法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)內(nèi)部審核的探討

【摘要】本文首先概述內(nèi)部審核的主要依據(jù)和目的，其次闡述內(nèi)部審核的基本原則，最后著重探討法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)做好內(nèi)部審核工作的有效策略，以期為日后的相關(guān)研究提供參考和借鑒。

【關(guān)鍵詞】計(jì)量；檢定機(jī)構(gòu)；內(nèi)部審核

【DOI編碼】10.3969/j.issn.1674-4977.2023.02.044

Discussion on Internal Audit of Legal Metrological Verification Institutions

WANG Jianying

（Yicheng Public Inspection and Testing Center，Yicheng 441400，China）

Abstract：This paper first briefly outlines the main basis and purpose of internal audit，then expounds the basic principles of internal audit，and finally focuses on the effective strategies of legal metrological verification institutions to effectively do internal audit work，with a view to providing reference and reference for future research.

Key words：measurement；verification institution；internal audit

管理體系主要是建立在計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)內(nèi)部，為實(shí)現(xiàn)質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)所需要的系統(tǒng)的質(zhì)量管理，對組織結(jié)構(gòu)、職能職責(zé)、工作程序和資源等方面提出具體要求。基于JJF 1069—2012《法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)考核規(guī)范》以及法定計(jì)量檢定的現(xiàn)狀，計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)應(yīng)積極創(chuàng)建具備相對應(yīng)的運(yùn)行管理體系，依據(jù)預(yù)定的時(shí)間安排和管理體系文件程序的形成。而且檢定機(jī)構(gòu)內(nèi)部要定期審核機(jī)構(gòu)管理體系的實(shí)際運(yùn)行情況，驗(yàn)證檢定機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)工作是否達(dá)到質(zhì)量管理體系和JJF 1069—2012的要求。此外，內(nèi)部審核采取的是第一方審核，主要由本機(jī)構(gòu)授權(quán)的內(nèi)審員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。內(nèi)部審核是衡量檢定機(jī)構(gòu)內(nèi)部管理體系是否合乎相關(guān)規(guī)范要求，能否有效運(yùn)行的最佳途徑，有利于不斷完善和改進(jìn)管理體系。

1概述內(nèi)部審核的主要依據(jù)和目的

1）內(nèi)部審核主要依據(jù)JJF 1069—2012中的指導(dǎo)方針及相關(guān)流程，國家相關(guān)法律、法規(guī)，機(jī)構(gòu)運(yùn)行的有效版本（如《質(zhì)量手冊》《程序文件》），檢定/檢測/校準(zhǔn)相關(guān)規(guī)程、規(guī)范，以及客戶的實(shí)際要求（合同）。2）內(nèi)部審核的主要目的在于查驗(yàn)質(zhì)量活動(dòng)及結(jié)果是否符合JJF 1069—2012相關(guān)要求，落實(shí)措施是否合理，實(shí)效性是否超出預(yù)期目標(biāo)。定期內(nèi)部審核可以保證檢定機(jī)構(gòu)的質(zhì)量活動(dòng)在管理體系規(guī)定的情況下正常運(yùn)轉(zhuǎn)，以及順利通過復(fù)查評審。

2內(nèi)部審核的基本原則

1）任何不恰當(dāng)?shù)男姓胧┒疾荒芨深A(yù)到內(nèi)部審核，同時(shí)內(nèi)部審核也不會受任何個(gè)人關(guān)系及部門利益的影響；2）嚴(yán)格堅(jiān)守工作誠信，積極樹立科學(xué)、公正、平等的工作理念；3）應(yīng)由培訓(xùn)合格、有資格證的人員進(jìn)行，與審核部門沒有直接關(guān)系。

3內(nèi)部審核存在的問題

法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)的內(nèi)審工作實(shí)際操作都很艱難，很容易出現(xiàn)重視結(jié)果而輕視過程的現(xiàn)象。導(dǎo)致避重就輕過于形式化的主要原因具體如下：

1）面子方面的問題。內(nèi)部審核人員所審核的對象一般都是自己的同事，因此審核人員礙于面子，在開展內(nèi)部審核期間缺乏一定的權(quán)威性。

2）責(zé)任心方面的問題。內(nèi)部審核人員不但是質(zhì)量的主要負(fù)責(zé)主體，還是改進(jìn)質(zhì)量的成員，因此，他們會對內(nèi)部審核的整體質(zhì)量產(chǎn)生直接影響。

3）重視方面的問題。從機(jī)構(gòu)的最高管理層到部門分管領(lǐng)導(dǎo)，再到科室主要負(fù)責(zé)人以及各科室具體操作人員，他們對內(nèi)部審核的重視度直接決定內(nèi)部審核的整體質(zhì)量水平。

4）利益方面的問題。內(nèi)部審核的結(jié)果從大體上來說與局部的榮譽(yù)以及利益密切相關(guān)。因此，這會直接導(dǎo)致被審核對象在審核時(shí)存在抵觸和抗?fàn)幮睦恚瑥亩鴮?nèi)部審核的整體質(zhì)量產(chǎn)生直接影響。

5）素質(zhì)方面的問題。由于目前很多法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)的內(nèi)部審核人員大多數(shù)是由自己的員工兼職。此外，員工也缺乏相應(yīng)的培訓(xùn)，這就直接導(dǎo)致內(nèi)部審核的質(zhì)量遲遲不能得到有效提升。

4法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)做好內(nèi)部審核工作的措施

4.1加大對機(jī)構(gòu)的培訓(xùn)力度，提升人員的整體素質(zhì)

由于內(nèi)部審核人員大多是機(jī)構(gòu)員工兼職，盡管他們接受過相關(guān)培訓(xùn)，但所接受培訓(xùn)不系統(tǒng)，或者機(jī)構(gòu)內(nèi)部審核頻率低，這就直接造成大多數(shù)內(nèi)部審核人員缺乏審核經(jīng)驗(yàn)，經(jīng)常與被審核的部門產(chǎn)生矛盾，從而對內(nèi)部審核的質(zhì)量產(chǎn)生直接影響。因此，這就要求計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)應(yīng)組織內(nèi)審員定期參加培訓(xùn)，并進(jìn)行學(xué)習(xí)和總結(jié)，從而在一定程度上提升內(nèi)部審核人員的專業(yè)能力水平。

4.2確定內(nèi)部審核的主要目標(biāo)

內(nèi)部審核屬于一種合規(guī)檢查，能夠識別各類改進(jìn)機(jī)會。因此，從管理體系的持續(xù)適應(yīng)能力角度出發(fā)，根據(jù)所存在的問題積極采取相應(yīng)的改進(jìn)和防范措施，有效改進(jìn)管理體系。此外，內(nèi)部審核也是第一方審核，能夠在一定程度上保障實(shí)驗(yàn)室的自我合格聲明以及有效輸入管理評審。因此，內(nèi)部審核是辨別管理體系能否得到較好的執(zhí)行效果，并維持高階層管理人員工作能力的重要任務(wù)之一。

4.3科學(xué)選擇稱職的內(nèi)審員

機(jī)構(gòu)要想科學(xué)選拔并培養(yǎng)有工作能力的稱職的內(nèi)部審核人員，就應(yīng)明確提出質(zhì)量認(rèn)證體系及專業(yè)知識的實(shí)際需求，要想加大對內(nèi)部審核人員的培訓(xùn)力度，就需借助外界力量，通過平臺的專題講座、自學(xué)、實(shí)踐等方式提升內(nèi)部審核人員的專業(yè)能力水平。此外，不但要培訓(xùn)和授權(quán)，機(jī)構(gòu)還要明確規(guī)定內(nèi)部審核人員的工作經(jīng)歷和專業(yè)能力水平，確保內(nèi)部審核人員都來源于機(jī)構(gòu)內(nèi)部。這樣機(jī)構(gòu)就可以全方位了解審核人員實(shí)際狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并跟蹤檢查，確保審核人員的資質(zhì)有效。

4.4嚴(yán)格實(shí)施內(nèi)部審核

內(nèi)部審核以“高效運(yùn)行體系，提升管理水平”為核心。在實(shí)施環(huán)節(jié)中，審核人員可以檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)是否全面落實(shí)相關(guān)崗位工作職責(zé)，檢定/檢測/校準(zhǔn)主體活動(dòng)是否嚴(yán)格依照J(rèn)JF 1069—2012開展，是否嚴(yán)格遵循《質(zhì)量手冊》的相關(guān)規(guī)定運(yùn)行，并全方位了解實(shí)施的實(shí)效性等問題，最終確保審核結(jié)論可以為機(jī)構(gòu)全方位持續(xù)改進(jìn)提供參照。

1）確立每日任務(wù)，制定縝密計(jì)劃

基于經(jīng)過核準(zhǔn)的年度審核計(jì)劃，確立審核任務(wù)、審核時(shí)間（為保證審核順利進(jìn)行，審核的時(shí)間安排應(yīng)由每一位審核員與受審核方一起協(xié)商確定）以及審核人員，統(tǒng)一制定實(shí)施計(jì)劃方案，保證有序開展內(nèi)部審核。在實(shí)施前，內(nèi)審組長應(yīng)召集內(nèi)審員集中學(xué)習(xí)，熟悉評審文件、手冊及前次審核的報(bào)告和記錄。審核組長還要詳細(xì)介紹評審委員會的職責(zé)權(quán)限及安排，確立內(nèi)審計(jì)劃中尚不明確的事宜，確定審核大會的具體安排，從而保障內(nèi)部審核的順利完成。

2）認(rèn)真比照，仔細(xì)審核

在全過程中，現(xiàn)場審核是內(nèi)部審核取得成功不可或缺的一部分。而就內(nèi)部審核人員而言，在對受審核部門“做了沒有、如何做以及做的怎樣”等方面進(jìn)行查驗(yàn)時(shí)，應(yīng)采用相對合理且有效的方法，尤其是不應(yīng)僅局限于文件或者口頭審查，一定要采用正當(dāng)?shù)姆绞剿鸭C據(jù)，只針對事情本身。此外，需要注意的是，審核員要保持客觀性，在確定的范圍內(nèi)進(jìn)行審核，一般不要超過要求檢查的范疇，更不要抱著“查不出問題不收兵”的心態(tài)。因此，為有效保證內(nèi)部審核過程的可追溯性，審核人員必須認(rèn)真記錄，并收存與審核相關(guān)的文件。

3）認(rèn)真總結(jié)，正確判斷

在現(xiàn)場審核環(huán)節(jié)中，內(nèi)部審核人員應(yīng)針對整體情況、存在的問題、如何判斷存在的問題不符合狀態(tài)等進(jìn)行交流。經(jīng)過審核組充分探討后，填好不符合項(xiàng)報(bào)告，并在末次會議上，審核組長宣讀內(nèi)部審核的全流程，科學(xué)評價(jià)審核結(jié)果，提出糾正措施，并提出改進(jìn)管理體系的基本建議。

4）正視不符合項(xiàng)，實(shí)施跟蹤審核

追蹤是內(nèi)部審核的核心內(nèi)容，旨在延續(xù)當(dāng)次審核活動(dòng)。其主要目的在于證實(shí)、判定、記錄實(shí)施的糾正措施以及實(shí)施情況及實(shí)效性，保證清除在審核期間所發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)。這可以在一定程度上推動(dòng)各個(gè)部門規(guī)范運(yùn)轉(zhuǎn)管理體系，得到各自自我完善的機(jī)遇。因此，想要使內(nèi)部審核工作取得成功，必須緊緊圍繞法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)管理水平，在審核期間相關(guān)人員秉持著求真務(wù)實(shí)的心態(tài)，這樣才可以做好內(nèi)部審核工作。

4.5認(rèn)真詳盡地盤問被審核對象

1）內(nèi)審人員在現(xiàn)場審核時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵循《內(nèi)審檢查表》，開展安全檢查以獲得客觀證據(jù)，并且在檢查報(bào)告中記錄不符合項(xiàng)，真實(shí)地反映當(dāng)前質(zhì)量管理體系運(yùn)行的狀態(tài)和結(jié)果。

2）現(xiàn)場審核是內(nèi)部審核的核心內(nèi)容。審核員應(yīng)在內(nèi)部審核期間合理選用適度有效的方式。但需要注意的是，在審核期間一定要避免僅僅停留在文件或者口頭審查上，需要適當(dāng)調(diào)查取證，但不必超過原有審核的范疇，此外要認(rèn)真做好記錄，以保證審核發(fā)現(xiàn)的可追溯性。

3）內(nèi)審工作人員應(yīng)以公平、客觀、獨(dú)立、公正的原則進(jìn)行審核，不合格項(xiàng)須經(jīng)被審核部門負(fù)責(zé)人與工作人員一同確定并簽名。此外，如果內(nèi)部審核人員在調(diào)查期間發(fā)現(xiàn)不符合項(xiàng)的重要線索，即便沒有在檢查報(bào)告范圍之內(nèi)也要進(jìn)行調(diào)研。如需要，審核組長應(yīng)適當(dāng)調(diào)整審核方案。

4.6現(xiàn)場審核后，跟蹤驗(yàn)證糾正實(shí)施情況及關(guān)閉

應(yīng)驗(yàn)證、判定及記錄相關(guān)糾正措施的實(shí)際情況及有效性，為消除審核期間不符合項(xiàng)提供有效保障。此外，也能夠在一定程度上有利于規(guī)范運(yùn)行各機(jī)構(gòu)部門體系，促進(jìn)自我完善。1）制定糾正措施的實(shí)施計(jì)劃。2）對所提出的糾正措施的具體情況，受審核部門應(yīng)在規(guī)定工作日內(nèi)作出書面答復(fù)，并詳細(xì)描述所采取的糾正措施及完成時(shí)間和對應(yīng)的長期性防范措施。3）當(dāng)不符合項(xiàng)可能危及校準(zhǔn)、檢測或檢驗(yàn)結(jié)果時(shí)，應(yīng)當(dāng)停止相關(guān)的活動(dòng)，直接采取適當(dāng)?shù)募m正措施，并能證實(shí)所采取的糾正措施取得了滿意的結(jié)果。另外，對不符合項(xiàng)可能已經(jīng)產(chǎn)生影響結(jié)果的應(yīng)進(jìn)行調(diào)查，如果對相應(yīng)的校準(zhǔn)、檢測或檢驗(yàn)的證書/報(bào)告的有效性產(chǎn)生懷疑時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)通知客戶。4）跟蹤驗(yàn)證最后關(guān)鍵環(huán)節(jié)，質(zhì)量負(fù)責(zé)人要確認(rèn)糾正措施的有效性，經(jīng)確認(rèn)有效后跟蹤驗(yàn)證消除不合格項(xiàng)關(guān)閉。至此，此次內(nèi)審工作算正式結(jié)束。

5內(nèi)部審核期間需要注意的問題

5.1應(yīng)有效避免人情關(guān)系及部門利益影響到審核工作

被審核部門的工作人員及內(nèi)審員大部分是共事多年的同事關(guān)系，并且內(nèi)審員的日常工作離不開被審核部門的配合和支持。這就直接導(dǎo)致內(nèi)部審核人員在審核期間經(jīng)常會擔(dān)憂，上報(bào)內(nèi)部審核環(huán)節(jié)中發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)時(shí)會對人際關(guān)系產(chǎn)生直接影響，同時(shí)可能也會對今后的工作產(chǎn)生阻礙。在各種擔(dān)憂下，致使內(nèi)部審核人員會在審核期間出現(xiàn)畏難心理，無法深入挖掘，造成尚未及時(shí)發(fā)現(xiàn)或者在發(fā)現(xiàn)不符合項(xiàng)后只是口頭提出并未形成書面資料。

5.2避免審核期間避重就輕，抓小放大

在查找問題環(huán)節(jié)中，盡管已經(jīng)相繼制定出內(nèi)部審核計(jì)劃、內(nèi)部審核流程以及相對詳盡的內(nèi)部審核表及檢查報(bào)告。然而，在實(shí)際審核期間，內(nèi)部體系管理自身、內(nèi)部流程質(zhì)量與內(nèi)部服務(wù)審核在具體點(diǎn)評環(huán)節(jié)中依舊非常容易被忽略，并且有關(guān)體系文件、儀器設(shè)備以及相關(guān)人員等活動(dòng)中所涉及的不符合項(xiàng)和審核的糾正措施意見極少。這就直接導(dǎo)致大多數(shù)內(nèi)部審核人員在審核期間只注重原始記錄和檢定證書，致使內(nèi)部審核工作質(zhì)量遲遲無法得到提升。

5.3有效區(qū)別糾正和糾正措施

對發(fā)現(xiàn)的不合格項(xiàng)采取有力措施是糾正，包括驗(yàn)證、糾正、檢測或校準(zhǔn)，或者通報(bào)并追回顧客的檢定證書、校準(zhǔn)證書或檢測報(bào)告等。而糾正措施主要指的是基于現(xiàn)階段不合格原因的舉措。采取糾正措施的主要目的在于能夠有效避免再次出現(xiàn)不合格項(xiàng)。因此，為有效避免不合格項(xiàng)的再次出現(xiàn)，務(wù)必防止發(fā)現(xiàn)不合格項(xiàng)時(shí)就事論事，只開展糾正，而不制定可用、高效的糾正措施。

6結(jié)論

總而言之，想要為持續(xù)改進(jìn)和高效運(yùn)行管理體系提供有效保障，就應(yīng)在開展內(nèi)部審核之前制定出相對完善的內(nèi)部審核以及審核程序，確保所有參與到內(nèi)部審核的人員都能夠在開展內(nèi)部審核工作期間嚴(yán)格遵循公平、誠實(shí)及獨(dú)立的行為準(zhǔn)則，并針對所暴露的問題及時(shí)采取有針對性的措施，還要對改進(jìn)措施實(shí)施跟蹤和驗(yàn)證，從而促進(jìn)內(nèi)部審核工作取得理想的成效。

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【作者簡介】

王建英，女，1976年出生，工程師，研究方向?yàn)橘|(zhì)量控制、計(jì)量檢測。

（編輯：李鈺雙）