信息，為教職工的人事調(diào)動提供相應(yīng)的參考，保證人崗適配、人盡其用，在切實提高教學(xué)質(zhì)量的同時滿足教職工職業(yè)生涯發(fā)展的需求，這有助于高校留住人才。

4 ? ? 結(jié)束語

高等教育改革的任務(wù)之一就是推進信息技術(shù)與高校教學(xué)、管理等各項工作深度融合。在這一背景下，高校檔案管理部門貫徹落實“用大于藏”的理念，加快檔案管理信息化建設(shè)，用信息技術(shù)整合、開發(fā)和利用檔案資源，更好地發(fā)揮檔案資源對高校教學(xué)管理和改革發(fā)展的促進作用。從實踐來看，高校檔案管理信息化建設(shè)成效初顯，但是也遇到了檔案管理人員信息素養(yǎng)不高、數(shù)字檔案面臨信息泄露風(fēng)險等一系列問題。對此，高校應(yīng)當(dāng)加大投入力度，為檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)設(shè)良好的環(huán)境，還要做好檔案管理人員的培訓(xùn)，切實提高其信息素養(yǎng)。在建立智慧檔案管理系統(tǒng)后，還要采取配套的安全保護技術(shù)，確保檔案的完整性與安全性，讓檔案資源在保護中開發(fā)，發(fā)揮出應(yīng)有的價值。

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