用戶參與為高校信息資源建設(shè)帶來新亮點(diǎn)

李京珂　鄭聯(lián)珠

互聯(lián)網(wǎng)時代，多媒體平臺在檔案服務(wù)領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用，加之高校檔案館服務(wù)意識的提高，用戶逐漸參與到檔案館藏資源的建設(shè)中。用戶參與是檔案館收集檔案材料的外聯(lián)形式之一，該形式在豐富檔案信息資源、促進(jìn)用戶表達(dá)、創(chuàng)新檔案利用方式等方面有突出貢獻(xiàn)。

檔案是“任何公共或私人機(jī)構(gòu)的記錄，這些記錄被認(rèn)為值得永久保存以供參考或研究，并且已經(jīng)存放或被選擇存放在檔案機(jī)構(gòu)”。在數(shù)字時代，人們不斷地記錄、創(chuàng)建、獲取和保存檔案，在當(dāng)下的技術(shù)環(huán)境中，每個人都可以建立檔案，每個人也都能成為檔案管理員。隨著社會檔案意識的不斷提高以及檔案相關(guān)知識的普及，檔案資源共建共享的概念逐漸傳播開來。高校檔案資源作為檔案資源建設(shè)中的重要一環(huán)，在記錄和保存社會經(jīng)濟(jì)、文化資源方面起著巨大的作用。充分發(fā)揮公眾在高校檔案資源建設(shè)中的參與作用是強(qiáng)調(diào)檔案社會屬性的表現(xiàn)，也是實(shí)現(xiàn)檔案價值、高效利用檔案資源的關(guān)鍵舉措。高校檔案館與公眾建立聯(lián)系，有利于提高人們對其信息資源收集能力和服務(wù)水平的認(rèn)識，同時其應(yīng)構(gòu)建良性互動機(jī)制，為豐富館藏資源、輸出檔案文化提供機(jī)會。本文以用戶參與行為與感知價值理論為支撐，結(jié)合數(shù)字時代日益豐富的信息資源和用戶更加個性、高效的信息需求，將高校檔案館、高校師生、社會公眾等主體納入研究框架中，探索數(shù)字時代用戶參與模式下高校檔案資源建設(shè)的新路徑。

理論背景

用戶參與行為

我國的檔案有著悠久的歷史，但專業(yè)人才與專業(yè)設(shè)備較少，因此在檔案事業(yè)進(jìn)入大眾視野之初，社會公眾對檔案事業(yè)的運(yùn)行機(jī)制知之甚少，也很少有參與行為。在后現(xiàn)代主義思潮的影響和經(jīng)濟(jì)、網(wǎng)絡(luò)、社交媒體平臺的多重推動下，檔案在Web2.0時代拓展出了越來越豐富的內(nèi)容，其邊界和維度打破了原有的局限，檔案范式不再僅限于記錄和證據(jù)，檔案的文化功能日益凸顯，在社會層面廣泛傳播開來。

參與文化不僅適用于商業(yè)管理領(lǐng)域，也可以應(yīng)用于社會治理方面。參與模式的介入改變了傳統(tǒng)的檔案管理范式，促進(jìn)了檔案工作模式的更新，在實(shí)際的檔案管理工作中構(gòu)建了更復(fù)雜的管理體系。參與模式所包含的人員、載體、文件等要素在推動檔案館業(yè)務(wù)對外開放方面有著多元作用。一方面，館藏資源的來源渠道與館藏形式更加豐富，社會檔案觀逐漸形成，檔案服務(wù)社會化也表明了檔案事業(yè)向全社會靠攏的趨勢。另一方面，原有檔案管理理念已無法適應(yīng)社會發(fā)展趨勢，檔案治理理念的提出、檔案行政管理部門的職能調(diào)整和檔案工作的公眾參與等充分體現(xiàn)出“社會模式”是在參與文化影響下所作出的積極改變。日益廣泛的參與途徑為檔案事業(yè)帶來了更廣闊的發(fā)展空間，同時參與式管理也創(chuàng)造了多元協(xié)作、良性互動的檔案工作新模式。不少學(xué)者從不同角度闡述了在線參與式檔案工作的積極影響，連志英、朱宏濤指出，社會公眾的參與行為是當(dāng)前環(huán)境下檔案信息服務(wù)權(quán)力的交換，社交媒體為參與者提供便捷的平臺來實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的獲取，參與式檔案信息服務(wù)體現(xiàn)了互動、平等、聯(lián)動、共享的理念。張江珊等學(xué)者指出，在檔案學(xué)語境下，“參與”打破了“壟斷式管理”的模式，用戶變成了積極的角色，“參與”所表達(dá)的概念內(nèi)涵具有多樣性及復(fù)雜性，用戶與檔案機(jī)構(gòu)之間的關(guān)聯(lián)性促使用戶、檔案館及外部實(shí)體能夠構(gòu)建內(nèi)容和形式都更加豐富的館藏資源，有益于檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。Theimer提出打造“參與式檔案館”，她認(rèn)為參與式檔案館是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的一種組織、網(wǎng)站或集合，這種組織或集合不僅包括檔案專業(yè)人員的管理與服務(wù)，同時也容納了其他人員參與檔案知識或資源的組織、收集、整理，從而促進(jìn)社會公眾對檔案的理解。

高校檔案館存在受眾單一、資源較少的不足，完善參與式檔案工作具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。利用受眾的主動性與社交媒體平臺的便捷性，用戶參與模式能夠更好地推動高校檔案館或檔案室的建設(shè)，動員社會力量共同參與檔案資源的收集、整理、保管以及利用等環(huán)節(jié)，解決用戶需求不高、資源利用水平不高、館藏建設(shè)內(nèi)容空洞等問題，進(jìn)而推動高校檔案事業(yè)發(fā)展，使其在育人體系中發(fā)揮更大的作用。

感知價值理論

感知價值是一個人行為舉動的內(nèi)在動機(jī)，商業(yè)、管理等多個領(lǐng)域的學(xué)者對因感知價值產(chǎn)生行為的現(xiàn)象進(jìn)行了研究，德魯克在《管理前沿》一書中將感知價值的概念解釋為消費(fèi)者對所要消費(fèi)的產(chǎn)品或服務(wù)的價值估量。早期學(xué)者對感知價值的研究更多從理性的角度出發(fā)，例如，門羅認(rèn)為客戶感知價值是感知收益與感知成本之間的差距；武永紅以企業(yè)為主體，認(rèn)為客戶感知價值是企業(yè)在權(quán)衡各種相關(guān)利益和努力過程中對有特定需求的客戶進(jìn)行的整體評價。還有一些學(xué)者對以理性為主的研究觀點(diǎn)進(jìn)行了補(bǔ)充，如劉合友等人提出，顧客在對比商品或服務(wù)的收益與成本之間的關(guān)系后所得到的價值感知，同時還考慮了功能價值、情感價值和社會價值。不論是高校師生還是社會公眾，不同用戶群體對檔案信息的需求不同，其掌握和提供的信息也不盡相同，用戶只有感知到某條信息的價值才會愿意主動提供信息，或?qū)n案編研成果提出建議。參與模式下的檔案管理方式為用戶群體收集和提供有價值的檔案信息提供了有效途徑。

動機(jī)理論

動機(jī)是個體或組織的特定行為活動，往往是為了自身內(nèi)在需要和行為外部誘因相統(tǒng)一，驅(qū)使主體行為朝著既定目標(biāo)發(fā)展的一種內(nèi)在驅(qū)動力。動機(jī)理論最早由心理學(xué)家提出，他們發(fā)現(xiàn)動機(jī)作為人類各種復(fù)雜行為的根本原因，有激勵或抑制人的行為意圖和表明主體行為意愿的作用。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展及社交媒體的普及，越來越多的學(xué)者關(guān)注到用戶在網(wǎng)絡(luò)空間的行為動機(jī)，并對用戶參與各種虛擬社區(qū)和社交媒體平臺的動機(jī)進(jìn)行了深入探討。例如，寧婧怡將用戶在網(wǎng)絡(luò)游戲直播平臺上的動機(jī)總結(jié)為信息動機(jī)、娛樂動機(jī)、交際動機(jī)、自我實(shí)現(xiàn)動機(jī)；L.Guenwoo利用Facebook論壇的用戶數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)用戶參與度受到互惠動機(jī)、娛樂動機(jī)、專業(yè)聲譽(yù)動機(jī)和親社會動機(jī)的影響。

信息動機(jī)

信息動機(jī)表現(xiàn)為用戶獲取某類信息的需求。信息需求被定義為個體對信息的不足感和求足感，是用戶信息行為的目標(biāo)指引。例如，老年人出于保持健康、控制疾病、獲取醫(yī)療信息等需求而使用互聯(lián)網(wǎng)健康信息服務(wù)；用戶希望獲取更多信息價值而對網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行評價或跟帖。信息有用性、信息經(jīng)驗(yàn)分享是促進(jìn)用戶網(wǎng)絡(luò)信息分享行為的正向影響因素。本文的信息動機(jī)是指用戶希望通過參與高校檔案資源建設(shè)來獲取和分享各類有用的知識信息，推動高校檔案事業(yè)發(fā)展，這一目標(biāo)受到內(nèi)在需求和外在條件兩方面因素的影響。

當(dāng)前高校檔案資源建設(shè)過程中存在的問題

技術(shù)瓶頸制約檔案數(shù)字化水平

高校檔案數(shù)字化建設(shè)由來已久，但受技術(shù)水平及成本的制約，檔案數(shù)字化進(jìn)程仍較為緩慢。部分高校主要由檔案管理員使用檔案著錄軟件錄入檔案信息，再抽樣檢查保證檔案信息數(shù)據(jù)的質(zhì)量，這種完全依賴人工錄入和檢查的粗放型模式有很大的局限性，難以保證檔案信息的可信度。還有不少高校采用原件掃描或顯微掃描膠片處理的方法。掃描原件進(jìn)行數(shù)字化處理是一項(xiàng)費(fèi)時費(fèi)力的工程，一般需要采購昂貴的設(shè)備來保證數(shù)字化處理過程中信息的完整性，還需要安排專門的人員負(fù)責(zé)后期維護(hù)。檔案資料數(shù)字化的基本原理是將文件掃描成圖片格式保存，這種數(shù)字化方法是目前最常用的方法，但不利于后期使用。由于目前的智能識別系統(tǒng)還不成熟，檔案材料在轉(zhuǎn)換過程中很容易輸出錯誤信息，無法保證檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。此外，智能識別系統(tǒng)一般都造價不菲，后續(xù)還需要維護(hù)和更新，對于高校檔案館來說成本較高。

多媒體信息反饋率有待提高

隨著多媒體在人們工作和生活中的廣泛應(yīng)用，多媒體信息已然成為檔案信息的一部分。多媒體信息如何與檔案系統(tǒng)接軌是一個值得思考的問題。首先，多媒體信息具有靈活、廣泛、分散等特性，傳統(tǒng)的面向文本信息的結(jié)構(gòu)化關(guān)系數(shù)據(jù)庫已然無法適應(yīng)多媒體信息的特性，這就需要建立面向多媒體信息的非結(jié)構(gòu)化多媒體數(shù)據(jù)庫。其次，多媒體信息有別于傳統(tǒng)文本信息，具有多樣性、載體分散性的特點(diǎn)，傳統(tǒng)的基于文本的檢索方法已不適用于多媒體信息。因此，為便于對多媒體信息進(jìn)行管理和利用，需要開發(fā)多媒體模糊檢索技術(shù)。但用戶使用檔案接收系統(tǒng)和查詢系統(tǒng)的頻率并不高，對一些專門的檔案管理系統(tǒng)了解較少，限制了檔案管理信息的反饋。

信息安全存在隱患

檔案信息安全是檔案管理工作的基礎(chǔ)，如何防止檔案信息泄露或丟失是檔案信息轉(zhuǎn)換過程中的一大難題。檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用不僅順應(yīng)了時代發(fā)展趨勢，便于檔案信息管理，同時也為用戶查詢和利用檔案信息提供了便利渠道。檔案管理系統(tǒng)使檔案信息與用戶通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通，同時檔案館內(nèi)的信息資源也不再受限于煩瑣的借閱程序和固定的閱覽空間，數(shù)字化和信息化技術(shù)的發(fā)展為檔案管理部門和社會公眾提供了共享平臺，任何人只要通過密鑰或者獲得部分權(quán)限就可以實(shí)現(xiàn)檔案訪問。但數(shù)據(jù)共享最大的隱患就是無法保證檔案信息的安全性和保密性。推動完善信息安全法是一項(xiàng)長遠(yuǎn)的任務(wù)，目前我國檔案領(lǐng)域還沒有構(gòu)建完善的電子文件標(biāo)準(zhǔn)、多媒體信息標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字檔案書目標(biāo)準(zhǔn)、全文數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)等。全面完善此類基礎(chǔ)性標(biāo)準(zhǔn)，建立健全現(xiàn)代檔案管理規(guī)范及安全的信息資源體系絕非易事，還需要行業(yè)內(nèi)多方共同努力。

結(jié)構(gòu)形式單一

目前，高校檔案館的檔案以紙質(zhì)文件為主，其他載體的檔案以及學(xué)校的榮譽(yù)、獎杯、人事檔案等特殊類型的檔案占比很小，沒有形成完整、全面的檔案資源體系，不利于檔案館更深入地開展工作，也無法滿足信息共享時代師生及社會公眾的多方面需求。隨著信息時代的快速發(fā)展，優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)、豐富檔案類型成為時代變化的客觀要求。只有協(xié)同多方力量共同參與，高校檔案館才能更好地豐富檔案資源，開展檔案成果編研工作。

對策與建議

健全收集制度，確保檔案完整

高校檔案館的資源內(nèi)容較為單一，但隨著時代發(fā)展，實(shí)際工作中會出現(xiàn)具有新的內(nèi)容與形式的檔案材料，這就需要檔案工作人員按照國家關(guān)于歸檔范圍的指導(dǎo)性文件要求，與各職能處室和二級學(xué)院的檔案管理員進(jìn)行溝通協(xié)商，根據(jù)學(xué)校工作內(nèi)容，對現(xiàn)有制度進(jìn)行修改、補(bǔ)充和完善，建立可操作性更強(qiáng)的檔案收錄歸檔制度，擴(kuò)大檔案館館藏范圍。例如，學(xué)生參加各種比賽的相關(guān)獎項(xiàng)、材料內(nèi)容、賽事流程等多項(xiàng)材料往往難以完整保存；行政部門與教學(xué)單位合作進(jìn)行的活動，其信息材料存在分散保存的情況，不利于檔案的收集與儲存。因此，為保證教學(xué)、科研類檔案應(yīng)歸盡歸，要建立健全相關(guān)制度，確保歸檔檔案的完整性，為各部門開展檔案工作提供明確指導(dǎo)，提高師生參與館藏建設(shè)的積極性，使檔案以共享的方式與師生和社會公眾接觸，提高檔案館館藏資源的多樣性。

加強(qiáng)人力物力保障

檔案管理部門以滿足社會和公共服務(wù)需求為宗旨，自身沒有創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的渠道，在開展業(yè)務(wù)時缺少資金支持。檔案館信息化建設(shè)是一項(xiàng)投資較大、進(jìn)程較慢的工程，需要大量人力、物力、財力來保障數(shù)字化設(shè)備的更新和檔案系統(tǒng)的維護(hù)，因此檔案館必須積極爭取資金支持，同時也可以通過豐富編研成果、推動科研項(xiàng)目建設(shè)等規(guī)范合理的方式增加收入，為檔案館信息化建設(shè)提供物質(zhì)支撐。另外，目前仍有很多高校檔案館或檔案室的工作由非檔案專業(yè)人員負(fù)責(zé)，他們的工作經(jīng)驗(yàn)不足以支撐其處理實(shí)際工作中遇到的問題，無法嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定收集和保管檔案。檔案專業(yè)人才只專注于檔案館或檔案室的日常工作而跟不上時代發(fā)展步伐，現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)無法滿足社會公眾多樣化的信息需求，因此構(gòu)建多媒體形式的參與式檔案互動平臺對創(chuàng)新檔案服務(wù)形式、提高師生檔案意識、提升高校檔案利用率等具有重大意義。

注重檔案信息安全

信息安全關(guān)系著檔案事業(yè)的前途命運(yùn)。目前，大多數(shù)高校檔案館都利用專門的檔案管理系統(tǒng)來開展日常工作，為學(xué)校師生及社會公眾提供數(shù)字化檔案利用平臺。為確保檔案數(shù)據(jù)安全，各高校檔案部門應(yīng)該時刻關(guān)注并提高工作人員的安全意識，積極組織培訓(xùn)、演練等活動，提高檔案管理工作的組織性和專業(yè)性；加強(qiáng)信息管理系統(tǒng)的建設(shè)與維護(hù)，保證設(shè)備設(shè)施的安全穩(wěn)定，采取設(shè)置防火墻、技術(shù)認(rèn)證等關(guān)鍵措施，保證區(qū)域網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定；關(guān)注檔案存儲介質(zhì)的安全，做好數(shù)字檔案的備份工作，利用移動硬盤、光盤等多種載體備份；建立健全管理制度，形成檔案信息安全保護(hù)長效機(jī)制，確保檔案歸檔環(huán)節(jié)合理有序，實(shí)現(xiàn)借閱過程全程追蹤。