如何做好檢驗檢測工作中的合同評審

【摘要】本文從實驗室合同評審的重要性、合同評審的種類和注意事項、評審步驟、評審結(jié)果的保存和修改等方面入手，對合同評審中的關(guān)鍵步驟進行了描述，希望能夠使檢測機構(gòu)實施有效的合同評審工作，更好的服務(wù)檢測過程。

【關(guān)鍵詞】合同評審；評審種類；評審步驟；注意事項

【DOI編碼】10.3969/j.issn.1674-4977.2023.02.049

How to do a Good Job of Contract Review in Inspection and Testing Work

XU Hui

（Shaanxi Energy Quality Supervision and Inspection Institute，Xian 710054，China）

Abstract：This paper starts from the importance of laboratory contract review， contract review types and matters for attention，review steps，the preservation and modification of the review results， and describes the key steps in the contract review，hoping to enable testing institutions to implement effective contract review work，better service testing process.

Key words：contract review；review the types；review the steps；matters needing attention

近幾年，隨著我國檢驗檢測機構(gòu)市場的逐步規(guī)范，國家市場監(jiān)督管理總局于2021年6月1日出臺了《檢驗檢測機構(gòu)監(jiān)督管理辦法》，并于2021年4月2日對《檢驗檢測機構(gòu)資質(zhì)認定管理辦法》進行了修訂，預(yù)示著國家進一步規(guī)范和加強管理檢驗機構(gòu)的決心，更好地發(fā)揮其公正檢測職能，服務(wù)社會經(jīng)濟的目的。因此檢驗機構(gòu)更有效的服務(wù)社會首先要滿足《檢驗檢測機構(gòu)資質(zhì)認定評審準則》中關(guān)于合同評審的要求，同時實驗室應(yīng)建立和保持評審客戶要求、標書和合同的程序[1]。

1合同評審的重要性

合同評審是開展檢驗工作的前提和基礎(chǔ)，是在滿足客戶需求的條件下，對實驗室能力的全面評估，雙方一經(jīng)簽訂，就具有法律效力。首先，作為向社會提供檢測服務(wù)的第三方檢測機構(gòu)，為客戶提供檢測服務(wù)前，必須與客戶充分溝通、達成一致后方能開展檢測服務(wù)，檢測合同的簽訂可降低雙方在實施過程產(chǎn)生的糾紛和誤解。其次，合同評審中涉及的諸多細節(jié)關(guān)系著數(shù)據(jù)的準確性、合理性、報告用途，后續(xù)處理等。很多機構(gòu)由于不重視合同評審，造成的風險后果比比皆是。因此，合同評審作為各類檢驗的第一步，既要統(tǒng)領(lǐng)全局，又要面面俱到。

2合同評審的種類

2.1根據(jù)樣品獲取方式分為兩大類

2.1.1樣品由委托方提供的檢驗合同的評審

此類合同的樣品通常由客戶或企業(yè)提供，無涉及樣品抽取環(huán)節(jié)，檢驗機構(gòu)只負責對送檢樣品的質(zhì)量進行檢測并出具檢測報告或檢驗報告。檢驗性質(zhì)屬于委托檢驗。

2.1.2樣品由檢驗機構(gòu)根據(jù)工作實施方案抽取的合同評審

此類合同的委托方可以是客戶、企業(yè)、政府部門，根據(jù)各自需求不同由檢驗機構(gòu)對整批次樣品進行抽樣檢測并出具檢驗報告。整個方案實施前雙方應(yīng)就工作開展具體涉及的時間、項目、付款等因素簽訂服務(wù)合同，方可實施，具體抽樣方法根據(jù)不同產(chǎn)品國家標準執(zhí)行。檢驗性質(zhì)有委托檢驗、專項檢查、監(jiān)督抽查等。

2.2根據(jù)樣品或檢驗數(shù)量、頻次等的復(fù)雜程度分為兩大類

2.2.1常規(guī)類樣品的合同評審

這類樣品主要為日常檢驗檢測的機構(gòu)的評審工作，一般由具體業(yè)務(wù)接待部門指定專人根據(jù)客戶要求經(jīng)過洽談，完成檢驗合同評審。

2.2.2復(fù)雜的、特殊類的合同評審

這類合同通常涉及面廣、項目種類多、周期較長、報告復(fù)雜、涉及金額大，因此評審一般由業(yè)務(wù)受理部門負責人組織相關(guān)技術(shù)、設(shè)備、財務(wù)等部門共同參與，從技術(shù)、法律、財務(wù)、時間等方面的細節(jié)問題逐一評審，最終決定是否承接或如何承接并形成評審合同。

3合同評審的注意事項

1）確認合同評審涉及的內(nèi)容符合國家法律、法規(guī)、行業(yè)相關(guān)規(guī)定，遵循資質(zhì)認定、實驗室認可的要求，確保國家標準的有效性和一致性；

2）實驗室應(yīng)與客戶充分溝通，確?？蛻舻男枨蠛推谕玫匠浞掷斫?，并確認雙方在對合同條款理解中的一致性；

3）明確客戶要求，包括客戶檢驗檢測項目、使用方法、分包項目、完成時間、檢驗費用、樣品運輸過程、檢驗報告情況、檢驗樣品處理方式等方面要求；

4）檢測機構(gòu)是否具備滿足檢驗要求的資格、能力和資源；雙方在合同上理解的任何差異，應(yīng)在實驗室活動前得到解決；

5）當客戶要求針對檢測作出與規(guī)范或標準符合性的聲明時，應(yīng)明確規(guī)范或標準以及判定規(guī)則[2]；

6）每項合同應(yīng)被實驗室和客戶雙方接受；客戶要求的偏離不應(yīng)影響實驗室的誠信或結(jié)果的有效性。

4合同評審的步驟

4.1基本信息評審

包含委托單位、生產(chǎn)單位、聯(lián)系方式、產(chǎn)品名稱、樣品規(guī)格、樣品數(shù)量等。此信息由委托方提供，委托方要保證信息的真實有效，必要時要提供材料依據(jù)；由檢驗機構(gòu)現(xiàn)場取樣的雙方也應(yīng)該現(xiàn)場確認簽字，必要時可以電子資料留存。

4.2客戶需求評審

檢驗時限、檢驗項目、報告?zhèn)鬟f方式、檢驗依據(jù)、檢驗方法、客戶提供的資料包括抽樣記錄單、單位介紹信、委托書、企業(yè)資質(zhì)、質(zhì)量標準等。這些項目雙方評審時共同參與，檢驗機構(gòu)根據(jù)自身能力授權(quán)范圍進行評估，達成共識。其次，對于產(chǎn)品檢驗項目中有時限要求的要根據(jù)樣品特性進行單獨討論，比如煤炭檢測中全水分項目檢測不能超過24小時，力爭采樣完畢后在時限要求內(nèi)完成檢測，否則該項目作廢。方法選擇中，如果客戶自己選擇的方法，過期、不合適時應(yīng)實驗室應(yīng)當予以提醒客戶，并推薦使用國家標準或最新標準；

4.3樣品評審

樣品包裝、樣品儲運、樣品量、樣品存查等信息。其中很多特殊樣品包裝和儲運環(huán)節(jié)與檢測數(shù)據(jù)息息相關(guān)，因此關(guān)鍵步驟一定要明確[3]。

例如煤炭、礦石等大宗散裝產(chǎn)品，除了正常檢測外，還有樣品制備環(huán)節(jié)，并且根據(jù)采樣基數(shù)的不同可采樣品量也是相差甚大，很多遠距離輸送是不現(xiàn)實的，因此就需要在采樣現(xiàn)場進行縮分處理，因此要預(yù)估和評審現(xiàn)場試驗用樣品的預(yù)處理量、現(xiàn)場試驗設(shè)備和場地問題；其次儲運回實驗室的樣品量和粒度，運輸途中要確保包裝密封，散裝產(chǎn)品出現(xiàn)漏樣，則樣品作廢。其次樣品包裝要與產(chǎn)品特性相符。

例如汽柴油樣品的取樣要注意避光處理，否則會影響組分的測定；其次，對樣品有特殊要求的在樣品保管存查環(huán)節(jié)應(yīng)作出明確規(guī)定，例如微生物實驗室的溫度、濕度、無菌環(huán)境等；高壓高溫有毒樣品的防爆、防霉、防火等條件。

另外，對于樣品檢驗余樣、備查樣的存儲時間等也要根據(jù)實驗室管理體系和客戶的特殊要求進行提前規(guī)定，對于家電等不破壞產(chǎn)品進行檢驗的樣品如果涉及檢驗后樣品的退還，也應(yīng)提前明確；對于客戶送樣如果樣品量不夠標準檢測要求，無存查樣品的也要予以聲明。

4.4檢測能力評審

包括人員是否滿足檢測要求、儀器設(shè)備及配件是否滿足要求、試驗用標準物質(zhì)、環(huán)境條件、標準方法、檢驗時間是否充分、分包等信息。

實驗室在自身能力范圍，確定是否能使用CMA或CNAS標識，客戶是否要求加蓋標識；其次，若涉及客戶送樣添加了干擾劑，用標準方法在規(guī)定時間內(nèi)無法得出結(jié)果等例外情況的，則實驗室應(yīng)做檢測結(jié)果偏離的處置和聲明；對于涉及分包的，如果有，需要寫在合同里，明確哪些樣品的哪些項目交給哪個分包方來做，實驗室要優(yōu)先選擇具有資質(zhì)的實驗室進行分包，并收集分包實驗室的資質(zhì)證書及附表并通知客戶，并在報告頁中明確分包的項目和分包實驗室的信息，待客戶同意簽字確認后再實施分包[4]；其次，當不確定度與檢測結(jié)果的有效性或應(yīng)用有關(guān)或客戶的指令中有要求，或當不確定度影響到對規(guī)范限度的符合性時，檢測報告中還需要包括不確定度的信息[5]。

4.5其他需要評審的內(nèi)容

1）檢測費用評審，包括檢測項目費用、抽樣費用、現(xiàn)場試驗人工費用、現(xiàn)場樣品處理及場地租用費用、運輸費用等。其中，抽樣費用、現(xiàn)場試驗人工費用因素要充分考慮所抽產(chǎn)品的距離遠近、抽樣數(shù)量、抽樣人員數(shù)量、抽樣所在城市的消費水平等綜合因素；

2）實驗室是否要求觀摩，若需要，允許適當進入實驗室相關(guān)區(qū)域，在實驗室人員陪同下見證與該客戶相關(guān)的實驗室活動；若涉及實驗室隱私的，還需簽訂保密條框；

3）合同的有效期限，雙方的權(quán)利和義務(wù)、異議復(fù)議期、違約處置、付款方式、保護雙方機密等必要的聲明和承諾。合同的有效期限主要是在滿足客戶需求的時間內(nèi)，實驗室要充分考慮到從雙方溝通、合同評審、樣品抽取、項目檢測、報告形成全過程，由于對于可能發(fā)生的不可抗力里導(dǎo)致的違約也應(yīng)提前明確原因、責任、賠付等細節(jié)，例如疫情封控、國內(nèi)外能源環(huán)境變化等特殊情況等。

4.6合同簽署確認

以上評審內(nèi)容實驗室與客戶雙方可以根據(jù)服務(wù)項目的難易程度選擇，對于常規(guī)單一內(nèi)容合同，由檢測機構(gòu)業(yè)務(wù)受理部門人員與送樣客戶共同溝通評審后，雙方簽字確認后即可實施，簡單特殊情況可請示業(yè)務(wù)部門主管或技術(shù)負責人確認即可。

對于服務(wù)內(nèi)容涉及廣泛、規(guī)模數(shù)量較大、包含特殊項次多、不可控因素多、涉及環(huán)節(jié)復(fù)雜的，需要由業(yè)務(wù)受理部門組織技術(shù)負責人、檢測中心、市場部門、設(shè)備中心、技術(shù)質(zhì)量部、財務(wù)部共同評審并會簽，待未盡事宜全部解決并會簽完成后方可實施。

5合同評審的保存和修改

整個合同評審中要保存完整的評審記錄。評審中涉及的記錄主要包括委托檢驗合同、重大合同評審記錄、客戶委托書、證明材料、分包合同、分包方資質(zhì)報告等。此外除了實驗室管理要求評審中涉及的證明、資料等記錄外，還應(yīng)該包括要求、標書與客戶溝通和討論記錄、服務(wù)客戶記錄、偏離合同通知記錄、合同變化和修改記錄等。

所有記錄由評審組織部門負責保管，并負責將評審結(jié)果傳遞到相關(guān)檢驗檢測、審批部門和操作人員。對于日常單一委托的合同也可以隨報告副本一并保存歸檔。

對于合同在執(zhí)行期間因委托方的要求發(fā)生變化或?qū)嶒炇以趫?zhí)行合同中發(fā)生了不可抗力需要修改合同時，應(yīng)重新進行同樣的合同評審步驟，對于修改內(nèi)容，評審組織部門應(yīng)及時通知客戶或?qū)嶒炇也僮魅藛T，并保留傳遞和通知記錄。

6結(jié)語

合同評審工作作為檢測實驗室工作的第一步，應(yīng)在檢測實施初期審慎評估，爭取做實做細工作。一份完善的合同，既能保證雙方利益的最大化，也是保障檢測合同有效實施的前提和為客戶服務(wù)，為社會提供應(yīng)盡義務(wù)的有力保障。因此，實驗室要加強合同評審人員的培訓(xùn)，增強意識，更好地服務(wù)社會。

【參考文獻】

[1]國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局.《檢驗檢測機構(gòu)資質(zhì)認定管理辦法》釋義[M].北京：中國質(zhì)檢出版社，2015.

[2]中國合格評定國家認可委員會.《檢測和校準實驗室能力認可準則》理解與實施[S].北京：中國標準出版社.

[3]國家認證認可監(jiān)督管理委員會.《國家認證認可監(jiān)督管理委員會檢驗檢測機構(gòu)資質(zhì)認定評審員教程》[M].北京：中國標準出版社，2018.

[4]薛宇鋒，胡美桂，林茂華.淺談檢測實驗室委托檢驗的合同評審[J].中國纖檢，2017（7）：80-82.

[5]全國認證認可標準化技術(shù)委員會.GB/T 27025—2019《檢測和校準實驗室能力的通用要求》理解與實施[M].北京：中國標準出版社，2020.

【作者簡介】

徐輝，女，1980年出生，高級工程師，碩士，研究方向為煤炭質(zhì)量管理。

（編輯：李鈺雙）