加強(qiáng)檔案工作的信息化管理

李偉

摘 要：信息化技術(shù)的飛速進(jìn)步給社會中的很多不同的工作體系都帶去了改變，檔案管理工作受到的影響程度相對比較大，主要是檔案管理工作雖然難度相對比較低，但是無論是哪一個(gè)管理單位在進(jìn)行管理檔案的相關(guān)工作時(shí)，其工作量都是極大的，為了將管理檔案的基本方法進(jìn)行優(yōu)化，相關(guān)人員將信息化技術(shù)融合進(jìn)檔案的管理體系之中，實(shí)現(xiàn)了信息化管理檔案的管理需求，然而信息化管理檔案的工作之中，還存在一些管理效果較差的問題，本文對提升檔案管理信息化的工作效果的方法進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化技術(shù)；管理方法

檔案是重要的個(gè)人信息的承載物，在對這種承載物進(jìn)行管理的時(shí)候，必須要使用相對比較便捷的管理方法，在城市信息化建設(shè)的號召之下，檔案管理部門也加入到實(shí)現(xiàn)信息化技術(shù)應(yīng)用的隊(duì)伍之中，在對原有的檔案管理方式進(jìn)行改進(jìn)之后發(fā)現(xiàn)，信息化的管理檔案技術(shù)可以給檔案管理工作帶來更多的便捷之處，無論是單位的人事檔案管理體系，還是學(xué)校的學(xué)生檔案管理體系，都需要將信息化的先進(jìn)管理理念加入其中，使檔案管理工作能夠取得更多管理成果，本文對提升信息化檔案管理技術(shù)的方法進(jìn)行分析。

1 信息化檔案管理工作概述

1.1 基本特點(diǎn)

在對增強(qiáng)檔案管理工作信息化的程度的方法進(jìn)行了解之前，首先需要對這種新型的信息化管理方法的特點(diǎn)進(jìn)行了解，在過去的很長一段時(shí)間之內(nèi)，檔案管理工作都是采取人工管理的方式進(jìn)行管理，不僅管理步驟相對比較復(fù)雜，其工作成果也很難使查閱檔案的人感到滿意，因此檔案管理人員對自身使用的管理方法進(jìn)行了改進(jìn)，在信息技術(shù)的輔助之下，開展了改進(jìn)活動(dòng)，信息化改造后的檔案管理方法主要有以下特點(diǎn)，檔案管理人員的原有任務(wù)量被大幅度減少，借助計(jì)算機(jī)這種信息設(shè)備就可以展開對檔案的管理，將查詢者進(jìn)行等待的時(shí)間減少，同時(shí)對出現(xiàn)失誤的可能性也進(jìn)行了壓縮，檔案的載體形式也出現(xiàn)了變化，紙質(zhì)檔案雖然還沒有完全從檔案管理體系中退出，但是電子檔案被應(yīng)用的情況已經(jīng)逐漸增加，其存在的載體被逐漸被增加，不僅可以借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行存儲，還可以借助光盤、存儲卡等工具實(shí)現(xiàn)存儲需要，給檔案轉(zhuǎn)移工作提供了便捷，還將檔案存儲的基本空間進(jìn)行了擴(kuò)充。

1.2 主要價(jià)值

在對檔案的信息化管理體系中的主要特點(diǎn)有所了解之后，還需要對信息化改造檔案管理體系工作開展的價(jià)值進(jìn)行了解。

信息化建設(shè)已經(jīng)逐漸成為了城市建設(shè)的一個(gè)重要內(nèi)容，因此檔案管理工作作為城市體系中的一個(gè)重要部分，也需要將這項(xiàng)發(fā)展目的進(jìn)行達(dá)成，在區(qū)域網(wǎng)絡(luò)的支持下，將檔案信息系統(tǒng)與國家的信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行銜接，最大程度地將共享發(fā)展的目標(biāo)進(jìn)行實(shí)現(xiàn)。

檔案系統(tǒng)從本質(zhì)上來看，屬于一種較為特殊的信息庫，由于其具有的信息量相對比較大，在對其中的有效信息進(jìn)行應(yīng)用的時(shí)候，尤其需要注意應(yīng)用方法，應(yīng)用方法不合理就會導(dǎo)致信息的有效應(yīng)用率下降，借助信息化技術(shù)來將應(yīng)用方式進(jìn)行優(yōu)化，可以將檔案系統(tǒng)的服務(wù)性功能更好地發(fā)揮出來。

檔案信息化管理作為一項(xiàng)長期的、基礎(chǔ)性的工作，其在實(shí)施過程中需要一套科學(xué)、完整的管理辦法，確保檔案信息化管理工作能夠順利的實(shí)施，通過加強(qiáng)檔案管理工作，可以有效的加快檔案利用的步伐，使檔案的價(jià)值充分的發(fā)揮出來。檔案信息化管理是整個(gè)檔案集成管理的基礎(chǔ)，是在知識平臺的基礎(chǔ)上，將檔案文件與管理中文字、圖像、聲音、空間、時(shí)間等各種信息的集成，同時(shí)將信息進(jìn)行整理、分類、匯總。只有在信息通道基礎(chǔ)上，各不同功能的部門、環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)信息的自由流通，各部門才能得以良好的溝通和協(xié)調(diào)，才能提高檔案管理運(yùn)作整體水平與效益。

2 提升檔案管理工作信息化的主要方法

在對信息化的檔案管理工作的基本情況有了清晰地認(rèn)識之后，就可以對推進(jìn)信息化檔案管理工作的方法進(jìn)行了解。

2.1 優(yōu)化檔案管理過程

對檔案管理的基本過程進(jìn)行優(yōu)化，借助信息化的技術(shù)可以對檔案信息進(jìn)行整理，使信息系統(tǒng)的排列情況更加合理，將檔案信息的利用率進(jìn)行提升。

檔案信息化管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會所用，而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過程中，應(yīng)先將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會利用的效率。

2.2 提升檔案管理的創(chuàng)新力度

運(yùn)用高新科技對檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新、改造，適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的新要求，是順應(yīng)當(dāng)今科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展新趨勢，應(yīng)大膽采用先進(jìn)的技術(shù)手段對傳統(tǒng)的檔案管理方法進(jìn)行創(chuàng)新：（1）要廣泛采用電子計(jì)算機(jī)、掃

描儀等數(shù)碼技術(shù)對檔案進(jìn)行無紙化管理，提高檔案工作效率；（2）借助系統(tǒng)本身的局域網(wǎng)絡(luò)，開發(fā)網(wǎng)上檔案業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

2.3 實(shí)施規(guī)范化的檔案管理

加大檔案工作規(guī)范化管理力度，推進(jìn)檔案信息化管理進(jìn)程。把檔案管理納入綜合目標(biāo)量化考核范圍內(nèi)進(jìn)行考核，檔案工作的成效要與檔案人員的工資掛鉤，能夠有效地促進(jìn)檔案工作管理水平。我們要把提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)作為搞好檔案工作重要環(huán)節(jié)來常抓不懈，要提高檔案人員對搞好檔案工作重要意義的認(rèn)識，增強(qiáng)檔案人員的責(zé)任心、責(zé)任感，為搞好檔案工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.4 優(yōu)化檔案管理室建設(shè)

信息化實(shí)施過程中，檔案館（室）在極其有限的財(cái)力前提下，一定要審時(shí)度勢，深入調(diào)查，科學(xué)論證，努力保證軟硬件配置、軟件開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)和網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)等在各實(shí)施階段的一斂性，將有限的財(cái)力用在信息化建設(shè)的關(guān)鍵部位，保證軟硬件資源的可繼承性，使其既能適應(yīng)當(dāng)前信息業(yè)的特點(diǎn)和要求，還能符合今后發(fā)展和應(yīng)用的趨勢，盡可能避免資源的浪費(fèi)。檔案信息化是一項(xiàng)系統(tǒng)、長期的工作，這項(xiàng)工作并不是單純是檔案館或是某個(gè)部門的工作，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，努力提高檔案隊(duì)伍的整體素質(zhì)。

結(jié)束語

本文首先對信息化的管理檔案體系的基本情況進(jìn)行了分析，這種檔案管理的方法是與檔案工作的發(fā)展需求相契合的，同時(shí)也是一項(xiàng)必要的檔案管理工作的改革內(nèi)容，其優(yōu)勢有很多，但是由于我國應(yīng)用這種現(xiàn)代化的管理方式的時(shí)間還不長，因此其管理效果并沒有很好地達(dá)到預(yù)期的要求，可以通過本文提出的幾種改進(jìn)方法對其的信息化程度進(jìn)行提升，是各個(gè)不同的的單位的檔案管理者，可以借助這種管理技術(shù)來實(shí)現(xiàn)，高效率管理以及高質(zhì)量管理檔案，針對不同類型的檔案，管理人員也需要對管理方法進(jìn)行慎重選擇。

參考文獻(xiàn)

[1]趙明.機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理存在的問題及對策研究[J].黑龍江科技信息，2017（07）.

[2]趙文梅.淺談新時(shí)期如何加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（09）.

[3]許莉莉.探究事業(yè)單位檔案信息化管理的推動(dòng)思路及舉措[J].黑龍江科技信息，2016（08）.

[4]劉星余.淺談事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理[J].勞動(dòng)保障世界，2017（14）.endprint