試論如何做好建筑工程技術(shù)資料的歸檔管理

白麗麗

［摘 要］建筑工程技術(shù)資料的歸檔管理是在施工過(guò)程中對(duì)技術(shù)資料進(jìn)行收集、整理、編制、組卷歸檔，是施工管理和技術(shù)管理的重要組成部分，是工程施工、質(zhì)量檢查與驗(yàn)收的依據(jù)。做好工程技術(shù)資料的歸檔管理，可以保證規(guī)范施工，提高工程質(zhì)量?；诖?，本文將分析建筑工程技術(shù)資料歸檔管理中存在的問(wèn)題，并提出了做好建筑工程技術(shù)資料歸檔管理工作的對(duì)策與建議。

［關(guān)鍵詞］建筑工程；技術(shù)資料；歸檔管理

［中圖分類號(hào)］G27文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

在建筑行業(yè)飛速發(fā)展的今天，建筑工程技術(shù)資料的歸檔管理仍存在著許多問(wèn)題。想要做好建筑工程技術(shù)資料歸檔管理，就必須加強(qiáng)對(duì)建筑工程技術(shù)資料歸檔管理的認(rèn)識(shí)；建立健全工程技術(shù)資料管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)規(guī)定；做好工程技術(shù)資料的收集、整理和編制工作。但目前我國(guó)大部分企業(yè)在建立技術(shù)檔案管理制度時(shí)并沒(méi)有給予足夠的重視。許多施工企業(yè)對(duì)技術(shù)檔案工作沒(méi)有統(tǒng)一的要求，基本上是領(lǐng)導(dǎo)、施工人員和資料員三個(gè)方面各自為政。從而影響了建筑工程質(zhì)量控制與驗(yàn)收、建筑施工管理與技術(shù)管理及施工成本控制等一系列工作的正常開展。因此，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)工程技術(shù)資料的歸檔管理工作，促進(jìn)建筑工程的順利開展。

1 加強(qiáng)對(duì)施工資料的管理

1.1 施工資料的整理要堅(jiān)持“真實(shí)性”“完整性”“系統(tǒng)性”原則

第一，真實(shí)性。真實(shí)性是指施工資料的內(nèi)容必須真實(shí)可靠，要符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)的要求，所提供的數(shù)據(jù)、內(nèi)容和文字真實(shí)準(zhǔn)確，能夠反映施工全過(guò)程［1］。如：施工日志、記錄等要反映工程項(xiàng)目各階段施工情況；工程質(zhì)量評(píng)定資料應(yīng)反映工程質(zhì)量驗(yàn)收及評(píng)定的情況；材料、設(shè)備進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收資料應(yīng)反映進(jìn)場(chǎng)材料的真實(shí)性；等等。施工資料要與工程進(jìn)度同步，如：隱蔽工程檢查驗(yàn)收記錄應(yīng)按分部（或?qū)I(yè)）、分部分項(xiàng)工程分別進(jìn)行；竣工圖應(yīng)按施工階段和部位進(jìn)行分類整理；等等。

第二，完整性。完整是指所收集的資料必須齊全、準(zhǔn)確、真實(shí)，能客觀反映工程建設(shè)實(shí)際情況，不得以任何借口隨意更改。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：施工組織設(shè)計(jì)、技術(shù)交底及圖紙會(huì)審記錄齊全，未經(jīng)會(huì)審或會(huì)議紀(jì)要代替的圖紙、技術(shù)措施等設(shè)計(jì)文件齊全；隱蔽工程驗(yàn)收記錄、混凝土試塊及結(jié)構(gòu)試件的取樣和送檢記錄等齊全；設(shè)計(jì)變更單、洽商記錄、施工簽證單齊全；材料采購(gòu)計(jì)劃單、材料代用單及進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收記錄等齊全；設(shè)備、設(shè)施安裝記錄齊全。

第三，系統(tǒng)性。建筑工程技術(shù)資料歸檔管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涵蓋了諸多內(nèi)容，是一項(xiàng)涉及面廣、專業(yè)性強(qiáng)的工作，必須要由具備一定專業(yè)知識(shí)和管理能力的人員來(lái)進(jìn)行，由相關(guān)人員將資料收集、整理、組卷、歸檔、保管等一系列工作分解成不同的任務(wù)，再將這些任務(wù)分解到個(gè)人或單位去完成。這就要求每一名參與施工的技術(shù)人員都具備一定的專業(yè)知識(shí)和管理能力，特別是在資料收集整理方面，要求每個(gè)人都必須按照國(guó)家、行業(yè)和地方頒布的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及施工規(guī)范進(jìn)行填寫。只有這樣才能確保資料歸檔工作能夠順利完成，并保證資料的完整和準(zhǔn)確。因此，企業(yè)要建立一套系統(tǒng)的技術(shù)資料管理制度。

1.2 加強(qiáng)施工過(guò)程中對(duì)技術(shù)資料的監(jiān)控，做好資料歸檔工作

技術(shù)資料管理人員要加強(qiáng)對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)的技術(shù)資料監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)施工過(guò)程中存在的問(wèn)題并及時(shí)解決。加強(qiáng)施工現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)資料的管理，按照《建筑工程施工質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)》《建筑工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等有關(guān)規(guī)定，做好各分項(xiàng)工程的原始記錄、施工過(guò)程中的監(jiān)理記錄、檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽驗(yàn)收記錄以及質(zhì)量事故處理報(bào)告。及時(shí)解決各分項(xiàng)工程施工過(guò)程中存在的問(wèn)題，避免出現(xiàn)返工等現(xiàn)象；對(duì)于已竣工且驗(yàn)收合格的分項(xiàng)工程，及時(shí)進(jìn)行技術(shù)資料歸檔工作。項(xiàng)目檔案人員還應(yīng)熟悉現(xiàn)場(chǎng)情況，進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢查，確保項(xiàng)目資料歸檔齊全。對(duì)于建筑工程施工中產(chǎn)生的技術(shù)資料應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行檢查和驗(yàn)收，保證技術(shù)資料的真實(shí)性、有效性、完整性。及時(shí)整理歸檔已完成的技術(shù)資料，建立完整的技術(shù)資料管理體系。

2 強(qiáng)化各施工單位對(duì)工程技術(shù)資料歸檔管理的重視

首先，施工單位要建立工程技術(shù)資料歸檔管理責(zé)任制，明確相關(guān)部門、相關(guān)人員的責(zé)任，形成一個(gè)橫向到邊、縱向到底的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)［2］。其次，要加強(qiáng)對(duì)施工單位技術(shù)管理人員的培訓(xùn)工作。公司要制訂具體的培訓(xùn)計(jì)劃，對(duì)各個(gè)部門、各個(gè)崗位的人員進(jìn)行定期或不定期的培訓(xùn)，讓他們對(duì)工程技術(shù)資料歸檔管理有一個(gè)全面、系統(tǒng)的了解。最后，要建立一套有效的工程技術(shù)資料歸檔管理監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)工程資料的收集與整理工作。

2.1 做好各類檢查驗(yàn)收記錄

建筑工程質(zhì)量檢查驗(yàn)收記錄是建筑工程質(zhì)量控制的重要組成部分，是施工單位進(jìn)行竣工驗(yàn)收的基礎(chǔ)和依據(jù)，也是質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)督和抽查的主要內(nèi)容。其作用主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，對(duì)建筑工程質(zhì)量是否符合設(shè)計(jì)要求、工程實(shí)體是否符合設(shè)計(jì)文件中的各項(xiàng)要求作出鑒定；其次，對(duì)建筑工程施工過(guò)程中各工序、各分項(xiàng)工程之間及分項(xiàng)工程內(nèi)部所完成的質(zhì)量是否合格作出鑒定；最后，對(duì)建筑工程中存在的一些質(zhì)量問(wèn)題及缺陷提出整改意見，并由相關(guān)單位負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。為了確保建筑工程施工過(guò)程中各類檢查驗(yàn)收記錄的完整性和準(zhǔn)確性，施工單位要加強(qiáng)對(duì)各種檢查驗(yàn)收記錄的收集和整理工作，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。在實(shí)際工作中，按照《建筑工程施工質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)》進(jìn)行分類歸檔。

2.2 歸檔各類合同文件材料

在工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，施工單位與建設(shè)單位簽訂的各類合同文件材料是工程施工過(guò)程中形成的重要技術(shù)文件，也是建筑工程質(zhì)量控制和竣工驗(yàn)收的重要依據(jù)。因此，施工單位應(yīng)及時(shí)將所有合同文件材料進(jìn)行整理和歸檔。對(duì)于簽訂的各類合同文件材料，應(yīng)按照不同的合同類型進(jìn)行分類和歸檔管理?？傊挥薪ㄖこ碳夹g(shù)資料齊全、準(zhǔn)確，才能確保建筑工程施工的順利進(jìn)行。因此，各施工單位要認(rèn)真做好各類施工技術(shù)資料的收集與整理工作，尤其是要做好施工過(guò)程中形成的各類文件材料的歸檔工作。

3 加強(qiáng)技術(shù)資料人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)

建筑工程技術(shù)資料的歸檔管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，在實(shí)施過(guò)程中要求技術(shù)人員要有較強(qiáng)的責(zé)任心和較高的專業(yè)技能［3］。所以，在收集、整理和歸檔施工資料時(shí)，要從自身出發(fā)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)、不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能。首先，學(xué)習(xí)有關(guān)資料收集、整理、編制和管理方面的法律法規(guī)及相關(guān)文件、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，了解建筑工程技術(shù)資料的內(nèi)容要求，并將其熟練運(yùn)用于實(shí)際工作中；其次，要熟悉掌握施工過(guò)程中各個(gè)環(huán)節(jié)的技術(shù)資料要求和格式要求；最后，要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高專業(yè)技能。

3.1 對(duì)技術(shù)資料編制人員提出明確要求

建筑工程技術(shù)資料的歸檔管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，涉及多個(gè)方面，不僅需要工作人員具備豐富的專業(yè)知識(shí)，還需要大量的工作經(jīng)驗(yàn)。要想做好這項(xiàng)工作，就必須對(duì)技術(shù)資料編制人員提出明確要求，使其能夠切實(shí)負(fù)起責(zé)任，做好相關(guān)工作。首先，建筑工程技術(shù)資料編制人員必須持有專業(yè)資格證書。在對(duì)工程技術(shù)資料進(jìn)行整理時(shí)，必須持有建設(shè)行政主管部門頒發(fā)的專業(yè)技術(shù)職稱證書，否則就不能擔(dān)任工程技術(shù)資料編制工作。其次，要求技術(shù)資料編制人員熟悉相關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程。根據(jù)《建筑工程施工質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)》《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》的規(guī)定，建設(shè)工程監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)對(duì)施工質(zhì)量實(shí)行監(jiān)理。監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)在施工現(xiàn)場(chǎng)安排資料員，負(fù)責(zé)管理與本建設(shè)工程有關(guān)的技術(shù)資料。為了保證建筑工程的順利進(jìn)行，施工單位應(yīng)該指派專業(yè)人員擔(dān)任工程技術(shù)資料編制人員，并在工作中起到表率作用。最后，要加大對(duì)技術(shù)資料編制人員的培訓(xùn)力度。例如，剛剛參加工作的大學(xué)生由于缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識(shí)，在收集、整理資料時(shí)往往會(huì)出現(xiàn)不同的問(wèn)題。所以在對(duì)他們進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)必須注重方法和技巧，在培訓(xùn)中充分發(fā)揮他們的主觀能動(dòng)性，多問(wèn)、多練，使其通過(guò)不斷地實(shí)踐來(lái)提高自己的業(yè)務(wù)水平和工作能力。

3.2 完善領(lǐng)導(dǎo)管理制度

目前，我國(guó)大部分建筑企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)都比較重視技術(shù)檔案管理，但在實(shí)施過(guò)程中卻沒(méi)有建立一套完善的管理制度。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)施工企業(yè)技術(shù)檔案管理工作是否重視，是技術(shù)檔案管理工作能否順利實(shí)施的關(guān)鍵。所以，建筑企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)技術(shù)檔案管理工作的重視，把這項(xiàng)工作列入議事日程。領(lǐng)導(dǎo)要親自過(guò)問(wèn)和檢查資料管理工作，定期召開會(huì)議研究解決有關(guān)問(wèn)題，定期或不定期地對(duì)各施工單位進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，并通過(guò)各種形式加強(qiáng)與各施工單位的溝通。同時(shí)要組織建筑企業(yè)內(nèi)部資料管理人員學(xué)習(xí)有關(guān)資料管理制度，提高其業(yè)務(wù)水平。還要定期或不定期地對(duì)施工技術(shù)資料進(jìn)行檢查，及時(shí)解決出現(xiàn)的問(wèn)題。另外，建筑企業(yè)應(yīng)建立健全技術(shù)資料管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)建筑法》等法律法規(guī)。建筑企業(yè)應(yīng)出臺(tái)相應(yīng)的管理制度和工作職責(zé)、獎(jiǎng)懲辦法等規(guī)章制度，使技術(shù)資料的收集、整理、編制和歸檔工作有章可循、有法可依。另外，要建立一套科學(xué)有效的資料管理機(jī)制。建筑企業(yè)應(yīng)在公司內(nèi)部建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組或檔案管理部門（下設(shè)檔案室），負(fù)責(zé)對(duì)建筑工程技術(shù)資料進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和組織管理，對(duì)資料的收集、整理、歸檔等工作進(jìn)行統(tǒng)一監(jiān)督和檢查，對(duì)建筑工程技術(shù)資料的收集、編制和歸檔等工作進(jìn)行統(tǒng)一考核和獎(jiǎng)懲。

3.3 建立一支高素質(zhì)、高水平的技術(shù)資料管理隊(duì)伍

企業(yè)需加強(qiáng)培訓(xùn)教育。資料管理是一項(xiàng)技術(shù)性、服務(wù)性很強(qiáng)的工作，要求資料員不但要有豐富的理論知識(shí)和較強(qiáng)的實(shí)際工作能力，還要有較高的職業(yè)道德修養(yǎng)和職業(yè)素養(yǎng)。因此企業(yè)要定期或不定期地為資料員開展各種培訓(xùn)交流活動(dòng)，提高他們自身的素質(zhì)，促進(jìn)資料員之間學(xué)習(xí)交流工作經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)資料員崗位培訓(xùn)，通過(guò)各種培訓(xùn)會(huì)、技術(shù)交流會(huì)加強(qiáng)對(duì)他們業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)；通過(guò)組織學(xué)習(xí)有關(guān)資料管理制度和規(guī)范，提高他們的職業(yè)素養(yǎng)。要加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，積極創(chuàng)造條件留住人才。在待遇上予以傾斜，實(shí)行技術(shù)職務(wù)職稱動(dòng)態(tài)管理制度；通過(guò)職稱評(píng)聘制度、學(xué)歷晉升制度、考核淘汰制度等多項(xiàng)措施提高資料員隊(duì)伍的整體水平。

3.4 培養(yǎng)技術(shù)人員的細(xì)心與耐心

建筑工程技術(shù)資料的收集、整理和歸檔管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，不僅需要技術(shù)人員有較高的專業(yè)技能，還要求技術(shù)人員具備較高的責(zé)任心和耐心。由于施工技術(shù)資料內(nèi)容多、專業(yè)性強(qiáng)、技術(shù)復(fù)雜，如果不認(rèn)真對(duì)待，很容易出現(xiàn)問(wèn)題，如數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、修改不及時(shí)、就文件格式混亂等。如果技術(shù)人員能夠認(rèn)真對(duì)待，并在施工中嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)規(guī)定，可以有效地避免這些問(wèn)題的出現(xiàn)，從而保證技術(shù)資料的質(zhì)量。因此，技術(shù)資料人員在收集、整理和歸檔施工資料時(shí)，一定要仔細(xì)、認(rèn)真，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定來(lái)執(zhí)行。

4 重視施工過(guò)程中的資料收集工作

企業(yè)在施工過(guò)程中，要將資料收集工作貫穿施工的全過(guò)程，保證每道工序、每個(gè)環(huán)節(jié)的資料都全面，并且要確保原始記錄真實(shí)、準(zhǔn)確，不能隨意涂改。因此，在施工過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)范要求進(jìn)行資料收集工作［4］。

4.1 要堅(jiān)持“誰(shuí)施工、誰(shuí)管理”的原則

在施工過(guò)程中，各施工班組應(yīng)對(duì)自身所承包的工程負(fù)全面責(zé)任。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)定期召開專題會(huì)議，及時(shí)將工程進(jìn)展情況和資料整理情況向公司及各分包單位匯報(bào)，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見［5］。在施工過(guò)程中，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)深入施工現(xiàn)場(chǎng)，認(rèn)真了解施工進(jìn)展情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題。在具體工作中要注意及時(shí)收集、整理好各項(xiàng)資料，做到資料齊全，內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。

4.2 嚴(yán)格按照施工程序進(jìn)行施工

對(duì)不能按圖施工的部位要及時(shí)向監(jiān)理工程師說(shuō)明情況，并做好相應(yīng)記錄；要嚴(yán)格按照規(guī)范進(jìn)行質(zhì)量檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)解決。在工程竣工后應(yīng)做好工程資料的收集和整理工作，做到資料齊全、真實(shí)、準(zhǔn)確、完整；及時(shí)向建設(shè)單位提交工程竣工報(bào)告，并將工程檔案資料整理齊全。建立健全技術(shù)檔案管理制度，對(duì)于竣工驗(yàn)收的資料應(yīng)按規(guī)范要求進(jìn)行整理歸檔，由監(jiān)理單位組織專業(yè)監(jiān)理人員進(jìn)行檢查驗(yàn)收，確認(rèn)資料完整后方可正式移交建設(shè)單位。

4.3 要堅(jiān)持以人為本

在施工過(guò)程中，要堅(jiān)持以人為本的原則，充分調(diào)動(dòng)廣大工程技術(shù)人員的積極性，使其積極參與工程建設(shè)，讓他們主動(dòng)參與項(xiàng)目的管理工作。要采取有效措施保證操作人員的安全，保證操作人員持證上崗并按規(guī)范要求進(jìn)行操作。在施工過(guò)程中，應(yīng)采取有效的措施確保材料、設(shè)備、工具等能滿足設(shè)計(jì)要求；在材料進(jìn)場(chǎng)時(shí)應(yīng)進(jìn)行檢測(cè)并保存檢測(cè)記錄和檢測(cè)報(bào)告；在設(shè)備調(diào)試前應(yīng)對(duì)設(shè)備進(jìn)行調(diào)試并保存調(diào)試記錄和調(diào)試報(bào)告；在竣工驗(yàn)收前應(yīng)對(duì)設(shè)備進(jìn)行確認(rèn)并保存設(shè)備確認(rèn)文件或驗(yàn)收記錄等。

5 結(jié)語(yǔ)

工程技術(shù)資料歸檔是施工過(guò)程中不可缺少的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收和使用、維護(hù)過(guò)程中的重要依據(jù)，對(duì)工程建設(shè)過(guò)程的跟蹤監(jiān)督與控制、竣工資料的整理及工程檔案管理等具有非常重要的意義。因此，對(duì)其進(jìn)行有效的收集、整理、歸檔和管理，不僅可以使項(xiàng)目管理更加規(guī)范，而且有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理水平的提高。企業(yè)必須對(duì)施工過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格要求、精心組織、有序?qū)嵤?，使工程技術(shù)資料歸檔管理工作真正落實(shí)到位。另外，建筑工程技術(shù)資料歸檔管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的工作，需要不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、創(chuàng)新方法、完善機(jī)制?？傊?，建筑工程技術(shù)資料歸檔管理工作必須按照國(guó)家法律法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，確保建筑工程技術(shù)資料歸檔工作的質(zhì)量。

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