全媒體時代事業(yè)單位檔案信息資源的開發(fā)利用

段穎群

全媒體時代的到來在很大程度上推動了事業(yè)單位檔案信息資源的開發(fā)和利用。全媒體為事業(yè)單位檔案信息資源的開發(fā)和利用提供了平臺支持?，F(xiàn)針對全媒體時代事業(yè)單位檔案信息資源的開發(fā)和利用及這一過程中產(chǎn)生的問題，提出建立檔案信息資源開發(fā)和利用管理體系，根據(jù)用戶需求實現(xiàn)交互管理，形成多元化的開發(fā)和利用模式等有效路徑。

在2021年，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)了《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，深入推進檔案資源體系建設(shè)，充分利用檔案開展國家記憶工程被列為現(xiàn)階段檔案工作的主要任務(wù)之一。這意味著檔案資源的開發(fā)和利用工作受到越來越多的重視?，F(xiàn)階段，中國媒體已經(jīng)進入了一個全新的時期，信息化、智能化的發(fā)展態(tài)勢明顯，不同媒介之間不斷進行深度融合。在此契機下，事業(yè)單位檔案信息資源的開發(fā)和利用既迎來了新的機遇，也面臨著新的挑戰(zhàn)。

全媒體時代開發(fā)和利用事業(yè)單位檔案信息資源的重要性

全媒體的概念

全媒體就是以媒介為載體，在廣播、電視、報紙、手機等既有共同點又有互補性的媒介中，采用文字、聲音、影像等多種表現(xiàn)手段，進行信息傳播的一種運作模式。

全媒體對檔案信息資源開發(fā)的影響

檔案資源是一種信息資源。為了保障檔案信息資源的真實性、完整性和有效性，促進社會的全面發(fā)展，需要合理應(yīng)用新興技術(shù)，提高檔案信息查找的便捷性、即時性和聯(lián)動性，將檔案信息由靜態(tài)化轉(zhuǎn)為動態(tài)化，充分挖掘檔案信息資源的內(nèi)在價值，對其進行反復(fù)提取和利用，如此才能達到提高事業(yè)單位社會效益和經(jīng)濟效益的作用。事業(yè)單位利用全媒體技術(shù)開發(fā)和利用檔案信息資源，符合現(xiàn)代用戶獲取信息的習(xí)慣。全媒體時代背景下，檔案信息資源的開發(fā)和利用需要利用相關(guān)的信息處理技術(shù)和管理系統(tǒng)，使檔案資源的生產(chǎn)、集成、管理和利用環(huán)節(jié)緊密聯(lián)系起來[1]，盤活現(xiàn)有檔案信息資源，創(chuàng)新檔案信息資源的開發(fā)和利用模式，以最大限度地發(fā)揮檔案信息資源的作用。

檔案信息資源開發(fā)和利用的客觀要求

有效利用全媒體對檔案信息資源進行開發(fā)和利用是事業(yè)單位檔案信息資源全面發(fā)展的基礎(chǔ)，可以保障檔案信息資源的作用最大限度地發(fā)揮出來，這也是全媒體時代檔案信息資源融合發(fā)展的必然結(jié)果。隨著時代的發(fā)展，用戶對檔案信息資源的需求也發(fā)生了變化，他們不再滿足于單向地接收檔案信息。在這種變化趨勢下，檔案信息資源的開發(fā)和利用需要運用全媒體技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)和數(shù)字通信技術(shù)等新興技術(shù)。這不僅可以快速提高檔案管理工作人員的工作效率，還能降低用人成本，對推進檔案管理信息化建設(shè)具有重要意義。

全媒體時代，檔案信息資源的開發(fā)和利用需要摒棄保守、陳舊的落后觀念，樹立開拓創(chuàng)新、包容開放、注重效率的先進理念，以檔案管理信息化建設(shè)為抓手，轉(zhuǎn)變管理與服務(wù)模式、工作機制和體系，不斷提高檔案信息資源開發(fā)和利用的現(xiàn)代化水平。

在傳統(tǒng)檔案開發(fā)和利用過程中，檔案大多依靠工作人員手動收集，以紙質(zhì)形式進行保存和管理，這就導(dǎo)致檔案查找難度大，檔案安全性低，給檔案信息資源的開發(fā)和利用造成了一定的阻礙。但是事業(yè)單位的工作相互關(guān)聯(lián)，往往需要跨區(qū)域查找檔案，由于缺乏檔案信息資源共享平臺，檔案信息資源的開發(fā)和利用受到嚴(yán)重制約。全媒體的快速發(fā)展使這些問題得到了解決。利用全媒體技術(shù)和平臺，查找和調(diào)配檔案信息資源變得方便快捷，同行業(yè)跨區(qū)域查詢和利用檔案信息資源的速度得到了有效提高。借助全媒體平臺和技術(shù)，檔案信息資源的開發(fā)和利用可以真正做到以用戶為中心，根據(jù)用戶的多樣化需求管理、開發(fā)和利用檔案信息資源，事業(yè)單位的檔案工作將實現(xiàn)有序、高效運行。

事業(yè)單位檔案信息資源開發(fā)利用的現(xiàn)狀和存在的問題

檔案信息資源的開發(fā)理念相對落后

當(dāng)前，部分事業(yè)單位對檔案的重要性缺乏足夠的認(rèn)識，其檔案管理工作更多是為了服務(wù)于行政工作和學(xué)術(shù)研究，真正面向社會大眾的檔案信息資源比較少。很多事業(yè)單位的檔案信息資源開發(fā)和利用理念落后，在一定程度上阻礙了本單位對檔案信息資源的開發(fā)和利用。傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案信息資源開發(fā)和利用以檔案匯編為主，工作內(nèi)容多是零散化和低密度的檔案借閱查詢、匯編匯總，這種比較簡單和單一的工作內(nèi)容使得檔案信息資源的開發(fā)和利用存在一些比較突出的問題，比如服務(wù)作用沒有顯現(xiàn)，檔案利用率較低，無法實現(xiàn)檔案實時共享等。檔案工作無法適應(yīng)信息化時代的發(fā)展需求，就難以滿足事業(yè)單位業(yè)務(wù)發(fā)展的需求。

檔案信息資源開發(fā)方式比較單一

全媒體背景下，事業(yè)單位檔案信息資源的形態(tài)發(fā)生了變化，之前提供檔案原件或基礎(chǔ)檔案信息的傳統(tǒng)檔案開發(fā)和利用方式發(fā)生了改變。在此背景下，檔案工作人員應(yīng)該首先了解不同用戶對檔案的具體需求，對檔案信息資源進行深度加工，變被動為主動，為用戶提供更高質(zhì)量的檔案信息資源以及優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，讓用戶悅聽、悅讀、悅覽，促進事業(yè)單位檔案工作的信息化轉(zhuǎn)型。

從目前來看，事業(yè)單位檔案信息資源的開發(fā)和利用方法仍較為落后，還是集中在檔案展覽、專題匯編和文獻編纂等方面，對檔案內(nèi)容和載體的開發(fā)缺乏重視[2]。如何對檔案信息資源的廣度和深度進行挖掘，需要相關(guān)人員進一步關(guān)注。

檔案信息資源利用的智能化程度不高

現(xiàn)階段，檔案信息資源利用的智能化程度較低，這也在一定程度上阻礙了檔案信息資源的利用。一是檔案信息資源共享平臺建設(shè)緩慢。各事業(yè)單位檔案系統(tǒng)處在“各自為政”的狀態(tài)，沒有全面對接業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)，這對檔案信息資源的整合、共享產(chǎn)生了較大的影響。二是檔案數(shù)據(jù)分析和管理程度不夠。全媒體時代，事業(yè)單位檔案管理部門要積極運用新技術(shù)，對檔案信息數(shù)據(jù)進行分析，深入挖掘用戶的隱性需求，助力供給服務(wù)模式向需求服務(wù)模式轉(zhuǎn)變[3]。當(dāng)前，事業(yè)單位檔案工作信息化轉(zhuǎn)型整體處于起步或發(fā)展階段，檔案信息的智能化開發(fā)和利用主要處于數(shù)字化平臺準(zhǔn)備階段，推進過程相對緩慢。正因如此，檔案數(shù)字化建設(shè)并沒有使檔案管理工作出現(xiàn)根本性的變革，檔案數(shù)據(jù)之間也沒有密切的聯(lián)系，檔案信息資源的利用仍然依賴傳統(tǒng)的人工檢索和查閱[4]。三是部分事業(yè)單位在檔案信息資源開發(fā)和利用上的技術(shù)、資金和人力投入嚴(yán)重不足，嚴(yán)重阻礙了檔案工作的發(fā)展。

全媒體時代事業(yè)單位檔案信息資源的開發(fā)路徑

事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)堅持以人為本的原則，從用戶的需求出發(fā)，進一步優(yōu)化檔案信息資源的開發(fā)路徑和方向，主動運用現(xiàn)代信息技術(shù)，在全媒體時代搭建多元的傳播渠道，對檔案信息資源進行全方位的開發(fā)，進一步提升檔案信息資源的利用效果。

建立全媒體檔案信息資源管理體系

傳統(tǒng)檔案存在和展現(xiàn)的方式主要是紙張、照片、膠片等。全媒體時代，檔案信息資源更多以文本、音頻、視頻、圖片等形式展現(xiàn)，并依靠全媒體平臺實現(xiàn)快速傳輸和多維度使用。因此，事業(yè)單位在開發(fā)檔案信息資源的過程中，應(yīng)該主動使用全媒體技術(shù)，將其應(yīng)用到檔案信息資源開發(fā)和利用的各個環(huán)節(jié)，通過信息化管理，進一步挖掘檔案信息資源的潛能。

在全媒體背景下，事業(yè)單位要想推動檔案信息資源的開發(fā)和利用，必須建立一個全新的檔案信息資源管理工作模式，積極推動不同部門的檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)兼容。首先，構(gòu)建完善的檔案信息資源管理系統(tǒng)，加強對檔案的整理分類、安全管理、便捷存取和高效利用；構(gòu)建統(tǒng)一的全媒體平臺，促進電子檔案、音像檔案等不同形式的檔案通過全媒體平臺發(fā)揮本身的作用，實現(xiàn)內(nèi)容整合、資源共享、傳播互通，有力推動檔案信息資源的開發(fā)和利用。其次，在檔案信息資源管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)協(xié)同建設(shè)的過程中，需要對檔案管理系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)進行重新設(shè)計，使檔案信息資源管理系統(tǒng)更加科學(xué)化、一體化，便于檔案信息資源的檢索和利用。最后，拓寬檔案信息資源開發(fā)和利用的廣度和深度。全媒體平臺不僅是融合多種媒介的立體宣傳矩陣，還是突破檔案信息單向傳播局限性的有效手段。工作人員可以利用VR、3D等技術(shù)，多維度地展示檔案利用開發(fā)情況和實體場景環(huán)境，為用戶提供沉浸式體驗和全方位感受。

定位用戶需求，實現(xiàn)交互管理

全媒體技術(shù)為檔案信息資源的開發(fā)和利用帶來了新的發(fā)展契機，社交媒體的交互性功能在檔案信息資源傳播中體現(xiàn)出了極大的優(yōu)勢。因此以用戶需求為導(dǎo)向，挖掘檔案內(nèi)容，主動為事業(yè)單位的發(fā)展和管理提供信息支撐，成為檔案管理工作新的發(fā)展方向。在對事業(yè)單位檔案信息資源進行開發(fā)和利用的過程中，工作人員要著重了解用戶的實際情況，可以對用戶進行劃分，如將其劃分為機關(guān)人員、研究人員、一般公眾等，根據(jù)用戶的不同需求設(shè)置檔案信息全媒體平臺的接入口和模塊，提供特色服務(wù)，提高用戶的體驗感。通過開發(fā)留言、投票、分享功能，工作人員可以在推動檔案信息資源二次傳播的同時，在全媒體平臺上及時了解用戶的意見，加強檔案工作人員和用戶的交互。檔案工作人員可以根據(jù)用戶反饋的信息，對檔案信息資源進行更有針對性和目的性的開發(fā)和利用，精準(zhǔn)定位用戶的需求，注重提高用戶的參與感、獲得感、滿意度，并在此基礎(chǔ)上開展編研工作，提高事業(yè)單位檔案編研成果的質(zhì)量。

采取多樣化的檔案信息資源開發(fā)方式

全媒體時代，檔案信息資源的開發(fā)方式正由傳統(tǒng)單一、封閉的方式變得具有多元性和開放性。這種新的檔案信息資源開發(fā)方式既能滿足全媒體時代用戶對檔案信息資源的多樣化需求，又能豐富檔案信息資源的種類。首先，拓寬事業(yè)單位檔案信息資源的傳播渠道。通過廣播、電視、報紙、手機等多種媒介，拓寬檔案信息資源的傳播渠道。其次，構(gòu)建自媒體平臺。工作人員轉(zhuǎn)變檔案資源的開發(fā)和利用方向，從原來的注重“編”轉(zhuǎn)變?yōu)樽⒅亍把小保e極利用全媒體技術(shù)，在對事業(yè)單位的檔案信息資源進行編研的同時，還要對檔案的內(nèi)容進行深度挖掘和分析，提煉精華，撰寫專題檔案資料，生成電子檔案展品，根據(jù)“一次開發(fā)，多次產(chǎn)出”的原則，通過微信、微博等平臺，把具有更高思想高度和研究價值的檔案提供給用戶。最后，加強與相關(guān)機構(gòu)的合作，進一步擴大檔案信息資源的服務(wù)范圍。通過構(gòu)建線上線下多種服務(wù)模式，形成以用戶為中心的跨媒介、個性化服務(wù)模式，積極與新聞媒體、檔案館、科技博物館等相關(guān)單位合作，學(xué)習(xí)這些文化機構(gòu)在檔案編研、展覽舉辦、文創(chuàng)開發(fā)等方面的經(jīng)驗，對事業(yè)單位的專業(yè)性、特色性檔案信息資源進行梳理，運用音、視、像方面的技術(shù)，豐富檔案信息資源的開發(fā)形式，編研出具有本單位、本行業(yè)特色的專題檔案成果，并通過全媒體平臺進行有效展示和傳播，讓檔案“活起來，走出去”，更好地滿足用戶對不同檔案信息資源的需求，使用戶更全面透徹地了解某個事業(yè)單位在某一時期的歷史文化、經(jīng)營狀況、科研成果等信息。這樣既彰顯了檔案信息資源的開發(fā)價值，又提高了事業(yè)單位的影響力。

促進檔案管理高素質(zhì)人才隊伍建設(shè)

全媒體時代，提高檔案工作人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)，加強檔案工作人才隊伍建設(shè)，對事業(yè)單位的檔案管理工作將起到極大的推動作用。通過業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)、建立高校聯(lián)合培養(yǎng)機制、設(shè)立人才基金等方式，可以激勵檔案管理人員在不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代檔案管理理論和新媒體技術(shù)的基礎(chǔ)上，樹立先進的檔案工作理念，加快創(chuàng)新開展高質(zhì)量、深層次的檔案開發(fā)工作，挖掘檔案中蘊含的重大價值。這對提升事業(yè)單位檔案管理部門的工作能力具有積極的作用。

事業(yè)單位檔案信息資源作為事業(yè)單位的知識庫和信息庫，在推動事業(yè)單位的生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中發(fā)揮著不可替代的作用。在全媒體不斷發(fā)展的趨勢下，事業(yè)單位應(yīng)該深刻認(rèn)識檔案信息資源開發(fā)和利用的重要意義，逐步建立起完善的檔案信息資源管理體系，更精準(zhǔn)地定位用戶，滿足用戶需求，為發(fā)揮檔案資源的作用作出更大貢獻。

（作者單位：湖南省遙感地質(zhì)調(diào)查監(jiān)測所）