把好人事檔案關(guān)“三問(wèn)”

許然

地方開(kāi)展干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核工作。

“干檔案工作快8年，在歷任干部人事檔案保管員中，算是比較久的?！弊鳛橐幻麉^(qū)委組織部干部人事科的檔案管理員，齊敏在這些年遇到過(guò)很多問(wèn)題檔案，也碰到過(guò)許多不講理的人。工作時(shí)間長(zhǎng)了，她練就了一雙火眼金睛。

對(duì)于有問(wèn)題的檔案，她很快就能識(shí)別。比如，檔案中有被輕微涂改的痕跡，齊敏掃一眼就能捕捉，不需要借助特定光源。

對(duì)于蠻不講理、非要看自己檔案的人，她也耐心解釋過(guò)多次?！案刹咳耸聶n案屬于黨和國(guó)家所有，不對(duì)個(gè)人開(kāi)放，但有些人就是不管不顧。”齊敏說(shuō)。

“檔案保管看似簡(jiǎn)單，實(shí)則并不輕松。特別是根據(jù)檔案內(nèi)容和邏輯查找問(wèn)題，頗費(fèi)心思。”近日，多名從事干部人事檔案管理工作的基層干部表示，基層普遍面臨人手不足、硬件設(shè)施跟不上、信息化建設(shè)程度不夠等問(wèn)題。

一問(wèn)：如何防范“憑個(gè)人素質(zhì)管檔”？

——提高歸檔時(shí)效，救活“死檔案”

“干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核前，不少地方組織部和人社局都存在‘死檔案，也就是那種十多年沒(méi)有更新的檔案?！饼R敏回憶，以前教她的師傅跟她提起過(guò)，上世紀(jì)80年代時(shí)，她的師傅剛接手檔案工作，一大堆檔案就放在一排舊木箱子里，一抹全是灰，材料破損嚴(yán)重，甚至殘缺不全。

為救活“死檔案”，大家只能一卷卷地實(shí)地尋找、查證、整理、補(bǔ)齊?！耙怯錾蟼€(gè)人素質(zhì)較低的檔案保管干部，可能就任其發(fā)展了，既不核實(shí)，也不調(diào)查?！饼R敏說(shuō)。

“綜合來(lái)看，由于這項(xiàng)工作保密性要求高，比較瑣碎，‘憑個(gè)人素質(zhì)管檔的現(xiàn)象突出?！眮?lái)自某地級(jí)市市委組織部的干部人事檔案科科長(zhǎng)任其林向廉政瞭望·官察室記者表示。

作為培養(yǎng)、選拔、管理干部的基礎(chǔ)，干部人事檔案的重要性不言而喻。如同齊敏一樣，許多基層也設(shè)置了專(zhuān)人專(zhuān)崗，專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)檔案的保管、鑒別、歸檔。

從內(nèi)容來(lái)看，干部人事檔案一般由十大類(lèi)構(gòu)成，包含：履歷類(lèi)材料，比如干部履歷表；自傳、思想類(lèi)材料；考核鑒定類(lèi)材料；學(xué)歷學(xué)位、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱(chēng)）、學(xué)術(shù)評(píng)鑒和教育培訓(xùn)類(lèi)材料；政審、審計(jì)和審核類(lèi)材料；黨、團(tuán)類(lèi)材料；表彰獎(jiǎng)勵(lì)類(lèi)材料；違規(guī)違紀(jì)違法處理處分類(lèi)材料；工資、任免、出國(guó)和會(huì)議代表類(lèi)材料；其他可供組織參考的材料。

“具體每一類(lèi)材料由哪些內(nèi)容構(gòu)成，又有哪些分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，這是由中央組織部規(guī)定的。”任其林表示，不是每個(gè)人的材料都必須包含這十大類(lèi)，一般而言，新進(jìn)公務(wù)員只有最基本的學(xué)歷學(xué)位，黨、團(tuán)類(lèi)材料，后期其他項(xiàng)材料才會(huì)逐漸豐富。

從保管層級(jí)來(lái)看，市委組織部主要保管市本級(jí)的市管干部人事檔案，而市本級(jí)的事業(yè)人員檔案則由市人力資源和社會(huì)保障局保管。任其林介紹，由于醫(yī)療和教育這兩塊的事業(yè)人員較多，其檔案一般由主管部門(mén)自行保管。各區(qū)縣也大體類(lèi)似?！耙恍┑丶?jí)市沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的干部人事檔案科，有些設(shè)的是干部人事檔案中心?！?/p>

從檔案更新來(lái)看，不同地方的更新頻率不一?！熬唧w得看人手。很多區(qū)縣跟我們一樣，只有一個(gè)干部保管檔案。”某縣級(jí)市市委組織部檔案保管室干部李月秀告訴記者，自己保管著3000多卷干部人事檔案。其中，包括幾百卷退休公務(wù)員和死亡公務(wù)員的檔案。

記者注意到，按照《干部人事檔案工作條例》規(guī)定，每管理1000卷檔案一般應(yīng)當(dāng)配備1名專(zhuān)職工作人員。

因?yàn)槿耸植蛔?，歸檔緩慢的情況時(shí)有發(fā)生。有紀(jì)檢監(jiān)察干部表示，在查閱相關(guān)干部檔案時(shí)發(fā)現(xiàn)，其檔案有長(zhǎng)期未更新的現(xiàn)象。后來(lái)在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，這名干部所在街道的檔案管理人員頻繁變動(dòng)，甚至該單位有超過(guò)3年的檔案未被歸檔?！傲私夂蟛胖溃蠖喙芾磉^(guò)檔案的干部認(rèn)為這項(xiàng)工作很平淡，業(yè)績(jī)不突出，不愿干或不肯干，千方百計(jì)想調(diào)崗?！?/p>

由此引發(fā)出一個(gè)問(wèn)題——如何提高歸檔時(shí)效，防范“憑個(gè)人素質(zhì)管檔”的現(xiàn)象發(fā)生？

“為此，很多地方都建立了規(guī)章制度。會(huì)根據(jù)材料的輕重緩急進(jìn)行及時(shí)更新。像年度考核材料、工資表等是一年更新一次?！崩钤滦阏f(shuō)，而處分決定書(shū)、干部任免表這類(lèi)較重要的材料，要求必須在兩個(gè)月內(nèi)歸檔。為提高歸檔時(shí)效，組織部對(duì)各個(gè)單位均有考核，也有突擊檢查。

二問(wèn)：如何防止檔案有漏洞、事實(shí)有誤差？

——重點(diǎn)審核“三齡兩歷”，對(duì)標(biāo)查找邏輯問(wèn)題

某市市委組織部副部長(zhǎng)表示，由于過(guò)去對(duì)檔案的重視程度不夠，干部人事檔案中有材料不全、內(nèi)容填寫(xiě)不規(guī)范、印證材料不完備、涂改痕跡多等問(wèn)題的，不在少數(shù)。

“但干部提拔必須翻檔案啊，每次到了任前考察環(huán)節(jié)時(shí)，會(huì)發(fā)現(xiàn)很多檔案缺失對(duì)應(yīng)的材料，就很惱火。在補(bǔ)材料的過(guò)程中，就容易出現(xiàn)檔案造假事件。就像民間戲言，‘有的干部職務(wù)越升越高，年齡卻越來(lái)越小。”上述干部說(shuō)。

為遏制干部人事檔案造假，中組部把整治檔案造假問(wèn)題列為整治選人用人不正之風(fēng)的６項(xiàng)重點(diǎn)任務(wù)之一，2014年10月開(kāi)始，在全國(guó)部署開(kāi)展干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核工作。

“當(dāng)時(shí)每個(gè)區(qū)縣都成立了工作專(zhuān)班，我們那個(gè)專(zhuān)班一共6人?！蹦呈屑o(jì)檢監(jiān)察干部熊宇回憶，2015年自己從鄉(xiāng)鎮(zhèn)被抽調(diào)到區(qū)委組織部。大家前后差不多花了9個(gè)月時(shí)間，把以前的2000多卷干部人事檔案進(jìn)行規(guī)范化整理。

讓熊宇印象深刻的是，整理前，各個(gè)單位的檔案也是按十大類(lèi)來(lái)弄的，一般是用牛皮袋子裝好，但是很零散，沒(méi)有裝訂成冊(cè)?！耙?yàn)楫?dāng)時(shí)的檔案大多是交給各個(gè)單位自行保管，所以移交過(guò)來(lái)時(shí)，比較凌亂，很多材料缺失。”

由此又引發(fā)出一個(gè)問(wèn)題——專(zhuān)審如何把好材料關(guān)，辨別內(nèi)容真?zhèn)危?/p>

“每卷檔案都要查看、辨別?！毙苡罱榻B，當(dāng)時(shí)在審核內(nèi)容上，重點(diǎn)審核干部的出生日期、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、干部身份和家庭主要成員及重要社會(huì)關(guān)系等信息。

有一次，熊宇在一本反復(fù)看過(guò)均未發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的干部檔案上，發(fā)現(xiàn)其出生日期處字跡粗糙，通過(guò)反復(fù)查看該卷檔案內(nèi)的多項(xiàng)資料，確認(rèn)其出生日期存在造假。另有一次，他發(fā)現(xiàn)某干部的《公務(wù)員考察表》某處的紙張與其他地方的紙張存在十分細(xì)微的質(zhì)地差異。通過(guò)照射光源觀察，他發(fā)現(xiàn)檔案存在技術(shù)處理后的刮痕。

“遇到有重要材料缺失的，就寫(xiě)一份補(bǔ)充材料清單，反饋給相應(yīng)的單位去找?！毙苡钫f(shuō)，比如，干部轉(zhuǎn)正時(shí)按要求要做轉(zhuǎn)正定級(jí)表?？赡苡械膯挝痪蜎](méi)做，直接在工資表中體現(xiàn)了?！斑@種我們就得通知相關(guān)單位去找。如果實(shí)在找不到，也可以找檔案館中的文書(shū)材料來(lái)印證。文書(shū)材料是能對(duì)外查詢(xún)的?！?/p>

“但是不同的單位重視程度和配合程度不一。需要補(bǔ)的材料，我們經(jīng)常催了又催，很多單位才慢吞吞地交過(guò)來(lái)。甚至，有的事業(yè)單位可以大半年都置之不理?！毙苡钫f(shuō)。

從全國(guó)來(lái)看，這場(chǎng)歷時(shí)近一年的專(zhuān)審，重點(diǎn)審核了公務(wù)員和參照公務(wù)員管理人員、國(guó)有企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)班子成員和中層以上干部的檔案，其中涉及省管干部5.8萬(wàn)余人。

在多名受訪(fǎng)者看來(lái)，專(zhuān)審后的變化主要有三個(gè)方面：一是裝訂成冊(cè)，更加規(guī)范化。二是基本固化“三齡兩歷”這類(lèi)重要信息。此后涉及這類(lèi)信息，都須按照審核認(rèn)定的“三齡兩歷”來(lái)填。三是每卷檔案專(zhuān)審后都會(huì)形成干部（職工）基本信息審核表和干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核認(rèn)定表，相當(dāng)于每卷檔案都有了權(quán)威認(rèn)證。

“由于專(zhuān)審的質(zhì)量參差不齊，再加上相關(guān)政策有調(diào)整，多地在2016年又進(jìn)行了一次干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核‘回頭看?！比纹淞终f(shuō)，“回頭看”有大半年時(shí)間，主要是在原來(lái)的基礎(chǔ)上重新審核，“對(duì)當(dāng)時(shí)審核認(rèn)定不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牡胤竭M(jìn)行重新認(rèn)定，盡量精益求精?！?/p>

相較于之前，“回頭看”的審核重點(diǎn)主要是鑒定事實(shí)性材料的真?zhèn)?，發(fā)現(xiàn)一些事實(shí)邏輯問(wèn)題。比如，就“三齡兩歷”，再次嚴(yán)格按照不能重復(fù)得利原則、以檔案和戶(hù)籍最早最先材料認(rèn)定原則，一遍又一遍地審核把關(guān)。

？與此同時(shí)，多地健全干部人事檔案管理機(jī)制，使專(zhuān)審工作常態(tài)化。既建立健全干部人事檔案任前審核制度，做到“凡提必審、凡轉(zhuǎn)必審、凡進(jìn)必審”，又圍繞干部人事檔案收集、整理、審核、利用、保管等重點(diǎn)環(huán)節(jié)，細(xì)化有關(guān)規(guī)定。

“比如，檔案中有涂改的地方需要蓋上校對(duì)章；檔案查閱者需出示官方介紹信，兩人及以上同行，身份應(yīng)為黨員。”齊敏說(shuō)。

多地健全干部人事檔案管理機(jī)制，使專(zhuān)審工作常態(tài)化。

三問(wèn)：如何防止原始檔案被“動(dòng)手腳”，提高利用效率？

——數(shù)字化建設(shè)，智能化升級(jí)，全過(guò)程留痕

“檔案保管是一項(xiàng)人力工作，既要求精細(xì)化，又要求數(shù)字化?！蹦晨h級(jí)市人社局社會(huì)保障服務(wù)中心檔案部負(fù)責(zé)人黃琳向記者表示，由于整個(gè)縣級(jí)市共有8000多份事業(yè)人員的檔案要管理，專(zhuān)職管理人員只有3人，目前面臨的工作壓力較大。從保管場(chǎng)地來(lái)看，當(dāng)?shù)剡€在使用不防塵的密集架進(jìn)行存放，比較原始。

由此又引發(fā)出一個(gè)問(wèn)題——如何防止原始檔案被“動(dòng)手腳”？

為規(guī)避這一風(fēng)險(xiǎn)，很多地方已不再使用密集架。“現(xiàn)在只需通過(guò)電腦輸入人名，系統(tǒng)能自動(dòng)鎖定檔案位置，裝有檔案的柜子就能精準(zhǔn)被打開(kāi)。取出后，柜子又能自動(dòng)閉合，十分便捷?！崩钤滦惚硎尽?/p>

“由于檔案基數(shù)較大，加上經(jīng)費(fèi)不足，我們的數(shù)字化建設(shè)也一直沒(méi)做完?！秉S琳說(shuō)，按要求，在專(zhuān)審后，全國(guó)干部人事檔案都需進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)。這個(gè)過(guò)程中，需要找有相關(guān)資質(zhì)的公司建系統(tǒng)，將檔案一對(duì)一逐卷逐頁(yè)復(fù)核，然后掃描成電子檔，確保掃描圖片清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、裝訂規(guī)范。

“說(shuō)是找有資質(zhì)的公司，其實(shí)這些公司很多都把業(yè)務(wù)分包了出去，甚至找了一些沒(méi)畢業(yè)的大學(xué)生來(lái)兼職做，主要是把紙質(zhì)檔案掃描后上傳到數(shù)字化系統(tǒng)?！币幻麖氖逻^(guò)該工作的人士表示，目前各地這種信息化建設(shè)的水平其實(shí)參差不齊。

相對(duì)比，一些地方的數(shù)字化建設(shè)較早。比如，在宜賓市南溪區(qū)，當(dāng)?shù)卦O(shè)置了干部人事檔案審核管理信息中心，專(zhuān)項(xiàng)投入經(jīng)費(fèi)用于數(shù)字化建設(shè)。2017年，該區(qū)干部人事檔案審核管理信息中心成功創(chuàng)建為四川省組織系統(tǒng)干部人事檔案數(shù)字化示范點(diǎn)。

“以前只能翻紙質(zhì)檔案，現(xiàn)在都在數(shù)字化平臺(tái)上查，時(shí)間節(jié)約了一大半?！蹦呈屑o(jì)檢干部說(shuō)。數(shù)字化建設(shè)完成后，查閱檔案只需要檔案保管人員登錄系統(tǒng)進(jìn)行身份識(shí)別，輸入關(guān)鍵字就能立刻查閱。

不過(guò)，在相關(guān)業(yè)內(nèi)人士看來(lái)，數(shù)字化平臺(tái)的使用范圍較窄，目前大多地方還停留在查閱層面。

如何加強(qiáng)信息化建設(shè)，提升干部人事檔案利用效率？在這方面，一些地方已有探索。

比如，江蘇淮安、湖南永州等地組織開(kāi)發(fā)了干部選拔任用相關(guān)的大數(shù)據(jù)系統(tǒng)。系統(tǒng)深度整合了干部在教育、培訓(xùn)、考核和監(jiān)督等過(guò)程中形成的檔案信息。使用時(shí)，只需要輸入一系列關(guān)鍵詞，就能找到符合條件的人選。

對(duì)此，來(lái)自四川一區(qū)委組織部的相關(guān)負(fù)責(zé)人向記者表示，上述方式值得借鑒，但是目前多地干部人事檔案信息化建設(shè)尚停留在初期階段，應(yīng)進(jìn)一步打破數(shù)據(jù)壁壘，強(qiáng)化信息共享和功能開(kāi)發(fā)，讓檔案成為選人用人的“活字典”。

（應(yīng)受訪(fǎng)者要求，文中部分人名為化名）