ERP軟件系統(tǒng)在企業(yè)科研項目預(yù)算中的信息化應(yīng)用

關(guān)鍵詞：ERP軟件系統(tǒng)；企業(yè)經(jīng)營決策；信息化預(yù)算管理

中圖法分類號：TP311 文獻標(biāo)識碼：A

1引言

ERP全稱Enterprise Resource Planning，中文譯名“企業(yè)資源計劃系統(tǒng)”。該系統(tǒng)基于系統(tǒng)化管理思維，搭配信息技術(shù)，能夠為企業(yè)決策、員工日常工作提供相應(yīng)的服務(wù)。總體來看，ERP系統(tǒng)有助于提高企業(yè)對資源的調(diào)配合理性，使企業(yè)利益最大化，故已經(jīng)成為企業(yè)在信息時代生存、發(fā)展不可或缺的重要工具之一。時至今日，很多生產(chǎn)制造型企業(yè)均已明確“自主研發(fā)”的重要性。但在計劃開展一個科研項目時，如何對此類項目的投入產(chǎn)出比進行控制，從而提升預(yù)算合理性，經(jīng)常困擾企業(yè)決策者?；诖?，本文圍繞ERP軟件系統(tǒng)在企業(yè)科研項目預(yù)算信息化中的應(yīng)用展開分析。

2 ERP軟件系統(tǒng)應(yīng)用于企業(yè)科研項目預(yù)算信息化管理的功能分析

2.1創(chuàng)建“科研項目預(yù)算”工作分解結(jié)構(gòu)體系

科研項目的本質(zhì)也是“項目”，在編制預(yù)算時需要考慮的內(nèi)容包括研發(fā)所需的原材料及其成本、研發(fā)周期、所需調(diào)撥的資源、人力資源的分配等。為提高企業(yè)科研項目預(yù)算編制、信息化管理的水平，降低復(fù)雜程度，可應(yīng)用ERP軟件系統(tǒng)，首先對科研項目預(yù)算的組成部分進行分解。具體流程如下。（1）在ERP軟件系統(tǒng)中，創(chuàng)建一個全新的WBS節(jié)點，之后將初始的“原始狀態(tài)”調(diào)整為“立項狀態(tài)”。這一步的操作是后續(xù)所有操作的根源，必須按照相關(guān)要求完成編制。（2）為便于后續(xù)查閱，應(yīng)嚴格按照WBS節(jié)點的編碼規(guī)范完成立項。比如，在WBS首層中，第一位數(shù)字或字母（從左向右計數(shù)）表示項目的具體類型，科研項目通常以大寫英文字母“E”表示：編號第二位是一個分隔符，以“.”表示。設(shè)置“.”分隔符的目的是提高操作人員查找的便捷程度。比如，編號為“E1035”和編號“E-1035”，盡管表示的內(nèi)容基本一致，但在格式和明顯程度方面，顯然后者效果更好、更加直觀。第3，4兩位數(shù)字可以設(shè)置為企業(yè)或部門的代碼，從而對科研項目的直接責(zé)任人進行明確表示。第5，6兩位數(shù)字應(yīng)表示科研項目的立項年份最后兩位數(shù)字：第7位應(yīng)表示科研項目的具體類型，最后3位數(shù)字（8～10）表示流水號。通過上述方式完成科研項目在ERP軟件系統(tǒng)中的立項及編號賦予，不僅能夠體現(xiàn)出正規(guī)性，還可以將項目的主要信息直觀呈現(xiàn)。（3）為提升科研項目經(jīng)費的管理水平，有效解決對照預(yù)算核算資金方面的問題，需在科研項目產(chǎn)生實際支出時，對資金的具體去向進行追蹤，及時獲取相關(guān)信息并完成標(biāo)注。這樣做的目的是：某些企業(yè)的科研項目的資金來源除了企業(yè)自身投入之外，上級單位、某些社會組織均有可能劃撥資金。而這些來源不同的資金不能混淆，應(yīng)明確用途并獨立核算?？傮w而言，在ERP軟件系統(tǒng)中，按照上述方法完成WBS科研項目立項節(jié)點的創(chuàng)建，有助于對科研項目的資金來源進行系統(tǒng)性拆分。在此基礎(chǔ)上，可以按照相關(guān)要求，在“總賬科目”下方，依次建立“成本費用”“科研資金”“來源分類”“項目分類”子模塊，之后在“生產(chǎn)研究”這一最基層模塊下，按照資金劃撥時間，完成對應(yīng)賬目的錄入及備注。通過這種方式，能夠?qū)崿F(xiàn)全部WBS管理項下的科研項目經(jīng)費單獨核算，不會與其他類型的費用混淆。

2.2維護科研項目的原始預(yù)算功能

在WBS節(jié)點創(chuàng)建完成后，如上文所述，需要以“預(yù)算狀態(tài)”完成對“原始狀態(tài)”的替代[2]。這種“替代”并非簡單完成名目調(diào)整即可，而是需要依次執(zhí)行下列流程。（1）按照上述方式，一次完成科研項目立項流程中每一個步驟對應(yīng)的操作。（2）在系統(tǒng)中還應(yīng)依次輸入“科研協(xié)議”“科研項目合同書”等具有特定法律效應(yīng)的文件資料中規(guī)定的條款（如科研項目原始預(yù)算等信息）。（3）在所有信息全部錄入完成后，可操作ERP軟件系統(tǒng)，正式開啟針對科研項目的預(yù)算管控功能。（4）在ERP軟件系統(tǒng)中針對科研項目原始預(yù)算進行管理時，需在最末端的節(jié)點上完成預(yù)算數(shù)據(jù)的錄入。應(yīng)嘗試使用CJ30事務(wù)代碼。這樣操作的目的是可以更加方便地尋找并維護與原始預(yù)算相關(guān)處理有關(guān)的時間，有助于理清時間線。另外，在維護多個WBS元素上的原始預(yù)算值時，應(yīng)該注重下列兩個校驗條件。其一，同一個周期下（一般是同一個年度下），每一個子層的WBS節(jié)點之上的原始預(yù)算之和不能超過上一層（即“父”層）的具體值。其中的邏輯是，比如“父層”錄入的信息是，××年××月××日，上級單位針對該科研項目劃人資金總額100萬元。這一“父層”具有單獨性，即如果在該“父層”生成之后，又出現(xiàn)與該“父層”信息屬于“平級”關(guān)系的其他信息（如YY年YY月YY日，上級單位再次劃撥50萬元資金，這一事件的發(fā)生時間在第一筆劃撥資金行為發(fā)生之后），則應(yīng)額外建立一個“父層”。至此階段可知，兩個不同的“父層”容納的科研項目資金劃人總額分別為100萬元和50萬元，此即為“科研項目資金在ERP軟件系統(tǒng)中的原始預(yù)算”。一個“父層”下方可以存在多個“子層”，主要用于監(jiān)測追蹤“父層”資金總額的消耗情況。因此，一個“父層”下方的所有“子層”涉及的資金總額不可能超過“父層”，最多與“父層”相等?；谏鲜隽鞒?，有助于企業(yè)對科研項目資金的劃撥時間點、消耗情況、來源批次等原始預(yù)算進行精確處理，出現(xiàn)錯誤的概率會大幅度降低。

2.3根據(jù)實際情況變化更新項目預(yù)算

完成原始預(yù)算信息的錄入之后，系統(tǒng)中有關(guān)科研項目的用戶狀態(tài)應(yīng)該迅速轉(zhuǎn)換為實施狀態(tài)。隨著項目的實施，實際成本支出與預(yù)算方案相比可能出現(xiàn)一定的差異性。針對這種情況，在ERP軟件系統(tǒng)進行處理時，首先需要設(shè)置“預(yù)算變更線”，之后依次完成審批流程后，方可返回ERP軟件系統(tǒng)中與該科研項目有關(guān)的“初始層級”，進而根據(jù)項目進展的實際需要，完成預(yù)算調(diào)增及調(diào)減處理。進行相關(guān)處理時，建議使用CJ37或CJ38事務(wù)代碼，該代碼能夠?qū)蒲许椖康脑碱A(yù)算分配方案進行有效保留，以備后續(xù)審查，不會出現(xiàn)“信息直接覆蓋進而導(dǎo)致之前信息丟失”的情況。

2.4精確查詢科研項目預(yù)算內(nèi)容

科研項目與其他項目類似，在實施的過程中如有需要，應(yīng)當(dāng)隨時查詢項目預(yù)算（重點查閱的信息一般包括：（1）原始預(yù)算；（2）當(dāng)前預(yù)算，完成比較，從而達到提高對項目資金應(yīng)用情況了解深度的目的）。實現(xiàn)上述目標(biāo)的過程較為簡單，直接調(diào)取系統(tǒng)信息即可，在不涉及“信息調(diào)整”的情況下不會對原信息的完整性造成影響。如果需要對科研項目預(yù)算的歷史調(diào)整情況進行查詢，應(yīng)使用CJ31“預(yù)算相關(guān)事務(wù)顯示”代碼。輸入該代碼之后，除了預(yù)算方案，包括原始預(yù)算錄入時間、每一次預(yù)算調(diào)整時間、與之前一次預(yù)算方案以及與原始預(yù)算方案相比的預(yù)算總額增減情況、實際差額、重點變化環(huán)節(jié)等信息都會清晰呈現(xiàn)，有助于提高科研項目預(yù)算信息化管理水平。

3 ERP軟件系統(tǒng)應(yīng)用于企業(yè)科研項目預(yù)算信息化管理中需要解決的問題

3.1科研項目與財務(wù)科目的匹配性問題

筆者根據(jù)ERP軟件系統(tǒng)應(yīng)用于企業(yè)科研項目預(yù)算信息化管理工作后，基于不同科研項目預(yù)算管理需求對ERP軟件系統(tǒng)進行的部分操作及理論上能夠取得的效果進行了梳理。從中可以發(fā)現(xiàn)，ERP軟件系統(tǒng)與很多企業(yè)已經(jīng)廣泛應(yīng)用的智能財務(wù)管理系統(tǒng)在操作方式、理解難度層面存在一定的差異。筆者在實際工作中還發(fā)現(xiàn)，某些操作人員對ERP軟件系統(tǒng)及其他智能財務(wù)管理系統(tǒng)的部分功能發(fā)生了混淆，由此導(dǎo)致的首個問題是：科研項目與財務(wù)科目的匹配性很可能不一致。比如，在傳統(tǒng)的智能財務(wù)管理系統(tǒng)中，科研項目與其他項目的預(yù)算管理及相關(guān)操作的流程完全一致。這種“一致性”表面看來十分便利，但后續(xù)調(diào)整預(yù)算方案時的信息顯示完善程度遠遠低于ERP軟件系統(tǒng)。而在ERP軟件系統(tǒng)中，當(dāng)科研項目啟動預(yù)算完成“下達”作業(yè)后，ERP軟件系統(tǒng)必須經(jīng)由“財務(wù)科目”，實時完成對應(yīng)的費用記賬等操作?；诖耍绻蒲蓄A(yù)算科目與財務(wù)科目無法一一對應(yīng)，項目的實際預(yù)算花費便難以精準(zhǔn)控制，最終的統(tǒng)計數(shù)據(jù)可信度會有一定程度的降低。

3.2系統(tǒng)分包成本控制問題

部分ERP軟件系統(tǒng)操作人員對如何啟動“科研分包服務(wù)流程”缺乏足夠的了解，導(dǎo)致分包成本控制無法全面實現(xiàn)。具體而言，ERP軟件系統(tǒng)在根據(jù)錄入的信息，完成分包服務(wù)訂單建立后，會在一定周期內(nèi)，按照相應(yīng)的進度，對分包成本進行確認，由此產(chǎn)生的“分包服務(wù)訂單費用”同樣屬于科研項目預(yù)算費用中的一部分。相關(guān)問題是，如果分包合同數(shù)量超過一定范圍并導(dǎo)致分包服務(wù)訂單創(chuàng)建、訂單進度確認出現(xiàn)“延時”，有可能造成部分訂單被遺漏的情況。另一個相關(guān)問題是：因未能及時啟動ERP軟件系統(tǒng)下的“分包服務(wù)流程”子功能，系統(tǒng)對科研項目分包合同的處理方式只會是“確認有關(guān)項目的進度”，針對分包費用，則執(zhí)行“先掛賬、后沖銷”的處理流程。受此影響，分包成本幾乎無法得到實時分析，有可能在后續(xù)作業(yè)時出現(xiàn)“某些信息無法一一對應(yīng)進而造成錯誤”的情況。

3.3報表使用過程中存在的問題

ERP軟件系統(tǒng)本身存在的問題是，該軟件系統(tǒng)具有“普適性”，在沒有額外付費的情況下，運營商不會為企業(yè)量身打造具有較強針對性的版本。因此，要求企業(yè)財務(wù)預(yù)算、管理人員在操作ERP軟件系統(tǒng)時，需要根據(jù)有關(guān)業(yè)務(wù)的實際需求，完成更加適合企業(yè)決策者、高層領(lǐng)導(dǎo)使用的報表的編制。當(dāng)前的情況是，由于忽略了上述問題，以科研項目為例，與項目有關(guān)的資金投入情況、相關(guān)方案的執(zhí)行情況、投入產(chǎn)出比等信息無法清晰呈現(xiàn)在ERP軟件系統(tǒng)自帶的報表之中，令企業(yè)決策者及高層管理人員無法在第一時間清晰地看到有關(guān)信息，實際上削弱了ERP軟件系統(tǒng)的應(yīng)用效果。

4優(yōu)化改進ERP軟件系統(tǒng)在企業(yè)科研項目預(yù)算信息化管理應(yīng)用水平的策略

4.1建立完善的財務(wù)與科研項目關(guān)系對應(yīng)體系

在理清ERP軟件系統(tǒng)應(yīng)用于企業(yè)科研項目預(yù)算信息化管理時具有的功能，以及明確使用過程出現(xiàn)的問題之后，企業(yè)若要全面優(yōu)化ERP軟件系統(tǒng)的應(yīng)用效果，則首先應(yīng)建立財務(wù)科目與科研科目的對應(yīng)關(guān)系。所謂“對應(yīng)關(guān)系”，是指在ERP軟件系統(tǒng)后臺開辟一個“關(guān)系等量轉(zhuǎn)化釋義”模塊，進而將科研項目中的某些信息與財務(wù)科目信息一一對應(yīng)。完成這種“對應(yīng)關(guān)系”的設(shè)置，以及操作人員在完成科研科目信息的錄入之后，ERP軟件系統(tǒng)會在對應(yīng)的財務(wù)科目模塊中將其自動轉(zhuǎn)化成財務(wù)信息，既能夠提高科研項目財務(wù)信息化管理規(guī)范程度，也不會產(chǎn)生信息混淆的情況。

4.2準(zhǔn)確編制“上限科研分包成本控制”流程

企業(yè)在科研項目開展后期，如果需要基于ERP軟件系統(tǒng)，對“科研分包成本控制”流程進行優(yōu)化，可以采用的方法如下。（1）首先面向所有業(yè)務(wù)用戶發(fā)布通知，要求其全面提升對源頭預(yù)算數(shù)據(jù)及其他財務(wù)信息的把控程度，確保原始信息的準(zhǔn)確性。（2）建立健全具有較強針對性的管理制度，對科研分包成本控制、不同用戶的管理職責(zé)予以明確。（3）若需要啟用科研項目分包服務(wù)流程，則需確定實時分包進度已經(jīng)切實計人“分包成本”。如果忽視這一前提條件，后續(xù)的分包成本分析作業(yè)可能難以實現(xiàn)。

4.3不斷開發(fā)有助于企業(yè)高層決策的科研項目預(yù)算報表

企業(yè)引入的所有財務(wù)管理系統(tǒng)的核心目標(biāo)之一是將更加準(zhǔn)確、更加全面的信息在第一時間提交給企業(yè)經(jīng)營者，從而為提高經(jīng)營者決策正確性提供強有力的支持。從這個角度來看，包括ERP軟件系統(tǒng)在內(nèi)的所有財務(wù)管理系統(tǒng)自帶的財務(wù)報表都有可能與企業(yè)決策者的需求存在一定的差距。鑒于此，企業(yè)有關(guān)部門應(yīng)該對決策者的報表使用需求進行多輪次調(diào)研，逐漸完成財務(wù)報表的調(diào)整，最終將財務(wù)信息以可視化、網(wǎng)絡(luò)化、清晰化等形式呈現(xiàn)在決策者面前。

5結(jié)束語

EPR軟件系統(tǒng)被現(xiàn)代企業(yè)引入之后，企業(yè)從上到下的所有部門（即從最高層領(lǐng)導(dǎo)人員到最基層的工作人員）都會涉及集中。由此導(dǎo)致該系統(tǒng)耗資大、費時費力，在缺乏相關(guān)管理及應(yīng)用經(jīng)驗的情況下，極其容易出現(xiàn)“統(tǒng)一性”及“協(xié)調(diào)性”不足的問題，反而制約企業(yè)某些業(yè)務(wù)的正常開展。面對此種情況，企業(yè)自上而下首先需要提高對ERP軟件系統(tǒng)功能的了解深度，定期總結(jié)ERP系統(tǒng)應(yīng)用過程中產(chǎn)生的問題并提出針對性解決方案，最終助力包括企業(yè)科研項目預(yù)算信息化管理在內(nèi)的各項工作切實提高質(zhì)量和效率。

作者簡介：

唐國輝（1985—），本科，助理工程師，研究方向：信息化項目建設(shè)。