高校如何科學管理信息化項目？

文/本刊記者 陳永杰

經(jīng)過長期的發(fā)展和沉淀，各高校在信息化建設方面基本已經(jīng)摸索出了適合自身發(fā)展的建設規(guī)范與運作體系。高校信息化的發(fā)展依賴每一個信息化項目成果的積累，而信息化項目成功與否，關鍵一點就在于項目管理是否得當。然而，“當前高校信息化項目管理的手段和方法遠遠落后于企業(yè)，相關研究和實踐更偏重于技術思維”。大連理工大學黨政辦公室副主任張鵬表示，優(yōu)秀的信息化項目管理應具備五大要素：一是一把手的大力支持與協(xié)調推動，二是明確的項目建設目標和項目需求，三是配置合理、高效的項目團隊，四是規(guī)范的項目管理流程，五是有效的風險防控體系。目前如何科學有效地管理信息化項目，成為各高校應著力關注的核心命題。對此，各位信息化工作者給出了自己的見解和思考。

洞悉影響因素，邁出關鍵一步

“信息化項目管理主要包括兩方面內容：一是管理對象，不同類型的信息化項目，管理標準不同；二是管理過程，如項目征集、項目所需材料審核、項目入庫論證、項目變更與終止、項目驗收等?！北本煼洞髮W信息化建設辦公室盧小清表示。

其實，信息化項目管理一直都有，只不過在不同階段有不同的形式。如今，高校信息化已經(jīng)進入數(shù)字化轉型階段，政策驅動下，洞悉影響信息化項目管理進化的關鍵因素成為第一抓手。采訪中我們發(fā)現(xiàn)，目前影響高校信息化項目管理的因素主要包括以下三個。

信息化建設是一把手工程，所以影響項目管理的首要因素就是建設單位一把手是否重視。

第一，一把手的重視和校方需求的明確?！靶畔⒒ㄔO是一把手工程，所以影響項目管理的首要因素就是建設單位一把手是否重視?！敝心县斀?jīng)政法大學信息管理部部長吉群表示，學校信息化項目管理均執(zhí)行“雙負責人”制度，突出一把手責任制。建設單位負責明確建設需求和建設目標，歸口管理部門負責立項審核、技術方案審核、上線試運行審核以及組織驗收結項，同時開展項目中期檢查以及項目變更等全生命周期管理工作。

對于校方需求的明確，張鵬表示，信息化項目規(guī)劃時，校方的需求較泛化、不明確；在項目實施過程中，確定的需求可能超出廠商對工期進度安排和資源投入的預估，或者校方可能經(jīng)常性增減、取消或調整需求。以上均會導致項目無法按時交付，甚至“爛尾”。他表示，信息化建設管理部門應協(xié)同信息技術部門，加強學校信息化統(tǒng)籌規(guī)劃并通過完善信息化項目前期可行性論證、評審機制，指導申報部門梳理并明確建設目標和業(yè)務需求，制定合理、可行的建設方案。

第二，職責的明確和認識程度的提升。“對于信息化項目全生命周期的管理，一開始就要明確職責問題，即按照‘誰使用，誰負責’或‘誰主管，誰負責’的標準開展后續(xù)工作。”四川大學信息化建設與管理辦公室主任段磊表示，數(shù)字時代的來臨，使高校信息化項目管理要求日趨提高。如今的信息化項目管理已不再只是簡單地完成項目，更多的是要關注項目的整體發(fā)展動態(tài)，樹立短期和長期目標，著眼信息化項目的整個生命周期。

另外，盧小清表示，當前大家都認為信息化工作很重要，但對信息化項目管理的認識依然不足，需要進一步提升。同時高校信息化項目管理需要優(yōu)先確定主責單位，隨后基于相關的制度規(guī)范，在項目實施管理過程中，合理提供一些明確的要求，如某個環(huán)節(jié)需要哪些材料，技術需要滿足什么規(guī)范等，有效做好資源集成，促進信息化項目快速落地。

第三，有效的項目風險管理。張鵬表示，任何信息化項目都有實施風險，項目規(guī)劃時，若沒有開展對潛在風險問題的識別、分析、應對和監(jiān)控等工作，可能會缺少針對性的措施和應對預案，導致項目無法達成預期目標。對此，他表示，信息化項目在規(guī)劃階段編制可行性報告時，需全面梳理、有效識別風險因素，做好分析評估，落實相關防范措施；在實施階段，項目組應根據(jù)流程和應對預案，針對面臨的風險進行有效處置，同時對執(zhí)行情況進行總結、評估與反饋，及時梳理存在的問題，積累經(jīng)驗，不斷增強風險識別和處置能力。

以影響因素為抓手，高校在深入了解和反思自身信息化項目管理工作的同時，結合多年信息化建設、發(fā)展情況以及當前的發(fā)展趨勢，不難發(fā)現(xiàn)自身面臨的困境與挑戰(zhàn)。

從挑戰(zhàn)中探索新路徑

信息化項目管理是系統(tǒng)性工程，涉及內容多、覆蓋面廣，同時各高校的情況不一。相關專家表示，當前高校在信息化項目管理方面主要面臨如下五項挑戰(zhàn)。

一是系統(tǒng)規(guī)劃不足。張鵬表示，如今業(yè)務職能部門普遍開始重視信息化工作，但對信息化在一流大學建設中的戰(zhàn)略意義仍然認識不夠。各業(yè)務職能部門更多的是以自身業(yè)務為中心，建設本部門內部亟需的業(yè)務管理系統(tǒng)，缺少全局規(guī)劃，導致出現(xiàn)系統(tǒng)建設分散、各成一體的應用孤島現(xiàn)象。他表示，高校應加強統(tǒng)籌協(xié)調、過程管理及績效評估等方面的管理體制與運行機制建設。

段磊表示，近幾年四川大學在信息化建設方面，最大的轉變就是強化“統(tǒng)籌”，即目前學校信息化建設由信息化建設與管理辦公室統(tǒng)籌規(guī)劃。據(jù)他介紹，四川大學信息化建設主要遵循“三統(tǒng)一”原則，即統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一立項、統(tǒng)一管理。以四川大學校園無線網(wǎng)改造項目為例，開始立項時，部門就把總體的預算、規(guī)模、施工進度都規(guī)劃好，然后再分年度實施，并要求每年實施結束后都能實現(xiàn)一定的階段性目標，最終保證整個項目順利達到既定目標。

二是“輕重”問題嚴重。吉群指出，目前高校信息化項目管理存在“重立項，輕結項”“重程序合規(guī)，輕技術方案的完整與科學”以及項目全生命周期管理中的“重管理，輕指導和服務”等問題。對此，中南財經(jīng)政法大學進行了項目管理機制創(chuàng)新，實行“三融合”與“三分離”制度?！叭诤稀敝疙椖抗芾砼c內控管理相融合、行政審批與技術審核相融合、項目監(jiān)管與技術服務相融合；“三分離”主要是決策權、執(zhí)行權和監(jiān)督權分離。其中，項目管理與內控管理融合通過“管建分離”和“雙負責人”制度實現(xiàn)；行政審批和技術審核融合是指信息化項目不僅要完成項目立項環(huán)節(jié)等行政審批，還需通過技術專家組的技術審核，只有通過技術審核的方案才能采招并開始建設；在項目監(jiān)管與技術服務相融合方面，項目管理辦公室負責項目的全流程管理，技術專家組負責技術方案審核與項目全流程的指導服務。

數(shù)字化轉型背景下，信息化項目管理工作也需要實現(xiàn)快速轉型，轉變工作理念，“管”是抓手，“建”是目標，將管理融進項目指導與服務中，突出需求導向與技術支持等核心要素。

三是數(shù)據(jù)共享不暢?！拔唇?jīng)信息化管理部門的審批與技術論證，部分業(yè)務部門自費開展的信息化項目往往游離于學?？傮w規(guī)劃和標準規(guī)范之外，沒有明確數(shù)據(jù)的集成與共享機制，甚至搭建數(shù)據(jù)封閉的系統(tǒng)，容易導致新‘數(shù)據(jù)孤島’現(xiàn)象的形成?！睆堸i指出，一些數(shù)據(jù)因來源不明確、維護不及時、缺乏統(tǒng)一標準等質量問題，導致系統(tǒng)建成后無法發(fā)揮已有數(shù)據(jù)的價值，還會因“反復填表”“重復填報”等突出問題降低用戶的幸福度和體驗感。

吉群介紹，中南財經(jīng)政法大學的信息化建設工作經(jīng)過多年探索與實踐，在學校凝聚了共識，形成了合力。目前學校信息化項目建設經(jīng)費全部統(tǒng)籌到信息管理部，業(yè)務部門如需使用業(yè)務經(jīng)費開展信息化項目建設，也必須將經(jīng)費劃轉至信息管理部才能開展建設；未經(jīng)信息管理部項目管理辦公室論證審批的項目不能自行建設，未經(jīng)信息管理部技術專家組論證審核的采招方案一律不能進行招投標。這種高度統(tǒng)籌的體制不僅保障了信息化項目規(guī)范有序進行，同時也極大地避免了重復建設和不規(guī)范建設，并有效解決了建設標準不統(tǒng)一和數(shù)據(jù)共享不暢的問題。

四是考核評價難以開展。盧小清表示，信息化項目實施的過程和效果都需要評價，但就目前來看，由于信息化項目比較復雜、時間跨度較長、建設進度不一，導致信息化項目評價難以開展。對此，他表示，高?？梢韵柔槍γ總€項目進行一個綜合性評價，評價的角度可以包括項目進度、實施效果、績效目標、師生滿意度等，在驗收時或驗收結束之后再納入當年的信息化工作評價當中。

針對信息化項目的考核評價，張鵬表示，大連理工大學于2020年制定了信息化工作考核管理辦法，將項目執(zhí)行、應用推廣及用戶使用反饋等情況列入部門年度考核指標，確保項目負責單位能夠嚴格按照計劃進度開展各階段工作和經(jīng)費執(zhí)行，并加強項目的宣傳培訓和后續(xù)運維。同時，在項目實施、驗收和運維時，可以將項目相關數(shù)據(jù)的全生命周期管理規(guī)則和技術標準作為驗收要求和項目績效的考核評價指標，以全面提升數(shù)據(jù)質量、規(guī)范數(shù)據(jù)使用、支持數(shù)據(jù)服務與應用。

五是人員結構不合理。張鵬指出，高校部分業(yè)務管理系統(tǒng)項目組的組成單位僅為業(yè)務部門和廠商。參與項目的業(yè)務部門負責人雖然熟悉業(yè)務，但未必掌握IT技術并精通項目管理，在組織協(xié)調、全局掌控和技術方向選擇等方面，可能會過度依賴廠商，為項目技術路線設計、方案撰寫、項目推進與后期系統(tǒng)運維等埋下隱患，并對項目實施和應用帶來不確定風險，從而一定程度上影響建設績效和師生體驗。他表示，信息化技術部門可以加入項目組并作為成員單位，提供技術支持服務，構建業(yè)務部門與技術部門分工協(xié)作的工作機制；信息化管理部門定期參加項目例會和溝通協(xié)調會，合力推進項目建設工作。

在優(yōu)化部門職責職能方面，吉群表示，中南財經(jīng)政法大學信息管理是集規(guī)劃、管理、技術和服務于一體的部門，這種體制的顯著優(yōu)勢就是有利于資源整合、優(yōu)化配置、提高工作效率和執(zhí)行力。但是如何在建設中強化監(jiān)管就顯得尤為重要。所以學校通過“三融合”與“三分離”機制來實現(xiàn)，即通過“管建分離”制度和“雙負責人”制度實現(xiàn)“項目管理與內控管理相融合”。其中，“管建分離”指通過調整班子成員分工及優(yōu)化職能職責實現(xiàn)，即分管信息化項目管理的副部長和技術專家組組長（由總工程師擔任）以及項目管理辦公室工作人員都不做具體的項目建設工作，從而實現(xiàn)決策權與執(zhí)行權分離；項目建設由建設單位一把手和歸口管理部門一把手雙負責，采招方案由歸口管理部門的行政一把手和技術專家組組長雙負責，實現(xiàn)決策權、執(zhí)行權與監(jiān)督權分離。

信息化項目管理伴隨信息化項目建設的全生命周期。綜上可知，從信息化項目規(guī)劃、實施、考核評價到團隊建設等方面，高校都面臨著相應的挑戰(zhàn)。針對這些挑戰(zhàn)，部分高校也探索出了有效的解決路徑。面向未來，如何進一步升級和優(yōu)化信息化項目管理工作，成為各高校需持續(xù)思考和深入探索的重要課題。

未來：轉理念、轉思路、轉方法

“在數(shù)字化轉型的大背景下，信息化項目管理需要轉理念、轉思路、轉方法，需要與時俱進，才能有效賦能高校數(shù)字化轉型?！奔罕硎?。面向未來，相關專家表示，高校信息化項目管理可從以下幾個方面進一步升級：

首先，樹立核心理念，完善項目管理體系。張鵬表示，在教育數(shù)字化轉型大背景下，高校應將推動和服務教育改革發(fā)展作為信息化建設的根本目標，把促進信息技術與教育教學深度融合作為核心理念，圍繞教育高質量發(fā)展需求，遵循“需求牽引、應用為王、服務至上、示范引領、安全運行”的總要求，借鑒現(xiàn)代項目管理理論，結合實際，形成適合本學校信息化建設管理工作的方法論和最佳實踐，持續(xù)有效地賦能數(shù)字化轉型。

在信息技術與教育教學深度融合的核心理念下，盧小清表示，還需進一步完善以項目庫為核心的項目管理體系。項目庫貫穿項目管理全流程，包含管理要求的相關資料和項目檔案的全部材料，同時能為上級部門的檢查、巡視提供支撐。高校在進一步完善以項目庫為核心的管理體系、加強項目管理統(tǒng)籌的同時，形成多部門協(xié)同聯(lián)動的工作機制，能夠進一步提升網(wǎng)絡安全等保障能力。

其次，加強信息化頂層設計，優(yōu)化管理流程。針對高校數(shù)字化轉型中的新形勢、新技術、新需求和新問題，張鵬表示，高校需加強信息化頂層設計，建立健全信息化治理體系，明確學校數(shù)字化轉型相關工作的戰(zhàn)略目標、實施路徑和信息化項目建設任務分解方案，按照“統(tǒng)一領導、統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實施、歸口管理、分級負責”的原則，扎實開展具體項目建設。

然而，信息化項目在實施過程中所遇到的一些問題，時常會出現(xiàn)在頂層設計的“外圍”。盧小清指出，由于業(yè)務分散，導致信息化項目建設的部分環(huán)節(jié)重復。以“論證”環(huán)節(jié)為例，同一個大型設備采購類項目，財務處、實驗室安全與設備管理處等都會做論證，而且各個部門的標準和要求又存在差異，這使采購、建設等部門無所適從，不知應以哪個論證為標準。對此，北京師范大學信息化建設辦公室（以下簡稱“信息辦”）聯(lián)合各個管理部門統(tǒng)一梳理項目管理流程，最終達成共識，將分散在各部門的類似環(huán)節(jié)進行匯總，各部門共同參與。這樣，信息化建設單位只需面向一個部門，實現(xiàn)了“一對多”到“一對一”的優(yōu)化。

最后，調動各方積極性。盧小清表示，北京師范大學信息辦作為學校信息化歸口管理部門，積極配合各部門工作。例如，在項目預算管理和項目經(jīng)費支出管理等方面，信息辦協(xié)同財務部門做好預算申報、經(jīng)費支出、績效評價等環(huán)節(jié)的工作；再如對于一些技術經(jīng)驗或技術人員缺失的部門，信息辦積極進行技術指導、參與項目實施工作，并提供一些服務器資源、網(wǎng)絡資源和數(shù)據(jù)資源等方面的支持。通過提供技術支持服務，信息辦協(xié)助項目建設部門實現(xiàn)了他們想要的效果，不僅調動了這些部門的積極性，還有效推進了學校信息化高質量發(fā)展。

總之，信息化項目管理在高校信息化發(fā)展中發(fā)揮著保駕護航的作用，即保方向、保質量、保進度。高校通過規(guī)范信息化項目管理，切實提升學校的信息化建設水平和投入經(jīng)費的使用效益，提高信息化技術服務師生的能力，增強師生的幸福感、獲得感和安全感！