余珊珊 譚妮娜 李曉輝 李琳 王競(jìng)秀
(1 北京機(jī)械設(shè)備研究所, 北京, 100854;2 航天科工防御技術(shù)研究試驗(yàn)中心, 北京, 100854)
標(biāo)準(zhǔn)是組織知識(shí)的一種表現(xiàn)形式, 是組織知識(shí)資產(chǎn)的重要組成部分。 卓越績(jī)效管理理念中提出:“組織應(yīng)考慮使員工易于獲取知識(shí), 應(yīng)配備獲取、傳遞、 分析和發(fā)布知識(shí)的設(shè)施。 為管理知識(shí)所建立和運(yùn)行的信息系統(tǒng), 應(yīng)有利于知識(shí)的識(shí)別、 確認(rèn)、分享和應(yīng)用, 并使信息系統(tǒng)適應(yīng)組織的發(fā)展方向及業(yè)務(wù)需求?!?/p>
企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理是實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理的一種手段,是重要的技術(shù)基礎(chǔ)工作, 是產(chǎn)品質(zhì)量保證的重要抓手。 隨著信息化的發(fā)展, 基于信息化技術(shù)的 “創(chuàng)新” 已經(jīng)成為企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展的重要核心動(dòng)力之一。 現(xiàn)有的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理方式迫切需要利用信息化技術(shù)對(duì)業(yè)務(wù)管理進(jìn)行支撐, 實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化與信息化的融合。 構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化管理平臺(tái), 實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)信息的數(shù)據(jù)化和電子化, 不斷提升標(biāo)準(zhǔn)化管理效能,促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施應(yīng)用, 對(duì)于做好知識(shí)管理, 提高標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)科研、 生產(chǎn)、 管理等支撐能力具有重要意義。
對(duì)于沒有建立專門標(biāo)準(zhǔn)查詢系統(tǒng)的企業(yè)而言, 標(biāo)準(zhǔn)僅存放于企業(yè)內(nèi)部的資源系統(tǒng)或公共文件夾, 只能基于標(biāo)準(zhǔn)名稱等單一條件對(duì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢索。 比如基于PDM (產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理) 系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置的 “存儲(chǔ)庫” 作為 “標(biāo)準(zhǔn)資料庫”, 由于系統(tǒng)本身的局限性, 無法多維度快速檢索標(biāo)準(zhǔn), 不便于標(biāo)準(zhǔn)的查詢使用。 此外, 對(duì)于企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的制修訂需求、 標(biāo)準(zhǔn)當(dāng)前的狀態(tài)、 標(biāo)準(zhǔn)是否需修訂(或修改)、 標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施反饋意見等信息無法在該系統(tǒng)上體現(xiàn)。
對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)立項(xiàng)、 制修訂 (修改)、 報(bào)批等全生命周期管理, 僅采用紙質(zhì)文件和線下簽署等方式, 不便于資源的有效管理, 信息傳遞不便捷,效率偏低, 也不便于資源共享。 部分單位實(shí)現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)報(bào)批線上審批, 但標(biāo)準(zhǔn)制修訂流程采用線下管理方式, 過程中信息的傳遞基本采用電子郵件或電話溝通等, 缺少在線協(xié)同的管理方式。
常見標(biāo)準(zhǔn)學(xué)習(xí)宣貫的方式有培訓(xùn)、 發(fā)放宣傳材料等。 培訓(xùn)一般每隔一段時(shí)間集中學(xué)習(xí), 設(shè)計(jì)人員受時(shí)間、 工作等因素影響經(jīng)常無法參加, 且這種方式是單向的宣傳灌輸, 接受培訓(xùn)的人員往往是被動(dòng)接受, 不能自主選擇想要獲取的知識(shí)點(diǎn), 宣貫效果往往事倍功半。
沒有專門的平臺(tái)來集合標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)的各類信息, 而是分散在各種可利用的系統(tǒng)或軟件中, 甚至只留存在標(biāo)準(zhǔn)化主管手中。 這些信息不聚焦、不聯(lián)動(dòng), 不便于資源的共享及查詢, 也不便于管理。 比如標(biāo)準(zhǔn)復(fù)審結(jié)論可能存放于某一歸檔系統(tǒng),當(dāng)復(fù)審結(jié)論為修訂或修改時(shí), 只能通過郵件等方式提醒通知標(biāo)準(zhǔn)立項(xiàng)時(shí)注意參考使用, 信息不聯(lián)動(dòng), 需要人為操作以便不遺漏復(fù)審相關(guān)信息。
為了解決這些問題, 我所開展了標(biāo)準(zhǔn)化管理平臺(tái)的構(gòu)建工作, 使企業(yè)各類人員易于獲取標(biāo)準(zhǔn)及標(biāo)準(zhǔn)化相關(guān)知識(shí), 促進(jìn)知識(shí)的識(shí)別、 確認(rèn)、 分享和應(yīng)用, 適應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展方向及業(yè)務(wù)需求。
以問題為導(dǎo)向, 針對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化管理存在的問題, 結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)化管理的主要內(nèi)容和板塊, 構(gòu)建了標(biāo)準(zhǔn)化管理平臺(tái), 突出信息化、 便捷化、 即時(shí)化。 標(biāo)準(zhǔn)化管理平臺(tái)主要功能組成有標(biāo)準(zhǔn)查詢、標(biāo)準(zhǔn)制修訂、 標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施、 型號(hào)標(biāo)準(zhǔn)化、 標(biāo)準(zhǔn)化公告及知識(shí)、 標(biāo)準(zhǔn)借閱等, 如圖1 所示。
圖1 標(biāo)準(zhǔn)化管理平臺(tái)主要組成
針對(duì)標(biāo)準(zhǔn)查詢不便捷等問題, 建立了標(biāo)準(zhǔn)查詢模塊。 通過該模塊, 可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn) (主要為所級(jí)標(biāo)準(zhǔn), 國(guó)家軍用標(biāo)準(zhǔn)、 行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等上級(jí)標(biāo)準(zhǔn)通過院標(biāo)準(zhǔn)全文數(shù)據(jù)庫可進(jìn)行檢索) 的查詢、標(biāo)準(zhǔn)體系表便捷查詢、 常用標(biāo)準(zhǔn)查詢等。
企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)可通過不同維度進(jìn)行查詢和展示,包括: 標(biāo)準(zhǔn)號(hào)、 名稱、 類別、 專業(yè)、 狀態(tài)、 主編部門、 主筆人、 參編人、 關(guān)鍵詞、 訪問量等。 通過多維度檢索和篩選, 能自動(dòng)導(dǎo)出對(duì)應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)信息, 方便查詢和統(tǒng)計(jì)等。 可在線查看每項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)訪問量, 能一定程度反映出標(biāo)準(zhǔn)的可用性。 對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施反饋意見可直接點(diǎn)選標(biāo)準(zhǔn)條目進(jìn)行填寫,取代原來紙質(zhì)填寫的模式, 方便快捷。
為了便捷查詢標(biāo)準(zhǔn)體系, 更好地發(fā)揮標(biāo)準(zhǔn)體系的規(guī)劃引領(lǐng)作用, 將標(biāo)準(zhǔn)體系表進(jìn)行結(jié)構(gòu)樹形式展示, 便于快速查閱對(duì)應(yīng)專業(yè)或領(lǐng)域的體系,對(duì)于體系中展示的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)可以直接點(diǎn)擊文本全文閱覽。 對(duì)技術(shù)設(shè)計(jì)及標(biāo)準(zhǔn)化管理過程中需要的常用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行條目化展示, 便于設(shè)計(jì)和管理人員快速查閱所需常用標(biāo)準(zhǔn)。
標(biāo)準(zhǔn)制修訂模塊, 包括標(biāo)準(zhǔn)的立題申請(qǐng)、 標(biāo)準(zhǔn)制修訂、 標(biāo)準(zhǔn)報(bào)批、 標(biāo)準(zhǔn)修改、 標(biāo)準(zhǔn)計(jì)劃調(diào)整、所級(jí)標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)、 上級(jí)標(biāo)準(zhǔn)立題申請(qǐng)與制修訂以及上級(jí)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫等, 是標(biāo)準(zhǔn)全生命周期線上管理的核心部分。 通過該模塊, 可實(shí)現(xiàn)所級(jí)標(biāo)準(zhǔn)線上立題申請(qǐng), 代替原來紙質(zhì)審簽。 立題申請(qǐng)批準(zhǔn)之后自動(dòng)進(jìn)入標(biāo)準(zhǔn)制修訂流程, 即標(biāo)準(zhǔn)制修訂流程由立題申請(qǐng)驅(qū)動(dòng)。 過程均采用線上管理的方式,包括線上征求意見, 各部門或?qū)<曳答佉庖姾罂蓪?shí)現(xiàn)意見自動(dòng)匯總。 標(biāo)準(zhǔn)報(bào)批通過流程實(shí)現(xiàn), 可自動(dòng)生成標(biāo)準(zhǔn)簽署頁、 報(bào)批書。 被修訂的標(biāo)準(zhǔn)原文中自動(dòng)寫入水印 “作廢”, 所標(biāo)數(shù)據(jù)庫的標(biāo)準(zhǔn)狀態(tài)自動(dòng)置為 “已廢止”。 標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布后自動(dòng)進(jìn)入標(biāo)準(zhǔn)資源庫, 在標(biāo)準(zhǔn)查詢系統(tǒng)可以進(jìn)行查閱, 標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布信息可推送至相關(guān)部門。 標(biāo)準(zhǔn)制修訂計(jì)劃如有調(diào)整, 可通過 “計(jì)劃調(diào)整流程” 進(jìn)行申請(qǐng)。
標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施包括標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施反饋、 標(biāo)準(zhǔn)復(fù)審以及設(shè)計(jì)規(guī)范執(zhí)行情況檢查等模塊。
標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施反饋, 包括所級(jí)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施反饋和上級(jí)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施反饋, 解決原來采用紙質(zhì)或郵件反饋的問題, 且實(shí)施反饋意見可自動(dòng)推送至信息填報(bào)人、 編制人、 標(biāo)準(zhǔn)化主管等, 可作為后續(xù)標(biāo)準(zhǔn)修訂、 修改的依據(jù)。 所標(biāo)實(shí)施反饋也可在所標(biāo)查詢條目 “意見反饋” 填寫。 當(dāng)實(shí)施反饋意見提出,由標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員審批得出結(jié)論為修訂、 修改時(shí), 系統(tǒng)自動(dòng)做出明顯標(biāo)記, 當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)修訂、 修改完成后, 視為閉環(huán), 標(biāo)記自動(dòng)清除。
標(biāo)準(zhǔn)復(fù)審, 主要針對(duì)所級(jí)標(biāo)準(zhǔn)復(fù)審流程, 設(shè)置了復(fù)審申請(qǐng)、 匯總及結(jié)論變更等環(huán)節(jié), 將傳統(tǒng)依托紙質(zhì)復(fù)審填報(bào)改為線上, 一是提高了人員效率, 另一方面也節(jié)約了資源, 便于查閱。 同時(shí),該流程與標(biāo)準(zhǔn)查詢、 標(biāo)準(zhǔn)制修訂模塊聯(lián)動(dòng), 當(dāng)復(fù)審結(jié)論為修訂、 修改時(shí), 做出明顯標(biāo)記, 當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)修訂、 修改完成后, 視為閉環(huán), 標(biāo)記自動(dòng)清除。“所標(biāo)修改流程” 可由復(fù)審的修改結(jié)論或標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施反饋的修改結(jié)論驅(qū)動(dòng)。 復(fù)審結(jié)論為廢止的項(xiàng)目, 標(biāo)準(zhǔn)原文中自動(dòng)寫入水印 “作廢”, 標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫的標(biāo)準(zhǔn)狀態(tài)自動(dòng)置為 “已廢止”。
設(shè)計(jì)規(guī)范作為一類重要的所級(jí)標(biāo)準(zhǔn), 對(duì)其制定了專門的實(shí)施細(xì)則。 設(shè)計(jì)規(guī)范執(zhí)行情況檢查模塊, 將設(shè)計(jì)規(guī)范執(zhí)行情況檢查單視同標(biāo)準(zhǔn)管理,可對(duì)其進(jìn)行查詢, 并進(jìn)行動(dòng)態(tài)修改或修訂。
針對(duì)型號(hào)標(biāo)準(zhǔn)化的相關(guān)業(yè)務(wù), 為了便捷管理, 提高工作效率, 建立了文件模版管理、 代號(hào)申請(qǐng)自動(dòng)給號(hào)等模塊。 文件模版管理模塊, 將型號(hào)標(biāo)準(zhǔn)化管理過程中涉及到的模版統(tǒng)一分門別類, 也可通過文件代號(hào)、 文件名稱等進(jìn)行查詢。對(duì)于模版的修訂或修改, 視同標(biāo)準(zhǔn)管理, 在系統(tǒng)上可提交修改或修訂申請(qǐng)。 代號(hào)申請(qǐng)自動(dòng)給號(hào)模塊, 將各類通用產(chǎn)品、 插件級(jí)產(chǎn)品、 系列型譜產(chǎn)品等編號(hào)規(guī)則納入該模塊。 通過申請(qǐng), 系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)編號(hào)規(guī)則給號(hào), 解決原來相關(guān)信息需要人工記錄的問題。 為了后續(xù)便于統(tǒng)計(jì)分析, 可自動(dòng)提取各類產(chǎn)品的給號(hào)情況。
標(biāo)準(zhǔn)化知識(shí)的學(xué)習(xí)、 信息的掌握是提高設(shè)計(jì)人員設(shè)計(jì)水平的重要手段, 而一個(gè)好的學(xué)習(xí)平臺(tái)、 獲取信息的平臺(tái)能為其提供有效的學(xué)習(xí)途徑, 是重要的基礎(chǔ)保障。 為了解決標(biāo)準(zhǔn)化知識(shí)學(xué)習(xí)和信息獲取缺乏有效途徑等問題, 建立了標(biāo)準(zhǔn)化公告及知識(shí)模塊, 提供及時(shí)有效的標(biāo)準(zhǔn)化知識(shí)、 信息, 給企業(yè)各類人員提供標(biāo)準(zhǔn)信息、 標(biāo)準(zhǔn)化政策、 各類資源信息等, 促進(jìn)企業(yè)人員的標(biāo)準(zhǔn)化素養(yǎng)的提升。
標(biāo)準(zhǔn)化公告及知識(shí)模塊分為: 標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布公告, 標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)定、 知識(shí), 標(biāo)準(zhǔn)化典型案例庫, 標(biāo)準(zhǔn)宣貫, 標(biāo)準(zhǔn)化考試題庫, 交流互動(dòng)等。 標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布公告子模塊, 實(shí)時(shí)或定期公布新發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn);標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)定、 知識(shí)子模塊, 發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)化相關(guān)規(guī)定和要求, 發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)化的新聞、 知識(shí), 國(guó)際、 國(guó)內(nèi)、 航天標(biāo)準(zhǔn)化動(dòng)態(tài)等供設(shè)計(jì)人員閱知。 標(biāo)準(zhǔn)宣貫子模塊, 發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)宣貫的視頻、 錄音、 文檔等資料, 對(duì)點(diǎn)擊訪問量進(jìn)行記錄; 標(biāo)準(zhǔn)化典型案例庫子模塊, 發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)化審查過程中發(fā)現(xiàn)的典型案例, 供設(shè)計(jì)人員學(xué)習(xí)參考; 標(biāo)準(zhǔn)題庫子模塊, 開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)知識(shí)題庫, 如各類培訓(xùn)、 任職必備知識(shí)題庫等, 方便設(shè)計(jì)人員對(duì)知識(shí)的掌握進(jìn)行自測(cè); 交流互動(dòng)子模塊, 設(shè)計(jì)人員可以在此版塊對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化各方面提出問題咨詢, 并相互交流。
標(biāo)準(zhǔn)借閱, 可實(shí)現(xiàn)在線標(biāo)準(zhǔn)借閱, 替代原來線下人工登記借閱標(biāo)準(zhǔn)的模式。 借閱人在線上提出申請(qǐng), 標(biāo)準(zhǔn)管理人員審批后, 可進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)借閱, 此時(shí)標(biāo)準(zhǔn)借閱狀態(tài)為 “在用”。 借閱人線下歸還后, 標(biāo)準(zhǔn)管理員填寫歸還份數(shù)信息, 系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算, 將狀態(tài)置為 “部分歸還” 或 “全部歸還”。 標(biāo)準(zhǔn)借閱信息可按時(shí)間區(qū)間、 借閱狀態(tài)和借閱部門等, 一鍵導(dǎo)出Excel 匯總表, 方便標(biāo)準(zhǔn)管理人員或借閱人員查閱統(tǒng)計(jì)。
在實(shí)際業(yè)務(wù)中, 經(jīng)常有外單位的上級(jí)標(biāo)準(zhǔn)需要征求意見或邀請(qǐng)專家參加審查會(huì)。 為了更好的在標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布前反饋意見, 設(shè)置外單位標(biāo)準(zhǔn)配合工作模塊, 實(shí)行線上征求意見, 反饋的意見由系統(tǒng)記錄, 不用再留在標(biāo)準(zhǔn)化主管手中, 方便查詢和統(tǒng)計(jì)。 同時(shí)也對(duì)專家參會(huì)情況進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)。
綜合統(tǒng)計(jì)分析模塊, 可以對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化管理平臺(tái)中各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行多維度的統(tǒng)計(jì)分析, 統(tǒng)計(jì)結(jié)果能直接顯示和生成表格、 柱狀圖或餅狀圖。
該平臺(tái)在所內(nèi)已經(jīng)得到了全面應(yīng)用, 實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)、 管理等各類人員對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化信息與知識(shí)的易于獲取, 建立標(biāo)準(zhǔn)全生命周期線上管理模式, 包括立項(xiàng)、 制修訂、 報(bào)批、 發(fā)布、 查詢、 實(shí)施、 復(fù)審或?qū)嵤┓答仭?反向推動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)的制修訂等各環(huán)節(jié),完善標(biāo)準(zhǔn)全過程閉環(huán)管理控制, 實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)的線上管理。 自運(yùn)行以來, 所級(jí)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)了線上立項(xiàng)審批、 制修訂、 報(bào)批等全生命周期的線上管理, 標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布后自動(dòng)進(jìn)入標(biāo)準(zhǔn)資源數(shù)據(jù)庫, 可通過查詢模塊進(jìn)行查詢; 標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施過程中收集到多項(xiàng)反饋意見, 經(jīng)過標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)審核批準(zhǔn)后,自動(dòng)按結(jié)論標(biāo)記標(biāo)準(zhǔn)狀態(tài)為待修改, 根據(jù)反饋意見完成標(biāo)準(zhǔn)修改后, 自動(dòng)解除標(biāo)記, 并進(jìn)入標(biāo)準(zhǔn)資源庫; 系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)規(guī)則給定產(chǎn)品代號(hào)52 項(xiàng),由原來傳統(tǒng)人工登記給號(hào)約2 小時(shí)縮短至不到1分鐘, 極大提高了工作效率。 這些業(yè)務(wù)的應(yīng)用,實(shí)現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化的便捷管理, 大大提高了工作效能。
建立標(biāo)準(zhǔn)資源數(shù)據(jù)庫, 提供便捷、 全面的標(biāo)準(zhǔn)查詢和閱覽功能, 是標(biāo)準(zhǔn)化管理平臺(tái)的重要建設(shè)內(nèi)容。 開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)查詢模塊, 實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)的多維度檢索與閱覽, 提供企業(yè)在設(shè)計(jì)、 工藝、 生產(chǎn)、 管理等過程中的標(biāo)準(zhǔn)查詢, 促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)資源共享, 為企業(yè)科研生產(chǎn)及管理提供有力支撐。 利用信息化技術(shù), 建立標(biāo)準(zhǔn)全生命周期線上管理模式, 是標(biāo)準(zhǔn)化管理平臺(tái)的重要功能。 實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)線上管理, 信息規(guī)范化管理, 提高標(biāo)準(zhǔn)化管理效能,是建立標(biāo)準(zhǔn)化管理平臺(tái)的重要目的。
隨著標(biāo)準(zhǔn)化及信息化技術(shù)的發(fā)展, 標(biāo)準(zhǔn)化管理平臺(tái)還需要不斷完善。 比如與設(shè)計(jì)開發(fā)管理系統(tǒng)進(jìn)行集成, 與技術(shù)文件標(biāo)準(zhǔn)化條目化審查、 三化產(chǎn)品資源庫等相關(guān)信息進(jìn)行聯(lián)動(dòng); 針對(duì)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)字化方向進(jìn)行研究與擴(kuò)展, 推動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施等, 更好提高企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理效能, 發(fā)揮標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)企業(yè)發(fā)展的支撐作用。