淺談干部人事檔案管理及材料快速歸檔

李暉

摘 要：干部人事檔案管理是一個(gè)單位的重要工作內(nèi)容，在很大程度上影響著機(jī)關(guān)事業(yè)單位以及國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展。隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷深入改革與完善，基層組織人員對(duì)工作積極性和主動(dòng)性逐漸增強(qiáng)，但由于缺乏有效的監(jiān)督制度和法制不健全，導(dǎo)致出現(xiàn)了一些問(wèn)題，造成不良后果，這些都在一定程度上影響著單位人事檔案管理工作效率以及質(zhì)量。因此，必須要不斷強(qiáng)化干部人事檔案管理，以保證基層組織人員對(duì)工作的積極性和主動(dòng)性。

關(guān)鍵詞：干部；檔案管理；材料歸檔

隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制不斷發(fā)展，社會(huì)組織的規(guī)模和種類也在迅速增加，其對(duì)人力資源等方面提出了更高層次要求。一方面，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位提供更加豐富而優(yōu)質(zhì)的服務(wù)；另一方面，給廣大勞動(dòng)者創(chuàng)造更多的就業(yè)機(jī)會(huì)。但是，目前仍存在著大量問(wèn)題需要解決，一是檔案管理制度不健全、規(guī)范化程度低；二是由于缺乏專業(yè)性人才，導(dǎo)致干部人事資料在歸檔時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤；三是部分基層工作人員思想意識(shí)淡薄、綜合素質(zhì)不高。針對(duì)以上情況提出以下幾點(diǎn)解決措施：一是加大宣傳教育力度及培訓(xùn)手段；二是完善人事管理制度體系，并嚴(yán)格實(shí)行規(guī)范化操作；三是要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視程度和意識(shí)，對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，確保工作有序開展。

一、建立干部人事檔案管理及材料快速歸檔的必要性

隨著新中國(guó)的成立，人事管理活動(dòng)也逐漸開始發(fā)展，形成了干部人員存檔。這些檔案記錄和管理了相關(guān)人員的行為，為中國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)提供了重要的參考。新中國(guó)成立后，中國(guó)現(xiàn)代干部人事檔案工作取得了長(zhǎng)足進(jìn)步，為國(guó)家的發(fā)展做出了重要的貢獻(xiàn)。在抗日戰(zhàn)爭(zhēng)期間，為了更好地管理黨、政、軍領(lǐng)導(dǎo)班子和黨員的人物存檔，形成了一套完整的機(jī)制，并制定了一系列嚴(yán)密的規(guī)章制度。在新中國(guó)成立初期，制定了共產(chǎn)黨員記錄表和鑒別資料。隨著黨的領(lǐng)導(dǎo)，國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)快速發(fā)展，黨員干部人事檔案管理工作也變得越來(lái)越完善。人事檔案是實(shí)現(xiàn)黨員干部管理工作目標(biāo)的前提條件和基石。

檔案是一種物質(zhì)財(cái)富，檔案管理必須要有專業(yè)的管理方式，是一項(xiàng)重要的管理工作，旨在維護(hù)和保護(hù)歷史文獻(xiàn)，為社會(huì)發(fā)展提供服務(wù)，其不僅需要檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案工作人員來(lái)完成，還需要通過(guò)科學(xué)的管理，實(shí)現(xiàn)社會(huì)歷史文件的有效保存和利用。檔案管理系統(tǒng)不僅是社會(huì)管理的重要組成部分，也是提供檔案信息服務(wù)的重要手段。它不僅僅是一種研究和編著的活動(dòng)，更是一種服務(wù)性的管理工作，旨在滿足經(jīng)濟(jì)社會(huì)的利用需求，為社會(huì)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。檔案管理工作在人類社會(huì)發(fā)展史的各階段都起著重要作用，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)、政治和文化發(fā)展做出了貢獻(xiàn)。

檔案管理崗位具有明顯的政治性，它反映出不同階層之間的關(guān)系和利益，為統(tǒng)治階級(jí)提供政治和文化咨詢服務(wù)，這是檔案管理崗位政治性的重要體現(xiàn)。檔案管理工作十分重要，因關(guān)系到國(guó)家的政治和經(jīng)濟(jì)利益，為了保護(hù)檔案，各單位都有相應(yīng)的保密工作條件。一些文檔不會(huì)開放，有些文檔則必須在法律規(guī)定期限內(nèi)才能開放，這種機(jī)密性也是檔案管理工作的一個(gè)重要特點(diǎn)。

二、干部人事檔案管理及材料快速歸檔存在的問(wèn)題

1.檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

檔案管理意識(shí)不強(qiáng)是一個(gè)普遍存在的問(wèn)題，這主要是由于單位領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有足夠重視檔案工作，將其作為一種輔助性管理工作，而忽略了存檔建設(shè)、制度完善、管理人員配備及管理工作方法的更新，從而導(dǎo)致檔案管理工作效率低下。大多數(shù)員工認(rèn)為，人事管理存檔就是個(gè)別的記錄，不必要進(jìn)行專門管理。由于協(xié)議聘用制的普及，人員流動(dòng)性增加，人事制度正在取代傳統(tǒng)的人事管理方式，這使得人事管理存檔對(duì)單位管理工作的意義變得越來(lái)越小。此外，還有的工作人員認(rèn)為人事檔案管理工作僅僅是收收管管、翻翻找找以及查查看看，只要能夠應(yīng)付得過(guò)去，就可以輕松完成，不必?fù)?dān)心難度太大。

2.傳統(tǒng)的干部人事檔案管理方式存在效率低下的問(wèn)題

許多機(jī)關(guān)事業(yè)單位在保管干部人事檔案方面仍然存在許多問(wèn)題。目前，人事檔案主要以紙質(zhì)形式存儲(chǔ)，檔案資料的處理、查詢、統(tǒng)計(jì)和分析基本上都是沿用原有的手工方法，花費(fèi)巨大資金和員工精力，信息化水平不高，工作效率低下。盡管有些單位已經(jīng)建設(shè)了干部人事管理網(wǎng)絡(luò)，但其僅僅是在錄入、編輯和轉(zhuǎn)遞人員基本信息方面做出了努力，遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒(méi)有達(dá)到中組部對(duì)于實(shí)行干部檔案工作信息化的要求，更不用說(shuō)實(shí)行信息化管理了。由于人事檔案信息更新不及時(shí)，導(dǎo)致人事改革工作進(jìn)程受到了嚴(yán)重影響。

隨著我國(guó)人事管理制度不斷完善，黨員干部人事檔案的內(nèi)容也發(fā)生了巨大變化，從原來(lái)僅僅體現(xiàn)個(gè)別家庭背景和政治表現(xiàn)等基本信息內(nèi)容，發(fā)展到涵蓋個(gè)人品德、能力、業(yè)績(jī)和廉潔等多方面的立體表現(xiàn)，人事檔案中搜集和歸檔的內(nèi)容也在不斷增加。由于許多單位缺少專業(yè)的檔案管理工作人員，加之對(duì)黨員干部人事檔案管理崗位的認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致應(yīng)歸檔的各種材料被積壓或散落在不同部門或個(gè)別工作人員手中，如單位接收的職工服務(wù)檔案資料，其中包括員工職務(wù)考核的參考資料原件，如果丟失將會(huì)給單位的管理帶來(lái)極大的困難。由于人事檔案不能按時(shí)整理和歸檔，導(dǎo)致黨員干部人事檔案信息資源無(wú)法有效開發(fā)利用，甚至造成原始材料的丟失。單位人事改革工作進(jìn)程落后，只能被動(dòng)搜集、補(bǔ)充和整理加工，以滿足上級(jí)主管部門督查、單位中層干部選拔考核及工作人員績(jī)效考評(píng)等需求。

3.檔案交接缺乏規(guī)范性，缺乏嚴(yán)格的程序和步驟以及有效的管理機(jī)制

當(dāng)人事檔案管理人員離開崗位時(shí)，由于缺乏有效的監(jiān)督，移交程序不合理，導(dǎo)致人員歸檔移交只有一串鑰匙和文件柜的移交，從而使得人事管理檔案工作上下脫節(jié)，職責(zé)不明確，最終導(dǎo)致人事管理檔案材料不完整，影響了人事檔案的完整性和延續(xù)性。

4.亟待加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

由于缺少對(duì)干部人事檔案管理崗位的認(rèn)識(shí)，檔案管理工作人員的整體素質(zhì)參差不齊，有的員工只是兼職，本身并非檔案專業(yè)出身，未能全面掌握檔案收集、分門別類、編排、清理、歸檔立卷及文件傳遞等操作，加上沒(méi)有接受過(guò)培訓(xùn)，缺少信息技術(shù)方面的技能，使得檔案信息記錄、檢索和統(tǒng)計(jì)分析等實(shí)際操作技能水平極低，很大程度上影響了檔案管理工作效率和質(zhì)量，極大妨礙了單位人事檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)。

檔案管理是干部人事管理工作的重要組成部分，對(duì)加強(qiáng)黨風(fēng)廉政建設(shè)、促進(jìn)基層經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展具有十分深遠(yuǎn)的意義。但是，目前有些領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對(duì)于人事檔案工作不夠重視，在實(shí)際工作中，發(fā)現(xiàn)一些部門或人員認(rèn)為紙質(zhì)材料不重要，造成了大量浪費(fèi)現(xiàn)象。有些單位工作人員對(duì)文書材料進(jìn)行保管時(shí)只注重表面形式，并沒(méi)有真正做到及時(shí)歸檔利用，還有的單位將文件隨意放置于隱蔽處，這些都說(shuō)明檔案管理人員缺乏工作積極性和主動(dòng)配合的意識(shí)，沒(méi)有將人事檔案工作納入整個(gè)單位和部門的發(fā)展規(guī)劃中，導(dǎo)致人事檔案管理不到位，影響了其價(jià)值的發(fā)揮。

在檔案的收集、分類整理以及移交歸檔等環(huán)節(jié)中，要注意對(duì)干部人事檔案進(jìn)行妥善管理。首先，領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人職務(wù)發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門反映；其次，上級(jí)單位和主管部門之間需要做好溝通工作；最后，對(duì)一些重要檔案資料的保存期限及保管方式應(yīng)當(dāng)作出明確規(guī)定，并制定相應(yīng)規(guī)章制度來(lái)加以規(guī)范和約束。另外，還應(yīng)該建立嚴(yán)格、完善且有效的操作程序，以保證檔案管理人員在歸檔過(guò)程中可以做到有法可依、有理可循。

三、完善人事檔案管理措施

1.完善人事檔案管理理念

首先，建立健全人事檔案管理制度。要根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合單位實(shí)際情況制定一套具有時(shí)代性和合理規(guī)范化的人事檔案管理工作體制和工作流程。同時(shí)，還要不斷提高對(duì)人才培養(yǎng)與使用、干部選拔任用等各個(gè)環(huán)節(jié)，進(jìn)行科學(xué)和有效的規(guī)劃。其次，加大宣傳教育培訓(xùn)工作力度。加強(qiáng)“政工”隊(duì)伍建設(shè)，通過(guò)開展講座或者網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)等方式來(lái)提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使其具備較高的思想政治素養(yǎng)。再次，還需要建立健全人事檔案管理制度。要想完善干部考核、選拔任用等工作，就必須制定一套科學(xué)、合理的規(guī)章條例來(lái)約束檔案管理人員的行為。另外，還需要對(duì)現(xiàn)有的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，通過(guò)加強(qiáng)宣傳教育增強(qiáng)其思想意識(shí)，提升對(duì)相關(guān)法律法規(guī)知識(shí)的掌握程度以及理解能力，從而使其更好地為檔案管理工作服務(wù)。最后，建立健全檔案管理隊(duì)伍人員配備機(jī)制與崗位輪換機(jī)制，要想提高干部的積極性，就必須對(duì)檔案管理隊(duì)伍人員進(jìn)行合理分工，使其能夠根據(jù)實(shí)際工作需要充分發(fā)揮自己的才能。同時(shí)，還要完善人才儲(chǔ)備機(jī)制，通過(guò)科學(xué)、高效的管理來(lái)調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，只有這樣，才能使檔案管理隊(duì)伍人員素質(zhì)得到提升，為干部提供良好的工作環(huán)境，從而更好地為檔案管理工作服務(wù)。

2.加強(qiáng)人事檔案工作，提高工作人員素質(zhì)

首先，加強(qiáng)對(duì)檔案從業(yè)人員的素質(zhì)教育，需要建立一支高水準(zhǔn)、專業(yè)化的隊(duì)伍。在選拔干部時(shí)必須嚴(yán)格把關(guān)，對(duì)于一些工作年限不長(zhǎng)、學(xué)歷高、有相關(guān)知識(shí)能力、能按期上崗且能夠勝任崗位職責(zé)的人員進(jìn)行定期培訓(xùn)。同時(shí)，也應(yīng)該提高他們處理問(wèn)題與解決矛盾糾紛以及其他事務(wù)等綜合素養(yǎng)。其次，是對(duì)檔案管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)，加強(qiáng)其對(duì)法律法規(guī)和政策制度的理解，使其能夠熟練掌握國(guó)家的相關(guān)規(guī)定。在干部人事檔案管理中，要加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)，不斷提高他們處理問(wèn)題與糾紛的應(yīng)變能力，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的管理和監(jiān)督，使其能夠更好地履行職責(zé)，并能在一定程度上保證干部人事檔案材料及時(shí)歸檔，為今后工作提供參考。

加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力，使他們?cè)诠ぷ髦心軌驕?zhǔn)確把握各項(xiàng)材料分類、歸檔和管理等流程。同時(shí)，要重視人事部門人員素質(zhì)提升。

（1）建立健全責(zé)任追究制度。將干部人事檔案管理工作落實(shí)到具體崗位進(jìn)行工作考核，明確領(lǐng)導(dǎo)與基層工作人員各自應(yīng)承擔(dān)哪些職責(zé)，并對(duì)其作出詳細(xì)說(shuō)明，制定獎(jiǎng)懲激勵(lì)措施和晉升機(jī)制等，以確保檔案管理工作能夠落到實(shí)處，提高管理人員隊(duì)伍整體素質(zhì)。

（2）建立健全檔案管理制度。在對(duì)人員進(jìn)行分類、歸檔和保管等環(huán)節(jié)，要做到精細(xì)化管理，將責(zé)任落實(shí)到具體人的身上。同時(shí)，還要加大監(jiān)督機(jī)制建設(shè)與執(zhí)行力度，通過(guò)完善人事檔案工作流程及操作規(guī)程，提高工作人員整體素質(zhì)水平。此外，應(yīng)做好相關(guān)材料管理工作，并及時(shí)反饋信息給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門或單位負(fù)責(zé)人員。

（3）建立健全考核制度和激勵(lì)懲罰措施，對(duì)干部進(jìn)行合理、科學(xué)的獎(jiǎng)懲，以提高干部工作的積極性。同時(shí)，在對(duì)干部進(jìn)行獎(jiǎng)懲時(shí)，要注重考核結(jié)果，并根據(jù)其表現(xiàn)和工作情況給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)或懲罰。

（4）建立健全檔案管理制度，規(guī)范其操作流程，明確責(zé)任劃分和工作要求。同時(shí)，在對(duì)干部進(jìn)行獎(jiǎng)懲時(shí)，要根據(jù)實(shí)際情況制定出科學(xué)、合理的考核標(biāo)準(zhǔn)及方法。

3.加強(qiáng)自身建設(shè)

加強(qiáng)自身建設(shè)，樹立正確的思想意識(shí)和工作態(tài)度，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。在實(shí)際操作中要注意以下幾個(gè)方面：一是對(duì)干部人事檔案管理制度進(jìn)行完善；二是強(qiáng)化監(jiān)督職能；三是建立科學(xué)規(guī)范的檔案資料分類系統(tǒng)與歸檔體系，提高基層公務(wù)員隊(duì)伍素質(zhì)水平，不斷提升自身修養(yǎng)和專業(yè)技能。在工作中要注重時(shí)效性、嚴(yán)謹(jǐn)性及保密意識(shí)，也要注意對(duì)檔案資料進(jìn)行定期歸檔，并根據(jù)相關(guān)規(guī)定及時(shí)更新；四是加強(qiáng)干部人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。在實(shí)際操作過(guò)程中需要注重人員素質(zhì)、能力和作風(fēng)方面的培養(yǎng)與提高。另外，還應(yīng)重視領(lǐng)導(dǎo)作用的發(fā)揮等問(wèn)題。各級(jí)政府要充分認(rèn)識(shí)到完善干部績(jī)效考評(píng)體系對(duì)于促進(jìn)地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要性，對(duì)相關(guān)制度進(jìn)行不斷補(bǔ)充、修改和優(yōu)化。在干部考核指標(biāo)設(shè)計(jì)過(guò)程中，要充分考慮到干部的能力和素質(zhì)等方面因素。同時(shí)，還應(yīng)建立健全干部檔案材料管理制度，檔案管理人員在執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，能夠及時(shí)進(jìn)行處理與反饋。在干部人事檔案材料管理過(guò)程中，應(yīng)充分考慮到相關(guān)制度的制定與實(shí)施，并通過(guò)對(duì)基層單位情況進(jìn)行深入調(diào)查分析后，確定考核標(biāo)準(zhǔn)和內(nèi)容。

四、結(jié)束語(yǔ)

檔案材料的及時(shí)歸檔是保證檔案質(zhì)量及其保密性、可靠性的有效措施，對(duì)單位而言，其重要性不言而喻。所以，在加強(qiáng)干部人事管理中做好這幾點(diǎn)工作就顯得尤為重要。首先，要做到認(rèn)真負(fù)責(zé)地進(jìn)行文書資料整理與核查；其次，要建立健全規(guī)范化統(tǒng)一的文件歸集制度，嚴(yán)格審核和監(jiān)督檔案材料的入庫(kù)、領(lǐng)用以及報(bào)廢等環(huán)節(jié)，并及時(shí)對(duì)其保管期限作相應(yīng)調(diào)整，使其能真正發(fā)揮作用；最后，要加強(qiáng)檔案管理人員的管理意識(shí)，建立健全規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案材料歸檔制度，并定期檢查。總而言之，做好人事資料管理工作是促進(jìn)干部發(fā)展和提高其自身素質(zhì)及工作水平的有效途徑。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)不斷進(jìn)步與發(fā)展，對(duì)行政事業(yè)單位提出了更高、更嚴(yán)格的要求，也給檔案管理人員帶來(lái)更大挑戰(zhàn)。因此，在新形勢(shì)下，必須盡快建立健全人事檔案管理制度，使干部人事檔案管理及材料快速歸檔工作順利開展。

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（作者單位：山東省德州市衛(wèi)生綜合執(zhí)法支隊(duì)）