檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值與發(fā)展研究

張英

［摘 要］檔案信息化建設(shè)是檔案管理未來的發(fā)展趨勢，與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，其具有資源共享、信息檢索、高效管理、自動化處理等特點(diǎn)，能夠大大提高檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量，能夠?yàn)獒t(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策提供快捷、準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)，能夠滿足醫(yī)院日常工作的需求。目前，我國各大醫(yī)院已經(jīng)逐步實(shí)現(xiàn)了信息化建設(shè)，但仍然存在一些問題需要進(jìn)一步完善?；诖?，本文將闡述檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值，對當(dāng)前我國醫(yī)院檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的解決措施，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)人士提供參考。

［關(guān)鍵詞］檔案信息化建設(shè)；醫(yī)院檔案管理；價(jià)值；發(fā)展研究

［中圖分類號］G27文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展推動著各行各業(yè)的進(jìn)步，互聯(lián)網(wǎng)的新理念已經(jīng)融入各行各業(yè)的管理。作為當(dāng)代社會的一個(gè)關(guān)鍵單位，醫(yī)院也要認(rèn)識到將信息化管理方式融入醫(yī)院檔案管理的意義，并加強(qiáng)對其的關(guān)注，以保證醫(yī)院的有效運(yùn)轉(zhuǎn)，從而為人民群眾提供更為可信的服務(wù)［1］。

1 檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值

1.1 便于檔案管理人員查閱

傳統(tǒng)的檔案管理方式主要是管理實(shí)體紙質(zhì)檔案，且檔案保存的時(shí)間很長，但是隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，電子檔案的出現(xiàn)為檔案管理工作人員提供了便利。醫(yī)院檔案工作人員通過登錄電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檢索，能夠快速查找到所需的文件。

1.2 有利于提高工作效率

傳統(tǒng)的檔案管理方式主要靠人工來進(jìn)行操作，且存在較大的誤差。而信息化技術(shù)的出現(xiàn)改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，其能夠減少檔案管理人員的工作量。并且通過電子數(shù)據(jù)庫對文件進(jìn)行快速檢索，使查找工作變得更加便捷，從而提高了檔案管理人員的工作質(zhì)量和工作效率［2］。

1.3 便于信息資源共享

在醫(yī)院日常工作中，各個(gè)科室之間的合作與交流十分頻繁，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式難以實(shí)現(xiàn)信息資源共享。而以信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息資源共享，能夠使各個(gè)科室之間的信息交流與溝通更加高效，為醫(yī)院工作人員提供更多有效的信息。

1.4 便于提升醫(yī)院整體形象

檔案信息化建設(shè)可以使醫(yī)院信息更加透明，從而提高醫(yī)院整體形象。由于醫(yī)院是一個(gè)公益單位，其涉及廣大人民群眾的切身利益和身體健康問題，而以信息化技術(shù)進(jìn)行管理，能夠減少一些不必要的糾紛和矛盾，有利于提升醫(yī)院整體形象，以促進(jìn)醫(yī)院實(shí)現(xiàn)健康穩(wěn)定的發(fā)展［3］。

2 我國醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

2.1 檔案管理人員的檔案信息化管理意識薄弱

醫(yī)院檔案管理人員的素質(zhì)直接決定了醫(yī)院檔案管理的水平，檔案管理人員的素質(zhì)是影響醫(yī)院信息化建設(shè)的重要因素。目前，大多數(shù)醫(yī)院檔案管理人員對檔案信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識不足，在開展工作時(shí)缺乏主動性和積極性，難以適應(yīng)現(xiàn)代化醫(yī)院管理的要求。一方面，部分醫(yī)院檔案管理人員缺乏專業(yè)知識，不能及時(shí)更新知識結(jié)構(gòu)，缺乏專業(yè)技能和管理經(jīng)驗(yàn)，不能熟練掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)和信息處理技術(shù)；另一方面，部分醫(yī)院檔案管理人員的思想觀念滯后，對推進(jìn)檔案信息化建設(shè)缺乏積極性和主動性。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷進(jìn)步，我國已正式步入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，對于醫(yī)院檔案管理來說，信息化檔案管理更是檔案管理工作轉(zhuǎn)型的必然趨勢。然而，由于受到傳統(tǒng)檔案管理觀念的限制，在信息化管理模式中，檔案管理人員還不能很好地進(jìn)行工作。主要體現(xiàn)在，醫(yī)院檔案管理人員對檔案信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識不足，沒有充分認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)對醫(yī)院發(fā)展的作用，沒有真正認(rèn)識到醫(yī)院檔案信息化建設(shè)對醫(yī)療工作的促進(jìn)作用，沒有樹立起高度重視檔案管理工作的意識，沒有把檔案管理工作放在重要位置，缺乏對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識和重視。在此背景下，醫(yī)院檔案信息化管理工作的開展受到了一定的阻礙，使檔案信息化管理的價(jià)值難以充分發(fā)揮。

2.2 資金投入力度不足

由于現(xiàn)代信息技術(shù)在醫(yī)療領(lǐng)域中的應(yīng)用越來越廣泛，很多醫(yī)院也開始嘗試將信息化建設(shè)納入醫(yī)院整體發(fā)展規(guī)劃。然而，由于缺乏科學(xué)的規(guī)劃和長期的投入資金支持，醫(yī)院對信息化建設(shè)的重視度不夠，導(dǎo)致很多醫(yī)院在開展信息化建設(shè)工作時(shí)沒有明確的目標(biāo)和具體措施。在實(shí)際操作中，一些醫(yī)院選擇利用其他信息化系統(tǒng)替代傳統(tǒng)檔案管理方式來降低成本和提高效率。這種做法不僅無法實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享和利用，而且還會造成資源浪費(fèi)。目前，我國很多地區(qū)在開展醫(yī)療機(jī)構(gòu)信息化建設(shè)工作時(shí)缺乏科學(xué)規(guī)劃和長遠(yuǎn)目標(biāo)，導(dǎo)致一些地區(qū)在進(jìn)行信息化建設(shè)工作時(shí)沒有明確的方向和重點(diǎn)。與此同時(shí)，醫(yī)院對信息化建設(shè)工作缺乏重視和資金支持，造成信息化建設(shè)工作效果不理想。此外，在醫(yī)院檔案信息化建設(shè)過程中，經(jīng)費(fèi)不足、硬件投入不足等問題導(dǎo)致硬件設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)落后，無法滿足醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的需要。在檔案管理工作中，通常使用的是計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備，但是由于這些設(shè)備需要大量的資金投入，在實(shí)際應(yīng)用過程中難以滿足醫(yī)院檔案管理工作的實(shí)際需要。同時(shí)，醫(yī)院的檔案管理工作人員素質(zhì)不高，醫(yī)院缺少對檔案管理信息系統(tǒng)開發(fā)的專業(yè)技術(shù)人員和檔案管理人才，無法保證醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)開發(fā)的質(zhì)量。另外，由于醫(yī)院對硬件投入不足，導(dǎo)致機(jī)房、機(jī)房建設(shè)落后，無法為檔案管理工作提供良好的硬件環(huán)境。

2.3 工作機(jī)制不健全影響檔案信息化進(jìn)程

目前，許多醫(yī)院的檔案管理工作還沒有形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，各部門之間不協(xié)調(diào)、分工不明確，導(dǎo)致在檔案信息采集、管理方面出現(xiàn)隨機(jī)和盲目的現(xiàn)象。許多極為珍貴的醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)沒有得到及時(shí)的收集、整理、歸檔，這不僅造成了信息雜亂和檢索不便，還造成了大量的醫(yī)療資源的浪費(fèi)，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的完整性和信息化程度。此外，醫(yī)院的工作以患者為主，因此，患者的診斷及住院期間的日常健康情況，都屬于醫(yī)學(xué)記錄。但由于醫(yī)護(hù)人員沒有充沛的精力對病歷進(jìn)行有效的保存與保管，因此必須建立一套完整的病歷資料保存與保管方法。這就造成了檔案信息采集與管理的分離，若缺少信息化管理，其出現(xiàn)偏離的可能性就會增大，從而嚴(yán)重影響醫(yī)院檔案管理的準(zhǔn)確性與效率。

2.4 檔案資源管理調(diào)配不足，難以進(jìn)行有效的資源共享

醫(yī)院在實(shí)施信息化檔案管理以前，各種檔案的保存大部分都是密封的，屬于機(jī)密文件，在沒有得到領(lǐng)導(dǎo)同意的前提下，是不能隨便查閱和借閱的，這主要是為了避免出現(xiàn)越權(quán)行為以及醫(yī)院核心檔案泄露。然而，隨著時(shí)代的發(fā)展與進(jìn)步，在醫(yī)院運(yùn)行過程中，檔案管理中的信息資源儲存文件，不僅有嚴(yán)格保存的保密文件，還有醫(yī)院的人力資源信息、患者病歷及患者信息，有些醫(yī)院還將學(xué)術(shù)論文、救助實(shí)踐方案、基本養(yǎng)生方法等內(nèi)容也納入檔案管理，種類繁多，使檔案管理人員的工作難度直線上升。盡管現(xiàn)在也有一部分醫(yī)院意識到了檔案信息化管理的重要意義，并對上述幾類內(nèi)容展開了分門別類的管理，但從本質(zhì)上來說，仍然屬于內(nèi)部開放狀態(tài)，并沒有將某些可以為公眾提供參考的文件信息公布出來，導(dǎo)致某些高質(zhì)量的資源不能實(shí)現(xiàn)及時(shí)共享，這不僅影響了檔案資源的使用效率，而且也會對醫(yī)院建立一個(gè)良好的社會形象產(chǎn)生負(fù)面影響。

3 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的措施

3.1 檔案信息資源整合

檔案信息資源整合是指利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺，對檔案信息進(jìn)行收集、整理、存儲、分析，并按照檔案管理的要求對檔案信息進(jìn)行分類，形成有效的信息資源。這一工作需要檔案管理人員根據(jù)相關(guān)的規(guī)章制度來完成，而信息化建設(shè)能為其提供有力的支持，使其能夠更好地開展工作。醫(yī)院在發(fā)展過程中會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，而這些數(shù)據(jù)信息如果不能得到及時(shí)的整理和分類，將會給醫(yī)院的管理帶來很大的影響。因此，要想保證檔案信息資源整合工作的順利進(jìn)行，就需要相關(guān)人員加強(qiáng)對數(shù)據(jù)信息的管理與分析，使其能夠得到及時(shí)處理［4］。

醫(yī)院在開展檔案工作時(shí)要明確自身需求，并結(jié)合自身特點(diǎn)選擇合適的信息化建設(shè)方案。對醫(yī)院檔案信息進(jìn)行整合時(shí)，要充分考慮醫(yī)院自身的發(fā)展特點(diǎn)及發(fā)展需求，這樣才能使其充分發(fā)揮作用。通過對檔案信息資源進(jìn)行整合可以提高醫(yī)院檔案管理的效率和質(zhì)量，為醫(yī)院的發(fā)展提供有力支持。

3.2 提升檔案人員專業(yè)水平

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜而龐大的工程，需要各個(gè)方面的人員共同參與。檔案信息化建設(shè)工作需要具備較高專業(yè)知識水平的人員才能完成，醫(yī)院應(yīng)該高度重視這一工作，以提高檔案管理人員的專業(yè)水平。

首先，醫(yī)院應(yīng)該對檔案信息化建設(shè)工作進(jìn)行合理安排，根據(jù)具體工作情況合理配備管理人員，加強(qiáng)對管理人員的培訓(xùn)，使其能夠熟練掌握相關(guān)知識和技能，以便更好地開展檔案信息化建設(shè)工作。例如醫(yī)院應(yīng)該定期組織檔案管理人員開展相關(guān)培訓(xùn)活動，可以通過舉辦知識講座、知識競賽、交流經(jīng)驗(yàn)等形式來提高職工的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)，有效地提升檔案管理人員的整體水平。其次，醫(yī)院應(yīng)該建立完善的激勵機(jī)制，制定科學(xué)合理的績效考核制度，有效激發(fā)檔案管理人員的工作熱情，提高檔案管理人員的工作積極性和主動性，促進(jìn)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)工作的順利開展。總之，醫(yī)院要重視檔案信息化建設(shè)工作，積極引導(dǎo)相關(guān)人員參與其中，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平，以便更好地開展檔案信息化建設(shè)工作。

3.3 加大資金投入力度，提高基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平

資金是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，因此醫(yī)院要加大對信息化建設(shè)的投入力度，為醫(yī)院檔案信息化建設(shè)提供充足的資金支持，以滿足醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的需要。另外，要做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作，醫(yī)院要從實(shí)際出發(fā)，制訂完善的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)計(jì)劃，保障檔案管理工作順利進(jìn)行。

首先，醫(yī)院要加大對硬件設(shè)施的投入力度，可以從以下幾個(gè)方面入手：一是購置計(jì)算機(jī)設(shè)備；二是購買服務(wù)器；三是購置存儲設(shè)備；四是購買網(wǎng)絡(luò)設(shè)備。通過對硬件設(shè)施的升級改造，有效提高檔案管理工作效率。此外，為了保障醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行，還要做好系統(tǒng)軟件的管理工作：一是建立統(tǒng)一的檔案管理平臺，這一平臺應(yīng)當(dāng)包含有關(guān)檔案管理的所有功能模塊；二是要制定統(tǒng)一的系統(tǒng)軟件標(biāo)準(zhǔn)和操作流程，系統(tǒng)軟件應(yīng)當(dāng)從整體上將檔案管理工作流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化；三是要建立完善的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫是數(shù)據(jù)存儲與更新的平臺，是對信息進(jìn)行存儲和更新的主要途徑，因此必須建立完善的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，并將其存儲在計(jì)算機(jī)上，以便于日后查詢和使用［5］。

其次，醫(yī)院還要定期對信息系統(tǒng)進(jìn)行升級和維護(hù)。服務(wù)器系統(tǒng)作為計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備中最為重要的一部分，要定期對其進(jìn)行維護(hù)和升級。在軟件方面也要及時(shí)進(jìn)行更新和維護(hù)，確保檔案管理信息系統(tǒng)能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地反映當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作情況，使醫(yī)院檔案管理工作效率得到有效提升。

3.4 做好數(shù)據(jù)整合工作，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程

醫(yī)院信息化建設(shè)過程中，需要在各個(gè)環(huán)節(jié)做好數(shù)據(jù)整合工作，這樣才能為檔案信息化建設(shè)提供充足的數(shù)據(jù)資源。

首先，要建立統(tǒng)一的信息標(biāo)準(zhǔn)體系。在醫(yī)院檔案管理過程中，對信息數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、整理、加工等，需要根據(jù)醫(yī)院發(fā)展的實(shí)際情況，建立統(tǒng)一的信息標(biāo)準(zhǔn)體系，這樣才能保證信息的準(zhǔn)確性和完整性。其次，要重視對醫(yī)院信息系統(tǒng)建設(shè)工作的開展。要對醫(yī)院檔案信息化建設(shè)工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，制訂合理的發(fā)展計(jì)劃，重點(diǎn)在各大業(yè)務(wù)系統(tǒng)上進(jìn)行創(chuàng)新，這樣才能確保檔案管理工作的順利開展。最后，要加強(qiáng)對信息系統(tǒng)安全管理。在醫(yī)院檔案信息化建設(shè)過程中，要注重加強(qiáng)對信息系統(tǒng)安全管理工作的開展，加大安全教育和培訓(xùn)力度，提高各部門、各崗位人員對信息系統(tǒng)安全管理工作重要性的認(rèn)識。加強(qiáng)對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的管理，做好數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)工作，此外還要加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)平臺的維護(hù)和管理。

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)能夠提高醫(yī)院檔案管理的工作效率。檔案信息化建設(shè)是醫(yī)院發(fā)展的必然趨勢，也是未來發(fā)展過程中醫(yī)療機(jī)構(gòu)必須面對的一個(gè)現(xiàn)實(shí)問題。隨著現(xiàn)代社會醫(yī)療水平的提高，醫(yī)療機(jī)構(gòu)在為病人提供優(yōu)質(zhì)醫(yī)療服務(wù)方面發(fā)揮了越來越重要的作用。因此，要想讓檔案信息化建設(shè)發(fā)揮應(yīng)有的作用和價(jià)值，就要從實(shí)際出發(fā)，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程［6］。

4 結(jié)語

在現(xiàn)代化信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代背景下，檔案管理工作也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，不斷完善信息化建設(shè)，更好地促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。隨著醫(yī)院業(yè)務(wù)范圍的擴(kuò)大，檔案管理工作的工作量也越來越大，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足醫(yī)院發(fā)展的需求，因此醫(yī)院要加強(qiáng)對檔案信息化建設(shè)的重視，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況和需求，加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，不斷提高工作人員自身的素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。同時(shí)也要建立和完善檔案管理信息化平臺，保證醫(yī)院檔案管理工作能夠順利開展，只有這樣才能真正發(fā)揮檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院發(fā)展中所具有的價(jià)值和作用。

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