電子合同歸檔問(wèn)題及其優(yōu)化策略

趙丹陽(yáng) 范靜文

摘要：目前，電子合同主要在第三方簽約平臺(tái)進(jìn)行簽訂和存儲(chǔ)。但通過(guò)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，我國(guó)第三方簽約平臺(tái)的電子合同歸檔業(yè)務(wù)，存在法律及標(biāo)準(zhǔn)體系不完善、歸檔主體數(shù)量少、歸檔主體服務(wù)資質(zhì)不足、歸檔內(nèi)容不齊全、電子簽名歸檔方式不一、歸檔格式重視程度低、歸檔技術(shù)良莠不齊等問(wèn)題。對(duì)此，該文提出，采取健全制度體系、加強(qiáng)歸檔主體建設(shè)和完善歸檔細(xì)節(jié)三個(gè)方面的措施可以有效提升電子合同歸檔質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：電子合同 電子文件 歸檔

合同能夠規(guī)范當(dāng)事人的行為，保護(hù)當(dāng)事人的合法權(quán)利，也是國(guó)家維護(hù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)秩序的有力工具。隨著在線辦公的興起，電子合同作為一種數(shù)字應(yīng)用基礎(chǔ)設(shè)施日益普及，這大大降低了用戶的使用門檻，提高了簽約效率，節(jié)省了合同管理的成本。目前，電子合同主要在第三方簽約平臺(tái)進(jìn)行簽訂和存儲(chǔ)。平臺(tái)的服務(wù)對(duì)象以政府機(jī)構(gòu)和各類企業(yè)為主，廣泛涉及人力資源、金融、在線教育、房地產(chǎn)和電商等領(lǐng)域；服務(wù)內(nèi)容則包括電子合同的創(chuàng)建、發(fā)送、簽署和歸檔等。其中，電子合同的歸檔保存無(wú)疑對(duì)用戶權(quán)益的長(zhǎng)期保障發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。本文擬在調(diào)研的基礎(chǔ)上分析第三方簽約平臺(tái)電子合同歸檔存在的問(wèn)題，提出相應(yīng)的優(yōu)化策略，以期促進(jìn)電子合同歸檔工作的完善。

一、電子合同歸檔的實(shí)踐探索

為了解我國(guó)第三方簽約平臺(tái)電子合同歸檔現(xiàn)狀，筆者依據(jù)億歐智庫(kù)發(fā)布的《2020年全球第三方電子合同平臺(tái)發(fā)展報(bào)告》[1]，采用抽樣調(diào)查法，分別從“頭部”“腰部”和“尾部”平臺(tái)中按比例抽取了3家（上上簽、法大大和e簽寶）、5家（契約鎖、云合同、君子簽、安心簽和誠(chéng)信簽）和2家（一簽通和思路簽）平臺(tái)作為調(diào)研對(duì)象，以問(wèn)卷調(diào)查結(jié)合電話訪談的方式對(duì)它們進(jìn)行了調(diào)研。現(xiàn)將調(diào)研結(jié)果總結(jié)如下。

（一）歸檔主體

1.平臺(tái)類型。目前國(guó)內(nèi)第三方簽約平臺(tái)呈現(xiàn)“三分天下”的態(tài)勢(shì)：40%左右為互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)業(yè)公司，如法大大等；30%左右為老牌電子簽章或數(shù)據(jù)保全企業(yè)轉(zhuǎn)型而來(lái)，如e簽寶等；另有約30%為國(guó)內(nèi)CA認(rèn)證機(jī)構(gòu)推出的第三方平臺(tái)，如安心簽等。

2.開(kāi)展歸檔業(yè)務(wù)的平臺(tái)數(shù)量。從調(diào)查看，60%的平臺(tái)已經(jīng)開(kāi)展電子合同歸檔業(yè)務(wù)。沒(méi)有開(kāi)展的平臺(tái)中有的表示未來(lái)會(huì)開(kāi)展該業(yè)務(wù)。可見(jiàn)，未來(lái)對(duì)電子合同進(jìn)行歸檔的平臺(tái)會(huì)越來(lái)越多，市場(chǎng)覆蓋率會(huì)更大。

3.平臺(tái)服務(wù)資質(zhì)。各大平臺(tái)中擁有ISO 27001信息安全管理體系認(rèn)證的占70%，擁有ISO/IEC 27018公有云個(gè)人信息保護(hù)管理體系認(rèn)證的占50%，擁有公安部信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)三級(jí)證書的占30%，擁有信息技術(shù)服務(wù)管理體系認(rèn)證的占30%。

（二）歸檔對(duì)象

1.歸檔電子合同的來(lái)源。電子合同來(lái)源于平臺(tái)用戶的前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)。所以開(kāi)展電子合同歸檔的平臺(tái)大多與用戶的一個(gè)或多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，以接收電子合同。具體來(lái)講，有6家平臺(tái)接入了用戶的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，5家平臺(tái)接入了用戶的人力資源管理系統(tǒng)，3家平臺(tái)接入了用戶的ERP系統(tǒng)，2家平臺(tái)接入了用戶的電子郵件系統(tǒng)，1家平臺(tái)接入了網(wǎng)站系統(tǒng)，1家平臺(tái)接入了產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。

2.電子合同歸檔的內(nèi)容。將電子合同內(nèi)容數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔的平臺(tái)有6家，選擇將其他元數(shù)據(jù)也一并歸檔的平臺(tái)有5家，同時(shí)將電子簽名進(jìn)行歸檔的平臺(tái)有3家，將合同約定文件（確定書）也進(jìn)行歸檔的平臺(tái)有3家?？梢?jiàn)，不是所有平臺(tái)都能將應(yīng)歸檔的內(nèi)容盡數(shù)歸檔。

（三）歸檔格式

1.歸檔格式選擇的依據(jù)。開(kāi)展歸檔業(yè)務(wù)的全部6家平臺(tái)都表示選擇歸檔格式的首要考慮因素是實(shí)際工作需要。其中有4家表示同時(shí)也會(huì)考慮遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。電子合同管理系統(tǒng)的技術(shù)要求則排在第三位，有3家平臺(tái)選擇了此項(xiàng)。

2.歸檔格式分布。版式文件格式在實(shí)踐中的使用率頗高。6家平臺(tái)均支持采用PDF格式歸檔。其中有4家平臺(tái)還支持以我國(guó)自主研發(fā)的OFD格式進(jìn)行歸檔。同時(shí)支持XML、DOC和TXT等格式的平臺(tái)數(shù)量則很少。

（四）歸檔技術(shù)

電子合同歸檔過(guò)程中經(jīng)常需要同時(shí)應(yīng)用多種技術(shù)。有6家平臺(tái)采用了主體身份認(rèn)證技術(shù)，例如第三代無(wú)知識(shí)型驗(yàn)證碼技術(shù)、人臉識(shí)別技術(shù)及數(shù)字證書等，以確保主體的身份可信。有5家平臺(tái)采用了防篡改技術(shù)，例如可信時(shí)間戳認(rèn)證、區(qū)塊鏈技術(shù)、原文沙箱保護(hù)技術(shù)和數(shù)字水印等，以確保電子簽名和合同內(nèi)容的真實(shí)性與完整性。

二、電子合同歸檔要求

電子合同具有不同于普通電子文件的特殊性，因此電子合同的歸檔也應(yīng)滿足一些特定的要求。

（一）歸檔時(shí)間提前

電子合同訂立的基礎(chǔ)是信息數(shù)據(jù)，通過(guò)信息數(shù)據(jù)將當(dāng)事人約定的權(quán)利和義務(wù)記載在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)，同時(shí)在系統(tǒng)內(nèi)完成修改、流轉(zhuǎn)和儲(chǔ)存等過(guò)程。這一特點(diǎn)對(duì)電子合同的歸檔時(shí)間提出了要求。因?yàn)樾畔?shù)據(jù)穩(wěn)定性較差，若發(fā)生偽造、篡改、丟失等問(wèn)題，當(dāng)事人很難察覺(jué)。如將已經(jīng)辦理完畢的電子合同放置在前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，不及時(shí)歸檔，不僅會(huì)影響電子合同的歸檔工作，更有可能給后續(xù)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)帶來(lái)嚴(yán)重?fù)p失。因此，電子合同歸檔時(shí)間應(yīng)盡量提前。

（二）歸檔范圍擴(kuò)大

電子合同來(lái)源于多樣的前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)。在業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中形成的全部相關(guān)文件均構(gòu)成合同的背景信息。所以，電子合同的歸檔范圍需要擴(kuò)大，不僅要將電子合同本身進(jìn)行歸檔，還要將合同意向書、備忘錄、會(huì)談?dòng)涗?、往?lái)信函等相關(guān)支撐文件進(jìn)行歸檔，以保證電子合同歸檔內(nèi)容的齊全與完整。

（三）歸檔質(zhì)量提升

電子合同的憑證價(jià)值一般在組織或個(gè)人面臨法律糾紛時(shí)得以實(shí)現(xiàn)。此時(shí)電子合同可作為合法證據(jù)維護(hù)當(dāng)事人的權(quán)益。因此，相較于普通電子文件，電子合同對(duì)于歸檔質(zhì)量有著更高的要求，即在歸檔環(huán)節(jié)就必須考慮檔案保存的相關(guān)要求，如格式選擇、長(zhǎng)期存取的方法等。

三、電子合同歸檔存在的問(wèn)題

在問(wèn)卷調(diào)研和電話訪談的基礎(chǔ)上，筆者認(rèn)為目前電子合同歸檔存在的問(wèn)題包括如下幾個(gè)方面。

（一）制度體系不健全

1.法律體系不完善?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)電子簽名法》《中華人民共和國(guó)民法典》《中華人民共和國(guó)電子商務(wù)法》等解決了電子合同的法律地位、數(shù)字認(rèn)證、數(shù)字信任和糾紛調(diào)解等問(wèn)題。但其中涉及電子合同歸檔的條款數(shù)量較少，未能對(duì)第三方簽約平臺(tái)的電子合同歸檔工作形成有效的指引和約束。

2.標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系尚未建立。自2013年起，我國(guó)開(kāi)始了電子合同相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制定，經(jīng)過(guò)10年的發(fā)展，已經(jīng)出臺(tái)了6個(gè)標(biāo)準(zhǔn)（見(jiàn)表1）。但是針對(duì)電子合同的歸檔環(huán)節(jié)，在國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)層面，只有《第三方電子合同服務(wù)平臺(tái)功能建設(shè)規(guī)范》給出了歸檔功能的要求，但較為宏觀，并不能很好地指導(dǎo)電子合同的歸檔操作。在行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)層面，則完全沒(méi)有涉及電子合同歸檔的內(nèi)容。

（二）歸檔主體建設(shè)不足

1.歸檔主體數(shù)量較少。與普通的文書檔案相比，合同檔案的收集、整理、組卷都存在一定的不規(guī)律性。例如，一份經(jīng)濟(jì)合同經(jīng)過(guò)要約、承諾、簽字、蓋章、公證生效等環(huán)節(jié)后，并不意味著辦理完結(jié)，還需要針對(duì)合同的履行情況進(jìn)行定期檢查，有時(shí)還會(huì)依據(jù)檢查結(jié)果進(jìn)行修訂、補(bǔ)充或更改。這增加了電子合同歸檔的成本和難度。所以很多尾部平臺(tái)不考慮開(kāi)發(fā)電子合同歸檔功能，造成能夠?qū)崿F(xiàn)電子合同歸檔管理的平臺(tái)數(shù)量較少。

2.歸檔主體服務(wù)資質(zhì)不足。第三方電子合同簽約平臺(tái)應(yīng)當(dāng)具備ISO 27001信息安全管理體系認(rèn)證、ISO/ IEC 27018公有云個(gè)人信息保護(hù)管理體系認(rèn)證、公安部信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)三級(jí)證書和信息技術(shù)服務(wù)管理體系認(rèn)證等權(quán)威資質(zhì)。這些資質(zhì)在一定程度上可以反映平臺(tái)是否有能力保障歸檔電子合同的真實(shí)完整、安全可用。但是從調(diào)研結(jié)果來(lái)看，很多平臺(tái)在ISO 27001信息安全管理體系認(rèn)證已經(jīng)過(guò)期的情況下，未及時(shí)進(jìn)行資質(zhì)的重新申請(qǐng)。擁有其余三種高級(jí)別資質(zhì)證書的平臺(tái)則更為稀少。

（三）歸檔質(zhì)量難以保證

1.歸檔內(nèi)容不齊全、不完整。大部分平臺(tái)能將電子合同內(nèi)容數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔，但對(duì)于合同約定文件（確定書），僅有3個(gè)平臺(tái)選擇進(jìn)行歸檔，這對(duì)電子合同的有效性造成了危害。在司法實(shí)踐中，已經(jīng)出現(xiàn)了由于缺少當(dāng)事人合議的證據(jù)導(dǎo)致合同不被法院認(rèn)可的情況。[2]

2.電子簽名歸檔方式不一。各平臺(tái)對(duì)于電子簽名的處理方式并不一樣。有相當(dāng)數(shù)量的平臺(tái)認(rèn)為維護(hù)電子簽名有效性的成本過(guò)高，從而不將電子簽名歸檔。也有的平臺(tái)僅將電子簽名以圖像形式歸檔。還有的平臺(tái)采取在歸檔后簽名失效時(shí)，重新對(duì)電子合同進(jìn)行簽名的做法。

3.歸檔格式重視程度低。第三方簽約平臺(tái)還沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到歸檔格式管理的重要性。根據(jù)上文的調(diào)研結(jié)果，電子合同歸檔格式的選用尚沒(méi)有形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，甚至還存在格式過(guò)時(shí)的情況。例如，有些平臺(tái)選用的TXT格式已不適合用作檔案的存儲(chǔ)或者歸檔。

4.歸檔技術(shù)良莠不齊。第三方在線簽約平臺(tái)具有技術(shù)高度集成的特點(diǎn)。這些技術(shù)在保障電子簽名和電子合同內(nèi)容防篡改方面具有不可或缺的作用。有些平臺(tái)使用原文沙箱保護(hù)技術(shù)、多時(shí)間戳證據(jù)固化技術(shù)、區(qū)塊鏈保全技術(shù)等較為完善和先進(jìn)的技術(shù)，但有些平臺(tái)則使用數(shù)字水印、跟蹤審計(jì)等較為基礎(chǔ)的技術(shù)，后者仍有很大的改善和提升空間。

四、優(yōu)化電子合同歸檔的策略

（一）健全制度體系

1.完善法律制度。一是注重法律的前瞻性，加快立法速度，優(yōu)化立法流程，使其盡快能與實(shí)踐中的電子合同歸檔工作相適應(yīng)。二是提高電子合同歸檔的強(qiáng)制執(zhí)行力。如提高立法層級(jí)、增加法律責(zé)任條款等，加強(qiáng)對(duì)電子合同歸檔的引導(dǎo)與規(guī)范，保障電子合同歸檔的執(zhí)行效果。

2.建立標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。目前已有的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范對(duì)電子合同歸檔的規(guī)定尚不完備，這在一定程度上導(dǎo)致了大量法律糾紛的出現(xiàn)。所以應(yīng)盡快建立電子合同歸檔的單獨(dú)標(biāo)準(zhǔn)，具體內(nèi)容應(yīng)包括電子合同的歸檔元數(shù)據(jù)、歸檔流程、歸檔范圍和歸檔格式等。隨著電子合同的不斷普及與深入應(yīng)用，行業(yè)性、場(chǎng)景化的電子合同歸檔行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)也應(yīng)盡快出臺(tái)，尤其是在人力資源、旅游、金融等電子合同應(yīng)用較為頻繁的領(lǐng)域。

（二）加強(qiáng)歸檔主體建設(shè)

1.增加歸檔主體數(shù)量。用戶在使用第三方簽約平臺(tái)的過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的合同數(shù)據(jù)，如果不對(duì)這些合同數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔，隨著時(shí)間的推移，這些數(shù)據(jù)就可能發(fā)生變化或者消失，進(jìn)而導(dǎo)致在發(fā)生法律糾紛時(shí)，當(dāng)事人的權(quán)益無(wú)法得到充分保障。因此，還未開(kāi)展電子合同歸檔的平臺(tái)應(yīng)增強(qiáng)歸檔意識(shí)，及時(shí)開(kāi)展電子合同歸檔業(yè)務(wù)。

2.提升歸檔主體服務(wù)資質(zhì)。服務(wù)資質(zhì)不足在一定程度上增加了用戶的使用風(fēng)險(xiǎn)，有損用戶對(duì)于平臺(tái)的信任。因此，平臺(tái)應(yīng)申請(qǐng)必備的資質(zhì)證書，尤其是與行業(yè)強(qiáng)相關(guān)的資質(zhì)證書。如果資質(zhì)證書過(guò)期，要及時(shí)重新申請(qǐng)。同時(shí)，國(guó)家主管部門也應(yīng)建立一套嚴(yán)格的關(guān)于電子合同歸檔服務(wù)商的審核機(jī)制，對(duì)第三方平臺(tái)的服務(wù)資質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格審核，慎重頒發(fā)服務(wù)資質(zhì)證書。

（三）完善歸檔細(xì)節(jié)

1.確保元數(shù)據(jù)收集齊全完整。電子合同的元數(shù)據(jù)是檔案憑證性保障、真實(shí)性保護(hù)、長(zhǎng)期保存和利用的基礎(chǔ)，也是電子合同存證取證過(guò)程中重要的依據(jù)性數(shù)據(jù)。因此，在電子合同歸檔的過(guò)程中，有必要提取并保存有效的元數(shù)據(jù)，比如能描述電子合同訂立狀態(tài)和能夠保障合同安全性與完整性的元數(shù)據(jù)。

2.確定電子簽名歸檔方式。對(duì)于簽名類的電子文件，是否要將電子簽名進(jìn)行歸檔，在學(xué)界一直存有爭(zhēng)議。有學(xué)者提出“凡是不利于電子檔案真實(shí)性維護(hù)和長(zhǎng)期有效性保障的電子簽名，應(yīng)在歸檔時(shí)予以解除”[3]。也有學(xué)者認(rèn)為應(yīng)將電子簽名的展現(xiàn)樣式以圖像形式附在電子文件正文的相應(yīng)位置進(jìn)行歸檔。[4]還有學(xué)者提出，在歸檔時(shí)要將電子文件和電子簽名的原始數(shù)據(jù)一同歸檔。[5]筆者認(rèn)為如果不將電子簽名的原始數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔，僅僅保存簽名的影像樣式，不僅完全喪失了電子簽名的功能，也損害了電子合同的證據(jù)價(jià)值。因此，不但要長(zhǎng)期維護(hù)電子簽名，更要將“簽名人”“簽名時(shí)間”等相關(guān)元數(shù)據(jù)一同歸檔。

3.重視歸檔格式。格式作為電子合同的編碼方式，對(duì)合同能否長(zhǎng)期、真實(shí)、完整地保存起到?jīng)Q定性作用。為確保電子合同的順利歸檔，有必要對(duì)電子合同及與電子合同一起歸檔的相關(guān)文件選用的格式進(jìn)行分析和篩選，以保證歸檔合同的安全性和完整性。例如，電子合同元數(shù)據(jù)可以XML格式存儲(chǔ)，電子合同約定文件或確認(rèn)書的內(nèi)容數(shù)據(jù)、電子合同的內(nèi)容數(shù)據(jù)等可以符合電子檔案長(zhǎng)期保存要求的數(shù)據(jù)格式存儲(chǔ)。

4.推進(jìn)區(qū)塊鏈技術(shù)的應(yīng)用。區(qū)塊鏈技術(shù)具有去中心化、開(kāi)放性、安全性、匿名性的特點(diǎn)。利用區(qū)塊鏈技術(shù)，可以將合同簽署過(guò)程中產(chǎn)生的文件存檔，并將存檔文件的哈希值上鏈，保障用戶合同全程不被篡改。當(dāng)然，結(jié)合用戶需求，也可以有選擇地進(jìn)行上鏈，例如將電子合同的特征信息和相關(guān)元數(shù)據(jù)哈希值上鏈，電子合同原始數(shù)據(jù)內(nèi)容不上鏈。這樣在一定程度上可以減輕各節(jié)點(diǎn)進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和處理的壓力。

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作者單位：遼寧大學(xué)信息資源管理學(xué)院