高校財務報銷工作中存在的問題及對策研究

商永剛,何 鳳

(1.湖南財政經濟學院 湖南省經濟地理研究所,湖南 長沙 410205;2.湖南財政經濟學院 財務處,湖南 長沙 410205)

一、我國高校財務報銷的現狀

(一)經濟業(yè)務總量大

隨著國家經濟的快速發(fā)展,社會影響力不斷增強,國家對教學經費的投入逐年增加,2021年的全國教育經費投入為57873.67億元,比上年增長9.13%。高校肩負人才培養(yǎng)重要責任,隨著辦學規(guī)模不斷擴大,其經濟業(yè)務活動也越來越復雜。高校的經濟業(yè)務由以培養(yǎng)人才到承擔越來越多的社會科研任務、對外提供技術服務、科技咨詢等業(yè)務。還有興辦校辦企業(yè)及其他對外投資業(yè)務、接受社會各類捐贈以及為擴大學校規(guī)模進行的各級各類貸款等。以上所有經濟業(yè)務均使高校的經濟業(yè)務總量大為增加。

(二)經費收支類別廣

隨著高校經濟業(yè)務總量的擴大,經費收支類別廣泛。從經費收入來源看,有公共財政撥款、教育事業(yè)收入、上級補助收入、科學研究項目收入(包括橫向和縱向)、技術服務收入、附屬單位上繳收入、國有資源有償使用收入, 捐贈收入、經營收入等;從經費支出類別上看,2019年實施新政府會計制度后,高校的經費支出有教學科研業(yè)務支出、行政后勤保障支出、經營支出等;按照其經濟事項內容又可以細分為辦公費支出、會議費支出、差旅費支出、培訓費支出、材料采購支出、資產設備購置支出、工程服務采購支出、水電物業(yè)保障支出等[1]。

有的需要政府招標采購、有的需要競價采購,購置資產設備需要入固定資產程序等?？傮w來說,支出相當龐雜。

(三)簽字審批手續(xù)多

高校是黨委書記領導下的校長管理制度,實行的是“統(tǒng)一領導、集中管理”的財務管理體制。根據經費類別和性質的不同,財務實行“分類管理、分級授權、逐級審批、逐級負責”的審批管理制度。

以湖南省某所高校為例,按照其財務管理規(guī)定,財務審批分為經費所屬部門、項目或業(yè)務歸口管理部門、財務處、分管或者聯系校領導、分管財務校領導、校長六個級次。報銷一筆業(yè)務要經過學院院長、分管財務的院長、財務處處長簽字;經費額度超過20000元時,還需分管部門/業(yè)務校領導簽字;金額更大時則需分管財務校長和校長的審批。如果是購買資料圖書、辦公用品、原材料、各種設備,還需要同時填制入庫單、出庫單,經辦人、驗收人及所在單位部門的領導簽字審核,如遇相關校領導或部門領導因公外出,報賬人員不得不再三再四地尋找這些領導進行簽字審批,通常要跑上多次才能完成審批手續(xù),將報銷單據送達財務核報?？傮w來說,高校的簽批手續(xù)多、繁、雜。

(四)報銷時間周期長

高校業(yè)務量越大,經費來源結構越復雜,經費支出種類也就越多,這種情況導致財務工作業(yè)務量大幅增加,直接體現在會計人員工作量顯著增加[2]。若不及時增加財務人員,會使得報賬人員大量時間在排隊審核,等到審核自己的憑證時候,報銷的憑證不符合要求,需要退回修改,從而影響財務報銷工作效率。有些業(yè)務審批流程很復雜,在報銷的過程中,某一個環(huán)節(jié)上出現審批不到位或者票據不齊全的問題,整個報銷工作的周期都會被拉長,這樣不僅會延誤時間,更重要的是導致財務報銷工作的效率低下,影響財務報賬服務的質量。因此,信息化建設不完善的情況下,業(yè)務的增加和日趨復雜,一方面增加了會計人員的審核時間,另一方面也增加了報賬人員的時間成本,造成報銷時間周期長。

二、高校財務報銷中存在的問題

(一)報賬扎堆現象嚴重、財務審核業(yè)務量大

一方面,高校教師傾向于利用寒暑假期參加各類培訓、會議以及出差和調研,相關費用本可以在開學后進行報銷,但實際情況是開學后學校忙于各種教學教研工作,往往是要等到項目需要結題時或學期結束時才來進行財務報銷;因年底國庫的財政資金面臨被財政部門收回的壓力,各部門的日常經費也會集中在這段時間報銷,種種原因均會導致年底報銷業(yè)務量激增。而年底也是財務部門清理賬務、辦理決算工作最繁忙的時候,因此,報銷大廳出現擁擠的情況就不難想象了。

另一方面,高校財務人員常常短缺。據調查,有三分之二的高校其財務人員未滿員,在遵循崗位不相容的前提下,多數財務人員身兼多個崗位工作。造成這種現象涉及專業(yè)性過強、單位編制緊張等諸多原因,各個高校在建設發(fā)展的過程中,容易忽視行政人才隊伍的補充,習慣性地將重心放在教師隊伍建設上。而隨著高校規(guī)模的擴大,其經費日益增長,多數財務人員長期處于超負荷、高強度的工作狀態(tài),在財務人員較為緊張或短缺的情況下,集中報銷帶來急劇增加的工作量,會大大增加財務人員的工作壓力,從而影響整個財務工作的效率和效果。除正常處理財務報銷業(yè)務外,財務人員還需對來自教師的各種咨詢和質疑做出合理解答[3]。

(二)部分財務規(guī)章制度與實際脫節(jié),教育實踐活動的多樣性和財務報銷規(guī)范性之間存在矛盾

黨的十八大以來,國家出臺了一系列新的高校財務政策,特別是關于科研經費管理,在政策落實、經費撥付機制、釋放自主權、預算編制、間接費用比例等方面不斷地進行優(yōu)化和完善。從2016年頒布《關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》(中辦發(fā)〔2016〕50號)開始,我國進入科研經費管理深化改革時期,此后共出臺了13項科研管理政策,由中共中央辦公廳、國務院、財政部、科技部等數十個部門聯合或者單獨頒布。政策在擴大科研項目經費管理自主權,精簡合并預算編制科目,下放預算調劑權,推行經費包干制,提高間接費用比例,擴大勞務費開支范圍等規(guī)定上下功夫,給予項目承擔單位和項目負責人最大程度的自主權[4]。這些新制度的出現,對高校來說既是利好也是挑戰(zhàn)。新政策頒布的頻次過高,導致部分高校剛剛修訂完善好相關制度,又有新政策出臺的被動情況。同時,還存在國家、省里、高校三個層面政策實施進度不一的現象,導致部分高校實際制定的制度與最新政策有脫節(jié)現象,在一定程度上影響財務報銷效率。

教學活動的多樣性,科研項目的靈活性,則在一定程度上增加了財務報銷工作的難度。高校制定的財務報賬管理辦法是對財務報銷工作的具體規(guī)定,使得報銷工作能夠更加規(guī)范、有序。而實際的教學、科研活動則較為復雜,例如,部分地理科研項目實施過程中,項目組會有諸多實地考察調研安排,部分在艱苦、邊遠地區(qū)開展的調研活動,通常難以取得正規(guī)票據,若僅以手寫的“白條”為依據來報賬,財務人員將難以判斷原始票據取得的合理、合法性,這不僅為報銷提出了難題,也讓項目組調研事實的發(fā)生與財務嚴謹性之間發(fā)生矛盾[5]。

(三)報賬系統(tǒng)功能單一、財務管理信息化建設程度低

目前,我國高校財務報銷方式主要有:原始手工報銷、投遞式報銷、集中報銷、網絡報銷等四種報銷模式[6]?，F階段,仍有很多地方高校采用傳統(tǒng)的報銷模式,信息化建設水平較低。報銷的通常模式是,根據財務文件的規(guī)定進行票據整理,將報銷單和相關票據逐級提交給有關領導審批,再到財務部門進行現場審核,此種模式顯著增加了報賬人員來回“跑腿”的現象,某個環(huán)節(jié)出現問題或者錯誤,將大大延長報銷時間。而對于上線了網上報賬預約系統(tǒng)的高校,其他配套功能也不盡完善,如沒有上線審批功能,則來回“跑腿”的現象仍不能得到有效緩解[7]。網絡報賬系統(tǒng)的上線依賴于高校完善的經費管理辦法、清晰的財務報銷流程,部分高校財務制度的不完善、修訂的不及時也是造成網絡報賬系統(tǒng)遲遲不能上線的原因。

高校財務信息化程度低,也與其他職能部門如人事、學工、科研、資產、后勤等信息系統(tǒng)互為獨立、功能單一有關。部門間信息不對稱、不共享,信息系統(tǒng)互為孤立,阻礙著信息化平臺的建設,相關財務數據無法在第一時間得到傳遞,財務報銷的工作效率也無法得到真正的提高。

(四)報賬人員流動大、專業(yè)性不高

高校財務報銷的經辦人流動性較大。對于一些項目經費,部分老師會委托或聘請學生來負責報銷,而學生在校學習時間一般是3年左右,等學生摸索熟悉了財務規(guī)章制度,又面臨畢業(yè)的實際情況,而重新選擇和培養(yǎng)報賬人員又得花上很長一段時間。部分老師選擇自己來財務處報銷,一般情況下,由于這部分教師不經常參與報賬,則對報銷規(guī)定不甚了解。雖然他們都具有高學歷,但是所擅長的領域并不是財經類,缺乏基本的財經知識,這樣就導致不能對相關財務票據進行有效的分類和填報,經常在報銷票據方面出現錯誤,同時對財務的報銷流程和財務工作存在諸多不理解,給財務管理工作的開展帶來一定的影響[8]。而財務審核人員索要原始票據及詢問報銷事由也會加重報賬人員的排斥心理,增加了溝通難度。

三、改善和優(yōu)化高校財務報銷的具體措施

(一)完善財務制度,健全內部控制

近年來,隨著社會的快速發(fā)展,高校財務管理也面臨著諸多挑戰(zhàn),而各項政策的出臺正是適應這種變化的改革。高校要結合自身發(fā)展實際,及時修訂和完善相關財務制度,把握住政策的重點和要點,嘗試在允許的范圍內,下放權力、優(yōu)化流程、激勵創(chuàng)新、強化監(jiān)督。通過重點制度的完善和引導,建立規(guī)范化的內部控制體系。財務規(guī)章制度是會計核算報銷的法規(guī)依據。國家有新政策出臺后,高校原有的制度制定依據就發(fā)生了變化,原有的制度也不再適應高校規(guī)模發(fā)展和經費管理的需求。這就需要財務部門對照國家已出臺的新政策新要求,對現行的經費管理制度進行完善,對于經費開支要求不明確、對于無法取得合理票據等特殊情況,都要逐一明確、修訂,并依據實際制定具體管理辦法,確保財務制度能夠符合學校的建設發(fā)展,確保報銷的每一個審核點有文可依。此外,高校各經費主管部門及財務部門應加強政策宣傳推廣,通過多種途徑解讀政策的背景和變化。

目前,財政部會同教育部發(fā)布《高等學校財務制度》(財教〔2022〕128號),重點強調堅持和加強黨對高校的全面領導,明確提出全面實施績效管理、如實反映依法舉借債務等要求,新增加高等學校實行成本核算、科技成果轉化收入全部留歸本單位等多項規(guī)定?！秶鴦赵恨k公廳關于改革完善中央財政科研經費管理的若干意見》(國辦發(fā)〔2021〕32號)、《國家社會科學基金項目資金管理辦法》(財教〔2021〕237號)等的發(fā)布,則是在進一步深化科研經費管理改革,通過下放自主權、簡化項目流程、探索經費“包干制”模式等措施充分釋放科技創(chuàng)新活力,創(chuàng)造以人為本的科研管理環(huán)境。這些政策都是高校經費管理的重點方面。高校要在政策的指導下,制定切實可行的管理辦法和規(guī)定,特別像“包干制”項目的經費管理,野外考察、數據采集等情況下無法取得有效票據的支出管理,需要制定出詳盡的實施細則,否則很難保證財務報銷工作的規(guī)范性和有效性。

(二)優(yōu)化財務管理機制,完善報銷工作流程

1.優(yōu)化財務崗位設置

有效提高財務工作管理水平,首先要做到財務部門機構設置合理,財務管理崗位設置有序。根據高校經濟業(yè)務的特點,按照經濟業(yè)務事項發(fā)生的頻次高低排序,靈活設置流程崗位,通?？稍O置“工資薪酬勞務支出報銷崗”“教學事務報銷崗”“學生事務報銷崗”“基建維修項目報銷崗”“科研經費報銷崗”“后勤保障支出報銷崗”“綜合業(yè)務報銷崗”等,師生根據手頭的業(yè)務內容選擇到相應的會計報銷窗口進行報銷,而會計人員也按照業(yè)務熟練程度分配到對應的會計崗位,做到人崗匹配,工作效率可得到極大提升。

2.優(yōu)化報銷工作流程

優(yōu)化報銷流程,簡化審批程序,進一步提升財務報銷工作效率和效果。落實經費管理“放管服”改革,特別是在加強科研經費管理方面,要簡化不必要的審批程序,提高教師審批自主權,增強科研人員獲得感。而對于報銷工作的具體流程,要定期進行梳理,要合理進行分類,精簡繁瑣的程序、開展流程再造。在此基礎上,可制作報銷流程圖表,以案例匯編手冊或報銷行為指南等形式編印手冊發(fā)放至報賬人員手中,也可借助微信公眾號等網絡平臺進行宣傳,提高業(yè)務報銷流程的普及度和知悉率。

3.合理安排報賬時間

財務報銷時間的分配不均勻是造成報銷擁擠、排長隊的主要原因。針對期末、年終報賬數量急劇增加的現象,財務部門可通過報賬時間的合理分配來避免,如給每個部門和學院設置固定的報銷時間,同時也留出部分時間來處理部門內務和一些報銷疑難問題,合理有效的分配報銷工作量,可以在很大程度上解決報銷時間分配不合理的問題。

為預防固定報銷時間后帶來的被動局面,財務部門應加強工作的柔性管理。加強與各相關院校的聯系和溝通,對于部分報銷業(yè)務,如借款催收、基建修繕、科研經費等,可有目的地督促和引導各學院部門提前來進行報銷,錯開日常經費報銷業(yè)務過于集中的時間段。定期反饋預算執(zhí)行進度,對于預算執(zhí)行進度較為緩慢的項目,要求責任部門進行落實,盡快制訂行之有效的計劃。多種方式雙管齊下,可以有效地引導各單位進行分散報銷,可極大地緩解年底工作壓力,也能為做細做實財務工作奠定基礎。

4.適當提高審批權限

良好的制度運行機制是解決高校財務報銷困難的重要前提。審批權限的設置既要保障資金的支付安全,又不能過于影響資金支付的效率。比如湖南某高校規(guī)定,報賬金額超過 20000 元的,報銷時需增加兩輪審批,金額再稍大一些的,還需分管財務校長以及校長的簽字和審批,過多的審批環(huán)節(jié)會在一定程度上給報賬人員、財務人員的工作帶來困擾。實際上,隨著經濟的快速發(fā)展、學校規(guī)模的擴大,現在學校的經濟業(yè)務絕大部分都是以萬元來計算,因此,學校需探索資金審批的邊界,在不違背資金安全的前提下適當地提高審批權限,不僅能給報賬人員提供必要的便利,同時也對提高財務的報銷工作效率有積極的作用。

(三)構建“互聯網+”財務綜合系統(tǒng)、加強財務信息化建設

改進和優(yōu)化傳統(tǒng)的報銷模式,顯著提高財務報銷速度,構建“互聯網+”財務信息化平臺,是高校改善和解決財務報銷難題的有效途徑。2007年,教育部財政部下發(fā)的《關于“十一五”期間進一步加強高等學校財務管理工作的若干意見》(教財〔2007〕1號)文件,要求高校大力推進財務信息化建設,創(chuàng)新財務管理手段,充分利用現代信息技術[9],建立財務信息基礎數據庫,實現統(tǒng)一核算和實時監(jiān)控,提高財務管理水平和會計信息質量。2016 年7月,中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)《關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》,指出項目承擔單位要運用信息化手段建立健全內部科研、財務、負責人共享的財務信息平臺,以此緩解報銷困難的問題。少數高校已實現全網絡辦公,這種辦公方式不僅可以提高財務報銷效率,給廣大師生提供優(yōu)質的服務,也可以促使財務人員及時發(fā)現問題并給予快速的解決。

高?？蛇\用“互聯網+”平臺,梳理和優(yōu)化各項規(guī)章制度,對財務報銷相關的各部門審批、監(jiān)督和管理職能進行整合,實現財務預算管理系統(tǒng)、財務預約報賬系統(tǒng)、會計核算信息錄入系統(tǒng)、人員經費發(fā)放系統(tǒng)、網上審批辦公系統(tǒng)等多個模塊的集成,形成一個以財務為中心的全方位綜合管理系統(tǒng),以此促進高校內部控制的規(guī)范化、有效化和可視化。信息化建設應以業(yè)財融合為基礎,將各職能部門的監(jiān)督審簽職能與財務綜合管理系統(tǒng)實現對接,將預算管理、合同管理、采購管理、資產登記、財務監(jiān)督等相關業(yè)務一體化,實現網上預約、網上審批和網上報銷及網上核算等功能化,構建以財務為中心的信息共享系統(tǒng),將科研立項、預算控制、審批、會計核算、出納結算全流程打通,最終實現“信息多跑路,師生少跑腿”的信息化管理目標。開展全面的自動化、安全化的支付方式,積極建立網絡支付平臺。加強收費管理,整合銀行代扣、自助機繳費、微信、支付寶繳費等多種方式推進繳費的便利性,使得結算業(yè)務擺脫地點約束、人工核算壓力,全方位提高結算效率;加強支出管理,打通銀行與財務一體化系統(tǒng)的對接渠道,實現報賬款項的一鍵支付,提高財務管理效率[10]。

(四)強化財務培訓,加強會計隊伍建設

1.推進財務助理制度,提升報賬人員業(yè)務水平

根據中共中央辦公廳、國務院辦公廳《關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》(中辦發(fā)〔2016〕50號)文件規(guī)定,學校應結合自身情況,建立完善的科研財務助理制度,設立科研財務助理崗位,將科研人員從票據、表格、報銷等具體事務中解脫出來,大部分高校已經推行了科研財務助理制度,為切實減輕科研人員負擔,營造良好的科研環(huán)境起到極大的作用。高校可借鑒該管理思路,將財務助理制度推廣至全校的經費報賬中,建立一支穩(wěn)定的財務助理隊伍,宣傳財務政策、法律法規(guī)以及專業(yè)知識,搭建起財務與各部門的溝通橋梁,解決師生不了解、不理解財務規(guī)章制度的難題。推行財務助理,還可促使部門間業(yè)務、服務相互銜接,打通信息壁壘、消除信息不對稱,提高部門間信息溝通效率。

財務部門定期組織財務助理進行相關的培訓和學習,制訂報銷規(guī)定培訓年度計劃,將原始憑據的整理要求、單位領導的審批權限、經費使用范圍以及財務報銷的具體細則等業(yè)務辦理的具體流程作為培訓的主要內容,全面提高報賬人員的財務意識和相關技能;財務部門還需開展會計規(guī)章制度宣講,可編印財務報賬手冊發(fā)放給相關部門學習,抑或建立財務微信公眾號推送報賬指南,定期舉辦宣講答疑活動,讓師生有更多機會了解財務報銷規(guī)定,與會計人員構建互信,營造“人人懂財務、人人會報銷” 的良好氛圍,形成報銷人和會計人員雙贏局面。

2.加強財務隊伍建設,提升專業(yè)服務水平

隨著高校辦學規(guī)模的擴大,財務管理的專業(yè)性和技術性日趨復雜,對會計人員應具備的職業(yè)技能要求也越來越高。建立一支高質量的財務隊伍,為保障學校的建設發(fā)展提供有力支撐,要從多方面入手。第一是要加強會計人員日常業(yè)務培訓,掌握熟悉財經法規(guī)、財務政策和規(guī)章制度。只有掌握熟悉相關政策、相關規(guī)章制度,才能更好地做好會計這項工作。第二是要加強內部輪崗學習,加強高校間、校企間會計人員交流學習,提升財務人員視野、夯實業(yè)務能力,全方位提高業(yè)務水平,鼓勵會計人員參加專業(yè)技術資格考試,不斷提高財務人員的思想政治素質和業(yè)務能力水平。第三是要重視和加強學校財務管理后備干部的選拔和培養(yǎng)工作,重視財會隊伍建設,把財會崗位作為重要的專業(yè)技術崗位,把財會隊伍建設納入學校人才隊伍建設的整體規(guī)劃,有計劃、分步驟地配備高層次、高素質人員,著力改善財會隊伍結構,提高財會隊伍的整體水平。

四、結語

綜上所述,高校面臨財務報銷工作中的諸多難題,其影響因素也是多方面的。高校要結合建設發(fā)展和管理需求,尋求優(yōu)化的方案,解決報銷工作中的問題。本文立足于工作實際,充分強調以人為本的觀念,以制度建設為引導,優(yōu)化財務管理機制,優(yōu)化報銷工作流程,加強財務隊伍建設,發(fā)揮會計人員的主觀能動性,不斷提升為師生服務的水平。同時還要積極運用“互聯網+”信息共享平臺,最大限度地實現“信息多跑路,師生少跑腿”目標,進而從根本上解決高校財務報銷效率問題避免報賬人員反復奔走于財務當中,提高財務的工作效率,以此來促進高校實現長期穩(wěn)定的發(fā)展。