淺談水泥項(xiàng)目電氣采購(gòu)工作質(zhì)量的潛在影響因素

李昆鵬

摘 要：以近幾年參與水泥項(xiàng)目在執(zhí)行過(guò)程中遇到的問(wèn)題及難點(diǎn)為例，淺談合理采購(gòu)期、徹底的技術(shù)澄清、項(xiàng)目前期竣工文件格式要求確認(rèn)、現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)計(jì)劃及貨物緊急增補(bǔ)應(yīng)急措施等因素對(duì)電氣設(shè)備材料采購(gòu)工作質(zhì)量的影響及改進(jìn)看法。

關(guān)鍵詞：合理采購(gòu)期；技術(shù)澄清；報(bào)批程序；竣工文件

近幾年主要參與的水泥項(xiàng)目有哈薩克斯坦項(xiàng)目、阿爾及利亞項(xiàng)目、埃及項(xiàng)目，各項(xiàng)目執(zhí)行中各有側(cè)重點(diǎn)，但均遇到相似地困難及問(wèn)題，特此以三個(gè)項(xiàng)目中共同存在的對(duì)工作質(zhì)量的影響因素及改進(jìn)看法總結(jié)如下：

1 合理采購(gòu)期

項(xiàng)目對(duì)貨物的供貨時(shí)間要求提前，技術(shù)MR文件（Material Requisition）到達(dá)采買人員手中遲于規(guī)定時(shí)間，直接導(dǎo)致采購(gòu)時(shí)間被壓縮，在短時(shí)間內(nèi)完成項(xiàng)目的采購(gòu)任務(wù)對(duì)采買工作質(zhì)量形成潛在影響。項(xiàng)目沒(méi)有給采購(gòu)留出合理采購(gòu)周期，采買過(guò)程中某些MR的采購(gòu)期及交貨期無(wú)法滿足項(xiàng)目進(jìn)度要求。

采購(gòu)在接到技術(shù)MR文件后需要經(jīng)過(guò)定詢價(jià)廠商、發(fā)詢價(jià)、廠商報(bào)價(jià)（需給廠商留足夠合理的時(shí)間，簡(jiǎn)單的需要1周，復(fù)雜的需要10天甚至更長(zhǎng)時(shí)間）、組織開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)，技術(shù)澄清、商務(wù)談判，最后簽署合同等復(fù)雜程序，電氣的設(shè)備材料合同簽署即時(shí)在各程序順利情況下亦需要45天。而通常在整個(gè)合同簽署過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)詢價(jià)中或合同簽署中技術(shù)條件變更，技術(shù)評(píng)標(biāo)報(bào)告出具時(shí)間長(zhǎng)，雙方對(duì)具體合同條款的商談和報(bào)上審批，技術(shù)澄清不徹底導(dǎo)致的多次澄清和談判等不定性情況，合同執(zhí)行中設(shè)計(jì)變更，圖紙?zhí)峤换蚺鷱?fù)慢，原材料采購(gòu)期長(zhǎng)等均會(huì)影響到貨物到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)的時(shí)間，通過(guò)壓縮廠商報(bào)價(jià)時(shí)間、加快評(píng)審文件制作、壓廠商交貨期等縮短采購(gòu)期的辦法均會(huì)對(duì)采購(gòu)工作的準(zhǔn)確性、貨物的質(zhì)量造成潛在不良影響，正常的采購(gòu)程序亦容易違反。

因此，及時(shí)更新PSR文件（Procurement Status Report），嚴(yán)格根據(jù)PSR狀態(tài)時(shí)間執(zhí)行，為采購(gòu)時(shí)間及交貨期留有余量是項(xiàng)目按照進(jìn)度順利執(zhí)行的先決條件。

2 技術(shù)條件確認(rèn)

合同簽署前期技術(shù)條件的不確認(rèn)或變更會(huì)導(dǎo)致供貨商商務(wù)報(bào)價(jià)的一再變化和漲價(jià)，最新價(jià)格無(wú)從確認(rèn)和審定，造成采購(gòu)工作的重復(fù)，影響采購(gòu)工作質(zhì)量和效率。

由于某些供貨商投機(jī)取巧或詢價(jià)MR技術(shù)條件不明確，供貨商技術(shù)報(bào)價(jià)中某些技術(shù)條件響應(yīng)不明確（無(wú)技術(shù)偏差表或偏差表中表明無(wú)偏差），技術(shù)評(píng)標(biāo)時(shí)報(bào)告結(jié)論會(huì)表示“需澄清”或“澄清后接受”，而之前參與三個(gè)項(xiàng)目的技術(shù)標(biāo)和商務(wù)標(biāo)均是一起開(kāi)標(biāo)的，在收到技術(shù)評(píng)標(biāo)報(bào)告后，商務(wù)評(píng)標(biāo)在技術(shù)評(píng)標(biāo)基礎(chǔ)上推薦技術(shù)接受且價(jià)格較低的一家或幾家進(jìn)行技術(shù)澄清和商務(wù)談判。在與推薦的幾家供貨商技術(shù)澄清時(shí)經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)供貨范圍漏報(bào)，元器件品牌、型號(hào)或參數(shù)不符合技術(shù)要求需重新調(diào)換的情況，導(dǎo)致商務(wù)報(bào)價(jià)發(fā)生變動(dòng)，供貨商需要再次密封報(bào)價(jià)，0版CBA無(wú)參考價(jià)值（commercial bid analysis），商務(wù)評(píng)標(biāo)工作需根據(jù)最新的供貨范圍及報(bào)價(jià)結(jié)果重新進(jìn)行。一般來(lái)講，二次密封報(bào)價(jià)價(jià)格高于首次報(bào)價(jià)或持平，甚至有些高于0版CBA中價(jià)格較高的供貨商報(bào)價(jià)，這樣對(duì)首次報(bào)價(jià)較高的供貨商亦不公平。另，有時(shí)某些材料或復(fù)雜設(shè)備在技術(shù)評(píng)標(biāo)和商務(wù)評(píng)標(biāo)完成并確定中標(biāo)廠商簽署技術(shù)協(xié)議時(shí)，技術(shù)會(huì)調(diào)整供貨范圍或技術(shù)參數(shù)，致使商務(wù)價(jià)格又發(fā)生變化，合同額高于商務(wù)談判最終價(jià)格，對(duì)于新增或調(diào)整部分增加的價(jià)格無(wú)從審定和確認(rèn)。

以上問(wèn)題在后期參與埃及項(xiàng)目時(shí)得以改善，項(xiàng)目要求先開(kāi)啟技術(shù)標(biāo)進(jìn)行技術(shù)評(píng)標(biāo)，評(píng)標(biāo)過(guò)程中與供貨商明確所有需澄清的事宜后出具終版技術(shù)評(píng)標(biāo)報(bào)告，采買人員詢問(wèn)廠商在技術(shù)澄清后是否有商務(wù)變動(dòng)，如有變動(dòng)則立即進(jìn)行二次密封報(bào)價(jià)，開(kāi)啟商務(wù)標(biāo)前，要求項(xiàng)目相關(guān)人員簽署商務(wù)標(biāo)開(kāi)啟聯(lián)名確認(rèn)單，即在商務(wù)標(biāo)開(kāi)啟后技術(shù)不允許再發(fā)生變化，將所有投標(biāo)商的技術(shù)拉在同一水平面上進(jìn)行商務(wù)評(píng)標(biāo)，從而選擇出中標(biāo)廠商。此方法減少了很多不必要的重復(fù)工作，提高了工作質(zhì)量，同時(shí)增強(qiáng)了對(duì)每個(gè)投標(biāo)商的公平性。

3 簡(jiǎn)化技術(shù)文件報(bào)批程序，提高文件報(bào)批效率

通常電氣設(shè)備材料的交貨期相對(duì)較短，涉及到進(jìn)口元器件或設(shè)備的4～5個(gè)月可交貨，開(kāi)關(guān)柜類2～3個(gè)月即可交貨，一些電纜或接地材料1個(gè)月內(nèi)即可交貨。按照項(xiàng)目的要求，在合同簽署后供貨商需按照合同要求的格式，根據(jù)技術(shù)協(xié)議中“供貨商文件要求”的目錄提交所有文件供設(shè)計(jì)人員批準(zhǔn)，對(duì)于交貨期短的貨物此文件報(bào)批程序較復(fù)雜，耗時(shí)長(zhǎng)，在文件審批確認(rèn)后再開(kāi)始生產(chǎn)往往會(huì)嚴(yán)重影響到交貨期；且大多供貨商提交紙文件的格式多多少少會(huì)不符合項(xiàng)目要求，此時(shí)會(huì)要求供貨商修改后重新提交，文件的格式來(lái)回修改會(huì)需要很長(zhǎng)時(shí)間，降低了工作效率，亦會(huì)增加文件傳送出錯(cuò)概率。

與項(xiàng)目組反映此情況后，決定對(duì)于電氣專業(yè)產(chǎn)品由供貨商先發(fā)電子版報(bào)批文件供設(shè)計(jì)人員審批，待電子版確認(rèn)無(wú)誤后按照項(xiàng)目格式要求提交終版紙文件供設(shè)計(jì)簽字確認(rèn)，以此來(lái)縮短文件批復(fù)時(shí)間；針對(duì)供貨商未按照商務(wù)談判要求準(zhǔn)時(shí)提交設(shè)計(jì)報(bào)批文件的情況在合同預(yù)付款支付條件中加入“申請(qǐng)預(yù)付款需提交電子版報(bào)批文件”一項(xiàng)（一般來(lái)講，電氣專業(yè)電子版報(bào)批文件要求合同后7天內(nèi)提交），以此約束供貨商。

4 竣工文件的前期確認(rèn)

竣工文件要求在項(xiàng)目前期不明確，要求的數(shù)量、格式及內(nèi)容在執(zhí)行中變化，導(dǎo)致供貨商文件提交混亂，各產(chǎn)品竣工文件不統(tǒng)一，造成很多不必要的返工。

不同項(xiàng)目對(duì)于竣工文件的格式、數(shù)量等要求均不同，對(duì)于新參與我方項(xiàng)目的供貨商對(duì)竣工文件的制作方法及習(xí)慣亦不了解，且項(xiàng)目中要求文件種類及份數(shù)繁多，供貨商常常會(huì)搞不清楚各類文件是的用途以及制作和提交方法。

項(xiàng)目組如可在項(xiàng)目前期對(duì)竣工文件格式、數(shù)量、內(nèi)容要求提前確定好，且做出一份模版供各供貨商參考（如編碼供貨商不知如何編寫，頁(yè)碼不知寫在哪里，版次不知如何升版），讓供貨商可直觀的看到竣工文件的樣子，提高供貨商提交竣工文件的速度和質(zhì)量，快好省的提高采買人員催交竣工文件的工作質(zhì)量。

5 制定現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)計(jì)劃的重要性

目前，在項(xiàng)目后期需各供貨商赴現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)調(diào)試安裝時(shí)，現(xiàn)場(chǎng)均提前一天或兩天郵件通知采買人員，要求供貨商次日到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，導(dǎo)致供貨商時(shí)常無(wú)法了解現(xiàn)場(chǎng)具體情況和及時(shí)調(diào)配人手，遠(yuǎn)距離的供貨商也無(wú)法準(zhǔn)時(shí)到達(dá)，國(guó)外項(xiàng)目還需考慮簽證問(wèn)題，從而影響施工進(jìn)度。

由于現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)無(wú)計(jì)劃性，眾多供貨商到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)后無(wú)法按時(shí)開(kāi)展工作，需在現(xiàn)場(chǎng)空等很多天，且無(wú)法在規(guī)定次數(shù)內(nèi)完成現(xiàn)場(chǎng)的調(diào)試指導(dǎo)工作。供貨商緊急入場(chǎng)指導(dǎo)亦會(huì)準(zhǔn)備不充分，緊急從其他項(xiàng)目地點(diǎn)調(diào)配人手，該攜帶的工具資料沒(méi)帶或派去的服務(wù)人員對(duì)現(xiàn)場(chǎng)情況不了解，無(wú)法高效地為現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)。服務(wù)過(guò)后還會(huì)頻繁出現(xiàn)安裝調(diào)試小問(wèn)題，供貨商需重返現(xiàn)場(chǎng)解決問(wèn)題，造成很多不必要返工，多次去現(xiàn)場(chǎng)的服務(wù)亦會(huì)使供貨商有抵觸情緒，且增加了項(xiàng)目支出費(fèi)用。

如現(xiàn)場(chǎng)可提前一周將供貨商入場(chǎng)時(shí)間計(jì)劃表發(fā)給各采買工程師（對(duì)于國(guó)外供貨商要提前更長(zhǎng)時(shí)間），將現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)的大致內(nèi)容標(biāo)明，則供貨商可有足夠的時(shí)間及條件去調(diào)配適合的人員，攜帶必須的工具和資料，了解現(xiàn)場(chǎng)具體安裝環(huán)境和條件，與現(xiàn)場(chǎng)人員溝通協(xié)調(diào)是否可一次或分批次完成安裝調(diào)試任務(wù)。

綜上所述，采購(gòu)工作是一項(xiàng)對(duì)應(yīng)變能力、記憶能力、協(xié)調(diào)能力等各方面要求很高的工作，無(wú)論是前期合同簽署、合同執(zhí)行，還是后期合同增補(bǔ)，要想把工作做好，都需要不斷的在實(shí)際項(xiàng)目工作中思考，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，特別注意工作中自己薄弱的每一個(gè)重要小細(xì)節(jié)，持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度積極處理每一件事，在工作中不斷總結(jié)改進(jìn)自己的工作方法、提高工作質(zhì)量，力求為項(xiàng)目、為公司，為業(yè)主更好地服務(wù)。