淺析住房保障檔案管理工作中存在的問(wèn)題及其策略

王麗

［摘 要］住房保障檔案管理工作具有較強(qiáng)的政策性、專(zhuān)業(yè)性及服務(wù)性，通過(guò)科學(xué)的管理工作可以為政府制定決策、出臺(tái)政策和保障民生提供參考和借鑒，對(duì)于保障基層群眾的權(quán)益具有重要價(jià)值。但是，當(dāng)前在開(kāi)展管理工作中存在些許問(wèn)題，對(duì)管理效率、檔案安全和資源利用帶來(lái)一定影響。因此，檔案部門(mén)要認(rèn)識(shí)到住房保障檔案管理的重要性，采取科學(xué)措施優(yōu)化檔案管理，提升管理效能、發(fā)揮檔案價(jià)值。本文主要針對(duì)住房保障檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出相關(guān)優(yōu)化策略，希望能夠?yàn)闄n案管理部門(mén)提供一定的參考和借鑒。

［關(guān)鍵詞］住房保障檔案管理；問(wèn)題；策略；分析

［中圖分類(lèi)號(hào)］G27文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

在我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展新形勢(shì)下，居民的生活水平不斷提升，住房保障工作也不斷完善和優(yōu)化，滿(mǎn)足了現(xiàn)代居民的居住需求，在提升居民幸福指數(shù)、維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定中發(fā)揮了關(guān)鍵作用。在開(kāi)展住房保障工作中會(huì)形成大量的資料，包含聲像、圖像及文字等，通過(guò)對(duì)資料進(jìn)行收集、整理、歸檔和利用，能夠?yàn)檎疀Q策提供重要支撐。因此，當(dāng)?shù)卣蜋n案部門(mén)要認(rèn)識(shí)到住房保障檔案的重要性和價(jià)值性，結(jié)合工作實(shí)際不斷創(chuàng)新和改進(jìn)，發(fā)揮檔案的使用價(jià)值，推動(dòng)住房保障工作的可持續(xù)發(fā)展。

1 住房保障檔案的概念以及歸檔范圍

1.1 住房保障檔案的概念

住房保障是社會(huì)養(yǎng)老保障、失業(yè)保障和社會(huì)醫(yī)療保障體系的核心組成部分，是保證房地產(chǎn)市場(chǎng)持續(xù)穩(wěn)定健康發(fā)展的關(guān)鍵支撐，也是解決中低收入人群住房問(wèn)題的重要舉措。住房保障檔案主要是指在開(kāi)展管理服務(wù)中形成的具有保存價(jià)值和法律效益的聲像、圖表以及文字等形式的記錄資料。住房保障檔案包含限價(jià)商品房、經(jīng)濟(jì)適用房以及公共租賃住房等類(lèi)型。

1.2 住房保障檔案的收集范圍

保障對(duì)象歸檔范圍主要包含以下內(nèi)容。第一，保障對(duì)象的財(cái)產(chǎn)狀況、收入、住房以及基本情況，對(duì)上述材料進(jìn)行不定期或者定期審核，對(duì)違規(guī)行為和不良信用記錄進(jìn)行審查；第二，貨幣補(bǔ)貼協(xié)議、房屋買(mǎi)賣(mài)以及租賃合同、保障通知書(shū)、輪候記錄；第三，申請(qǐng)人的誠(chéng)信申報(bào)記錄、財(cái)產(chǎn)說(shuō)明、住房情況、經(jīng)濟(jì)收入、基本信息以及申請(qǐng)書(shū)。

房源檔案歸檔范圍主要包含以下內(nèi)容。第一，房源管理材料，包含交接手續(xù)、房屋入住、上市交易、租售轉(zhuǎn)換、產(chǎn)權(quán)份額、購(gòu)置價(jià)格、房屋購(gòu)置人、租金收繳、租金標(biāo)準(zhǔn)、租賃期限以及承租人；第二，申請(qǐng)材料，包含房屋面積、戶(hù)型、房號(hào)以及保障性住房類(lèi)別、所屬小區(qū)、房屋地址、證明材料以及房屋來(lái)源等。

2 住房保障檔案管理中存在的幾點(diǎn)問(wèn)題

2.1 重視程度不高

當(dāng)前在開(kāi)展住房保障工作中，對(duì)政策落實(shí)和居民服務(wù)更加重視，忽視了檔案管理的價(jià)值和作用。例如，在檔案管理中存在檔案材料收集不全、檔案歸檔不及時(shí)、管理理念陳舊等問(wèn)題。導(dǎo)致重視程度不高的原因較多，包含檔案管理意識(shí)薄弱、檔案利用率不高、檔案資源開(kāi)發(fā)程度較低等，影響了住房保障檔案的作用發(fā)揮，也不利于住房保障工作的有序推進(jìn)［1］。

2.2 管理制度存在漏洞和缺陷

制度是開(kāi)展一切管理工作的基礎(chǔ)和前提，尤其對(duì)于住房保障檔案，其具有較強(qiáng)的嚴(yán)謹(jǐn)性，如果檔案內(nèi)容不真實(shí)、不完整，會(huì)損害群眾的權(quán)益，需要管理人員在既定的制度體系下規(guī)范管理行為。但是，當(dāng)前在制定管理制度中存在一定的漏洞和缺陷，難以對(duì)管理人員起到規(guī)范和約束作用，部分人員在管理中依然存在憑借經(jīng)驗(yàn)管理、盲目隨意操作的情況。同時(shí)，管理制度體系建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期且復(fù)雜的過(guò)程，根據(jù)工作的需求而不斷提升，促使制度更具靈活性和彈性。但是，當(dāng)前檔案部門(mén)并沒(méi)有對(duì)制度進(jìn)行動(dòng)態(tài)修正，一些不合時(shí)宜的制度沒(méi)有及時(shí)淘汰和修改，影響了管理制度的實(shí)用性和適用性。

2.3 紙質(zhì)檔案安全保管不到位

隨著信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，數(shù)字檔案已經(jīng)成為檔案事業(yè)的主要發(fā)展方向，但是紙質(zhì)檔案的作用性依然不能忽視。紙質(zhì)檔案的安全保管對(duì)檔案室環(huán)境、保管方式具有較高的要求，當(dāng)前檔案部門(mén)對(duì)紙質(zhì)檔案安全保管缺乏重視，養(yǎng)護(hù)和管理手段陳舊，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案內(nèi)容出現(xiàn)丟失、損壞以及字跡模糊等問(wèn)題。例如，檔案部門(mén)沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)業(yè)的檔案室，環(huán)境建設(shè)較為滯后，長(zhǎng)期保管容易影響紙質(zhì)檔案的質(zhì)量；檔案室沒(méi)有采取防潮、防火等措施，當(dāng)發(fā)生水火災(zāi)害后，會(huì)為紙質(zhì)檔案安全帶來(lái)巨大損害。

2.4 檔案管理信息化程度不高

近年來(lái)，信息技術(shù)蓬勃發(fā)展，已經(jīng)在社會(huì)各個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用，成為推動(dòng)社會(huì)發(fā)展的核心力量，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略，檔案管理也逐漸趨于信息化和智能化方向發(fā)展。當(dāng)前在住房保障檔案管理中，雖然應(yīng)用了一些信息設(shè)備，但是整體信息化管理水平較低。例如，檔案部門(mén)沒(méi)有建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)數(shù)字檔案沒(méi)有進(jìn)行集中管理和保管、信息化管理硬件投入程度不高等，難以充分發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢(shì)。同時(shí)，部分管理人員缺乏創(chuàng)新意識(shí)，沒(méi)有在管理中嘗試應(yīng)用新興信息技術(shù)，檔案管理效率也難以提升。

2.5 管理人員崗位能力不足

住房保障檔案管理具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，對(duì)管理人員的綜合素質(zhì)、崗位能力、業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)要求較高，但是當(dāng)前部分管理人員不具備勝任崗位工作的能力，具體體現(xiàn)為管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)背景，自身的能力和素質(zhì)難以滿(mǎn)足崗位工作要求；管理隊(duì)伍年齡偏大，在工作中沿用舊思維、舊手段和舊方法，不注重知識(shí)更新和管理創(chuàng)新；管理人員缺乏信息化意識(shí)，在工作中沒(méi)有應(yīng)用新興技術(shù)，甚至對(duì)新技術(shù)存在一定的抵觸心理。導(dǎo)致這一情況的主要原因?yàn)闄n案部門(mén)對(duì)管理隊(duì)伍建設(shè)存在認(rèn)知偏差，隊(duì)伍建設(shè)較為滯后，也沒(méi)有注重加強(qiáng)人員崗位培訓(xùn)［2］。

2.6 檔案資源開(kāi)發(fā)利用程度不高

檔案資源的價(jià)值在于利用，尤其是住房保障檔案，其作為重要的民生檔案，具有較高的利用價(jià)值、參考價(jià)值及借鑒意義，通過(guò)檔案挖掘可以將其中有價(jià)值的信息提煉出來(lái)，為政府制定決策以及保障民生提供參考。但是當(dāng)前在開(kāi)展檔案管理中，存在重視保存而忽視利用的弊端，大部分檔案在歸檔保存后利用率較低，管理人員也沒(méi)有充分利用新興技術(shù)進(jìn)行檔案資源挖掘，住房保障檔案的社會(huì)價(jià)值無(wú)法充分體現(xiàn)。

3 住房保障檔案管理優(yōu)化策略

3.1 提升檔案管理重視程度

住房保障檔案具有較強(qiáng)的實(shí)用性和法律性，是開(kāi)展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)和前提，也能夠?yàn)檎疀Q策提供重要指導(dǎo)和參考。因此，當(dāng)?shù)卣蜋n案部門(mén)要提升對(duì)檔案管理的重視程度。首先，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變以往的管理理念和管理思維，充分認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值性，高度重視檔案管理，并且積極參與到管理工作中，發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的帶頭和示范作用，激發(fā)其他人員開(kāi)展檔案管理的熱情和積極性；其次，結(jié)合住房保障檔案的特點(diǎn)，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，在單位內(nèi)部形成濃郁的管理氛圍，鼓勵(lì)各個(gè)部門(mén)的人員積極參與到檔案管理中，與檔案部門(mén)形成良好的配合機(jī)制，通過(guò)高效的配合完成管理任務(wù)；最后，住房保障檔案管理需要大量的資金作為支撐，檔案部門(mén)要積極爭(zhēng)取上級(jí)部門(mén)的資金和財(cái)政支持，通過(guò)專(zhuān)項(xiàng)資金的形式加大投入，保證各項(xiàng)管理工作的有序推進(jìn)［3］。

3.2 加強(qiáng)管理制度體系建設(shè)

住房保障檔案管理需要以完善的制度體系作為支撐，通過(guò)科學(xué)的制度對(duì)管理行為進(jìn)行約束和規(guī)范，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。因此，檔案部門(mén)要結(jié)合實(shí)際工作需求，加強(qiáng)管理制度體系建設(shè)，突出制度的權(quán)威性和嚴(yán)肅性，為管理工作提供指導(dǎo)和規(guī)范。首先，所有人員都要積極參與到制度體系建設(shè)中，通過(guò)全員參與不斷優(yōu)化和細(xì)化制度，制度應(yīng)包含檔案管理的諸多方面，包含信息收集、資料整理、材料歸檔以及安全保管等環(huán)節(jié)，促使管理工作做到有據(jù)可依、有章可循；其次，在完成制度建設(shè)后，組織所有管理人員學(xué)習(xí)管理制度，樹(shù)立制度意識(shí)和規(guī)范意識(shí)，嚴(yán)格按照制度的要求開(kāi)展相關(guān)工作，嚴(yán)禁存在違法制度的情況，如果發(fā)現(xiàn)要給予管理人員以相應(yīng)的處罰，維護(hù)制度的嚴(yán)肅性；最后，住房保障檔案屬于一項(xiàng)社會(huì)基礎(chǔ)性工作，而隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，其工作內(nèi)容也不斷發(fā)生變化，檔案部門(mén)要根據(jù)工作需求靈活地調(diào)整制度內(nèi)容，刪除和修正不合時(shí)宜的制度條文，鼓勵(lì)管理人員提出自己的個(gè)性化建議和意見(jiàn)［4］。

3.3 加強(qiáng)紙質(zhì)檔案安全保管

紙質(zhì)檔案安全保管對(duì)環(huán)境條件要求較高，在長(zhǎng)期的住房保障服務(wù)中，形成了大量的紙質(zhì)檔案，其作為原始檔案具有較強(qiáng)的參考價(jià)值和法律效益，檔案部門(mén)要提升對(duì)紙質(zhì)檔案安全保管的重視程度，避免其在長(zhǎng)期保存中遭受損壞。首先，檔案部門(mén)要根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》的要求，設(shè)置專(zhuān)業(yè)的紙質(zhì)檔案保管室，包括防火門(mén)和防盜門(mén)，安排專(zhuān)職人員負(fù)責(zé)檔案室的日常清掃和衛(wèi)生工作，保證室內(nèi)衛(wèi)生條件良好，為紙質(zhì)檔案保管創(chuàng)設(shè)良好的空間環(huán)境；其次，針對(duì)紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)做好防潮、防火、防水以及防蟲(chóng)蛀工作，避免紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期處于陽(yáng)光的照射下，容易導(dǎo)致紙張?jiān)谧贤饩€(xiàn)的照射下而出現(xiàn)字跡模糊；最后，對(duì)檔案查閱權(quán)限進(jìn)行科學(xué)設(shè)計(jì)，在紙質(zhì)檔案調(diào)檔查閱中，要做好來(lái)訪者登記，檔案不能帶出檔案室，使用者需在管理者的陪同和監(jiān)督下查閱檔案，嚴(yán)禁損壞和篡改檔案內(nèi)容。

3.4 合理應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)

基于住房保障檔案的特殊性和嚴(yán)謹(jǐn)性，在開(kāi)展檔案管理中要合理應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，充分發(fā)揮信息技術(shù)的管理優(yōu)勢(shì)，以技術(shù)為支撐提升管理效率和管理質(zhì)量，保證檔案資源的安全和完整。首先，檔案部門(mén)要積極落實(shí)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的戰(zhàn)略，將信息化、網(wǎng)絡(luò)化作為檔案管理的必然發(fā)展方向，所有管理人員都要樹(shù)立正確的信息化意識(shí)，在日常檔案管理中主動(dòng)探索以信息技術(shù)為支撐的新型管理模式，同時(shí)，檔案部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)還要加大內(nèi)部宣傳，創(chuàng)設(shè)濃郁的信息化管理氛圍；其次，信息化管理需要大量的軟硬件設(shè)備作為支撐，如管理系統(tǒng)、打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)等，檔案部門(mén)要加大信息化建設(shè)資金投入，與當(dāng)?shù)剀浖_(kāi)發(fā)公司合作針對(duì)住房保障檔案特點(diǎn)制作管理軟件，為檔案信息的收集和管理提供便捷；最后，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案，由于紙質(zhì)檔案數(shù)量較多，其工作量較大，檔案部門(mén)要妥善組織管理人員，分步驟落實(shí)相關(guān)工作，將數(shù)字檔案集中保管，尤其要做好安全防護(hù)措施，利用防火墻技術(shù)、生物識(shí)別技術(shù)、密匙技術(shù)等，保證檔案在保管和傳輸過(guò)程中安全可靠，對(duì)于重要檔案資源要及時(shí)備份［5］。

3.5 建立完善檔案管理隊(duì)伍

管理人員是開(kāi)展住房保障檔案管理工作的人才支撐，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代下，人才是檔案部門(mén)開(kāi)展工作創(chuàng)新和服務(wù)創(chuàng)新的核心力量，基于住房保障檔案管理的工作需求，檔案部門(mén)要建立一支能力強(qiáng)、素質(zhì)高、懂業(yè)務(wù)的現(xiàn)代化管理隊(duì)伍，提升管理人員的綜合素質(zhì)和崗位能力，促使其更好地勝任崗位工作。首先，檔案部門(mén)要根據(jù)工作需要面向社會(huì)和高校公開(kāi)招聘具有一定從業(yè)經(jīng)驗(yàn)、崗位能力和專(zhuān)業(yè)背景的管理人才，充實(shí)以及完善管理隊(duì)伍，更新隊(duì)伍的知識(shí)結(jié)構(gòu)、能力結(jié)構(gòu)和年齡結(jié)構(gòu)，適當(dāng)提升入職門(mén)檻和工薪待遇，吸引更多的現(xiàn)代化人才加入；其次，定期組織現(xiàn)有的管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)和崗位教育，內(nèi)容應(yīng)包含信息技術(shù)操作能力、檔案管理知識(shí)、住房保障檔案信息收集流程等，通過(guò)系統(tǒng)性的培訓(xùn)提升人員素質(zhì)，實(shí)行培訓(xùn)考核制度，端正管理人員參與培訓(xùn)的態(tài)度；最后，鼓勵(lì)管理人員在平時(shí)開(kāi)展技術(shù)創(chuàng)新和管理創(chuàng)新，尤其在檔案信息挖掘以及檔案信息化建設(shè)方面，要大膽創(chuàng)新、敢于實(shí)踐，將創(chuàng)新作為推動(dòng)檔案管理工作的原動(dòng)力。

3.6 提升檔案資源利用開(kāi)發(fā)效率

住房保障檔案具有較高的利用價(jià)值，通過(guò)檔案資源挖掘能夠?qū)⑵渲杏袃r(jià)值的信息提煉出來(lái)，對(duì)于發(fā)揮檔案的社會(huì)職能具有重要價(jià)值和積極意義。因此，檔案部門(mén)要積極轉(zhuǎn)變以往重視保管、忽視利用的陳舊思想，通過(guò)各種途徑和方式提升檔案資源的利用開(kāi)發(fā)效率。首先，鼓勵(lì)管理人員在收集檔案信息中注重信息提煉和挖掘，要求管理人員按照既定的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展管理工作，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性；其次，從以往的被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變，增進(jìn)與業(yè)務(wù)部門(mén)的溝通，結(jié)合其工作需求開(kāi)展檔案管理工作，并且將收集和提煉的信息提供給業(yè)務(wù)部門(mén)，為其開(kāi)展各項(xiàng)工作提供信息支撐；最后，合理應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行檔案資源利用開(kāi)發(fā)，如應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)以及人工智能技術(shù)等，這樣能夠適當(dāng)釋放勞動(dòng)力資源，緩解管理人員的工作壓力，將其中有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息高效提煉出來(lái)，對(duì)于提升檔案開(kāi)發(fā)效能具有重要意義［6］。

4 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，檔案是社會(huì)發(fā)展中形成的寶貴資源，具有較強(qiáng)的借鑒性、價(jià)值性及指導(dǎo)性，可以為制定各項(xiàng)決策提供資料支撐。住房保障檔案管理具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，檔案部門(mén)要認(rèn)識(shí)到管理中存在的不足和問(wèn)題，采取科學(xué)措施不斷優(yōu)化，保證檔案信息的真實(shí)性、完整性及可靠性，發(fā)揮檔案的應(yīng)用價(jià)值，為基層群眾提供更加滿(mǎn)意的服務(wù)。

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