流動人員人事檔案管理與數字化建設研究

吳國生

摘要：本文簡要介紹了當前流動人員人事檔案管理的基本模式，并從收集方式、服務對象和管理方式分析了流動人員人事檔案管理和數字化建設的挑戰(zhàn)。提出了加強流動人員人事檔案收集與管理，建設數字化信息庫；提升流動人員人事檔案服務水平，創(chuàng)新服務方式；完善流動人員人事檔案信息化建設，提高管理與服務效率的對策，為新時代流動人員人事檔案管理與數字化建設工作的高水平發(fā)展提供參考。

關鍵詞：流動人員，人事檔案，數字化

隨著我國改革開放的不斷深化和市場經濟體制的加速發(fā)展，社會經濟領域發(fā)展繁榮，勞動分工也進一步細化，推動了城鄉(xiāng)、城市間的人口流動，給流動人員人事檔案管理帶來新的機遇和挑戰(zhàn)。未來，在政務一體化和政務服務水平不斷提高的大趨勢下，流動人員人事檔案的庫存量、流轉量和服務量勢必會日益增多。對此，人社部門和人事檔案管理部門應準確把握新時代的發(fā)展機遇，正確認識當下流動人員人事檔案管理模式的改變、存在的突出問題及優(yōu)化措施，為流動人員人事檔案管理和數字化建設工作提供有效保障。[1]

一、當前流動人員人事檔案管理的特點

（一）流轉速度快

在我國產業(yè)結構不斷優(yōu)化的大背景下，區(qū)域間也形成了特色鮮明的產業(yè)集群，各地區(qū)對人才的需求更加旺盛，加之市場經濟體制的深化發(fā)展，職業(yè)間和地區(qū)間的流動更加頻繁，這也是人力資源優(yōu)化配置的必然要求。根據2021年人社部等五部門印發(fā)的《流動人員人事檔案管理服務規(guī)定》（以下簡稱規(guī)定），“跨地區(qū)就業(yè)創(chuàng)業(yè)流動人員的人事檔案，可由其戶籍所在地或現工作單位所在地的檔案管理服務機構管理?！币虼艘坏┏霈F了跨地區(qū)就業(yè)，人事檔案就要進行流轉、管理和服務機構的變更。

（二）使用頻率高

從《規(guī)定》中可以看出，檔案管理服務機構除了提供一般的檔案接收、轉遞、材料收集、鑒別和歸檔等職能外，還需要為其他單位提供檔案查（借）閱服務、證明材料和政審考察等服務。可以看出，公民的升學、就業(yè)、出國留學、考公等事項都涉及到人事檔案的利用。同時，流動人員在人事檔案流動時通常都涉及到了單項或多項服務。這些都使得流動人員人事檔案的使用頻率明顯高于其他類型檔案。同時，流動人員檔案還具有明顯的個性化特征，其使用、流轉和職業(yè)類型、地區(qū)人才政策等都有一定關系，需要經常查看和利用。

（三）管理難度大

《規(guī)定》中明確了流動人員人事檔案工作遵循“集中統一、歸口管理”原則。但在管理實踐中，由于流動人員人事檔案具有流轉速度快、使用頻率高和個性化較強的特點，這也使得其管理難度較大。又由于流動人員人事檔案管理的主體機構的多元化，多頭管理也導致了不同地區(qū)和行業(yè)間人事檔案的管理標準與規(guī)范不統一，加之本人不重視致使檔案材料補充與更新不及時，甚至人事檔案不流轉等情況也在加劇，這些都進一步加大了管理難度。[2]

二、流動人員人事檔案管理和數字化建設的挑戰(zhàn)

（一）收集方式多樣化

隨著我國經濟的的繁榮發(fā)展和城鎮(zhèn)化進程的加快，人事檔案管理工作也愈加復雜。經濟領域的多樣化讓社會分工進一步細化，而交通的便利和戶籍管理制度的進一步優(yōu)化也讓城鄉(xiāng)和城市間的流動愈加頻發(fā)。這也就要求了在整理和收集流動人員人事檔案過程中要充分考慮道管理與服務對象人事檔案的來源渠道、補充特征和形成方式。當前各地通常采用了追蹤收集、隨時收集和定向收集三種方式，單純以線下服務窗口或者流動人員自主申報的方式不僅效率低下，同時也難以覆蓋所有收集對象。[3]對此，如長三角地區(qū)、珠三角地區(qū)以及發(fā)達省市都會以線上線下的政務服務中心進行檔案收集，同時綜合不同的檔案收集方式，以相互配合和相互補充的方式來為人事檔案收集工作提供保障。但總的來看，收集范圍和收集內容標準尚不統一，在信息化收集方面也存在著區(qū)域間不平衡、數據流通受阻的情況。

（二）服務對象多元化

根據《規(guī)定》，流動人員人事檔案主要包括七大類，即已離職的機關事業(yè)單位人員、高校畢業(yè)生、大中專畢業(yè)生、出國人員、外企雇傭人員和靈活就業(yè)人員等，基本上涵蓋了社會生產生活領域的方方面面，這也充分表明了流動人員人事檔案服務對象的多元化。在一段時期內，由于地方對流動人員人事檔案管理工作的不重視，出現了很多“死檔”“棄檔”現象。[4]但如今隨著數字化政務的不斷發(fā)展，基本醫(yī)療和社會保險的聯網，人事檔案也成為社保待遇認定、國民繼續(xù)教育、職工晉升的重要參考依據。當前部分地區(qū)已考慮到了流動人員多樣化的特征，將流動人員人事檔案也并入到政務信息化建設中來，但由于流動人員人事檔案流轉速度快、使用頻率高、針對性強的特點，導致了流動人員人事檔案材料更新之后，流轉不規(guī)范的問題。

（三）管理方式信息化

人事檔案具有信息結構復雜、信息量大的特點，而流動人員人事檔案的流轉環(huán)節(jié)和采集信息則更為復雜，這也給人事檔案管理帶來了較大的壓力。目前，很多地方通過統一政務服務窗口、線上服務平臺和微信公眾號等信息化方式提供了豐富的管理和服務渠道。但從機關事業(yè)單位和企業(yè)的角度來看，其對流動人員人事檔案的保存期限很短，同時在內容上只具有員工基本信息，不能與崗位績效工資的實施、一年一聘、崗變薪變而匹配，這就要求我們所建立的信息庫將大量的信息數據分層按類輸入，使有效數據隨著歷次變動，作出有效分析。另一方面，電子政務背景下各類政務信息管理系統產品的開發(fā)空前繁榮，但專門針對人事檔案管理的系統還較少。在實際的管理中，經常出現軟硬件不兼容的情況，給人事檔案管理帶來了諸多不便，也不利于人事檔案信息的共享與利用。

三、流動人員人事檔案數字化建設對策

（一）加強流動人員人事檔案收集與管理，建設數字化信息庫

面對信息種類和載體都更加多樣化的人事檔案信息，應在工作實踐中借助數字化的方式加強流動人員人事檔案收集與管理，建設數字化信息庫。在實踐層面，首先區(qū)縣和市一級的人力資源和勞動保障部門要進行廣泛調研和實地考察，各行業(yè)協會也要充分發(fā)揮作用，探索不同職業(yè)領域和利益主體下人事檔案信息的功能和價值，汲取共性、有價值的內容，去除重復、存在意義不大的部分。除記述類的信息外，還要進一步凸顯人事檔案的個性化。比如能夠真實反映人才的特長和能力等，同時與醫(yī)療、社保和社會信用接軌，補充其中關于各類保險待遇認定和領取的記錄，實現人事檔案向人才檔案的轉變。此外，應進一步擴大人事檔案的來源。檔案管理者應提高信息搜索能力，主動向各個渠道的記錄者搜集，這一工作的重點在于甄別檔案的價值和標準。同時，在保證真實性和完整性的基礎上鼓勵流動人員自發(fā)提供檔案。

（二）提升流動人員人事檔案服務水平，創(chuàng)新服務方式

第一，結合政務一體化提供一站式服務。流動人員人事檔案服務對象多為外地戶籍，對本市各項政府服務的流程不了解。對此，應提供多渠道的咨詢服務，集省、市和區(qū)一級的服務平臺于一體提供電話咨詢服務，集微信、微博和官方門戶提供線上在線咨詢。在服務窗口應提供業(yè)務咨詢、發(fā)放業(yè)務指南。針對特殊人群，還可以探索多樣式的預約和上門服務，充分彰顯人事檔案服務的人性化和專業(yè)化。第二，以流動人員需求為基礎創(chuàng)新信息化服務形式。人事檔案隨“人”而動，也一定程度由當地的勞動力市場所決定。近年來我國靈活就業(yè)人口不斷提升，用人方式愈加多元化，這也要求了人社局和相關企業(yè)探索支持未建立穩(wěn)定勞動關系的新業(yè)態(tài)從業(yè)人員以個人身份自持人事檔案。對此，可以以數字化的方式探索人事檔案的單套制管理，減輕個人的保管負擔，同時通過市一級的主管部門確立數字人事檔案的有效性，避免棄檔和丟檔現象。在這一過程中，要注意人事檔案個人自持或代理托管時真實性和安全性問題，通過完善的授權和認證機制確保人事檔案真實性。

（三）完善流動人員人事檔案信息化建設，提高管理與服務效率

第一，建立省一級統一的流動人員人事檔案數字化管理標準和系統。中央層面應建立部、省一級的流動人員人事檔案交換標準，以省級部門為主導建立信息共享與交換平臺，推動流動人員人事檔案的無障礙流動，進一步提高信息資源利用效率。同時，在管理信息軟件方面也要兼容，在基本信息管理上應做到操作系統、數據庫管理系統、應用服務器軟件、報表工具、表單工具和數據交換中間件的統一。在具體應用上則要包括數據采集與分析、數據管理和后臺管理等模塊，實現流動人員人事檔案分層次、分級管理。第二，做好基礎硬件設施的采購與維護。人事檔案管理部門應做好短期和長期規(guī)劃，根據業(yè)務發(fā)展趨勢合理采購設備，為人事檔案數字化管理的順利實施創(chuàng)造良好的外部條件。同時，硬件設施的正常運轉還有賴于日常的管理與維護，管理部門應當安排專職人員對硬件設備和辦公場所進行設備維護和日常管理，最大限度地延長人事檔案數字化管理設施的使用壽命和生命周期，避免人事檔案數字化管理設備和設施的無端浪費。 PR

參考文獻：

[1]王永華.基于數字化技術的流動人員人事檔案信息化服務工作[J].化學工程與裝備，2021（12）：199-200.DOI：10.19566/j.cnki.cn35-1285/ tq.2021.12.089.

[2]黃少麗.流動人員人事檔案整理和數字化現狀及改善措施[J].城建檔案，2020（04）：31-32.

[3]朱靜.大數據時代流動人員人事檔案管理使用困境與對策[J].辦公室業(yè)務，2019（12）：169+171.

[4]徐穎. 流動人員人事檔案管理的信息化研究[D].華東政法大學，2015.

（責任編輯：李雪威）