大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作思考研究

孫國慶

安徽省能源集團有限公司

在大數(shù)據(jù)時代下，人們對信息的需求越來越大，開展信息化管理顯得尤為重要，大部分信息管理人員自身也要不斷地完善自我，提升信息處理水平。現(xiàn)階段，在開展檔案管理工作過程中，需要合理運用信息技術，可以在一定程度上提升檔案管理工作的效率，而檔案的查詢、借閱、使用和保管工作都逐漸向著規(guī)范化和標準化方向發(fā)展，在此背景下，檔案管理人員需要充分發(fā)揮自身的工作職能，將信息技術當成載體，及時優(yōu)化管理模式，創(chuàng)新思想觀念，夯實應用技術根基，以保證在為各部門提供有效服務的同時，還能有序開展檔案現(xiàn)代化管理工作。

一、大數(shù)據(jù)時代檔案管理的重要意義

最近幾年，由于我國信息技術快速發(fā)展，在大數(shù)據(jù)影響下，數(shù)字化已成為了新時代的必然趨勢，而大數(shù)據(jù)已經(jīng)在人們生活中與工作得到了有效的應用。在新時代下，檔案信息數(shù)量以及檔案信息類型相比于以往，存在著很多差異性，給檔案管理工作的開展帶來了全新的挑戰(zhàn)。當前，不管是檔案資源實體管理，還是檔案資源數(shù)字化管理，都遇到了很多的問題，檔案檢索以及服務工作無法有效地順應用戶相關需求。在大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理也進行了轉型，高度重視管理思想以及管理模式的創(chuàng)新，為健全科學檔案管理架構打下了良好的基礎，只有這樣才可以檔案管理工作向著規(guī)范化以及科學化方向發(fā)展，讓檔案管理工作不再局限于收集與保管中，而是可以充分發(fā)揮自身的價值，彌補傳統(tǒng)檔案管理工作存在的不足，以此來保障管理質量以及效率的提升[1]。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作借助信息技術的力量，能夠有效地收集與保存海量的信息資源。在具體工作當中，檔案管理部門需要合理化使用電子化方法，讓信息資源得到有效地優(yōu)化，借助計算機網(wǎng)絡技術優(yōu)勢，能夠讓用戶得到優(yōu)質的服務。檔案管理部門內部的管理人員，需要充分發(fā)揮自身的價值，高度重視大數(shù)據(jù)開發(fā)導致檔案管理工作變化的原因。站在微觀方面而言，檔案數(shù)字化不斷地進行深入，對檔案管理人員而言可以提升工作效率，數(shù)字化過后的檔案，除了能夠運用計算機開展管理工作，還有利于提升運用效率。

二、大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

（一）檔案管理工作創(chuàng)新不足

現(xiàn)階段，我國數(shù)字化檔案管理工作依然存在著很多問題，最為突出的問題就是缺乏創(chuàng)新性、不具備實效性。重點體現(xiàn)在兩個方面，一方面，缺乏完善的數(shù)字化檔案管理體制。在大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理工作要有完善檔案管理制度以及獎懲制度加以支持，但大多數(shù)部門沒有重視這項工作。另一方面，檔案管理創(chuàng)新驅動力不足。檔案管理人員作為開展創(chuàng)新工作的核心力量，然而根據(jù)相關調查得知，部分檔案管理人員自身綜合素質薄弱，無法真正掌握大數(shù)據(jù)，信息技術能力有待提升，無法有效地開展檔案數(shù)字化管理工作。

（二）、檔案信息安全性受到一定挑戰(zhàn)

在大數(shù)據(jù)時代下，檔案信息保存方式出現(xiàn)了一定的變化，從以往的紙質保存轉變成線上電子保存，在一定程度上給工作人員減輕工作壓力，也減少了資金的投入，為確保管理效率的提升打下了良好的基礎[2]。但由于檔案信息安全性問題不斷涌現(xiàn)。一方面，因保存介質不安全，導致檔案信息不安全。當前，一些檔案管理部門在保存重要資料過程中，經(jīng)常使用硬件磁盤，若是硬件磁盤出現(xiàn)問題，那么就無法保障檔案信息的完整性，還會丟失大量的信息資源。另一方面，沒有高度重視檔案信息安全保障體系的構建?，F(xiàn)階段，大部分檔案部門通過使用大數(shù)據(jù)技術，搭建了云檔案管理系統(tǒng)。然而因信息安全防護工作沒有落實到位，不管是服務器，還是管理系統(tǒng)，受到了很多的攻擊，進而導致檔案信息不完整，更為嚴重的是丟失大量有價值的信息數(shù)據(jù)。

（三）檔案管理人員綜合素質過于薄弱

部分檔案部門的管理人員自身能力水平過于薄弱，直接阻礙檔案管理工作有序進行。一些的檔案部門未根據(jù)檔案工作情況，配備對應的工作人員，工程過程呈現(xiàn)一定的簡單化，自身的能力水平有待提升。大部分檔案管理人員基本上都是其他部門的人員兼職，自身不具備專業(yè)化的技能，職業(yè)素養(yǎng)有待提升，導致檔案管理工作一直處于被動狀態(tài)。部分單位因的檔案管理人員變動較大，在開展檔案管理工作過程中，經(jīng)常出現(xiàn)很多的問題，如收集問題、整理問題以及歸檔問題等[3]。

三、大數(shù)據(jù)時代下開展檔案管理工作的策略

（一）構建健全的檔案管理機制

數(shù)字化管理機制作為檔案信息化管理重要組成部分，要想保障檔案信息管理水平的提升。需要從多個方面加以著手：（1）構建健全的檔案數(shù)字化管理制度。一方面，加大對規(guī)章制度的健全力度。檔案信息化規(guī)章制度自身擁有一定的操作性、實踐性以及約束力特點，工作人員及時深化規(guī)章制度，就能夠在潛移默化中提升自身檔案管理能力。另一方面，不斷地優(yōu)化數(shù)字化檔案管理操作流程，明確操作細節(jié)，完善制度規(guī)范，以此來保障檔案管理效率的提升。（2）結合《檔案法》、網(wǎng)絡安全保密條例，構建健全的安全責任防護管理制度。通過有效這個制度，不僅可以明確檔案管理人員工作職責，還能防止因為人為原因出現(xiàn)的信息丟失問題[4]。（3）構建健全的檔案管理人員考核制度，在日常工作中，高度重視檔案工作人員考核工作的開展，合理化使用獎懲制度，針對表現(xiàn)好的工作人員給予對應的獎勵，反之，給予表現(xiàn)不好的人員給予對應的懲罰。

（二）構建完善的信息化檔案管理系統(tǒng)

在大數(shù)據(jù)時代下，為了讓檔案管理工作有序進行開展，就需要依靠信息化檔案管理平臺系統(tǒng)，只有這樣才可以確保檔案管理工作效率的提升。但在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作在開展過程中，依然面對著十分復雜的外部因素，因此搭建信息化檔案管理平臺突顯的非常關鍵，能夠有效地提升工作質量。一方面，在搭建平臺系統(tǒng)過程中，應該結合系統(tǒng)性資源對接便利這個因素，讓搭建的信息管理系統(tǒng)，可以有效地呈現(xiàn)出信息共享性。檔案管理部門應該根據(jù)實際情況，有針對性構建健全的系統(tǒng)平臺，以此來呈現(xiàn)一定的整體性、兼容性。同時這個平臺內部需要設置檔案信息功能，確保每一個檔案管理工作內容都實現(xiàn)一體化。此外，應該讓平臺上面的數(shù)據(jù)接口，都能夠讓其他的子平臺進行接入[5]。如此一來，信息管理系統(tǒng)可以充分發(fā)揮自身的作用，進一步順應檔案信息管理相關需求，促使每一個區(qū)域之間以及每一個部門的數(shù)據(jù)都可以進行有效連通，在沖破數(shù)據(jù)壁壘的同時，還能夠進行資源共享。

（三）創(chuàng)新檔案管理工作觀念，構建檔案大數(shù)據(jù)

加大對大數(shù)據(jù)服務理念的優(yōu)化力度，創(chuàng)新檔案管理工作觀念。在實際工作過程中，借助計算機技術的優(yōu)勢，落實檔案信息收集工作以及檔案信息整理工作，為開展檔案信息歸納處理工作打下了良好的基礎。此外，還需要高度重視檔案信息處理加工能力的提升，確保檔案信息資源可以進行合理化使用。尤其在大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理人員就應該充分發(fā)揮自身的工作職能，及時創(chuàng)新思想觀念，及時認清大數(shù)據(jù)技術融入檔案管理工作的重要價值，在開展工作過程中進行有效地運用，在一定程度上能夠確保檔案管理效率的提升。樹立正確的檔案大數(shù)據(jù)思想，便于更好的構建檔案大數(shù)據(jù)[6]。在具體工作工作，注重加快傳統(tǒng)檔案數(shù)字化進程速度，設計科學合理的規(guī)范制度，從而加強檔案數(shù)字化建設。將電子材料接收工作以及電子材料歸檔管理工作落實到位，確保檔案信息管理系統(tǒng)與辦公自動化實施銜接，對電子文檔進行有效地保存，統(tǒng)一開展歸檔工作，在保障檔案信息資源完整性的同時，還有利于為用戶查找自身想要信息提供一定的便利性。

（四）創(chuàng)新檔案服務內容，整合檔案資源

檔案信息數(shù)據(jù)需要經(jīng)過服務才可以凸顯出價值，所以以往的檔案管理工作中，要想將檔案資源價值呈現(xiàn)出來，檔案部門就應該充分發(fā)揮自身的價值，及時對檔案信息資源加以開發(fā)，將檔案資源服務工作落實到位，完善檔案服務理念，讓其將人性化以及智能化作用展示出來，搭建檔案數(shù)據(jù)庫，在一定程度上可以讓用戶體驗到良好的檔案服務。在實際檔案服務工作中，通過合理化使用新興媒體，為開展檔案服務工作提供堅實的保障。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作應該樹立良好的大檔案觀，結合不同類型的檔案信息資源，將收集工作落實到位，掌握用戶實際需求，加強檔案資源建設[8]。此外，在整合檔案資源期間，需要結合本地具體情況，將檔案資源收集工作落實到位，加大對檔案資源收集方式的優(yōu)化力度。在具體檔案管理工作之中，除了要樹立正確的檔案管理理念，還應合理化運用計算機技術，便于構建電子檔案管理工作機制，促使檔案管理工作以及檔案服務工作向著數(shù)據(jù)化以及智能化方向發(fā)展。

（五）打造高素質、高水平的檔案管理人員團隊

要想打造一直高素質、高水平的檔案管理人員團隊，就需要落實好招聘工作，盡可能引入能力水平高、專業(yè)技能強、大數(shù)據(jù)應用水平高的人才。其次，定期開展培訓活動，引導工作人員參與到其中，有效地提升自身信息收集能力以及數(shù)據(jù)庫信息處理能力。在開展培訓過程中，需要合理化運用于混合式培訓方式。在開展線上培訓活動過程中，需要招聘專業(yè)人才開展講座，便于對檔案管理人員實施全方位的培訓。在開展線上培訓活動過程中，需要運用視頻把經(jīng)典大數(shù)據(jù)檔案管理案例展示出來，便于幫助檔案管理人員加深對全新知識內容的了解。最后，高度重視對檔案管理工作人員創(chuàng)新能力的提升，讓檔案管理人員及時掌握先進的管理理念以及檔案管理技術，為實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化建設提供堅實的保障[9]。

四、結束語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理工作主要包括信息收集、信息整理、信息保存、信息檢索以及信息運用，各個工作都呈現(xiàn)出一定的復雜性。以往運用的檔案管理工作效率偏低，而合理化使用大數(shù)據(jù)技術，開展檔案管理工作，就能夠彌補以往的不足，確保了對檔案信息內容實現(xiàn)數(shù)字化管理。根據(jù)現(xiàn)階段檔案管理工作情況得知，檔案管理工作人員在開展工作過程中，遇到了很多的問題，進而不利于檔案信息化管理效果的提升。為了有效地解決遇到的問題，需要及時構建健全的檔案管理制度，搭建檔案信息化管理系統(tǒng)，優(yōu)化檔案管理工作理念，創(chuàng)新檔案服務內容以及打造高素質、高水平的檔案管理人員團隊等措施加以應對，為讓檔案管理工作有序進行創(chuàng)造有利條件。