中學檔案管理強化之路

王衛(wèi)國

在中學的日常管理工作中，檔案管理是較為重要的一環(huán)，檔案記載了學校的發(fā)展歷程、教學情況與校園氛圍，對學校實現(xiàn)更高層次的發(fā)展具有關(guān)鍵作用，學校教學質(zhì)量的提高、教學方法與教學手段的改善離不開高質(zhì)量的檔案管理工作。現(xiàn)對當前中學檔案管理的實際情況進行分析，并提出改進方案，借此促進我國中學檔案管理工作質(zhì)量的提升。

新時期我國教育事業(yè)的改革朝著深度化、全面化的方向推進。在此大背景下，中學的檔案管理工作應符合新時代發(fā)展的要求，只有構(gòu)建合理、健全的檔案管理體系，才能改善教學方法與教學手段，提高學校教學質(zhì)量。很多學校對檔案管理工作不夠重視，經(jīng)常出現(xiàn)重要文件遺失或破損等問題，針對以上問題，學校應對檔案管理模式進行改革，使檔案載體更加多元化、多樣化，以便使用者更便捷地檢索所需要的文獻與資料，使學校檔案管理工作有序地開展，滿足新時代的發(fā)展需求。

檔案管理的意義

中學檔案記載了與學生有關(guān)的一系列信息，主要包括個人操行評定、是否入團或入黨、畢業(yè)登記表格、個人特長及愛好、參加過的活動、獲獎以及處罰記錄、學習成績、競賽記錄、入學成績與畢業(yè)成績等多方面的關(guān)鍵信息。

不論從何種方面進行研究，中學的檔案管理工作都對學校、社會發(fā)展有著重要作用。中學要想實現(xiàn)更高層次的發(fā)展，就必須重視檔案管理工作。學校在發(fā)展過程中通常會形成獨特的管理體系與運行體系，而這些重要內(nèi)容都被記錄在學校的檔案中。同時，檔案在一定程度上也反映著學校的價值觀和校園氛圍，在學校發(fā)展過程中起著重要作用，通過分析并研究檔案，就可以深入了解學校的發(fā)展規(guī)律與改革歷程。對學校的評估一般也基于學校檔案，對相關(guān)信息進行系統(tǒng)化搜集，從而對學校的教學水平與教學質(zhì)量進行客觀評價。

目前我國中學檔案管理工作的改革進程不斷推進，大部分中學都有獨立的檔案室。中學要想獲得更深層次的發(fā)展，就離不開對檔案的研究，對檔案進行深度研究，能提高學校教學質(zhì)量、教學水平等，確保學校發(fā)展不偏離主路線。

檔案管理過程中存在的問題

管理人員素質(zhì)不高

隨著我國人口的不斷增加，學生數(shù)量越來越龐大，這使得學校檔案數(shù)量與日俱增，檔案管理工作變得更加復雜。在中學檔案管理工作中，檔案管理工作人員普遍存在綜合素質(zhì)不高、整體能力不強或一人多職等問題。其一，管理人員缺乏檔案管理的專業(yè)知識與實踐經(jīng)驗，管理人員的文化水平普遍不高，同時又身兼數(shù)職。其二，學校對檔案管理工作不夠重視，對其投入力度較小，缺乏對管理人員的培訓和考核，致使其管理水平無法提高。檔案管理工作的重點在于管理，若無法對檔案進行有效的管理，就無法發(fā)揮其對學校發(fā)展的促進作用。目前中學沒有對檔案展開全面化管理，導致檔案管理工作難以有效開展。同時，學校對檔案管理工作的重視程度不足，使得員工沒有全身心地投入檔案管理工作中，導致檔案查閱、整理過程中經(jīng)常出現(xiàn)問題。只有學校管理者對檔案管理工作給予足夠的重視，才能促使管理人員提高對檔案管理工作的重視程度。

管理方式有待轉(zhuǎn)變

在我國社會高速發(fā)展的同時，信息技術(shù)也不斷普及，并應用于各行各業(yè)，教育行業(yè)亦是如此。目前，學校的檔案管理工作雖然順應了時代發(fā)展趨勢，與信息技術(shù)進行了融合，但其在獲得信息技術(shù)帶來的便利的同時也面臨著一些較為重要的問題。例如，通過網(wǎng)絡(luò)存儲的檔案存在信息泄露的風險，這也是當下檔案管理工作中最大的隱患之一。因此，檔案管理工作在融合信息技術(shù)的同時也需要關(guān)注其帶來的安全隱患。

學校對檔案的管理離不開合理、科學、系統(tǒng)化的管理方式與管理制度，只有構(gòu)建完善、合理的檔案管理制度，才能為檔案管理工作制定規(guī)范的工作標準，使檔案管理工作可以按照標準有序開展，發(fā)揮檔案的重要價值。但實際上，大部分學校尚未建立科學、完善的檔案管理體系，其檔案管理制度既不規(guī)范，也不符合實際發(fā)展要求，即使實施此類管理制度，也無法保障檔案管理工作的規(guī)范化開展。

信息化力度不足，管理意識薄弱

在新時代背景下，信息技術(shù)發(fā)展速度不斷加快使工作效率得到大幅提高。從中學檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，其尚未與信息技術(shù)完全融合，仍存在一些問題。中學檔案管理信息化建設(shè)不完善，軟件建設(shè)水平低、硬件不完善等都是阻礙檔案管理信息化建設(shè)的障礙之一。對于大部分學校而言，管理層尚未認識到規(guī)范檔案管理工作的重要性會導致信息收集、資料歸檔工作的開展不夠規(guī)范，工作人員存在消極怠工和安全意識薄弱等問題，且經(jīng)常出現(xiàn)檔案遺失的問題，這極大地影響了檔案的查閱與研究。

檔案編撰工作與工作人員的思想觀念存在問題

檔案編撰是檔案管理工作中較為深層次的工作，只有確保檔案編撰工作順利開展，檔案管理工作才能妥善進行。但是在當前學校檔案編撰的過程中，工作人員普遍缺乏實踐經(jīng)驗，致使與教學有關(guān)的信息遲遲得不到開發(fā)。同時在實際管理中，一方面，工作人員缺乏經(jīng)驗；另一方面，檔案編撰內(nèi)容太過單一，缺少深層次的內(nèi)容，致使檔案編撰成果較差，檔案管理工作面臨眾多難題。學校不重視檔案管理工作，致使檔案結(jié)構(gòu)單一，無法滿足社會各方面的多樣化需求，并且檔案中與教學有關(guān)的內(nèi)容過少，因此無法直接服務于學校建設(shè)與社會發(fā)展。學校領(lǐng)導層與管理人員對檔案管理工作的重視程度有待提高，從意識層面看，管理層尚未認識到檔案所具有的重要價值，因此不愿意在檔案管理工作中投入過多的人力與財力，導致其無法在學校建設(shè)中發(fā)揮應有的作用。長此以往，檔案管理工作將流于形式。

解決策略

提高管理人員素質(zhì)

在中學檔案管理工作中，學校必須重視提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)與知識素養(yǎng)。一方面，學校可以建立專門的管理團隊，促使管理人員定期或不定期地進行交流與溝通，確保其有渠道分享自己在工作中遇到的困難。另一方面，學校還需要加強對檔案管理工作重要性的宣傳，確保每一位工作人員都足夠重視這項工作。此外，學校也可以對檔案管理人員展開定期培訓，培訓的流程與方式需要符合新時代發(fā)展的背景，以確保檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)與知識儲備適應時代發(fā)展的潮流。在檔案管理工作中，檔案管理人員的工作能力與意識都十分重要，領(lǐng)導層要明確檔案對于學校、社會發(fā)展的重要性，如此才可以促使工作人員提高對檔案管理工作的重視程度。在日常工作中，領(lǐng)導層應針對目前學校檔案管理工作中存在的不足進行規(guī)劃，強化工作人員的檔案管理意識，做好示范作用，引導學校全體教職工支持檔案管理工作。學校還可以利用專項資金，通過講座、報刊等方式積極宣傳檔案管理工作的重要性。

學?？梢越⑾鄳墓ぷ骺己酥贫?，對檔案管理崗位的工作人員進行考核，借此提高其工作質(zhì)量、效率與綜合素質(zhì)。對于該崗位的工作人員，學校可以通過物質(zhì)獎勵、榮譽獎勵與給予晉升機會的方式激勵其積極開展工作，借此提高其專業(yè)素養(yǎng)與工作積極性。

不同檔案管理人員的管理思路不同，因此在實際工作中，檔案管理人員要樹立強烈的責任感與風險意識，具有學習精神與創(chuàng)新精神。對工作人員而言，其一方面要具有與崗位相關(guān)的理論知識與專業(yè)素養(yǎng)，另一方面要學習現(xiàn)代化管理技能與方式，不斷提高自身專業(yè)技能，確?？梢愿蠒r代發(fā)展的步伐。

改革管理方式

在日常工作中，檔案管理人員還應完善其管理機制與方法。領(lǐng)導層應建立合理、科學、系統(tǒng)性的管理制度，促進檔案管理工作的制度化與合理化，完善檔案管理工作機制與檔案保存機制，要求工作人員必須嚴格按照所制定的制度對檔案進行管理，避免造成檔案遺失，明確崗位職責，引入檔案追責制度，提高工作人員的責任意識；檔案管理人員應做好檔案的收集、歸檔、保護和利用工作，確保檔案管理工作的順利開展。

檔案管理方式如果存在問題，將會影響學校的日常運轉(zhuǎn)，降低教學質(zhì)量。學校領(lǐng)導層不能忽視檔案管理工作的重要性，檔案管理人員的管理職責與管理范圍也不能混亂化、無序化，良好的檔案管理方式是確保檔案管理人員順利開展工作的關(guān)鍵，也是提高學校綜合實力的關(guān)鍵性因素。學校還應該探索符合時代背景的檔案檢索方式，減少檔案檢索需要花費的時間與精力，提高工作效率。對于學校的整體發(fā)展來說，檔案資料是十分重要的輔助因素，因此學校在進行檔案管理方式改革時要明確其他單位的檔案使用權(quán)限，避免造成不必要的問題。對于某些具有保密性的資料，學校不僅要做好相應的保密處理，還需做好基本的管理工作。

除以上方法外，學校之間可以相互聯(lián)合，引進相關(guān)專業(yè)人員，建立一個檔案管理聯(lián)盟，集合多所學校的檔案管理資源，共同解決共性問題。專業(yè)管理人員可以對檔案管理工作進行規(guī)劃、落實與監(jiān)督，從而提高檔案管理工作的質(zhì)量，推動檔案管理工作的協(xié)同發(fā)展。

推進檔案管理信息化建設(shè)

在推進學校檔案管理信息化建設(shè)的過程中，學?？梢越n案信息化管理平臺，實現(xiàn)對檔案的數(shù)字化、信息化管理，提高檔案管理的效率與安全性；還可以采用電子化檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案的數(shù)字化管理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，提高檔案的可訪問性與可管理性。另外，要加強檔案數(shù)字化建設(shè)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化處理、存儲、檢索和利用等。

針對檔案管理工作，學校還可以應用云儲存技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息的備份與共享，一方面解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案易丟失、損壞的問題，另一方面保證檔案信息的安全性。推進檔案管理信息化建設(shè)可以通過加強宣傳與推廣的方式進行，提高工作人員對中學檔案信息化管理的認識，營造支持中學檔案信息化建設(shè)的良好氛圍，促進中學檔案信息化建設(shè)工作的順利進行。

考慮到工作人員可能對信息設(shè)備不熟悉，學?？梢约訌姍n案技能培訓，提高工作人員的信息化素養(yǎng)與操作技能，以便促進檔案信息化建設(shè)。學校與學校之間可以加強信息的共享與交流，并建立一個檔案交流平臺，實現(xiàn)對檔案資源的信息化管理，實現(xiàn)檔案信息的互通與共享。

針對檔案信息化改革，學?？梢云刚垖I(yè)人員對檔案進行管理，進一步提高檔案管理工作的效率，促進學校檔案信息化建設(shè)，推進數(shù)字教育與信息化教學，使檔案信息可以更好地運用到課堂教學與學校管理中，促進學生信息素養(yǎng)與創(chuàng)新能力的提升。

改革檔案編撰方式

學校檔案與其他單位的檔案有著明顯差別，其更具特殊性，是學校教職工教學活動的綜合體現(xiàn)。學?？梢葬槍n案的編撰制定編撰規(guī)范與標準，加強對編撰人員的培訓，提高其檔案編纂意識與編撰技能；還可以加強對檔案編撰過程的審查與監(jiān)督，建立完善的檔案編撰質(zhì)量評估體系，對不合格的檔案編撰內(nèi)容進行及時糾正和改進，提高檔案編撰的質(zhì)量與效率。在進行檔案編撰之前，學校可以建立檔案資料庫，實現(xiàn)對其的合理利用，這樣可以有效避免對檔案的重復編撰，提高編撰的效率，并減輕工作人員的工作量；還可以增加檔案編撰的時限與頻次，及時更新與完善檔案信息，制定檔案編撰的周期性目標與階段性目標，按照預先制訂好的計劃與要求開展檔案編撰工作，但在編撰過程中需要加強檔案的安全保密工作，建立完善的審查制度和保密制度，加強對重要檔案信息的保護與管理，避免其在借閱過程中遺失，導致后期無法開展正常的檔案信息更新工作。

中學檔案管理工作十分重要，其與學校、社會的發(fā)展息息相關(guān)。新時代背景下，中學檔案管理工作包括多項內(nèi)容，其中最重要的就是提高對其的重視程度及其保密性。檔案資料是十分寶貴的財富，對學校的改革與發(fā)展、社會的穩(wěn)定運行都起著十分關(guān)鍵的作用。因此，加強對檔案管理工作的創(chuàng)新與研究，對學校、社會以及時代發(fā)展具有非常重要的意義。