試論文書檔案管理中存在的問題及其對策

曹海濤

摘 要：近幾年，隨著對信息的關注和決策質(zhì)量的提升，文書檔案管理工作日益受到人們的關注。文書檔案管理在很大程度上對單位的整體檔案管理水平有著很大的影響，它是其他各類檔案管理工作的基礎，也是單位較為重要的資源，應該予以充分關注。但是，當前我國各單位的文書檔案管理普遍存在某些問題，導致其管理質(zhì)量不高。因此，應積極探討與之相適應的管理對策，為文書檔案管理工作提供一個良好的發(fā)展方向。文章從文書檔案管理中出現(xiàn)的問題入手，針對如何強化和改進文書檔案管理工作，給出一些切合實際的措施，并對此進行了深入的思考，期望能為文書檔案管理工作的改進提供一些參考和借鑒。

關鍵詞：文書；檔案管理；問題；對策

文書檔案對于每個單位都有很大的作用，它可以客觀反映一個單位的各種活動，也可以直觀反映一個單位的管理程度，以便發(fā)現(xiàn)管理工作中的不足之處，并及時糾正。在檔案管理工作中，文書檔案管理是一個非常重要的組成部分，它可以真實地體現(xiàn)出檔案管理的總體質(zhì)量，對檔案管理工作的開展起到很大的作用，文書檔案管理水平的高低，直接決定了檔案材料的完整性。隨著信息技術的發(fā)展，對現(xiàn)代文書工作提出了更高的要求，為了更好地提高文書檔案的利用率，在具體工作中要將有關管理規(guī)定發(fā)揮到最大作用，對基本管理制度進行持續(xù)優(yōu)化，為規(guī)范化、標準化管理工作奠定良好的基礎。在新的時代，隨著檔案使用率的提高，應當強化對文書檔案的標準化管理，在解決管理問題的同時，逐漸提高標準化管理的層次，為單位的檔案管理工作打下堅實的基礎。隨著計算機和信息技術的飛速發(fā)展，文書檔案的管理也呈現(xiàn)信息化的特征，但其中還存在著許多問題，亟待解決。

一、文書檔案管理的特點

1.重點在于收集和保存文書檔案，并將其記錄在“歷史”中

文書檔案管理是一種重要的管理方式，它以人、事件、過程記錄、文件、書報以及物品等為管理對象，采用多種載體，如紙質(zhì)或?qū)嵨镞M行記錄，并將其歸檔于檔案室，以便于更好地保存和管理。文書檔案的最大功能就是記錄歷史，讓后來者可以參考和借鑒，從而發(fā)揮其功能。

2.文書是檔案工作的前提和基礎

文書工作包括檔案的收集、登記、運行、催辦、整理、立卷及歸檔等方面。文書檔案管理是指在行政工作的基礎上進行檔案收集、整理、鑒定、保存、統(tǒng)計、檢索、編輯及研究，并提供使用的工作。文書是檔案工作的前提和基礎。文書處負責收集和歸檔工作中產(chǎn)生的文件材料，這些文件材料具有重要的保存價值。文件的質(zhì)量，包括文件的格式和書寫材料，對于整個辦公室的檔案管理至關重要。

3.文書檔案內(nèi)容豐富，載體多樣

文書檔案是單位各項工作的真實記錄和反映，包括行政管理、科技檔案、會計檔案以及特殊形式的檔案等，這些都是文書檔案的重要組成部分。其中，內(nèi)容有各個部門的“紅頭文件”，與各個部門簽訂的合同、協(xié)議和責任書；載體有照片、錄音和視頻等，還有各種紙質(zhì)材料或電子文檔。所以，文書檔案的內(nèi)容豐富，載體多樣。

二、文書檔案管理工作中的不足

1.事業(yè)單位在文書檔案管理方面缺乏足夠的重視和認識

當前，許多單位文書檔案管理人員對文書檔案管理的認識還不夠，對文書檔案的管理也沒有足夠的關注，造成文書檔案管理工作無法順利進行，導致這種現(xiàn)象的原因，主要是由于檔案管理人員并不覺得該工作對整個部門的利益有多大的幫助，對文書檔案的管理有所松懈。但實際上，辦公文件的管理與整個單位的健康發(fā)展是分不開的。正是由于對文書工作的不了解，使得文書工作在執(zhí)行過程，受到了諸多制約，從而影響了文書工作的可持續(xù)性?？偠灾?，如果一個單位的領導只關注眼前的利益，而忽略了對文書檔案的管理，將會導致文檔管理工作效率低下，極大影響檔案管理的質(zhì)量，在管理工作中就會發(fā)生各種各樣不應該發(fā)生的失誤。

2.檔案管理和文書工作是不同的領域，它們有很大的區(qū)別

文書工作與檔案管理是兩個完全不同的領域，但檔案管理必須以文書工作為基礎。文書工作與檔案工作雖有密切的關系，但二者又存在性質(zhì)上的差異，二者在工作中表現(xiàn)出一致性和分散性。所以，在實際工作中，文書工作和檔案工作應當在分離的管理體制下協(xié)調(diào)發(fā)展。然而，在具體的工作實踐中，經(jīng)常采取的是將文書和檔案分塊管理的工作方式。盡管這樣的工作方式比較具有科學性，但在實際運用的過程中，經(jīng)常會導致文書與檔案管理的疏離，檔案管理人員通常不會對文書工作進行系統(tǒng)分析，從而導致文書工作與檔案管理工作出現(xiàn)了一些不恰當?shù)你暯?，從而影響了文書檔案管理的標準化發(fā)展。目前，許多單位都將這兩項工作混為一談，也沒有將這兩項工作協(xié)同管理，而檔案管理工作人員也不注重與文書工作人員之間的工作銜接，從而導致工作出現(xiàn)了脫節(jié)，檔案管理工作無法順利進行，在一定程度上對文書的管理工作產(chǎn)生了影響。因此，在對文書工作與檔案管理工作的問題上，二者是互相關聯(lián)的，檔案管理者必須要對這一點有正確的理解，才能確保工作的質(zhì)量。在實際工作中，文書工作與檔案管理工作之間存在密切的聯(lián)系，它們之間的互補性和整合性使得文書工作的質(zhì)量得到提升。然而，由于目前文書工作與檔案管理工作之間的運作狀況相對獨立，導致它們之間的配合和銜接存在許多問題，影響了文書檔案管理工作的開展。

3.人員培訓不足

人力資源短缺是當前我國文書檔案面臨的一個重要問題，而造成這種現(xiàn)象的重要因素就是沒有引起足夠的重視。為了緩解人手不足，大部分部門采取暫時補充辦事員的辦法。然而，由于未受過系統(tǒng)性培訓，其任職資格未通過考核，在實際工作中，他們往往因為缺少專業(yè)的管理知識和基本的檔案管理技巧，而無法勝任工作，無法熟練地進行歸檔和立卷等工作。此外，在崗的部分工作人員也是如此，他們已經(jīng)在檔案管理崗位工作了很長一段時間，也積累了一些文書文件的管理經(jīng)驗，但由于缺少對文書知識的更新和培訓，還在使用老舊的工作方式，已經(jīng)不能很好地滿足新時代對文書文件管理工作的要求。在信息技術時代，文書檔案管理工作可以利用先進的技術來實現(xiàn)方便化的管理，這就需要文書工作人員對新的技術和方法有足夠的認識，并把它運用到日常工作中，與自己的專長結(jié)合起來，做好每一項工作。但是，一些年長的職員很難適應新的知識和技術，他們的思維和工作方式都無法跟上時代的步伐，這就限制了文書檔案工作的開展和進步。

4.文書檢索效率問題

目前，文書檔案檢索的主要方法是手工檢索和機器檢索，在很多時候，還是采用傳統(tǒng)的檢索方法，嚴重影響了文書檢索的效率。許多工作人員都有誤解，以為要開發(fā)更多的查詢工具才能提高文書服務的質(zhì)量?？傊荒軐F(xiàn)代信息技術應用于工作，是造成信息技術資訊查詢效能低下的主因。

5.檔案管理人員的綜合素質(zhì)不強

有些單位在運營和管理的過程中，對檔案管理工作的關注不夠，在招聘檔案管理人員的時候，設定的門檻比較低，在他們?nèi)肼氈?，很多人員都沒有經(jīng)過系統(tǒng)的檔案專業(yè)管理訓練，這就造成了他們在檔案管理方面的專業(yè)技能欠缺，這也會在某種程度上影響他們對文檔的管理。所以，為了改進文書檔案管理的現(xiàn)狀，必須要加大對檔案管理人員的素質(zhì)訓練，提高他們的職業(yè)素養(yǎng)，從而提高檔案管理工作的標準化、規(guī)范化。

三、提升文書檔案管理水平的有效措施

1.重新設計工作流程和管理制度，并嚴格遵守規(guī)范程序

無規(guī)矩不成方圓，在文書工作的管理中，必須制定出一套科學、行之有效的工作流程以及管理體系。為防止在工作過程中出現(xiàn)錯誤，在制定工作流程和管理系統(tǒng)時，要對其進行具體的規(guī)定，做到簡單明了，具有一定的可操作性。在工作中，無論是誰都應該嚴格遵守標準制度，特別是審核和發(fā)放公文，以確保沒有無效的公文和多余的文件。在審核公文時，要仔細閱查，文件附件是否完整，簽發(fā)手續(xù)是否完整，確保其格式符合規(guī)范要求，然后，再進行下一個流程。在簽發(fā)前，還需要對其進行一次復查，以確保公文的質(zhì)量和準確性。為了避免文件出錯，若有變更，必須按規(guī)定重新審核。此外，文件用紙應符合裝訂、排版規(guī)則、字體大小、版面設置、紙張種類等要求。

2.重視文書和檔案工作的規(guī)范性和協(xié)調(diào)性

檔案工作的成敗取決于文書工作的質(zhì)量，因此，文書工作是至關重要的。沒有優(yōu)質(zhì)的文書管理，就不可能有優(yōu)質(zhì)的檔案。在進行文書管理的時候，必須要有強烈的檔案觀念，要將工作中所需的文書資料進行統(tǒng)一、高效的立卷歸檔，并在進行文件處理工作的時候，要隨時注意檔案的管理，從而更好地實現(xiàn)辦公與文件的整合。為了達到這一目標，工作人員應該確保文件材料的質(zhì)量。比如，文檔的尺寸、寫作格式和文本格式設計應當統(tǒng)一、標準化和規(guī)范化，不能有任何雜亂無章的地方。此外，禁止使用拷貝紙、鉛筆、紅墨水和圓珠筆等工具從事批閱、復印、修訂等工作。除了有效地收集文件資料，還應該保證文檔管理的正確性和實時性，并在收發(fā)文件時，工作人員應該盡快做好登記，以便在發(fā)現(xiàn)文件資料缺失時能夠迅速查找，特別是會議資料，需要工作人員進行及時整理。

3.加強文書檔案的收集工作

在收集文書檔案時，應明確收集范圍和分類標準，統(tǒng)一規(guī)范文書檔案的書寫要求，規(guī)范文書檔案的整理、歸檔、組卷和使用，以保證文書檔案的質(zhì)量。審核收集到的資料，保證資料的正確性。為了確保題詞的準確性和可讀性，可以制定嚴格的標準程序，工作人員要嚴格遵守涉及題詞制定、正文提煉、附表、印制科室、文書使用、發(fā)文范圍、文號編發(fā)以及題詞字體等方面的要求。在進行基礎的信息采集工作之外，還需要借助電腦網(wǎng)絡等手段，拓寬資料的搜集范圍，盡快納入網(wǎng)絡化體系中，盡量多地獲取有用的資料，從而充實和拓展對文書檔案的管理范圍。

4.領導人員應加強對文書檔案工作的重視

領導對工作的重視程度會極大地影響該工作的開展，所以，要想改變目前文書檔案的管理狀況，單位領導就必須提高對文書檔案管理工作的關注，利用領導的影響力，在單位創(chuàng)造一個良好的工作環(huán)境，能夠有效提高職工參加文書檔案管理工作的熱情，從而為推進文書檔案管理工作順利進行提供必要的幫助。具體來說，檔案管理人員可以申請開展針對文書檔案的宣傳教育工作，通過對政策法規(guī)的傳達，對檔案資源的有效應用進行宣傳，提高領導和各級員工對文書檔案管理工作的重視程度，促進文書檔案管理得到多方支持，從而達到科學化和規(guī)范化的管理目的。如此，在領導的重視和監(jiān)督管理下，文書檔案工作必將逐步取得更大的成績，能夠顯著提高檔案資源的有效利用。

5.加強對文書檔案人員的教育和培訓

提高文書檔案管理人員的專業(yè)技能和素養(yǎng)是提高文書檔案管理工作質(zhì)量的關鍵因素。所以，應采取一些措施來規(guī)范文書檔案管理工作，逐步提高文書檔案管理水平的同時，還應當加強對文書檔案管理人員的教育與培訓，使文書檔案管理人員可以在先進理念的指引下，運用科學的管理方法來管理文書檔案，從而為文書檔案管理工作順利開展提供了保證。為了進一步提高文書檔案管理人員的專業(yè)質(zhì)量，單位應該加大對他們的培養(yǎng)，讓其認識到自己的責任，增強自覺性，從而為文書檔案管理工作的質(zhì)量提供堅實的保障。只有這樣，在信息化的時代背景下，才能實現(xiàn)文書工作的創(chuàng)新性發(fā)展，提高文書工作的效率和質(zhì)量，為文書工作的高效使用創(chuàng)造了有利的環(huán)境。

四、結(jié)束語

文書歸檔在各部門中扮演著至關重要的角色，因此，單位應該對其加強管理，并結(jié)合目前存在的問題，探索更加科學的管理方法，進一步提高文書歸檔的水平，為文書資料的利用和單位的發(fā)展創(chuàng)造提供有力的支撐。在實踐中，要使文書管理工作向更深層次的方向發(fā)展，就必須要持續(xù)引入新的發(fā)展機制，并在適當?shù)臅r候?qū)ζ溥M行創(chuàng)新。文書檔案管理工作是一項長時間的、有序的、規(guī)范化的工作，在此過程中，各個部門之間必須相互配合，精誠合作。同時，還必須改進各項相關制度，提高文書檔案管理的工作效率，唯有共同努力，才能在文書檔案管理方面取得成績，提高單位的整體形象，推動單位的健康發(fā)展。

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（作者單位：延安市職業(yè)技能鑒定指導中心）