南京大學(xué)學(xué)生資助動(dòng)態(tài)管理模型設(shè)計(jì)

文/秦禎芳 敖永勝 陸國平

研究生資助制度和管理一定程度上反映了高校研究生教育導(dǎo)向和激勵(lì)能力，在提供學(xué)生基本生活保障的同時(shí)，激勵(lì)卓越，為高校教學(xué)和科研提供服務(wù)。所以，高校需要加強(qiáng)研究生資助體系建設(shè),完善和規(guī)范獎(jiǎng)助學(xué)金的發(fā)放制度和發(fā)放過程，實(shí)現(xiàn)獎(jiǎng)助分離、分類引導(dǎo)。然而，如何通過全面的數(shù)據(jù)支撐，針對不同用戶類型進(jìn)行分類動(dòng)態(tài)信息管理，值得探討。

建設(shè)必要性

綜合來看，目前研究生資助動(dòng)態(tài)信息管理模型建設(shè)的必要性主要包括以下三個(gè)方面：

一是研究生資助管理優(yōu)化的需要。高校開展“學(xué)生資助數(shù)據(jù)質(zhì)量提升”專項(xiàng)行動(dòng)，強(qiáng)調(diào)要建立有效的分階段、分類型、分層次的研究生激勵(lì)與保障機(jī)制，突出激勵(lì)，獎(jiǎng)勵(lì)優(yōu)秀。當(dāng)前很多高校獎(jiǎng)助學(xué)金來源、分類、發(fā)放方式眾多，存在數(shù)據(jù)分散、匯聚分析維度不清晰、激勵(lì)效果不明等問題。

二是研究生資助精準(zhǔn)施策的需要?；趪覍Ω咝Ｐ畔⒒ㄔO(shè)的大力支持，近年來，各高校信息化建設(shè)部門紛紛搭建了良好的信息化建設(shè)與管理框架和平臺(tái)，并逐步開發(fā)完善相關(guān)信息化項(xiàng)目。如何通過信息系統(tǒng)建設(shè)將研究生資助改革政策規(guī)范化落地，尤其需要支持精細(xì)化分層分類管理。

三是研究生資助提升服務(wù)的需要。信息化項(xiàng)目支撐智慧校園建設(shè)，承載數(shù)據(jù)平臺(tái)化管理，需打通原有各個(gè)模塊的信息孤島，保障數(shù)據(jù)的一致性。此外更需要以良好的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)提升用戶服務(wù)，包括一站式服務(wù)、提升易用性、簡化流程等，而且要在動(dòng)態(tài)信息管理過程中通過數(shù)據(jù)分析來發(fā)現(xiàn)潛在的問題點(diǎn)，或支撐領(lǐng)導(dǎo)決策，并形成持續(xù)改進(jìn)的模型。

模型方案

研究方法

首先，利用系統(tǒng)支持研究生獎(jiǎng)助學(xué)金政策落地?；诟咝Ｑ芯可?jiǎng)助學(xué)金政策，分析獎(jiǎng)助學(xué)金分類、發(fā)放金額、發(fā)放對象、資金來源、發(fā)放落地情況等。同時(shí)，基于系統(tǒng)梳理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，打通系統(tǒng)間接口，保障數(shù)據(jù)有效性，規(guī)范用戶行為。具體內(nèi)容包括：第一，完善數(shù)據(jù)源，將原本散落在不同系統(tǒng)的獎(jiǎng)助學(xué)金發(fā)放數(shù)據(jù)統(tǒng)一匯聚到研究生院管理和監(jiān)督，如國家助學(xué)金、學(xué)校助學(xué)金、導(dǎo)師助研費(fèi)等數(shù)據(jù)；第二，統(tǒng)一數(shù)據(jù)算法，如導(dǎo)師助研費(fèi)發(fā)放以學(xué)生每月到賬數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)為準(zhǔn)，避免出現(xiàn)導(dǎo)師多卡號(hào)發(fā)放、多導(dǎo)師代發(fā)導(dǎo)致統(tǒng)計(jì)有誤的情況；第三，規(guī)范發(fā)放行為，通過未達(dá)標(biāo)提醒等策略規(guī)范導(dǎo)師發(fā)放頻次和金額達(dá)標(biāo)，同時(shí)通過異常數(shù)據(jù)分析和調(diào)研，規(guī)范發(fā)放渠道管理等。

其次，精細(xì)化分層分類。從用戶分類（如領(lǐng)導(dǎo)、院系管理員、導(dǎo)師、學(xué)生等）、獎(jiǎng)助學(xué)金分類和分層（如學(xué)校、院系、專業(yè)、個(gè)人）等多維度對典型應(yīng)用場景和人員進(jìn)行分析，形成典型用戶標(biāo)簽，做到精細(xì)化的分層分類，并結(jié)合其不同痛點(diǎn)、難點(diǎn)選擇重點(diǎn)服務(wù)對象和服務(wù)提升點(diǎn)。圖1為數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)和分層分類示例。

圖1 數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)和分層分類示例

最后，螺旋上升式的服務(wù)提升，形成研究生獎(jiǎng)助學(xué)金決策支持模型。結(jié)合獎(jiǎng)助學(xué)金系統(tǒng)數(shù)據(jù)、精細(xì)化的分層分類，多維度分析和展示用戶數(shù)據(jù)，并對異常數(shù)據(jù)給出告警和提示等。同時(shí)，嘗試依托信息化項(xiàng)目系統(tǒng)形成決策支持模型，通過“政策落實(shí)→貫通動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)→精細(xì)化分層分類統(tǒng)計(jì)分析→政策優(yōu)化”螺旋上升式的持續(xù)改進(jìn)來促進(jìn)服務(wù)提升。

執(zhí)行設(shè)計(jì)

政策梳理。收集分析學(xué)校獎(jiǎng)助學(xué)金分類、發(fā)放金額、發(fā)放對象、資金來源等政策信息并歸類整理，生成相關(guān)獎(jiǎng)助學(xué)金。

數(shù)據(jù)匯總?；诂F(xiàn)有研究生系統(tǒng)開發(fā)過程，將原本分散管理的各種研究生獎(jiǎng)助學(xué)金數(shù)據(jù)統(tǒng)一匯總到研究生系統(tǒng)進(jìn)行管理。

規(guī)范行為。通過流程的線上化，規(guī)范用戶行為（如發(fā)放時(shí)間、發(fā)放額度等），并實(shí)現(xiàn)流程貫通，減少用戶線下工作。

用戶標(biāo)簽。從用戶行為、偏好、需求等角度，提取用戶典型標(biāo)簽，區(qū)分不同用戶群，并依據(jù)學(xué)校特點(diǎn)，篩選出重點(diǎn)需要關(guān)注的用戶類型。

用戶訪談。挑選符合用戶標(biāo)簽的重點(diǎn)用戶代表，針對不同用戶群進(jìn)行調(diào)研，了解他們對獎(jiǎng)助學(xué)金的理解、需求等。

數(shù)據(jù)分析?；诘湫陀脩舳嘁暯?、多層級地從獎(jiǎng)助學(xué)金力度、來源、方式、分布等多維度輸出數(shù)據(jù)看板并進(jìn)行分析。

提升服務(wù)。通過分析結(jié)果反向影響數(shù)據(jù)采集或匯聚方案，優(yōu)化用戶分類，引導(dǎo)用戶行為，協(xié)助規(guī)范落地，支撐規(guī)范優(yōu)化或決策等。

形成模型。迭代提升服務(wù)，嘗試形成穩(wěn)定的、可持續(xù)的決策支持模型。

實(shí)現(xiàn)成效

形成精細(xì)化管理和服務(wù)視角

通過政策梳理、數(shù)據(jù)打通與清洗、用戶精細(xì)化的分層分類、數(shù)據(jù)分析與訪談等研究過程，形成基于用戶的精細(xì)化分層分類管理和服務(wù)視角，形成典型用戶標(biāo)簽，讓每個(gè)學(xué)生、導(dǎo)師、院系管理員和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)都能根據(jù)自身需要，系統(tǒng)地掌握自己視角的獎(jiǎng)助學(xué)金情況，支撐學(xué)校獎(jiǎng)助學(xué)金政策落地中精細(xì)化分層分類的需要，并讓數(shù)據(jù)更有效地服務(wù)于不同用戶。

1.學(xué)生視角：可以了解自己獎(jiǎng)助學(xué)金情況、獎(jiǎng)助學(xué)金分類數(shù)據(jù)以及獎(jiǎng)助學(xué)金來源等。通過系統(tǒng)的規(guī)范性，能避免或及時(shí)發(fā)現(xiàn)漏發(fā)、遲發(fā)等問題，提升學(xué)生幸福感。

2.導(dǎo)師視角：可以了解名下可發(fā)放的資金額度、所有學(xué)生獎(jiǎng)助學(xué)金情況、學(xué)生間的橫向比較等，便于導(dǎo)師平衡資源。圖2為導(dǎo)師視角示例。

圖2 導(dǎo)師視角示例

3.院系管理員/領(lǐng)導(dǎo)視角：可以依據(jù)其職能范圍，查詢本院系學(xué)生、導(dǎo)師、專業(yè)、院系的獎(jiǎng)助學(xué)金情況，對于發(fā)放異常情況自動(dòng)告警顯示，減少人工投入和線下傳遞等，提效提質(zhì)。

4.校級管理員/領(lǐng)導(dǎo)視角：可以查詢?nèi)５难芯可?jiǎng)助學(xué)金情況，并可從院系、專業(yè)、導(dǎo)師、獎(jiǎng)助學(xué)金分類、學(xué)生分類等多維度橫向比較，并對異常數(shù)據(jù)進(jìn)行告警和分析。圖3為校級管理員/領(lǐng)導(dǎo)視角示例。

圖3 校級管理員/領(lǐng)導(dǎo)視角示例

支持研究生獎(jiǎng)助學(xué)金政策落地

1.完成政策梳理與落地：基于學(xué)校研究生獎(jiǎng)助學(xué)金政策，分析學(xué)校獎(jiǎng)助學(xué)金分類、金額、發(fā)放對象、資金來源、發(fā)放落地情況等。依托研究生系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)行數(shù)據(jù)對接完善和清洗，保障了數(shù)據(jù)系統(tǒng)性和有效性以及流程的規(guī)范性，也提升了政策落地的透明度與公平性。

2.支撐管理過程優(yōu)化與用戶行為規(guī)范：一是打通研究生獎(jiǎng)助學(xué)金和財(cái)務(wù)、人事等數(shù)據(jù)接口，將原本散落在財(cái)務(wù)、研工等不同接口的獎(jiǎng)助學(xué)金發(fā)放數(shù)據(jù)和管理規(guī)則統(tǒng)一匯聚到研究生院進(jìn)行管理和監(jiān)督；二是通過制定相關(guān)規(guī)則，規(guī)范助研費(fèi)發(fā)放，同時(shí)通過多數(shù)據(jù)進(jìn)行匯聚統(tǒng)計(jì)，對于異常發(fā)放進(jìn)行告警；三是通過達(dá)標(biāo)統(tǒng)計(jì)和每月未達(dá)標(biāo)短信提醒等策略規(guī)范導(dǎo)師發(fā)放頻次和發(fā)放金額。

形成可持續(xù)改進(jìn)的政策優(yōu)化模型

依據(jù)典型用戶標(biāo)簽和類型，通過多維度多層級統(tǒng)計(jì)分析、異常點(diǎn)展示等，有效支撐領(lǐng)導(dǎo)決策。例如，選出頭部院系或?qū)熯M(jìn)行一定政策傾斜，而對于尾部院系或?qū)熯M(jìn)行調(diào)研分析，進(jìn)行定點(diǎn)幫扶提升。支撐院系助學(xué)金發(fā)放等級分類調(diào)整、博士名額分配參考等。

1.支撐院系助學(xué)金發(fā)放等級分類和發(fā)放額度調(diào)整示例：

以博士助學(xué)金為例，依據(jù)各院系特點(diǎn)初步分為“基礎(chǔ)文科、應(yīng)用文科、理工醫(yī)科”三大類，決策系統(tǒng)有效輔助調(diào)整院系歸屬大類或補(bǔ)助水平，解決原有執(zhí)行中出現(xiàn)的個(gè)別院系不達(dá)標(biāo)、歸類不合理或整體補(bǔ)助水平存在調(diào)整空間等情況。圖4為全校院系間博士導(dǎo)師助研費(fèi)部分實(shí)發(fā)月均與達(dá)標(biāo)完成占比示例。

圖4 全校院系間博士導(dǎo)師助研費(fèi)部分實(shí)發(fā)月均與達(dá)標(biāo)完成占比示例

圖5為博士導(dǎo)師助研費(fèi)部分實(shí)發(fā)月均盒子圖示例。根據(jù)圖5中盒子圖異常點(diǎn)數(shù)據(jù)、超過上四分位且大于各資助分類發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)以及圖4中院系均值排序，可用于參考調(diào)整院系歸屬學(xué)科分類或調(diào)整分類補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)等。

圖5 博士導(dǎo)師助研費(fèi)部分實(shí)發(fā)月均盒子圖示例

2.支撐博士名額分配示例：

2019年，教育部啟動(dòng)探索實(shí)施“科研經(jīng)費(fèi)博士研究生專項(xiàng)招生計(jì)劃”，遴選了部分高校作為試點(diǎn)，設(shè)立專項(xiàng)招生計(jì)劃。但學(xué)?？蒲胁┦恐笜?biāo)有限，該模型有力支撐學(xué)校合理分配名額，既保證一定的院系間分配均衡，又讓有意愿、有能力的教師獲得更多機(jī)會(huì)，保證名額不浪費(fèi)。

結(jié)合圖5理工醫(yī)科異常點(diǎn)數(shù)據(jù)、超過上四分位且大于博士發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)、圖4中理工醫(yī)科院系均值排序，重點(diǎn)可推薦是否增加院系或?qū)熣惺詹┦棵~。例如，參照當(dāng)前數(shù)據(jù)，推薦可在理工醫(yī)科學(xué)院N、理工醫(yī)科學(xué)院P、理工醫(yī)科學(xué)院M等院系中新增博士名額比例，具體可參考院系內(nèi)導(dǎo)師實(shí)發(fā)助研費(fèi)均值情況。

以上分析結(jié)果和建議只是決策的數(shù)據(jù)支撐，實(shí)際調(diào)整需要分析學(xué)科其他方面特征，并和院系充分溝通后進(jìn)行決策調(diào)整。學(xué)校按照新學(xué)科分類生成的新數(shù)據(jù)繼續(xù)服務(wù)于決策，這是一個(gè)良性的循環(huán)上升過程。

如今，基于精細(xì)化分層分類的研究生資助動(dòng)態(tài)信息管理模型研究正應(yīng)用于南京大學(xué)研究生系統(tǒng)研工子系統(tǒng)中。截至目前，已服務(wù)2.5萬余在校研究生、2600多名導(dǎo)師、200余位院系管理員，保障政策落地完成實(shí)際獎(jiǎng)學(xué)金評定和下發(fā)4600人次，助學(xué)金發(fā)放7萬余人次，支撐管理優(yōu)化和行為規(guī)范5項(xiàng)，有效提升了校院兩級研究生資助管理的效率。同時(shí)，在教育部全國學(xué)生資助管理中心函件通報(bào)表揚(yáng)的18所“研究生資助項(xiàng)目100%實(shí)現(xiàn)應(yīng)用目標(biāo)”的高校中，南京大學(xué)排名第一。