論圖書館面臨的新挑戰(zhàn)

韓偉

摘 要：圖書館需要制定信息化管理的新的戰(zhàn)略思維，它包括三個(gè)內(nèi)容：1．信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)和圖書館管理結(jié)合起來2．信息化建設(shè)的目的是促進(jìn)信息應(yīng)用和共享3．信息化建設(shè)應(yīng)把人的信息價(jià)值觀和信息行為的形成作為主要內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：圖書館；信息化管理

如何適應(yīng)這種迅速發(fā)展的形勢(shì)，圖書館在信息化管理方面必須制定新的戰(zhàn)略思維，即：知道如何利用信息化手段有效實(shí)施知識(shí)管理，增加組織整體知識(shí)的質(zhì)量與價(jià)值，提高圖書館的知識(shí)組織能力，解決管理中問題并創(chuàng)造價(jià)值的能力。這個(gè)問題含三個(gè)方面的挑戰(zhàn)：首先，圖書館管理必須以正確的思維方式對(duì)待管理的變化，必須在戰(zhàn)略規(guī)劃、組織文化、信息服務(wù)、質(zhì)量控制等管理要素的基礎(chǔ)上，增加信息化管理和對(duì)信息化管理重要作用的理解；第二，必須理解信息如何創(chuàng)造價(jià)值-通過風(fēng)險(xiǎn)控制、更有效的程序、更好的信息產(chǎn)品和信息服務(wù)以及創(chuàng)新；第三，利用信息化使圖書館組織運(yùn)作更加有效，人們?cè)絹碓阶⒁夤蚕砗褪褂眯畔⒑椭R(shí)，以及相關(guān)的信息行為和文化價(jià)值觀。

信息化管理的思維方式

近十五年間圖書館都把戰(zhàn)略規(guī)劃、組織文化、信息服務(wù)、質(zhì)量控制視為圖書館管理的重要因素：戰(zhàn)略規(guī)劃涉及圖書館發(fā)展方向和前景；組織文化確定圖書館館員的角色和責(zé)任，以及圖書館員工如何將自己的表現(xiàn)與圖書館利益相聯(lián)系的價(jià)值觀和行為方式；信息服務(wù)和質(zhì)量控制，規(guī)范了圖書館的行為。近幾年來，當(dāng)圖書館都需要知識(shí)這一新的資本來提高核心競(jìng)爭(zhēng)力的時(shí)候，信息化管理在圖書館建設(shè)中如何發(fā)揮作用，這是圖書館領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)真探索的問題。早期的信息化建設(shè)，是把信息化的重心放在建設(shè)圖書館網(wǎng)絡(luò)、電子閱覽室、數(shù)據(jù)庫、服務(wù)平臺(tái)上面，圖書館管理自動(dòng)化系統(tǒng)已運(yùn)用信息化的手段來收集、存儲(chǔ)和處理文獻(xiàn)信息。但是隨著人們認(rèn)識(shí)水平的提高，信息化建設(shè)的研究逐步向縱深發(fā)展，早期的信息化建設(shè)方式最大的缺點(diǎn)是忽略了最重要知識(shí)載體-“人”。首先，信息化的發(fā)展要求人們更加重視員工對(duì)知識(shí)的創(chuàng)造和運(yùn)用，加強(qiáng)對(duì)這個(gè)過程的管理（通常稱為“知識(shí)管理”），比如，如何暢通圖書館組織內(nèi)部的知識(shí)流動(dòng)渠道，提升個(gè)人獲取知識(shí)的效率；如何提升組織內(nèi)個(gè)體與整體學(xué)習(xí)知識(shí)的能力，如何有效發(fā)揮組織內(nèi)個(gè)體成員知識(shí)能力與開發(fā)潛能等，以及如何形成有利于知識(shí)創(chuàng)新的組織文化與價(jià)值觀，如何協(xié)助圖書館發(fā)揮核心競(jìng)爭(zhēng)力。第二，人們?cè)絹碓角宄卣J(rèn)識(shí)到這個(gè)事實(shí)：許多圖書館管理并不了解在組織內(nèi)如何發(fā)現(xiàn)、收集、組織、處理和存儲(chǔ)信息的方法，因而缺乏正確的管理。例如，圖書館開展的咨詢參考、培訓(xùn)研討、報(bào)告會(huì)議、調(diào)研參觀、經(jīng)驗(yàn)交流、獎(jiǎng)懲登記、制度條例、人事活動(dòng)等重要信息，由于缺乏有效的管理，這些數(shù)據(jù)未能整理和保存下來，不僅造成資源的浪費(fèi)，而且組織內(nèi)部不能及時(shí)交流，隨著領(lǐng)導(dǎo)的離任和員工的調(diào)離，這些寶貴的經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)付之東流。第三，許多圖書館只是將信息化當(dāng)作一種需要，或是一種降低成本、節(jié)約紙張、信息交流的工具，沒有將它當(dāng)作實(shí)施改革的動(dòng)力。

圖書館面臨最大挑戰(zhàn)是在信息化管理過程中把握知識(shí)應(yīng)用和共享在價(jià)值轉(zhuǎn)換中的作用。人們正確理解信息化這個(gè)新動(dòng)力因素的最大障礙是那些認(rèn)為傳統(tǒng)的管理因素仍舊完全管用的觀念。對(duì)圖書館管理來說，最重要的莫過于建立信息化管理和通過信息化手段來提高服務(wù)質(zhì)量和數(shù)量以及運(yùn)用信息進(jìn)行決策，最大程度地獲得圖書館的服務(wù)價(jià)值。我們把這種思維方式稱為信息化管理。圖書館的信息化管理應(yīng)包括三方面內(nèi)容：

1、信息化建設(shè)應(yīng)和圖書館管理結(jié)合起來。

圖書館的信息化發(fā)展優(yōu)先次序應(yīng)適當(dāng)?shù)嘏c業(yè)務(wù)管理工作結(jié)合起來，如果圖書館管理把基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和信息系統(tǒng)有效結(jié)合起來工作，那么信息化應(yīng)用將會(huì)提高業(yè)務(wù)工作的效益。

第一，信息化應(yīng)當(dāng)改善圖書館業(yè)務(wù)工作的效益，現(xiàn)在大多數(shù)圖書館都在應(yīng)用和更新I-LAS、匯文、INNOPAC等圖書信息系統(tǒng)，這樣做，不僅加強(qiáng)了圖書館圖書期刊的借閱管理，而且提高了速度和對(duì)讀者服務(wù)的靈活性。

第二，信息化應(yīng)當(dāng)改善圖書館通信，以促使業(yè)務(wù)流程更為流暢，許多圖書館使用LOTESNOTES協(xié)作軟件和圖書館局域網(wǎng)來改善網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，并使位于不同地點(diǎn)的員工共享信息。他們也使用電子數(shù)據(jù)交換（EDI）和局域網(wǎng)把圖書館的業(yè)務(wù)流程與書商和讀者連接在一起。

第三，信息化應(yīng)當(dāng)支持圖書館知識(shí)管理系統(tǒng)的建設(shè)。

圖書館管理系統(tǒng)（Organizational Knowledge Management System）是支持和改建圖書館對(duì)知識(shí)的創(chuàng)建、存儲(chǔ)、檢索、傳送和應(yīng)用的信息系統(tǒng)。彼德.美索和羅伯特.史密斯認(rèn)為：從社會(huì)技術(shù)的觀點(diǎn)來看，該系統(tǒng)不僅僅只是信息技術(shù)系統(tǒng)，而是由技術(shù)基礎(chǔ)、企業(yè)文化、知識(shí)與人組成管理集成化綜合體。該系統(tǒng)不僅考慮圖書館管理、圖書館文化和人力資源等問題，還考慮了圖書館獲得可持續(xù)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)和發(fā)展。

第四，圖書館信息化應(yīng)當(dāng)支持個(gè)性化、特色化、精品化方面的創(chuàng)新，促進(jìn)業(yè)務(wù)的增長(zhǎng)和新生事物的出現(xiàn)。在力求滿足用戶多元的信息需求外，立足自身的館藏特色，建立特色的信息服務(wù)系統(tǒng)，提高信息的精度和內(nèi)在質(zhì)量。

第五，圖書館信息化應(yīng)當(dāng)支持圖書館預(yù)測(cè)風(fēng)險(xiǎn)管理，發(fā)現(xiàn)用戶的閱讀傾向，并通過相關(guān)的信息系統(tǒng)幫助人們掌握知識(shí)和分享知識(shí)，促進(jìn)管理決策的進(jìn)行。

2、信息化建設(shè)的目的是促進(jìn)信息應(yīng)用和共享

圖書館信息化建設(shè)面對(duì)信息資源的分散化和多樣化，必須堅(jiān)持以用戶為中心，應(yīng)當(dāng)十分關(guān)注信息的理解、收集、組織、加工和維護(hù)，緊密地將用戶、信息資源和信息系統(tǒng)結(jié)合起來，深入研究用戶需求，建立井井有序的用戶存儲(chǔ)和反饋渠道，持續(xù)收集和分析用戶數(shù)據(jù)，如用戶結(jié)構(gòu)、閱讀傾向、閱讀群體數(shù)量和比例，利用圖書館的頻率和方式，對(duì)服務(wù)需求和滿足程度、將來可能發(fā)展變化等，通過這些數(shù)據(jù)的分析和評(píng)估，有針對(duì)性調(diào)整服務(wù)策略，保持現(xiàn)有用戶，發(fā)展?jié)撛谟脩?，預(yù)測(cè)圖書服務(wù)市場(chǎng)和讀者需求的變化，能夠在讀者的問題變的十分嚴(yán)重以前就能夠察覺問題并迅速解決問題，有超前的前瞻能力。這樣的信息應(yīng)用還表現(xiàn)在其他方面，例如，開展高層次的信息服務(wù)：（1）網(wǎng)絡(luò)信息導(dǎo)航，通過對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息篩選和分類，將大量同專業(yè)、同主題的信息整合，建立專業(yè)信息導(dǎo)航庫。（2）增值信息服務(wù)，按用戶需求收集相關(guān)信息，然后提煉加工生成“綜述”、“信息服務(wù)”和“研究報(bào)告”、專業(yè)文摘”、“主題資料匯編”、“發(fā)展規(guī)劃課題咨詢報(bào)告”、舉辦講座、展覽、會(huì)議教育培訓(xùn)之內(nèi)的教育信息服務(wù)，用電子郵件等方式將其傳送給特定用戶開展定題信息服務(wù)。

3、信息化建設(shè)應(yīng)把人的信息價(jià)值觀和信息行為的形成作為關(guān)鍵內(nèi)容

如果說第一種觀點(diǎn)重點(diǎn)是信息化建設(shè)上，第二種觀點(diǎn)的重點(diǎn)是信息的應(yīng)用上，那么第三種觀點(diǎn)重點(diǎn)放在“人”上，信息是否被發(fā)現(xiàn)、收集、組織、處理、分析、存儲(chǔ)、共享，其主要原因在于員工的信息行為和信息價(jià)值觀。

如果圖書館越來越重視信息和知識(shí)的共享和使用，那么圖書館管理應(yīng)特別注意員工的信息價(jià)值觀和信息行為的培養(yǎng)，例如圖書館員工是否積極地在尋找信息；在收集到重要的用戶信息以后，是否及時(shí)將信息輸送到系統(tǒng)中去；對(duì)用戶和合作伙伴能否迅速做出反應(yīng)；在有關(guān)用戶需要的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行連接方面是否做的富有成效；是否將信息進(jìn)行了檢索和分類，以確保相關(guān)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)?zāi)艿玫皆俅芜\(yùn)用；是否運(yùn)用信息改善了在團(tuán)隊(duì)中的表現(xiàn)；在共享信息時(shí)是否彼此信任；員工們是否相信共享信息能夠提高圖書館的業(yè)績(jī)，還是將信息據(jù)為己有；圖書館管理部門是否源源不斷將信息提供給員工，讓他們?cè)趫F(tuán)隊(duì)中適當(dāng)?shù)毓蚕硇畔ⅲ蕴岣咚麄兊墓ぷ餍?，還是將這些信息控制在管理者手里，不能及時(shí)提供；圖書館領(lǐng)導(dǎo)是否重視員工使用新技術(shù)，獎(jiǎng)勵(lì)和鼓勵(lì)員工去使用信息和知識(shí)，激勵(lì)員工協(xié)調(diào)合作，信息共享，促進(jìn)創(chuàng)新等。

參考文獻(xiàn)：

1．屈文．論知識(shí)管理的風(fēng)險(xiǎn)對(duì)圖書館人的挑戰(zhàn)．《情報(bào)科學(xué)》2022.10

2．吳建中．戰(zhàn)略思考，圖書館管理的幾個(gè)熱門問題，上海科技文獻(xiàn)技術(shù)出版社，2005年：P128