新時(shí)代基層檔案利用工作的幾個(gè)問(wèn)題

魏紀(jì)龍

煙臺(tái)市蓬萊區(qū)自然資源和規(guī)劃局

前言

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，我國(guó)基層檔案管理模式創(chuàng)新進(jìn)入到了一個(gè)新的階段，大數(shù)據(jù)技術(shù)的誕生及運(yùn)用為基層檔案管理帶來(lái)了新的可能性，使得檔案開(kāi)發(fā)利用角度更為多元，也使得檔案管理工作的便捷程度更高。但就當(dāng)前我國(guó)部分地區(qū)的基層檔案工作開(kāi)展情況來(lái)看，沒(méi)能實(shí)現(xiàn)對(duì)新技術(shù)、新理念的有效運(yùn)用，這也使得檔案工作開(kāi)展沒(méi)有取得預(yù)想成效。具體來(lái)說(shuō)，新時(shí)代基層檔案工作尚且存在專職人員缺乏、配套設(shè)施不完善、信息化建設(shè)滯后等問(wèn)題，今后應(yīng)該注意對(duì)上述問(wèn)題進(jìn)行針對(duì)性處理，這樣才能使新時(shí)代基層檔案的利用價(jià)值得到有效開(kāi)發(fā)。尤其要將大數(shù)據(jù)的引進(jìn)及應(yīng)用作為基層檔案工作模式創(chuàng)新的關(guān)鍵，這樣才能使檔案工作開(kāi)展獲得更為現(xiàn)實(shí)的動(dòng)力，這也與我國(guó)基層檔案工作大趨勢(shì)較為符合。

一、新時(shí)代基層檔案工作存在的主要問(wèn)題

（一）缺乏專職檔案工作人員

對(duì)于基層檔案工作來(lái)說(shuō)，其具有內(nèi)容繁雜的基本特征，對(duì)于當(dāng)前我國(guó)很多基層領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，往往對(duì)基層檔案工作的認(rèn)知不夠深入，依然將檔案工作放在次要位置，這也導(dǎo)致在需要相應(yīng)檔案時(shí)，很難在短時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)確找到。歸根結(jié)底，這與日常檔案管理過(guò)程中缺乏統(tǒng)籌安排有直接關(guān)系，甚至認(rèn)為檔案工作不具備專業(yè)性，是一項(xiàng)人人都能做的工作，也正是因?yàn)檫@種思想觀念存在，使得基層檔案工作缺乏專業(yè)的專職人員已經(jīng)成為了廣泛存在的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，這也直接影響了檔案管理工作開(kāi)展的綜合效果。從管理人員層面而言，還存在檔案工作人員職能不清晰的問(wèn)題，這也使很多檔案工作人員覺(jué)得檔案管理崗位晉升的可能性微乎其微，進(jìn)而不愿意從事專職的檔案管理工作。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施完善程度不高

在當(dāng)前背景下，想要使基層檔案工作的開(kāi)展取得理想效果，應(yīng)該保證基礎(chǔ)設(shè)施高度完善，但就當(dāng)前的基層部門(mén)而言，雖然也積極響應(yīng)了上級(jí)部門(mén)的號(hào)召，設(shè)定了專門(mén)的檔案室，但整體來(lái)看，其基礎(chǔ)設(shè)施配備完善程度不高，很多基層檔案部門(mén)往往只是配備了一到兩臺(tái)半新不舊的計(jì)算機(jī)設(shè)備，并配置了幾個(gè)放置紙質(zhì)檔案的柜子，這與標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化的檔案管理需求還存在差距，直接影響了基層部門(mén)檔案管理工作開(kāi)展的具體效果。并且，還有很多基層檔案室缺乏相應(yīng)的安全應(yīng)急設(shè)施，例如沒(méi)有在檔案室內(nèi)部配置自動(dòng)滅火器，這也使檔案室存在較多安全隱患[1]。

（三）基層檔案信息化建設(shè)較為滯后

對(duì)于當(dāng)前我國(guó)很多基層檔案部門(mén)來(lái)說(shuō)，其往往存在信息化建設(shè)滯后的現(xiàn)象，不僅缺乏專業(yè)的硬件設(shè)施，同時(shí)也沒(méi)有意識(shí)到軟件系統(tǒng)引進(jìn)的重要性，導(dǎo)致很多基層檔案管理部門(mén)雖然引進(jìn)了相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，但并沒(méi)有充分體現(xiàn)出信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)，這也導(dǎo)致檔案信息化管理水平較為落后。很多基層檔案管理部門(mén)在利用計(jì)算機(jī)設(shè)備開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，只是簡(jiǎn)單地將部分紙質(zhì)檔案電子化，而沒(méi)有靈活運(yùn)用相應(yīng)的檔案關(guān)聯(lián)檢索系統(tǒng)、整理系統(tǒng)、共享系統(tǒng)、安全防護(hù)系統(tǒng)等，這也使得檔案的開(kāi)發(fā)利用效率較低，還沒(méi)有達(dá)到檔案信息化管理的具體標(biāo)準(zhǔn)。

二、新時(shí)代基層檔案管理與利用特征分析

當(dāng)前來(lái)看，想要實(shí)現(xiàn)對(duì)基層檔案的有效開(kāi)發(fā)利用，應(yīng)該對(duì)檔案利用思路進(jìn)行創(chuàng)新，需要積極結(jié)合檔案管理各項(xiàng)要求，并且適應(yīng)新時(shí)代背景下檔案管理的新理念及新技術(shù)。目前，大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)全面到來(lái)，檔案工作的開(kāi)展也應(yīng)該積極結(jié)合大數(shù)據(jù)檔案特征，從而使檔案工作的精準(zhǔn)度及高效性得到保證。對(duì)于大數(shù)據(jù)下的基層檔案來(lái)說(shuō)，其特征應(yīng)體現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：

首先，社會(huì)性?；ヂ?lián)網(wǎng)信息技術(shù)已經(jīng)在我國(guó)高度普及，在檔案管理中的融入也越來(lái)越深入，想要使檔案管理的現(xiàn)代化特征得到體現(xiàn)，應(yīng)該體現(xiàn)出檔案信息一體化的基本檔案工作特征，這也可以起到促進(jìn)我國(guó)社會(huì)運(yùn)行發(fā)展的作用，從而使基層檔案價(jià)值得到充分體現(xiàn)[2]。

其次，整體性?；诖髷?shù)據(jù)技術(shù)的檔案工作來(lái)說(shuō)，想要使其工作質(zhì)量及效率得到保證，應(yīng)該體現(xiàn)出檔案信息的整體性，在傳統(tǒng)的檔案查閱及利用過(guò)程中，往往都是以單一檔案的形式展示在使用者面前，這也使得檔案的多元化價(jià)值很難得到體現(xiàn)，今后，應(yīng)該著手體現(xiàn)檔案連續(xù)性。通過(guò)對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的利用可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)信息資源的有效更新，根據(jù)檔案信息的實(shí)際特點(diǎn)來(lái)體現(xiàn)出數(shù)據(jù)的整體化特征，這也更加有利于檔案使用者開(kāi)發(fā)出檔案的多元價(jià)值。

最后，動(dòng)態(tài)性。將基于大數(shù)據(jù)的基層檔案與傳統(tǒng)檔案模式進(jìn)行對(duì)比，其重要特征之一則體現(xiàn)為大數(shù)據(jù)檔案的動(dòng)態(tài)性更強(qiáng)，可以通過(guò)智能終端來(lái)對(duì)檔案資料進(jìn)行展示、傳輸、檢索等操作，這也使得檔案管理、整合、發(fā)掘利用等一系列操作效率更高，針對(duì)性更強(qiáng)，符合當(dāng)前社會(huì)的快節(jié)奏運(yùn)轉(zhuǎn)模式[3]。

三、新時(shí)代背景下基層檔案利用優(yōu)化措施分析

（一）構(gòu)建起完善的、保密系數(shù)更高的安全管理體系

對(duì)于當(dāng)前的基層檔案來(lái)說(shuō)，已經(jīng)成為了基層部門(mén)日常工作中的重要組成部分，其開(kāi)展情況會(huì)直接影響到基層社會(huì)發(fā)展，因此，今后在開(kāi)展基層檔案管理工作時(shí)，應(yīng)該積極結(jié)合先進(jìn)的信息技術(shù)體系，對(duì)檔案工作要點(diǎn)進(jìn)行明確。目前，大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)在我國(guó)各層級(jí)檔案管理中有一定范圍的應(yīng)用，而對(duì)于基層檔案工作來(lái)說(shuō)，想要實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的有效發(fā)掘利用，進(jìn)而使其價(jià)值得到充分體現(xiàn)，更應(yīng)該借助大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢(shì)。但大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用體現(xiàn)出了高效性、高精準(zhǔn)性等優(yōu)勢(shì)的同時(shí)，也體現(xiàn)出了一定風(fēng)險(xiǎn)，主要表現(xiàn)為檔案數(shù)據(jù)存在泄漏的可能，如果出現(xiàn)檔案泄露等問(wèn)題，勢(shì)必會(huì)給國(guó)家政府造成一定損失[4]。因此，今后在開(kāi)發(fā)利用大數(shù)據(jù)基層檔案體系時(shí)，應(yīng)該高度遵守當(dāng)前我國(guó)的檔案安全管理?xiàng)l例，以此為基礎(chǔ)構(gòu)建完善的檔案安全管理體系，從而構(gòu)建起針對(duì)于基層信息化檔案的安全屏障，這樣可以使檔案數(shù)據(jù)泄漏及被非法曝光的可能性明顯降低。當(dāng)前，雖然在進(jìn)行信息化檔案儲(chǔ)存時(shí)，可以利用U 盤(pán)、云盤(pán)等多種儲(chǔ)存方式，使檔案儲(chǔ)存更為便捷，但在實(shí)際儲(chǔ)存過(guò)程中，可能會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)攻擊及其他因素干擾，從而影響檔案信息儲(chǔ)存安全性。因此，今后想要實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案儲(chǔ)存安全性的有效保障，應(yīng)該提高儲(chǔ)存環(huán)境的安全防御能力，同時(shí)，還要確立全天候網(wǎng)絡(luò)信息安全核查機(jī)制，進(jìn)而形成等級(jí)更高的防火墻，這樣才能使檔案信息安全得到保障[5]。

（二）通過(guò)創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容的方式來(lái)構(gòu)建完善的檔案服務(wù)體系

對(duì)于基層檔案工作來(lái)說(shuō)，其所涉及到的工作內(nèi)容具有多樣化特征，而其中檔案保密及檔案服務(wù)是重要組成部分，今后應(yīng)該通過(guò)對(duì)檔案服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新的方式來(lái)提高檔案工作體系完善程度，并且要嚴(yán)格按照我國(guó)政府下發(fā)的檔案信息公開(kāi)安全條例中的各項(xiàng)政策來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)基層檔案服務(wù)模式的有效優(yōu)化。因此，今后不僅要完善基層檔案的安全管理體系，還應(yīng)該根據(jù)當(dāng)前時(shí)代發(fā)展需求盡量滿足人民群眾的知情權(quán)，這就需要在完善當(dāng)前檔案服務(wù)體系時(shí)，對(duì)始終以內(nèi)容創(chuàng)新為入手點(diǎn)，充分利用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)構(gòu)建起檔案整合、共享的基本工作模式。

（三）開(kāi)發(fā)新的檔案利用及共享模式

首先，運(yùn)用數(shù)據(jù)發(fā)掘技術(shù)提高檔案共享效率。在正式開(kāi)展基層檔案工作時(shí)，應(yīng)該將檔案開(kāi)發(fā)利用作為主要工作內(nèi)容，不僅要實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的高效收集及檢索，還應(yīng)該對(duì)檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值進(jìn)行充分開(kāi)發(fā)。具體來(lái)說(shuō)，應(yīng)該利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)將原始數(shù)據(jù)編碼整理入庫(kù)，并且對(duì)其進(jìn)行準(zhǔn)確分類，這樣一來(lái)，相關(guān)檔案操作人員可以在最短的時(shí)間內(nèi)找到需要的信息技術(shù)，其主要是借助檔案信息之間的編碼關(guān)系來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)唯一性數(shù)據(jù)的有效查找，使信息利用及共享效率更高；其次，構(gòu)建起高質(zhì)量的基層檔案數(shù)字化服務(wù)平臺(tái)。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，數(shù)字化服務(wù)平臺(tái)的構(gòu)建非常關(guān)鍵，其也是保證基層檔案管理及利用工作順利開(kāi)展的找客戶要平臺(tái)。在進(jìn)行大數(shù)據(jù)服務(wù)平臺(tái)構(gòu)建時(shí)，應(yīng)該注意以當(dāng)前的民生需求為基礎(chǔ)前提，進(jìn)而構(gòu)建起完善的民生檔案體系，可以以此為基礎(chǔ)拓展出新的訪問(wèn)渠道及咨詢渠道，這樣可以提高當(dāng)前檔案服務(wù)體系的規(guī)范化、系統(tǒng)化程度。同時(shí)，在大數(shù)據(jù)的支持下，還應(yīng)該強(qiáng)調(diào)以“服務(wù)每一位群眾”為基層檔案工作開(kāi)展的根本目的，為群眾做好檔案歸類與檢索工作，這樣才能使檔案利用價(jià)值得到充分體現(xiàn)。在對(duì)當(dāng)前的檔案資料進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用時(shí)，應(yīng)該充分利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的便捷性特征，當(dāng)?shù)氐幕鶎訖n案管理部門(mén)可以嘗試與社會(huì)機(jī)構(gòu)構(gòu)建起合作關(guān)系，從而形成多個(gè)相關(guān)聯(lián)的單位，這樣可以通過(guò)信息檢索的方式及時(shí)得到準(zhǔn)確的信息，也可以有效滿足廣大人民群眾的日常檔案查閱需求。

（四）優(yōu)化轉(zhuǎn)變?cè)袡n案業(yè)務(wù)流程

想要實(shí)現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)檔案工作模式的有效轉(zhuǎn)變，應(yīng)該將轉(zhuǎn)變以往檔案業(yè)務(wù)流程作為關(guān)鍵入手點(diǎn)，要積極融入大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，從而更好的應(yīng)對(duì)當(dāng)前大體量的檔案工作需求。隨著當(dāng)前基層檔案信息體量不斷加大，這也使得原有檔案管理模式在應(yīng)用過(guò)程中很難發(fā)揮出理想效果，通過(guò)將檔案工作與大數(shù)據(jù)技術(shù)的有效融合，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)當(dāng)前用戶檔案需求的高效滿足，同時(shí)也使得檔案數(shù)據(jù)的創(chuàng)新更為及時(shí)。今后在對(duì)基層檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘及檢索時(shí)，應(yīng)該充分結(jié)合當(dāng)前檔案管理實(shí)際特征及檔案體量特征，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案業(yè)務(wù)流程的有效優(yōu)化?？梢酝ㄟ^(guò)模糊海量數(shù)據(jù)篩選的方式來(lái)準(zhǔn)確獲得用戶所需要的數(shù)據(jù)資源，這樣可以使信息匹配精確度更高，同時(shí)也更加有利于發(fā)揮信息檢索查詢功能實(shí)際價(jià)值，這也是提高當(dāng)前基層檔案工作水平的重要路徑。

（五）利用大數(shù)據(jù)技術(shù)確立個(gè)性化服務(wù)項(xiàng)目

在上文中提到，想要使檔案工作開(kāi)展效果得到保證，應(yīng)該將優(yōu)化檔案服務(wù)作為關(guān)鍵入手點(diǎn)，當(dāng)前，在正式開(kāi)展基層檔案工作時(shí)，應(yīng)該注意確立個(gè)性化特征明顯的服務(wù)項(xiàng)目。具體來(lái)說(shuō)，應(yīng)該對(duì)當(dāng)前檔案資源使用者的實(shí)際檔案使用需求進(jìn)行明確，根據(jù)其需求確立相應(yīng)的基層檔案管理及利用機(jī)制，這也是優(yōu)化當(dāng)前基層檔案服務(wù)效果的重要路徑。同時(shí)，還可以通過(guò)構(gòu)建有效制約機(jī)制的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)督促檔案工作開(kāi)展，即，可以構(gòu)建起完善的檔案管理考評(píng)制度，并且將其與獎(jiǎng)懲機(jī)制緊密結(jié)合，通過(guò)這種方式來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作效果的進(jìn)一步優(yōu)化，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了對(duì)以往檔案管理理念的有效創(chuàng)新。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，想要使基層檔案工作開(kāi)展可以有效滿足新時(shí)代社會(huì)運(yùn)轉(zhuǎn)發(fā)展的具體需求，應(yīng)該積極探索大數(shù)據(jù)技術(shù)與基層檔案工作之間的融合路徑?？梢钥闯?，將大數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)融入基層檔案之后，實(shí)現(xiàn)了對(duì)基層檔案展示、檢索、儲(chǔ)存、利用等一系列環(huán)節(jié)的有效創(chuàng)新，這也使得檔案價(jià)值得到了充分發(fā)揮，可以滿足當(dāng)前人民群眾對(duì)基層檔案的具體使用需求。并且，以大數(shù)據(jù)信息技術(shù)為基礎(chǔ)的基層檔案檢索精準(zhǔn)程度更高，這也使得檔案開(kāi)發(fā)利用更為深入，符合我國(guó)社會(huì)的現(xiàn)代化發(fā)展需求。今后，應(yīng)該在加大信息化檔案管理硬件設(shè)施引進(jìn)力度的同時(shí)，不斷提高當(dāng)前檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)，尤其要培養(yǎng)其信息技術(shù)操作能力，使其在開(kāi)展基層檔案工作時(shí)，可以靈活面對(duì)檔案工作中的具體問(wèn)題及影響因素，這樣才能使基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的新時(shí)代基層檔案工作得以有條不紊地開(kāi)展。此外，基層檔案部門(mén)還應(yīng)該注意在上級(jí)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)與指引下不斷調(diào)整當(dāng)前運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)，補(bǔ)齊能力短板，這就需要基層檔案管理部門(mén)構(gòu)建起更為完善的檔案管理聯(lián)動(dòng)機(jī)制，從而使檔案資源的檢索、共享及利用效率更高，這也與我國(guó)現(xiàn)代化社會(huì)基層檔案管理需求更為符合。并且，基層檔案利用工作開(kāi)展以脫貧攻堅(jiān)為重要方向，強(qiáng)調(diào)在當(dāng)前的社會(huì)主義發(fā)展模式下保障人民群眾各項(xiàng)基本權(quán)益，這樣才能為我國(guó)社會(huì)整體穩(wěn)定發(fā)展提供持續(xù)性動(dòng)力。