新形勢下創(chuàng)新水利工程檔案管理的途徑

張玉文

摘 要：水利工程檔案管理是工程建設的重要工作之一，檔案記錄了工程開始到竣工的各項事宜，是施工管理及后期維護、整改的重要參考。新形勢下，對水利工程檔案管理提出了更高要求，除了要記錄完整的信息以外，還要對水利工程檔案管理方式、觀念等進行創(chuàng)新、優(yōu)化。實際上，當前水利工程檔案管理存在重視程度低、管理制度缺乏等多重問題。基于此，本文對水利工程檔案的概念及內涵進行介紹，總結了新形勢下水利工程檔案管理具備的特點，說明其所存在的不足并提出了針對性優(yōu)化建議，以期與現(xiàn)代社會發(fā)展趨勢相適應，也為相關領域進行更加深入的研究提供參考。

關鍵詞：新形勢；水利工程；檔案管理；創(chuàng)新途徑

近年來，我國十分重視水利工程建設與發(fā)展，但在水利工程檔案管理方面，既存在重視程度較低的問題，又沒有充分發(fā)揮信息技術的積極作用，在一定程度上阻礙了我國水利工程建設水平的進一步提升?；诖耍斜匾獙λこ虣n案管理現(xiàn)狀及其存在的問題深入思考，構建科學、合理的水利工程檔案管理體系，最大程度地上發(fā)揮水利工程檔案信息的價值。

一、水利工程檔案的概念與內涵分析

水利工程檔案是記錄梳理工程投資計劃、設計方案等各環(huán)節(jié)進展及具體情況的過程性文件及資料，通常覆蓋水利工程建設全過程。對水利工程檔案進行查詢能夠清楚了解到各個階段工程建設的具體情況，同時，也能為工程項目后續(xù)的針對性優(yōu)化提供數(shù)據(jù)支撐。早在1992年，我國水利部就不斷強調運用科技檔案對科技活動進行記錄。由此可見，水利工程檔案對水利工程建設，乃至水利事業(yè)發(fā)展所起到的積極作用是不可替代的。隨著我國信息技術的不斷發(fā)展，水利檔案在水利工程建設中發(fā)揮的作用也愈發(fā)重要，若不能對水利工程檔案管理途徑創(chuàng)新，提高檔案管理水平，將會對水利工程后續(xù)項目開展產生不良影響。

二、新形勢下水利工程檔案管理特點

水利工程檔案管理特點是水利工程檔案管理創(chuàng)新的重要入手點，其能夠真實反映水利工程的具體性質。

1.復雜性

水利工程建設過程中，涉及的技術種類與規(guī)范較多，所產生的檔案類型也越來越多，如工程建設檔案和財務檔案等。就水利工程實施過程而言，又包含多個子工程，特別是對于項目規(guī)模較大的工程來說，其所涉及的領域與分支多樣，為確保水利工程項目的順利施工，需要將理論與實踐相結合，并將水利工程檔案遞交到項目干系人手中，工程檔案較為分散，這也會增加水利工程檔案管理工作的復雜性。

2.不確定性

水利工程的開展通常以運河或其他大型河道為中心，且容易受到政治和經(jīng)濟等影響。其中，自然因素對水利工程建設產生的影響最為重要。因此，在對施工區(qū)域進行勘察時，需要從氣候與河流量變化等多方面進行思考，一旦上述因素發(fā)生變化，施工設計也隨之變動，水利工程檔案管理工作具有較大的不確定性，信息改動頻繁。

3.成套性

一般來說，水利工程建設會以階段進行劃分，水利工程檔案并不是直接產出的工作文件，而是結合工程實際進度與情況逐步完善形成的。在具體施工過程中，各子工程之間聯(lián)系緊密，且與多條主線相關，多條主線匯聚在一起才能夠形成完整的工程項目。基于此，水利工程具有成套性，需要在水利工程檔案中體現(xiàn)不同主線以及子工程的相互聯(lián)系。

三、新形勢下水利工程檔案管理的不足

1.重視程度較低，忽視與水利工程建設的同步開展

新形勢下，我國水利工程事業(yè)發(fā)展獲得了諸多機遇，水利工程施工工藝得以優(yōu)化。因此，許多工程管理者更加重視水利工程的技術實施及新技術引進，也會關心政策變動對水利工程開展產生的影響，但對水利工程檔案管理重視程度較低。基于這一現(xiàn)狀，在招聘水利工程檔案管理員時門檻較低，甚至允許兼職人員加入。這些人員大多沒有經(jīng)過系統(tǒng)培訓，在檔案錄入與信息整理能力方面有所欠缺。當然，為確保水利工程順利開展，水利部門也會抽調專職人員對水利工程的進程監(jiān)督管理，但往往人員流動性大，在一定程度上增加了水利工程檔案管理難度。除此以外，部分水利工程檔案管理較為滯后，不能與工程實際施工情況同步更新，二者之間脫節(jié)，導致經(jīng)常出現(xiàn)水利工程檔案分類不規(guī)范、內容不完善等問題。

2.缺乏管理制度，管理制度的核心支撐作用難展現(xiàn)

管理制度的約束是檔案管理工作創(chuàng)新的重要力量。一方面，在實際管理過程中，許多管理制度的實施過于形式化，盡管大部分地區(qū)按照相關要求進行制度整改，但基于不同水利工程的差異性，不能保證相關制度的落實情況與實際工作對等，約束力較低。另一方面，形式化的管理制度并未充分考慮到水利工程檔案管理的分散性與成套性，無法將信息收集、信息分類等環(huán)節(jié)有機結合，管控力度較差。從管理制度的內容上來說，普遍缺乏獎懲機制，導致檔案管理部門人才流動性較大，部分管理人員對檔案管理工作認識較淺，容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)失誤等問題。

3.信息化進程慢，數(shù)字化管理模式亟待推廣與落實

就傳統(tǒng)的檔案管理而言，多依靠人力書寫或打印的方式進行信息收集和錄入，若想尋找水利工程某階段的相關數(shù)據(jù)，需要查找多個檔案，查閱多種信息，工作效率較低。新形勢下，越來越多的地區(qū)開始引進檔案管理專用系統(tǒng)平臺，通過信息技術進行信息記錄，但傳統(tǒng)以紙質為主的水利工程檔案并未更新到系統(tǒng)中，在一定程度上對水利工程檔案管理創(chuàng)新起到了限制作用?；貧w到水利工程項目本身，各子工程之間銜接明顯，不同規(guī)模和不同性質的水利工程所采取的施工技術不同以及建設模式也有所不同，僅采用數(shù)字化進行管理靈活性較低，難以確保數(shù)據(jù)存儲工作及時開展。

4.團隊結構較弱，尚未建立高水平的檔案管理隊伍

目前，水利工程檔案管理團隊結構較弱問題主要體現(xiàn)在部分管理人員身兼數(shù)職、專業(yè)化人才較少和專用系統(tǒng)作用未充分發(fā)揮等多個層面。由于部分管理者對水利工程管理重視程度較低，并沒有對檔案管理人員開展針對性培訓，一些胸懷抱負的人才邁入檔案管理行列，但發(fā)現(xiàn)自己無法發(fā)揮有效價值，未來職業(yè)規(guī)劃目標難以實現(xiàn)，大多選擇另尋他路。不僅如此，相較于其他工程項目，水利工程檔案管理后期的審查內容較多，需要檔案管理人員具備清晰的管理思路，這是當前許多檔案管理者難以達到的。

四、新形勢下創(chuàng)新水利工程檔案管理的途徑

1.加強檔案管理法制建設，提升檔案管理的規(guī)范程度

水利工程檔案管理工作的開展需要嚴格按照國家或地區(qū)制定的相關政策及規(guī)定執(zhí)行，如《水利檔案工作規(guī)定》等?；谛滦蝿菹滤こ虣n案管理創(chuàng)新存在的諸多問題，相關部門需要從制度方面反思，加強檔案管理法制建設，建立一套完整的管理制度，對檔案管理、檔案借閱等活動的開展進行約束。例如，建立責任管理制度，細化水利工程檔案管理工作的具體任務，幫助每一位檔案管理者認清自己承擔的社會責任。水利工程建設檔案管理部門也要認真解讀國家有關部門提出的相關政策，以此作為工程建設及檔案管理的依據(jù)。另外，政府方面也需要結合新形勢下水利工程檔案管理的實際需求及社會動態(tài)，對檔案管理政策進行調整。

2.重視水利工程檔案管理，實現(xiàn)檔案動態(tài)化管理

要想對水利工程檔案管理方法進行創(chuàng)新，需要正確認識水利工程檔案管理的重要性，對水利工程檔案管理引起重視，為水利工程檔案管理工作開展創(chuàng)造良好的外部條件，摒棄傳統(tǒng)管理模式下單一的發(fā)展理念，貫徹落實綜合型發(fā)展原則。在檔案管理過程中，要充分發(fā)揮檔案管理者的存在價值，強調其對檔案內容的檢查與管理。同時，在政府有關部門的支持下，還可以引進諸多信息化儲備人才，為水利工程檔案管理工作的順利開展奠定基礎。與此同時，檔案管理者還要注重意識引導，即充分考慮到水利工程檔案管理的分散性，鼓勵檔案管理部門與其他部門積極溝通。企業(yè)可賦予檔案管理部門一定的管理權，增強其中心地位，提升相關人員對檔案管理工作的重視程度，實現(xiàn)檔案的動態(tài)化管理。

3.堅持統(tǒng)一領導分級管理，健全水利工程檔案管理體系

首先，在水利工程檔案管理過程中，統(tǒng)一領導分級管理原則的落實能夠幫助檔案管理者科學分工，以此促進檔案管理質量不斷提升。其中，統(tǒng)一領導主要是指水利工程檔案管理過程中，檔案管理部門負主要責任，各參建單位有參與義務，與檔案管理者共同承擔管理責任。分級管理則是對水利工程參建單位內部的檔案管理方式進行強調，既要明確各參建單位在各部門檔案管理方面扮演的角色，為水利工程檔案管理工作開展提供便利，促進多部門協(xié)同合作。采用此策略進行檔案管理，既有助于部門間的相互監(jiān)督，又能夠為檔案管理質量提供保障。

其次，水利工程檔案管理創(chuàng)新與管理體系完善還需要建立專門的檔案管理室，將傳統(tǒng)的紙質檔案錄入公共平臺中，提升水利工程數(shù)據(jù)庫的完整度，為工程實踐提供有效參考。此外，要考慮水利工程檔案管理的人力資源，盡可能多地提高人力資源的利用率。例如，可通過招聘專業(yè)性強的專職人員降低人員流動。同時，承建單位內部可成立考核監(jiān)督小組，對在崗人員及新入職人員開展測試，以此判斷其是否滿足晉升需求。為提升檔案管理團隊的穩(wěn)定性，可建立淘汰制度。

最后，要重視建立審查制度，依照檔案管理部門不同員工的實際情況分配職能，將水利工程項目不同階段的任務進行細致劃分，并選定負責人。此過程中，需要注意水利工程檔案管理的成套性特點，不僅要對自己所負責的領域完善，還要嘗試與其他內容進行銜接，從而第一時間發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)銜接有誤或信息空檔等問題。

4.強化檔案管理信息建設，提升水利工程完整性

強化檔案管理信息化建設是新形勢下水利工程檔案管理工作創(chuàng)新的重要路徑。針對當前水利工程檔案管理存在的諸多問題，可引進水利工程管理系統(tǒng)，根據(jù)水利工程屬性不同對數(shù)字化系統(tǒng)進行設置。例如，A系統(tǒng)主要收錄規(guī)模較大的水利工程檔案，包括整體工程實施檔案、子工程實施檔案及子工程下各分支的實施檔案。為便于檔案管理及查找，還可以對檔案類型進行區(qū)分，如文書檔案、錄像檔案等。B系統(tǒng)主要收錄特殊信息，如記錄存在問題或暫停施工的水利工程。

5.提高管理團隊綜合素養(yǎng)，確保水利工程檔案管理的創(chuàng)新

檔案管理團隊綜合素養(yǎng)是提升水利工程檔案管理水平，改善水利工程檔案管理現(xiàn)狀的關鍵。為確保團隊內部的穩(wěn)定性與專業(yè)性，企業(yè)在進行人才招聘時，應結合當前水利事業(yè)發(fā)展的趨勢設置條件，除引進與檔案管理有關的專業(yè)化人才以外，還要引進系統(tǒng)運維、計算機工程等方面的人才。對于在崗員工，可將其文化背景、工作經(jīng)驗等作為依據(jù)進行小組劃分，有針對性地制訂員工培訓計劃，由企業(yè)內部成立的監(jiān)督管理小組定期或不定期地對在崗員工的學習狀況與實踐能力等進行檢查?？己送ㄟ^，即可回到原工作崗位，否則可執(zhí)行降級處理或扣除當月獎金。除了要吸納人才，還要留住人才。因此，在培訓過程中，要不斷強調樹立終身學習的理念，結合檔案管理人員的實際需求制訂培訓計劃，培訓過程依然需要堅持獎懲制度，以此提升檔案管理人員的專注力，鼓勵其進行管理創(chuàng)新。

6.注重檔案管理工作研究，提升檔案管理工作的質量

近年來，科學技術的應用及人才管理體系的優(yōu)化使得水利工程檔案管理水平獲得了顯著提升，但仍存在部分問題。作為新時代水利工程檔案管理人員，不僅要完成日常管理工作，還要主動吸收與檔案管理相關的理論知識，促進自身專業(yè)水平的提升。與此同時，要總結工作中遇到的問題及處理方案，從中吸取經(jīng)驗教訓。對檔案管理部門而言，要通過相關制度鼓勵檔案管理人員研究水利工程檔案管理工作，可利用信息技術搭建資源共享、交流平臺，為檔案管理工作及質量的提升奠定基礎。

一般來說，在水利工程竣工驗收后，需要進行檔案移交，移交過程中容易發(fā)生檔案丟失等問題。因此，需要對竣工后檔案移交工作的開展引起重視，并對其開展方案研究。具體來說，可針對檔案移交環(huán)節(jié)的特點及實際需求，制定移交規(guī)范。同時，檔案管理人員在辦理移交手續(xù)時，要認真檢查檔案文件的內容及其完整性、一致性，及時發(fā)現(xiàn)問題并跟進處理。

五、結束語

綜上所述，隨著水利工程建設項目的不斷發(fā)展，水利工程檔案管理的重要性也逐漸凸顯。新時代，水利工程檔案管理工作的開展更加注重創(chuàng)新性。同時，水利工程檔案管理現(xiàn)狀也要求檔案管理人員對其管理方式與理念重新思考。基于此，為實現(xiàn)水利事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，相關人員必須認識到水利工程檔案管理創(chuàng)新的重要性，正確認識檔案管理于水利工程建設的重要意義，重點研究水利工程檔案管理存在的各種問題，如信息化進程緩慢和團隊結構不合理等。通過監(jiān)督管理制度、獎懲制度和信息化手段的應用等措施調動檔案管理人員的積極性，促進檔案管理工作規(guī)范性與標準性不斷提升，為水利工程項目的順利開展保駕護航。與此同時，水利工程檔案管理工作的開展還需要結合社會發(fā)展的實際需求，將創(chuàng)新作為新形勢下水利工程檔案管理的客觀條件，積極開展水利工程檔案管理改革，為我國水利事業(yè)發(fā)展做出更多貢獻，也讓檔案管理工作進一步為水利工程事業(yè)發(fā)展提供服務。

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（作者單位：濰坊市小清河管理服務中心）