依托智慧供應(yīng)鏈，探索物資履約單據(jù)電子化

李猷 曹跡涯

作為物資管理的重要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，目前的物資履約單據(jù)系統(tǒng)存在單據(jù)無法自動分配、未實(shí)現(xiàn)與ERP系統(tǒng)及財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)完全聯(lián)通等問題。迫切需要借助信息化手段，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)單據(jù)電子化簽署與流轉(zhuǎn)，提高內(nèi)外協(xié)同效率

作為物資管理的重要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，目前的物資履約單據(jù)系統(tǒng)存在單據(jù)無法自動分配、未實(shí)現(xiàn)與ERP系統(tǒng)及財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)完全聯(lián)通等問題，迫切需要借助信息化手段，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)單據(jù)電子化簽署與流轉(zhuǎn)，提高內(nèi)外協(xié)同效率。深化業(yè)務(wù)協(xié)同、推進(jìn)物聯(lián)應(yīng)用、強(qiáng)化數(shù)據(jù)融合、提升主動服務(wù)、提高履約結(jié)算效率，通過信息系統(tǒng)深化應(yīng)用工作的開展，建立順暢、高效的閉環(huán)工作機(jī)制，促進(jìn)信息化與業(yè)務(wù)的高度融合，最終實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代（智慧）供應(yīng)鏈體系的加速發(fā)展。

多項(xiàng)業(yè)務(wù)管理問題，讓開展物資履約單據(jù)電子化迫在眉睫

物資履約單據(jù)工作是物資合同結(jié)算過程中的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)。一般來說，資金支付可以分為預(yù)付款、到貨款、投運(yùn)款、質(zhì)保金四個階段，每個階段的資金結(jié)算均需要提供物資履約單據(jù)。按照合同約定和項(xiàng)目的實(shí)施情況，均需開展物資履約單據(jù)的收集、審驗(yàn)、付款申請、后續(xù)支付工作。

在物資履約單據(jù)工作開展過程中，存在憑證造假及結(jié)算人員“虛假入庫”風(fēng)險，同時由于供應(yīng)商通常于月末集中辦理業(yè)務(wù)，導(dǎo)致業(yè)務(wù)人員高峰期工作壓力大，工作量嚴(yán)重不均衡，反而導(dǎo)致供應(yīng)商等待時間長，業(yè)務(wù)管理問題亟待解決。同時，由于物資履約單據(jù)簽署工作涉及部門眾多，包括物資部門、項(xiàng)目單位、運(yùn)行單位等，需要外部人員包括供應(yīng)商、施工單位、監(jiān)理單位人員等參與簽署工作，使得紙質(zhì)單據(jù)流轉(zhuǎn)效率低，單據(jù)簽署安全性缺乏保障。因此，開展物資履約單據(jù)電子化工作迫在眉睫。

物資履約單據(jù)電子化作為物資履約單據(jù)電子化的重要場景，能夠深化業(yè)務(wù)協(xié)同、推進(jìn)物聯(lián)應(yīng)用、強(qiáng)化數(shù)據(jù)融合、提升主動服務(wù)、提高履約結(jié)算效率，有效改善合同結(jié)算業(yè)務(wù)辦理的周期長、成本高、規(guī)范差、效率低等業(yè)務(wù)痛點(diǎn)?？衫煤灻P跡電子化技術(shù)和在線簽章電子化技術(shù)建設(shè)物資履約單據(jù)電子化平臺，確保單據(jù)流轉(zhuǎn)規(guī)范、合法、安全，降低憑證造假及“虛假入庫”風(fēng)險，實(shí)現(xiàn)合同單據(jù)電子化傳遞、無紙化流轉(zhuǎn)審批。

簽名筆跡電子化。電子簽名筆跡是一種手寫的電子簽名，在電子簽名的適用場景下均可實(shí)用，電子簽名筆跡往往代表了簽署行為，表明當(dāng)事人對相關(guān)事實(shí)的認(rèn)可，達(dá)到身份認(rèn)證的效果。電子簽名筆跡目前已廣泛應(yīng)用于各種領(lǐng)域。在電力行業(yè)中流程審批一直是關(guān)鍵點(diǎn)，建立電子化簽名筆跡可以有效提高各業(yè)務(wù)部門簽署文件時的工作效率。

在線簽章電子化。在電子文檔上加蓋電子印章，可以滿足電子公文流轉(zhuǎn)過程的信息完整性、合法性和不可抵賴性的需求。電子簽章是以電子形式存在的印章，使用者可在電子文檔上添加電子簽章，達(dá)到紙質(zhì)文檔上同樣的簽章效果。與傳統(tǒng)印章相比，電子簽章不僅可證明文件簽署人同意該文檔所寫全部內(nèi)容，同時電子簽章依附于電子文檔并與之建立邏輯關(guān)聯(lián)。一旦綁定內(nèi)容發(fā)生變化，電子簽章失效。同時，加蓋電子簽章的電子文檔可對電子簽章的真實(shí)性及其綁定內(nèi)容的完整性進(jìn)行驗(yàn)證并可查看簽章用戶身份。

打造平臺、控制流程，實(shí)現(xiàn)物資履約單據(jù)電子化

物資履約單據(jù)電子化平臺以交接、驗(yàn)收、投運(yùn)、質(zhì)保的數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，通過簽署流程控制，在完成簽名筆跡電子化和在線簽章電子化的基礎(chǔ)上完成物資履約單據(jù)的內(nèi)外網(wǎng)簽署工作。物資履約單據(jù)電子化覆蓋國網(wǎng)公司物資合同履約結(jié)算全流程，根據(jù)業(yè)務(wù)目標(biāo)進(jìn)行業(yè)務(wù)過程分解，包括物資貨物交接單據(jù)、物資到貨驗(yàn)收單據(jù)、物資投運(yùn)單據(jù)、物資質(zhì)保單據(jù)等。

物資貨物交接單據(jù)。供應(yīng)商送貨到達(dá)現(xiàn)場后，需進(jìn)行貨物交割清點(diǎn)，辦理貨物交接單簽署工作。供應(yīng)商發(fā)貨后，通過單據(jù)電子化工具在線生成貨物交接單，其中合同信息、交接物資清單、預(yù)計(jì)發(fā)貨及到貨時間均由工具生成；供應(yīng)商線上完成對貨物交接單的在線簽署與蓋章。隨后由電子化工具在線流轉(zhuǎn)貨物交接單，對于直發(fā)現(xiàn)場的貨物流轉(zhuǎn)至項(xiàng)目管理部門專責(zé)，對于送到倉庫的貨物流轉(zhuǎn)至物資部門倉儲專責(zé)；隨后由項(xiàng)目管理部門專責(zé)或物資部門倉儲專責(zé)在清點(diǎn)數(shù)量、驗(yàn)收外觀合格后線上簽署貨物交接單。物資貨物交接單據(jù)電子化簽署流程如圖1所示。

物資到貨驗(yàn)收單據(jù)。貨物交接完成后，需組織供應(yīng)商、項(xiàng)目管理部門，進(jìn)行物資開箱驗(yàn)收，辦理到貨驗(yàn)收單簽署工作。與貨物交接單一致，通過單據(jù)電子化工具在線生成到貨驗(yàn)收單，其中合同信息、交接物資清單、預(yù)計(jì)發(fā)貨及到貨時間均由工具生成；供應(yīng)商線上完成對到貨驗(yàn)收單的在線簽署與蓋章。隨后由電子化工具在線流轉(zhuǎn)到貨驗(yàn)收單至施工單位現(xiàn)場管理人員、監(jiān)理單位現(xiàn)場管理人員、項(xiàng)目管理部門專責(zé)、物資部門履約專責(zé)；在現(xiàn)場對物資進(jìn)行開箱驗(yàn)收，查驗(yàn)貨物與隨貨資料是否符合合同要求，驗(yàn)收通過后，分別由施工、監(jiān)理、項(xiàng)目、物資四方線上簽署到貨驗(yàn)收單。物資到貨驗(yàn)收單據(jù)電子化簽署流程如圖2所示。

物資投運(yùn)單據(jù)。工程投運(yùn)后，需由物資履約人員發(fā)起，項(xiàng)目管理部門進(jìn)行投運(yùn)單簽署工作。物資部門履約專責(zé)從項(xiàng)目管理部門獲取物資投運(yùn)信息后，在電子化工具中維護(hù)投運(yùn)日期后生成投運(yùn)單，其中合同信息、投運(yùn)物資信息由工具生成；隨后投運(yùn)單流轉(zhuǎn)至項(xiàng)目管理部門，進(jìn)行線上簽署與蓋章。

物資質(zhì)保單據(jù)。物資質(zhì)保到期后，需由物資履約人員發(fā)起，運(yùn)行部門進(jìn)行質(zhì)保單簽署工作。物資部門履約專責(zé)在電子化工具中選擇質(zhì)保已到期訂單，在電子化工具中生成質(zhì)保單，其中合同信息、質(zhì)保物資信息由工具生成；隨后質(zhì)保單流轉(zhuǎn)至運(yùn)行部門，進(jìn)行線上簽署與蓋章。

從物資履約單據(jù)電子化入手，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商“最多跑一次”

在智能供應(yīng)鏈背景下開展物資供應(yīng)鏈單據(jù)電子化的探索，從合同履約全流程物資履約單據(jù)入手，應(yīng)用電子簽名筆跡、電子簽章技術(shù)，提高物資履約結(jié)算效率，強(qiáng)化內(nèi)外部協(xié)同能力，提升物資管理水平，通過信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)物資履約單據(jù)在線簽署與流轉(zhuǎn)，達(dá)到供應(yīng)商辦理到貨款“最多跑一次”，辦理投運(yùn)款、質(zhì)保款“一次都不跑”的目標(biāo)。

在建成物資履約單據(jù)電子化后，可引導(dǎo)供應(yīng)商在月初或月中適時發(fā)起業(yè)務(wù)辦理需求，從而分擔(dān)高峰期業(yè)務(wù)辦理壓力，在引入簽名筆跡電子化和在線簽章電子化后，亦可加快業(yè)務(wù)人員工作效率，從而降低供應(yīng)商申請排隊(duì)等待情況，降低高峰期內(nèi)業(yè)務(wù)壓力。

（作者李猷單位：新疆信息產(chǎn)業(yè)有限責(zé)任公司，作者曹跡涯單位：新疆首邦人力資源服務(wù)有限公司）