數(shù)字“心跳”讓高校圖書館檔案管理更“智慧”

劉小溪

在大數(shù)據(jù)和人工智能時代背景下，圖書館檔案信息資源的利用率越來越高，對高校圖書館檔案資源服務(wù)的要求也越來越高?；诖?，現(xiàn)主要闡述高校圖書館檔案的特點，分析在數(shù)智化背景下高校圖書館檔案管理工作的意義、價值以及目前高校圖書館檔案管理工作的現(xiàn)狀，并對提高高校圖書館檔案管理工作質(zhì)量的措施進(jìn)行初步探討，以期為相關(guān)領(lǐng)域的研究人員提供借鑒。

高校圖書館涵蓋了多樣化的學(xué)習(xí)資料以及與學(xué)校教學(xué)、科研成果等相關(guān)的重要統(tǒng)計數(shù)據(jù)。高校領(lǐng)導(dǎo)人員可以通過檔案信息，例如在各項工作活動中留存下來的原始記錄——文字、實物、圖表、視頻等，根據(jù)學(xué)校的實際情況開展高效的管理工作。如果促進(jìn)數(shù)字化和人工智能技術(shù)在高校圖書館的融合應(yīng)用，就可以更加高效地制定相應(yīng)的解決策略，提升服務(wù)質(zhì)量，讓檔案管理和檔案服務(wù)均產(chǎn)生變革性影響。在這種融合應(yīng)用的過程中，工作人員不僅能解決高校圖書館檔案管理體系中存在的不足，還能推動檔案管理實現(xiàn)數(shù)智化轉(zhuǎn)型升級。

高校圖書館檔案的特性

從屬性

高校圖書館檔案是該高校檔案的二級管理單位，從屬于該高校檔案館（室），服從高校檔案館（室）的統(tǒng)一管理，并接受其工作的指導(dǎo)。例如，上級如果發(fā)放相關(guān)圖書館的文件材料至高校圖書館，高校圖書館檔案工作就要同步推進(jìn)。除此之外，圖書館檔案部分工作需要移交給學(xué)校檔案館歸檔。例如，圖書館的年度工作計劃總結(jié)以及相關(guān)的會議記錄等，這些材料都要統(tǒng)一交給高校的檔案館（室）進(jìn)行歸檔管理，以供后續(xù)使用。

非全宗性

所謂全宗性是指獨立的團(tuán)體、企事業(yè)單位或個人在社會生活中所形成的檔案有機(jī)整體。一個全宗就是一個機(jī)關(guān)在工作活動中所形成的全部檔案資料。要想成為獨立檔案單位，首先必須獨立從事活動。高校圖書館在人事、財務(wù)以及行政上均不能算作獨立的活動機(jī)構(gòu)，其財務(wù)由學(xué)校統(tǒng)一管理，人事檔案則由學(xué)校的人事部門管理，因此高校圖書館收集整理出來的相關(guān)檔案具備非全宗性。

針對性

高校圖書館在開展檔案材料收集工作的過程中，相關(guān)工作人員需要仔細(xì)研讀上級所下發(fā)的文件，將與圖書館相關(guān)的文件進(jìn)行整理，尤其是經(jīng)常使用的政策性文件。如果文件具有一定的時效性，但是并沒有涉及圖書館的相關(guān)工作，在以后的使用中也沒有一定的檢索意義，那么將其歸入圖書館檔案中，勢必會出現(xiàn)圖書館檔案內(nèi)容龐雜、針對性不突出以及不方便查找等問題。因此，工作人員在圖書館檔案分類管理中一定要慎重留存，使圖書館檔案更具針對性，反映出圖書館的個性特征。

高校圖書館檔案管理工作的意義及價值

為領(lǐng)導(dǎo)決策提供科學(xué)依據(jù)

一般來說，高校圖書館的書籍和文獻(xiàn)資料都在不斷更新。高校圖書館應(yīng)做好分類管理工作，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確的信息，幫助領(lǐng)導(dǎo)更好地開展下一階段的工作。圖書館日常的分類管理工作涉及內(nèi)容眾多，圖書館檔案管理只是其中一項。而相關(guān)工作人員在開展圖書館的檔案管理工作時涉及的內(nèi)容也較多，例如文獻(xiàn)資料的管理、信息的獲取等。這些工作往往具有系統(tǒng)性強(qiáng)、覆蓋面廣的特點，因此相關(guān)工作人員要不斷提高檔案管理工作效率，對現(xiàn)有的工作進(jìn)行適當(dāng)?shù)膬?yōu)化，提高整體管理水平。

為圖書館的業(yè)務(wù)研究提供參考

圖書館分類管理工作會涉及大部分的日常管理業(yè)務(wù)，而這些日常管理業(yè)務(wù)包括收集和整理報表和數(shù)據(jù)。因此，相關(guān)工作人員可以根據(jù)不同歷史階段的圖書館組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)開展情況，對相關(guān)數(shù)據(jù)和報表進(jìn)行分析，將這些資料分門別類進(jìn)行歸檔。整理后的資料在一定程度上能為圖書館的業(yè)務(wù)研究提供參考，同時還可以幫助圖書館更好地開展其他工作。

有助于提高圖書館的服務(wù)質(zhì)量和效率

高校圖書館檔案分類管理工作包括整理文件、資料、多媒體信息以及歷史文獻(xiàn)等，因此建立健全分類管理體系尤為重要。對于其中有價值的信息，相關(guān)工作人員需要對其重點保存，方便學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人進(jìn)行查閱，進(jìn)一步提升獲取信息的時效性及獲取信息的效率。此外，相關(guān)工作人員應(yīng)對各項資料進(jìn)行分類管理，提升管理效率和辦事效率，提升圖書館管理工作水平。

在大數(shù)據(jù)時代，文本分析、語音識別、圖像識別、視覺系統(tǒng)等技術(shù)都有利于提高檔案信息服務(wù)水平。2018年4月，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所與科大訊飛簽署全面戰(zhàn)略合作協(xié)議，雙方將利用人工智能打造智慧檔案并成立聯(lián)合實驗室，共同構(gòu)建新型人工智能智慧檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，攜手探索“人工智能檔案”的更多可能。陳會明、史愛麗等提出將自然語言處理、模式識別、專家系統(tǒng)等人工智能技術(shù)應(yīng)用在檔案工作中，并將北京市市場監(jiān)督管理局作為實踐應(yīng)用案例進(jìn)行研究分析。Rolan G、Humphries G和Jeffrey L等介紹了AI技術(shù)及其與檔案保存工作有關(guān)的特征——針對已經(jīng)開展AI計劃的澳大利亞檔案館和政府機(jī)構(gòu)的四個案例進(jìn)行了分析，并研究討論了應(yīng)用AI保存檔案的經(jīng)驗，值得我們借鑒。

高校圖書館檔案管理工作的現(xiàn)狀

在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，高校圖書館檔案分類管理工作雖然取得了一定進(jìn)展，但由于業(yè)務(wù)開展不夠規(guī)范化和系統(tǒng)化，往往會受到其他因素的影響。

檔案管理機(jī)構(gòu)不健全

目前，盡管高校圖書館檔案分類管理工作已經(jīng)取得了一定成果，但是大部分高校圖書館并沒有設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，因此在管理工作中依舊存在一些問題，導(dǎo)致大部分管理工作流于形式。此外，也沒有聘請具備專業(yè)素養(yǎng)的檔案管理人員，導(dǎo)致圖書館檔案分類管理工作不斷出現(xiàn)問題，最終影響整個高校圖書館檔案分類管理的質(zhì)量和水平。

檔案管理制度不完善

大部分圖書館都建立了相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)，也聘請了專門的工作人員進(jìn)行管理。但是檔案管理工作還沒有明確的規(guī)章制度，這導(dǎo)致圖書館檔案管理工作容易出現(xiàn)問題。相關(guān)工作人員需要對這一問題進(jìn)行優(yōu)化和完善，確保檔案管理工作的順利開展。以往的圖書館檔案分類管理體系已經(jīng)無法滿足新時代的檔案管理需求，因此相關(guān)工作人員要改變傳統(tǒng)的圖書館檔案分類管理細(xì)則，建立適合新時代的高校圖書館檔案分類管理體系。

檔案管理服務(wù)不夠深入

新時代背景下，“人工智能+”被廣泛運(yùn)用于各大領(lǐng)域，檔案管理工作也是如此?！叭斯ぶ悄?檔案”是通過對檔案資源的深度挖掘以及服務(wù)方式的多元化研究，將人工智能融入檔案管理服務(wù)的方方面面。其是順應(yīng)數(shù)智時代發(fā)展的產(chǎn)物，是促進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理轉(zhuǎn)型升級的服務(wù)新方式。目前，我國對“人工智能+檔案”的研究還處于初級階段，各方面的研究還不夠深入，也不夠全面。

優(yōu)化高校圖書館檔案分類管理的建議

第一，從事高校圖書館檔案分類管理工作的工作人員需要具備一定的責(zé)任意識和專業(yè)知識素養(yǎng)，才能對圖書館檔案分類管理起到積極的推動作用?？萍嫉娘w速發(fā)展大大提高了檔案管理工作的效率，但是具有創(chuàng)造性的檔案服務(wù)是人工智能無法取代的?！缎乱淮斯ぶ悄馨l(fā)展規(guī)劃》中提出要把培養(yǎng)人工智能方面的高端人才作為發(fā)展人工智能的重中之重，采用培養(yǎng)和引進(jìn)相結(jié)合的方式，打造我國人工智能行業(yè)的人才高地。在培養(yǎng)館員方面，2019年英國國家檔案館發(fā)起了一項面向檔案專業(yè)人員的數(shù)字能力建設(shè)項目“Plugged In， Powered Up”。該項目是為了提升檔案專業(yè)人員的數(shù)字技術(shù)能力與水平，具體包括工作規(guī)劃、培訓(xùn)課程、資源建設(shè)等方面的內(nèi)容。英國國家檔案館還會通過制定相關(guān)指南，開展培訓(xùn)活動，建立網(wǎng)絡(luò)交互平臺在線分享數(shù)字技能和最佳實踐等方式，提升檔案專業(yè)人員的專業(yè)水平和技能。

第二，高校圖書館檔案分類管理工作還需要積極優(yōu)化整合館藏資源，進(jìn)一步提升讀者的閱讀質(zhì)量，為讀者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。工作人員要保持認(rèn)真的工作態(tài)度，嚴(yán)格遵守圖書館的各項規(guī)章制度。圖書館檔案分類管理工作人員要對不同類型的圖書進(jìn)行復(fù)核，層層把關(guān)，保證圖書館檔案分類管理工作的質(zhì)量和效率。圖書館檔案分類管理工作中，如果分類的類目比較模糊，相關(guān)工作人員需要結(jié)合學(xué)校的學(xué)科特點，在方便讀者查詢的基礎(chǔ)上，以實際用途為依據(jù)，對類目注釋模糊的圖書進(jìn)行分類。此外，為了更好地滿足高校圖書館讀者的需求，特別是重點學(xué)科科研骨干的特殊需求，應(yīng)建立重點讀者檔案。

第三，不同的高校圖書館需要建立健全相應(yīng)的圖書館檔案規(guī)章管理制度。由于檔案具有分散性，因此檔案的準(zhǔn)確性和完整性尤為重要。通過宣傳檔案工作的重要性，提高領(lǐng)導(dǎo)對其的重視程度，聘請專人管理，明確職責(zé)劃分，加強(qiáng)工作中的熟練度和配合度，可以保證高校圖書館檔案分類的統(tǒng)一性、科學(xué)合理性，進(jìn)而提升讀者的服務(wù)體驗。

第四，制定評價與反饋機(jī)制。綜合運(yùn)用“三微一端”等新媒體，收集讀者的服務(wù)反饋，掌握讀者信息，了解讀者需求，找出工作中存在的不足，以便能更加準(zhǔn)確和高效地為讀者提供服務(wù)。西北大學(xué)公共管理學(xué)院教授楊九龍認(rèn)為，由于圖書館管理理念不完善，人工智能可能會放大現(xiàn)有的不平等體系，產(chǎn)生一系列問題，導(dǎo)致圖書館服務(wù)失范，并舉例近年來由微軟開放的聊天機(jī)器人Tay在推特上線，然而該項目在24小時后便被緊急關(guān)閉。Tay是由人工智能算法支持的虛擬機(jī)器人，這些算法的設(shè)計初衷是讓機(jī)器人在社交網(wǎng)絡(luò)平臺上模仿人類的交流方式。但是由于疏于管理，其發(fā)表了很多不當(dāng)言論。所以，運(yùn)用人工智能技術(shù)確實可以提高工作效率，但是如果缺乏相應(yīng)的制度和管理機(jī)制，就會出現(xiàn)更多問題。在未來社會，隨著人工智能機(jī)器的増加，人工智能將會有越來越多的機(jī)會接觸個人隱私，這就給個人隱私的保護(hù)提出了新的難題。因此，合理的制度是規(guī)范圖書館人工智能技術(shù)合理應(yīng)用的準(zhǔn)繩，也是遏制數(shù)據(jù)非法利用的法網(wǎng)。

高校圖書館檔案管理分類工作對高校的可持續(xù)發(fā)展具有重要作用。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人要高度重視高校圖書館檔案分類管理工作，根據(jù)具體實際，建立健全相應(yīng)的分類體系?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理分類工作為圖書館業(yè)務(wù)提供了相關(guān)參考，提升了高校圖書館檔案工作效率，在為廣大讀者提供便利的同時，提升高校圖書館館藏文獻(xiàn)的利用率。為了滿足檔案用戶的高需求，推動檔案事業(yè)的快速發(fā)展，檔案與人工智能的融合是檔案管理轉(zhuǎn)型升級的必經(jīng)之路。但是，目前“人工智能+檔案”的理論和服務(wù)體系都處于初級階段，還面臨諸多現(xiàn)實困境，如相關(guān)法律法規(guī)不完善、數(shù)據(jù)問題、技術(shù)屏障、個人隱私泄露、人才培養(yǎng)以及平臺發(fā)展存在不足等。但隨著時代的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步，檔案智慧服務(wù)將成為高校圖書館檔案管理的重要方式。

（作者單位：吉林大學(xué)圖書館）