事業(yè)單位檔案管理方法探析

熊亦婷

［摘 要］隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制也在不斷地發(fā)展和完善，這對(duì)信息的處理提出了更高的要求。事業(yè)單位檔案管理也在不斷地改進(jìn)，并在國(guó)家有關(guān)政策的扶持下，獲得了更加規(guī)范化、科學(xué)化的發(fā)展。但是，就當(dāng)前的總體發(fā)展?fàn)顩r而言，仍存在著許多問(wèn)題，需要相關(guān)人員加以重視和解決。為此，本文就其存在的問(wèn)題及對(duì)策進(jìn)行了論述，以期為提高其檔案管理水平提供一定的參考。

［關(guān)鍵詞］事業(yè)單位；檔案管理；存在問(wèn)題；應(yīng)對(duì)措施

［中圖分類號(hào)］G27文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

隨著事業(yè)單位的發(fā)展，其檔案管理工作也逐步暴露出了一系列的問(wèn)題，這些問(wèn)題已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化的要求，也不能充分發(fā)揮其作用，從而降低了檔案管理工作的質(zhì)量。通過(guò)對(duì)事業(yè)單位學(xué)生檔案工作現(xiàn)狀的分析，發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位學(xué)生檔案工作存在著以下幾個(gè)方面的問(wèn)題：學(xué)生對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的重視程度較低，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到事業(yè)單位檔案管理工作的重要性；檔案工作人員的整體素質(zhì)不高，不能很好地完成工作。此外，也存在著對(duì)檔案的利用率不高等問(wèn)題，這些問(wèn)題會(huì)對(duì)檔案管理的工作效率產(chǎn)生直接影響，不利于事業(yè)單位的發(fā)展。

1 事業(yè)單位檔案管理工作的重要性

目前，事業(yè)單位檔案工作的最根本問(wèn)題是如何進(jìn)行優(yōu)化，因此事業(yè)單位工作人員必須高度重視對(duì)文件材料的整理、歸檔，才能提高檔案管理工作的效率［1］。同時(shí)，要對(duì)事業(yè)單位的檔案管理體制進(jìn)行積極的改革，增加工作人員的工作經(jīng)歷，制定科學(xué)的評(píng)估指標(biāo)，為實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和信息化奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，極大推動(dòng)了事業(yè)單位檔案工作的發(fā)展，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)既能完善事業(yè)單位檔案的組織結(jié)構(gòu)，又能促使相關(guān)部門加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，從而進(jìn)一步提高檔案管理水平。

2 事業(yè)單位檔案工作的現(xiàn)狀

2.1 對(duì)檔案工作的重視程度不夠

事業(yè)單位的一些管理人員對(duì)檔案管理工作的開(kāi)展不夠重視，檔案管理的內(nèi)部系統(tǒng)和實(shí)施的方式也不夠了解，而是將主要精力放在了培養(yǎng)和引進(jìn)人才上。在長(zhǎng)期的工作中，檔案管理員已經(jīng)習(xí)慣于手工處理檔案，思想上存在一定的局限性，認(rèn)為沒(méi)有必要對(duì)檔案進(jìn)行革新，缺乏學(xué)習(xí)新知識(shí)、了解新事物的熱情，思想意識(shí)比較落后，不能跟上時(shí)代的發(fā)展。

2.2 檔案管理方式落后

許多事業(yè)單位的檔案管理模式比較落后，難以發(fā)揮檔案管理工作應(yīng)有的作用，也沒(méi)有對(duì)其給予充分的重視。此外，在信息資料的收集、整理和歸檔等方面，也存在著業(yè)務(wù)水平不高的問(wèn)題。很多基層事業(yè)單位并沒(méi)有將檔案管理作為重點(diǎn)工作來(lái)開(kāi)展，所以沒(méi)有設(shè)立獨(dú)立的部門來(lái)管理檔案資料，檔案人員自然也就沒(méi)有針對(duì)性的工作，所從事的辦公室工作也從檔案管理轉(zhuǎn)向了辦公勤務(wù)類，漸漸成了辦公室的勤雜工，這種情況也直接造成了單位檔案管理工作的表面化，沒(méi)有了管理的科學(xué)性和規(guī)范性，使得檔案管理變得混亂。同時(shí)，也存在著歸檔錯(cuò)誤等問(wèn)題，給事業(yè)單位檔案工作帶來(lái)了很大的困難。

2.3 缺乏對(duì)檔案工作的革新

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，許多事業(yè)單位為了獲得更大的經(jīng)濟(jì)效益，紛紛加快了內(nèi)部改革。然而，檔案工作往往被人們所忽視，因?yàn)樗⒉荒芙o事業(yè)單位帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益。在事業(yè)單位中，檔案管理常常被放在改革的后面，這就造成檔案管理工作無(wú)法跟上改革的腳步，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏創(chuàng)新性。當(dāng)前，有些事業(yè)單位雖然已經(jīng)制定了比較完善的日常工作管理制度，但是與檔案管理相關(guān)的制度并不十分規(guī)范，沒(méi)有一套統(tǒng)一、嚴(yán)格、規(guī)范的檔案管理制度。有些業(yè)務(wù)科室工作人員對(duì)檔案的保存意識(shí)不強(qiáng)，工作中形成的文件資料被隨意丟棄，這就導(dǎo)致工作中形成的具有保存利用價(jià)值的文件資料的丟失、損壞，不能對(duì)其進(jìn)行及時(shí)、有效的利用。

2.4 管理人員素質(zhì)較低

事業(yè)單位的檔案管理工作對(duì)工作人員的要求很高，工作人員既要具備較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)，又要有足夠的耐心和細(xì)心，才能將復(fù)雜的工作順利地完成。然而，目前從事檔案工作的人員，其整體素質(zhì)較低，對(duì)工作流程的把握較差，在日常工作中，往往會(huì)出現(xiàn)一些錯(cuò)誤，這不但會(huì)降低檔案工作的質(zhì)量和效率，也會(huì)加大其風(fēng)險(xiǎn)。除此之外，在檔案管理過(guò)程中，部分事業(yè)單位缺少對(duì)工作人員的有效管理，導(dǎo)致他們?cè)诠ぷ髦蟹e極性和主動(dòng)性不高。在缺少有效的考核的情況下，工作人員更是缺少工作的激情，這會(huì)嚴(yán)重影響到檔案管理工作的開(kāi)展，還會(huì)對(duì)事業(yè)單位造成一定的影響。

2.5 檔案信息化程度不高

信息化就是把檔案材料和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，使它們的信息價(jià)值實(shí)現(xiàn)最大化。目前，事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作尚未引起足夠重視，沒(méi)有積極地引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)與設(shè)備，導(dǎo)致其檔案管理信息化建設(shè)滯后［2］。大部分事業(yè)單位的檔案室都是以前使用的小型辦公場(chǎng)所，存放文件的盒子都是簡(jiǎn)易的鐵皮盒子，沒(méi)有防潮設(shè)備，文件很容易損壞。此外，部分事業(yè)單位缺乏對(duì)可燃性物品的消防意識(shí)，檔案館沒(méi)有相應(yīng)的消防設(shè)備和滅火器，一旦出現(xiàn)火情，檔案就會(huì)化為烏有。傳統(tǒng)的檔案管理理念只是將文件歸檔、調(diào)閱歸檔，這樣做會(huì)使文件的利用率大大降低。在具體的檔案管理工作中，收集、整理、保存有關(guān)材料，鑒別有關(guān)材料的真?zhèn)?，其主要目?biāo)是更好地利用檔案。在事業(yè)單位檔案的管理過(guò)程中，由于缺乏相應(yīng)的電子設(shè)備，也沒(méi)有建立相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)檔案庫(kù)，如果紙質(zhì)版檔案丟失，就會(huì)影響到相關(guān)工作的進(jìn)行。由于檔案管理的信息化程度較低，導(dǎo)致人力資源的尋找非常耗時(shí)，極大地降低了工作效率。

2.6 檔案資源的使用率不高

檔案承載著重要的數(shù)據(jù)和信息，只有正確地利用它們，才能最大限度地發(fā)揮其功能。然而，在事業(yè)單位的檔案管理中，檔案資源的利用率很低，這主要是因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案管理方式只是提供一對(duì)一的服務(wù)，無(wú)法同時(shí)滿足用戶的多種需要，并且受時(shí)間和地點(diǎn)等因素的制約，檔案的查詢十分不便，這就導(dǎo)致檔案的利用率下降。目前，在檔案管理過(guò)程中，部分事業(yè)單位積極采用了一些先進(jìn)的技術(shù)，并配備了相應(yīng)的設(shè)備，這在某種程度上促進(jìn)了檔案信息的流通和共享。然而，有些事業(yè)單位在這一領(lǐng)域的投資相對(duì)較小，很難購(gòu)置到相對(duì)高端的設(shè)備，而且缺少專門的技術(shù)人員，這就導(dǎo)致檔案管理工作的進(jìn)展并不順暢，檔案信息的流動(dòng)也不順暢，給用戶的使用造成了障礙。

3 新形勢(shì)事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)對(duì)措施

3.1 增強(qiáng)事業(yè)單位檔案員的責(zé)任心，按時(shí)收集信息

要使檔案收集工作更好地發(fā)揮其功能，必須從規(guī)范化的角度著手。各事業(yè)單位要配備專門的文件管理員，對(duì)各部門的工作進(jìn)行及時(shí)的匯總，并根據(jù)相關(guān)的文件管理進(jìn)行記錄，定期對(duì)其進(jìn)行審核，盡量將各項(xiàng)有用的數(shù)據(jù)保存下來(lái)。在此基礎(chǔ)上，建立一套規(guī)范化的檔案管理體系，為檔案收集工作提供新的思路和方法。

3.2 樹(shù)立檔案工作觀念，提高檔案工作的質(zhì)量

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)跟不上時(shí)代的步伐，不能滿足信息化發(fā)展的需要，所以需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理方式，用一種帶有信息化功能的新模式，來(lái)替代傳統(tǒng)的檔案管理方式。信息化管理具有快捷、方便等特點(diǎn)，其主要是通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)實(shí)現(xiàn)的，而且它將成為事業(yè)單位檔案管理的一種信息化發(fā)展方向。使用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行管理，還需要在某些軟件的幫助下才能實(shí)現(xiàn)，這樣不但可以提高管理人員的工作效率，還可以確保檔案數(shù)據(jù)準(zhǔn)確地輸入電腦，并入庫(kù)保存，整個(gè)過(guò)程快速有序，還能確保信息的完整性。檔案管理人員利用電腦軟件，創(chuàng)建一個(gè)有關(guān)檔案查詢的網(wǎng)頁(yè)，再把資料傳輸?shù)皆摼W(wǎng)頁(yè)上，讓人們進(jìn)行檢索。這對(duì)檔案管理人員來(lái)講，是他們工作結(jié)果的一種展示；而對(duì)查閱人員來(lái)講，則使他們的查詢工作更加便利，節(jié)約了他們的時(shí)間和精力。同時(shí)，在使用計(jì)算機(jī)時(shí)，檔案管理人員要注重網(wǎng)絡(luò)安全，防范病毒入侵，以免檔案信息丟失，造成檔案信息的泄露，給事業(yè)單位造成不必要的損失。

3.3 建立完善的檔案管理體系

事業(yè)單位應(yīng)建立完善的檔案管理體系，工作人員可以參考國(guó)內(nèi)外的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，在對(duì)已經(jīng)存檔的檔案進(jìn)行管理時(shí)，應(yīng)該嚴(yán)格遵守有關(guān)的規(guī)章制度，確保信息的完整性［3］。當(dāng)某一類檔案需要長(zhǎng)期保存時(shí)，應(yīng)將其與同樣內(nèi)容的紙質(zhì)文件一起歸檔；對(duì)于有保密要求的檔案，則應(yīng)采用安全的保密措施，并對(duì)涉及隱秘的檔案進(jìn)行全面的密碼管理，嚴(yán)禁在外網(wǎng)上開(kāi)放。在進(jìn)行體系建設(shè)的時(shí)候，可以從信息收集、檔案保管等多個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)流程進(jìn)行完善，讓各項(xiàng)管理工作都可以參照相應(yīng)的管理制度來(lái)展開(kāi)，各工作人員必須嚴(yán)格遵守，防止因?yàn)楣ぷ魅藛T的疏漏而導(dǎo)致不規(guī)范的現(xiàn)象。

3.4 提高事業(yè)單位檔案人員的自身素質(zhì)

事業(yè)單位檔案工作人員是事業(yè)單位人才隊(duì)伍中最重要的一支，他們素質(zhì)的高低，直接影響著事業(yè)單位檔案工作的質(zhì)量，也影響著事業(yè)單位檔案工作的整體成效。對(duì)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，它與一般的行政工作相比，有自己的特點(diǎn)。檔案管理是一項(xiàng)相當(dāng)繁雜的工作，而且需要管理人員具備很高的素質(zhì)。為保證事業(yè)單位檔案工作的質(zhì)量，就必須提高事業(yè)單位檔案管理工作隊(duì)伍的素質(zhì)。首先，各事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案工作的特點(diǎn)和崗位的需要，組織各事業(yè)單位的檔案工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)素養(yǎng)，充實(shí)他們的隊(duì)伍，為各事業(yè)單位的檔案工作提供所需要的人才。其次，各事業(yè)單位可以組織檔案管理人員到其他事業(yè)單位參觀學(xué)習(xí)，借鑒他們的好做法，彌補(bǔ)自己工作中存在的不足。最后，檔案管理人員要有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)意識(shí)，主動(dòng)學(xué)習(xí)有效的管理方法，豐富自己的專業(yè)知識(shí)，熟練使用最新的檔案管理應(yīng)用軟件，充分挖掘檔案管理工作的利用價(jià)值。

3.5 積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

信息技術(shù)的發(fā)展越來(lái)越快，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)滲透到了人們的工作和生活當(dāng)中，為人們提供了很大的便利。在事業(yè)單位的檔案管理工作過(guò)程中，也要跟上時(shí)代的步伐，積極地利用與之相適應(yīng)的信息技術(shù)，逐步地實(shí)現(xiàn)信息化和現(xiàn)代化的檔案管理，以滿足社會(huì)對(duì)檔案的需要。在事業(yè)單位的檔案管理工作中，管理者應(yīng)當(dāng)對(duì)信息現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢(shì)有一個(gè)清晰的認(rèn)知，并積極地進(jìn)行建設(shè)，配備完善的基礎(chǔ)設(shè)施和相關(guān)的軟件，讓檔案管理工作可以更加有效的進(jìn)行，這樣既可以提高檔案管理的工作效率，又可以減輕工作人員的負(fù)擔(dān)，簡(jiǎn)化管理工作，便于查閱者的參考，從而提高檔案的利用率。

3.6 創(chuàng)新服務(wù)方式，提高服務(wù)效能

伴隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，事業(yè)單位的檔案管理工作也越來(lái)越受到人們的關(guān)注。但是，在過(guò)去的檔案管理工作中，仍有許多有待改進(jìn)的地方。新時(shí)期，事業(yè)單位檔案管理工作被賦予了一個(gè)全新的概念，它不僅具有了信息化的特征，同時(shí)也是事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中不可或缺的一部分，事業(yè)單位必須跟上時(shí)代步伐，同時(shí)也要凸顯出檔案管理的創(chuàng)新與優(yōu)化，以便更好地為事業(yè)單位服務(wù)［4］。另外，事業(yè)單位的檔案管理工作應(yīng)在原有的基礎(chǔ)上，擴(kuò)大其服務(wù)范圍，使其服務(wù)質(zhì)量得到最大限度的提高，這樣才能使檔案管理工作逐漸向現(xiàn)代化邁進(jìn)，從而給事業(yè)單位帶來(lái)更大的效益，提高其服務(wù)水平和能力。

3.7 使檔案資源發(fā)揮最大的效用

檔案是一種非生產(chǎn)性的信息資源，其使用價(jià)值是巨大的。檔案作為一項(xiàng)無(wú)形資產(chǎn)，對(duì)其進(jìn)行有效的管理，可以為其帶來(lái)較大的經(jīng)濟(jì)效益。當(dāng)前，我國(guó)事業(yè)單位的檔案利用情況較差，可采取一些對(duì)策。首先，事業(yè)單位管理者應(yīng)結(jié)合自身的發(fā)展需要，適當(dāng)?shù)匾M(jìn)新的檔案管理軟件與設(shè)備，改進(jìn)傳統(tǒng)的人工管理方式。其次，要積極主動(dòng)地進(jìn)行有針對(duì)性的文獻(xiàn)編輯和研究，將文獻(xiàn)歸類，提高文獻(xiàn)管理的效率，并使文獻(xiàn)查詢?nèi)藛T能夠盡快地尋找到自己想要的文獻(xiàn)。第三，事業(yè)單位主管部門可指定專人進(jìn)行檔案的開(kāi)發(fā)和利用，使檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值得以最大限度的發(fā)揮。最后，要打造一支優(yōu)秀的檔案工作隊(duì)伍，通過(guò)邀請(qǐng)專業(yè)人士做專題報(bào)告，使工作人員在培訓(xùn)過(guò)程中吸收知識(shí)，提高自身的管理水平。此外，還可以為有前途的檔案管理人員提供帶薪進(jìn)修的機(jī)會(huì)，讓他們到檔案管理工作優(yōu)秀的單位，學(xué)習(xí)檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)，提高檔案管理的能力。

4 結(jié)語(yǔ)

在檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展過(guò)程中，對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化與創(chuàng)新，是每個(gè)檔案管理人員努力的方向，也是檔案管理發(fā)展的方向。為此，事業(yè)單位要高度重視檔案管理工作，提高信息管理的時(shí)效性，采用有效的信息技術(shù)，運(yùn)用現(xiàn)代化的設(shè)備，進(jìn)行電子檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案的紙質(zhì)和數(shù)據(jù)格式的共存。

參考文獻(xiàn)

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