計算機與信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用分析

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案管理工作已悄然步入高科技的發(fā)展時期。檔案管理工作主要涉及資料信息的保存、收集及利用，在現(xiàn)代檔案管理工作中，必須借助科學(xué)技術(shù)，對大量資料和文件加以歸納、保存、歸檔，使檔案管理人員從煩瑣的資料整理中抽出身來，從而提升自身的工作效率。將計算機與信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，對企業(yè)和社會組織中的檔案管理工作產(chǎn)生了重大的變革和影響。因此．文章從計算機技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的必要性入手，分析了計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，并對其進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理；計算機與信息技術(shù)；應(yīng)用

中圖法分類號：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

１ 引言

縱觀目前的檔案管理工作，由于其自身的復(fù)雜性和重要性，在各類檔案工作中占有舉足輕重的位置，其管理水平也相對較高，傳統(tǒng)的管理模式已很難滿足目前海量的檔案資源需求。通過計算機與信息技術(shù)對復(fù)雜的數(shù)據(jù)進(jìn)行簡化，進(jìn)而有效促進(jìn)檔案的管理，又能完善檔案管理制度。因此，在檔案管理工作中，必須加強對計算機信息技術(shù)的應(yīng)用。

２ 計算機與信息技術(shù)在檔案管理中的必要性

２．１ 提升檔案管理人員的水平

隨著時代的發(fā)展，將檔案管理與信息化相融合，將會產(chǎn)生一種全新的檔案管理方式，從而使傳統(tǒng)的檔案管理體制得到完善和革新，而檔案管理人員要適應(yīng)新的管理體制，同時要具備一定的信息技術(shù)知識。在檔案管理工作中，信息化技術(shù)的應(yīng)用要滲透到檔案工作的各個方面，從而提高工作人員在信息化環(huán)境下的應(yīng)用能力。

２．２ 增強檔案存儲的優(yōu)勢

在傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作中，檔案的儲存、整理都是以紙質(zhì)的形式進(jìn)行，而紙質(zhì)媒體的使用會占用事業(yè)單位大量的空間，檔案調(diào)閱時手續(xù)繁雜，檔案查找也耗時，使得檔案管理工作效率較低。由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件在使用中存在大量的丟失和破損，從而影響到整個機構(gòu)的發(fā)展。而將計算機信息技術(shù)應(yīng)用于行政檔案管理，可以有效解決現(xiàn)有的一些問題。

利用計算機技術(shù)，可以把文件資料儲存在計算機軟件中，這可以有效解決紙質(zhì)文件占用的問題。同時，利用計算機進(jìn)行操作，可以對文件進(jìn)行合理的歸類，并按次序排列，從而實現(xiàn)對文件的快速查詢和提升查詢速度。但在進(jìn)行數(shù)字化檔案的過程中，必須加強對網(wǎng)絡(luò)的保護，防止被病毒、黑客等侵入，從而提高檔案管理的質(zhì)量和效率。

２．３ 擴大檔案資源的范圍

計算機技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用，使檔案管理的水平得以提高，并促進(jìn)傳統(tǒng)的檔案管理方式得以改進(jìn)，從而極大地提高檔案管理工作效率，同時擴大了檔案資源的管理范圍。在傳統(tǒng)的手工檔案管理工作中，由于檔案資源的獲取方式比較單一，既不能保證文件的快速、準(zhǔn)確地獲取，又不能滿足檔案管理工作中的需求，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作在開展中容易出現(xiàn)管理漏洞，從而影響事業(yè)單位中行政工作的正常開展。而將計算機信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，能有效解決這一問題，并擴大檔案資料的使用途徑，增加檔案資料的存取范圍，使檔案資料的精確度和獲取資源的速度都有了顯著的提高。

３ 計算機與信息技術(shù)在檔案管理中遇到的問題

３．１ 網(wǎng)絡(luò)安全問題

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案資料管理將越來越受到人們的重視。網(wǎng)絡(luò)安全問題已成為制約其發(fā)展的最大障礙。一般的法則是：隨著網(wǎng)絡(luò)的用戶數(shù)以算術(shù)級數(shù)遞增，其收益和風(fēng)險都呈幾何倍數(shù)增長。目前，計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)存在著黑客入侵、病毒入侵、內(nèi)部攻擊、信息外泄、數(shù)據(jù)容災(zāi)重要數(shù)據(jù)篡改等安全問題。

為解決檔案管理中涉及的網(wǎng)絡(luò)和信息安全問題，相關(guān)部門已在科研和標(biāo)準(zhǔn)化方面給予了大力的支持。在未來，其將會制定一系列的技術(shù)措施和標(biāo)準(zhǔn)，可顯著提高檔案管理網(wǎng)絡(luò)的安全分級、評估檔案資料的保密級別、網(wǎng)絡(luò)檔案資料的安全管理。

３．２ 檔案保存的時效問題

隨著時代的發(fā)展，辦公方式也在發(fā)生著變化。目前，大部分單位都已實現(xiàn)了“無紙辦公”。這種現(xiàn)象的出現(xiàn)，很大程度上依賴于互聯(lián)網(wǎng)。無紙化辦公方式簡單快捷，只需要通過鍵盤操作就可以獲取資源的相關(guān)信息。然而，無紙化辦公也有它的弊端，即當(dāng)計算機系統(tǒng)突然崩潰時，可能會發(fā)生黑客攻擊，或者是病毒之類的問題，都會造成無法挽回的損失。因此，我們需要思考的不僅僅是這些問題本身，還有解決這些問題所需要的技術(shù)和專業(yè)知識。

３．３ 對檔案管理不夠重視

由于缺乏對檔案管理工作的重視，沒有明確其在組織機構(gòu)中的位置，使其無法正常開展。一些機關(guān)的檔案經(jīng)費投入不足，造成檔案管理的軟硬件設(shè)施相對落后，而檔案管理主要集中于收集、整理和保管，而忽略了檔案資料的有效使用，也沒有應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)對以前的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)計，無法為編制檔案工作計劃提供可靠的參考。另外，從檔案分類的角度來看，檔案部門保存的照片、音像、實物檔案數(shù)量很少，有的檔案遺失，造成檔案類別不完整。

３．４ 管理模式需要改善

隨著信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)模式已經(jīng)不能滿足信息化的需求。目前，檔案管理工作正面臨前所未有的挑戰(zhàn)，其工作方法也需要進(jìn)行改革。從我國檔案事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展情況來看，目前我國的檔案管理體系尚不完善，信息技術(shù)的安全保障還需加強。將各類信息資源有效整合起來，并對其更好地進(jìn)行信息交流與利用，同時必須重視檔案管理工作機制的更新。當(dāng)前，一些單位建立了電子檔案管理系統(tǒng)，對各類數(shù)據(jù)進(jìn)行了數(shù)字化管理，但在信息化管理上，許多單位引進(jìn)的設(shè)備相對落后，相關(guān)的信息安全措施也沒有得到有效執(zhí)行，在這樣的情況下，很容易導(dǎo)致檔案的原始數(shù)據(jù)丟失，影響單位的正常運轉(zhuǎn)。

３．５ 檔案管理的統(tǒng)一性

我國已開展了大量的檔案信息化工作，但尚未建立起一套較為完善的系統(tǒng)，致使檔案管理工作缺乏規(guī)范，難以形成一套完整的管理模式。目前，國內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還處在研發(fā)階段，各方面的配合還不到位，這不僅給檔案的管理帶來了困難，也給各地區(qū)、各單位的網(wǎng)絡(luò)問題帶來了一定的沖擊。同時，檔案信息的安全保障也面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，在檔案行業(yè)中，電子檔案信息的泄露和盜竊事件時有發(fā)生，給保管單位帶來了巨大的損失。

４ 計算機與信息技術(shù)在檔案管理中具體應(yīng)用

４．１ 提高對檔案管理的重視程度

目前，信息技術(shù)的發(fā)展與便利已為各行各業(yè)所公認(rèn)，各部門在進(jìn)行檔案管理時，若要充分利用信息科技，將信息科技的功能發(fā)揮到極致，首先要做的就是轉(zhuǎn)變觀念。觀念的轉(zhuǎn)變，就是行為的革新。各單位在做好檔案管理工作時，應(yīng)主動引入信息科技，應(yīng)用信息科技及電子文件儲存的能力，使檔案資料在不同的部門間即時傳送，提高工作效率，節(jié)約人力，提高工作精確度。另外，檔案管理部門應(yīng)以信息觀念為導(dǎo)向，適時更新與維護現(xiàn)有檔案信息系統(tǒng)，以確?，F(xiàn)行檔案信息系統(tǒng)不會出現(xiàn)重大紕漏，并應(yīng)用信息科技擴大資料搜集范圍，以提高檔案管理效能。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)上的電子文檔資料日益增多，部分紙質(zhì)出版物也逐漸被網(wǎng)絡(luò)所取代［１］ 。

４．２ 持續(xù)提高檔案管理的安全性

一方面，要圍繞檔案工作的目標(biāo)，不斷拓寬檔案工作的深度和廣度。要強化檔案資料不斷整合、整理、存檔，以保證檔案資料的高效管理。另一方面，要持續(xù)提升檔案安全管理，對檔案資料等進(jìn)行全方位的封閉保管，強化層層保護和校驗，做好備份管理，以保證資料的及時存儲。另外，要建立相應(yīng)的檔案電子資料檔案安全評價制度，強化各種風(fēng)險防范，密切監(jiān)測潛在問題，強化風(fēng)險辨識和準(zhǔn)確判斷，以確保電子檔案的完整、安全、高效。在檔案存儲平臺建立安全防火墻，并設(shè)立完備的程序保障信息技術(shù)的安全，通過多種方法保障信息管理的有效性。要對檔案管理信息化的管理制度不斷完善和改進(jìn)，優(yōu)化流程，細(xì)化職能，強化全過程的質(zhì)量管理，大幅提升檔案管理工作的安全意識、服務(wù)意識，從而推動檔案管理工作與其他業(yè)務(wù)管理工作的密切融合，最大限度地發(fā)揮檔案信息管理的價值［２］ 。

４．３ 確保檔案管理的安全性

安全是整個文件系統(tǒng)中最重要的一部分，任何一個部門的機密文件泄露出去，都會對整個部門安全和發(fā)展產(chǎn)生巨大的影響，甚至有可能導(dǎo)致整個部門破產(chǎn)。因此，要確保每個單位的安全管理信息內(nèi)容，并在此基礎(chǔ)上開展檔案資料的管理，而利用信息科技進(jìn)行科學(xué)的信息保障與管理，就顯得尤為重要。

在具體應(yīng)用中，殺毒軟件的設(shè)計和使用，對所有的信息安全進(jìn)行預(yù)警和預(yù)防，也要通過文件系統(tǒng)的安全日志來預(yù)防和處理。同時，對文件系統(tǒng)中的隔離區(qū)、外網(wǎng)區(qū)、內(nèi)網(wǎng)區(qū)等安全區(qū)域進(jìn)行劃分，從而可以在不同的命令下，對各個端口和服務(wù)進(jìn)行嚴(yán)格的控制。

另外，利用各種先進(jìn)的安全管理技術(shù)和系統(tǒng)，對各個區(qū)域的信息安全進(jìn)行有效控制，并制定相應(yīng)的防范措施，利用智能防火墻技術(shù)，對計算機網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)中的某些危險信息進(jìn)行攔截，防止其侵入，以保證計算機的安全［３］ 。

４．４ 創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫

計算機技術(shù)最初是為了獲取資料而對檔案資料進(jìn)行處理。近年來，利用圖像處理技術(shù)和大容量存儲技術(shù)，對原始圖像信息進(jìn)行全面管理，從而形成一套完整的信息檢索體系。當(dāng)前，數(shù)字信息技術(shù)和存儲技術(shù)，為檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化提供了技術(shù)途徑。利用這種技術(shù)，可以將現(xiàn)有的一切都記錄下來，包括照片、紙張等，以及一些容易被破壞的文件，并將其轉(zhuǎn)換為數(shù)碼形式，以安全的方式保存。應(yīng)用各類專業(yè)性、綜合性的檔案信息庫，為檔案信息的查詢與檢索帶來了一定的便利性，同時保障了檔案信息的安全。從目前我國的計算機檔案管理體系來看，從檔案數(shù)據(jù)到全文數(shù)據(jù)，都是該系統(tǒng)的工作目標(biāo)。今后，如何利用現(xiàn)有的技術(shù)和服務(wù)實現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化，是檔案工作的重點［４］ 。

４．５ 做好信息共享的管理

若要做好檔案管理的信息化工作，則必須實現(xiàn)現(xiàn)有資料的共享。要實現(xiàn)這一目標(biāo)，就必須通過內(nèi)部平臺來縮短人與人之間的聯(lián)系，實現(xiàn)各個部門的文件資料的協(xié)調(diào)。由于我國的檔案資料管理還不夠完善，各單位的功能也相對分散，因此，檔案資料的管理與溝通并不順暢，導(dǎo)致檔案管理工作的效率難以提升。為便于資源分享，可以在文件管理系統(tǒng)以外建立一個將文件歸類后分享的平臺，以便讓工作人員更好地找到所需文件，同時能方便地將其上傳。檔案管理機構(gòu)可建立相關(guān)的文件制度，以促進(jìn)檔案資料的交換與分享，提升檔案資料的使用效率，并增加工作的價值。

同時，各檔案管理單位在日常的資料審查中，要清楚標(biāo)明資料的名稱、來源等，以便于使用者及其他人員查閱。加強檔案管理工作的信息化、制度化、實時化，從而推動“全面智能化”管理工作的落實［５］ 。

５ 結(jié)束語

在目前的檔案工作中，利用計算機信息科技，一方面可以促進(jìn)檔案資料的利用，另一方面也可以促進(jìn)檔案工作的數(shù)字化。隨著信息技術(shù)和通信技術(shù)的不斷融合，將資料儲存與虛擬化等技術(shù)應(yīng)用于檔案保護管理工作中，并進(jìn)一步拓寬技術(shù)合作的途徑和方法，以發(fā)揮各種先進(jìn)信息技術(shù)的功能，促進(jìn)檔案管理工作的有序進(jìn)行。同時，還可以實時地實現(xiàn)文件資源的共享。信息化的應(yīng)用，不僅改變了檔案的管理方式，而且使知識和信息結(jié)構(gòu)得到了有效的調(diào)整，為有關(guān)部門的檔案管理開辟了一條新的道路。

參考文獻(xiàn)：

［１］ 孫姝．機關(guān)檔案數(shù)字化外包工作風(fēng)險防控［Ｊ］．蘭臺世界，２０２１（１１）：６６?６８．

［２］ 楊倩青．以《機關(guān)檔案管理規(guī)定》為抓手提升基層機關(guān)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化水平［Ｊ］．機電兵船檔案，２０２１（５）：６５?６７．

［３］ 王慧．計算機信息技術(shù)在機關(guān)檔案管理中的應(yīng)用淺探［Ｊ］．科技經(jīng)濟導(dǎo)刊，２０１８，２６（１２）：１０＋１３．

［４］ 徐北辰．檔案管理工作中計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運用［Ｊ］．辦公室業(yè)務(wù)，２０１９（２１）：７１?７２．

［５］ 杜鵬遠(yuǎn)．淺談計算機技術(shù)在文件與檔案管理中的應(yīng)用［Ｊ］．科技經(jīng)濟導(dǎo)刊，２０１７（３２）：１６．

作者簡介：孔令雙（１９７７—），本科，館員，研究方向：檔案管理。