呂君(高級會(huì)計(jì)師)(廣東省外語藝術(shù)職業(yè)學(xué)院財(cái)務(wù)部 廣東廣州 510640)
為貫徹落實(shí)2023 年2 月中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)財(cái)會(huì)監(jiān)督工作的意見》的有關(guān)要求,同時(shí)基于《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》對信息系統(tǒng)建設(shè)的規(guī)定,行政事業(yè)單位應(yīng)不斷推進(jìn)財(cái)會(huì)監(jiān)督信息化建設(shè),充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)和信息化手段,提升財(cái)會(huì)監(jiān)督效能,完善內(nèi)部控制體系建設(shè)。當(dāng)前在大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等信息技術(shù)廣泛應(yīng)用的背景下,高校要進(jìn)一步提高內(nèi)部控制信息化水平,以防范管理風(fēng)險(xiǎn),實(shí)現(xiàn)高校治理體系和治理能力的現(xiàn)代化。因此,如何將高校治理的目標(biāo)與內(nèi)控理念、控制活動(dòng)、控制手段等要素相結(jié)合,如何將技術(shù)手段融入到經(jīng)濟(jì)活動(dòng)運(yùn)行全過程,通過資金流串聯(lián),強(qiáng)化業(yè)務(wù)活動(dòng)的自動(dòng)控制及流轉(zhuǎn),建立內(nèi)部控制視角下的高校集成化信息系統(tǒng)顯得尤為必要。
隨著高校規(guī)模的擴(kuò)大和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的日益復(fù)雜,許多高校近年來在信息化建設(shè)方面加大了投入,以應(yīng)對日益增加的巨量信息,提高高校管理效率。但基于內(nèi)部控制管理角度審視,目前許多高校并未從長遠(yuǎn)發(fā)展角度出發(fā)制定科學(xué)系統(tǒng)的數(shù)字化財(cái)務(wù)管理方案(楊怡萌,2022),高校信息化建設(shè)的全局性、兼容性和科學(xué)性等方面均存在較大問題,主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
高?,F(xiàn)有信息系統(tǒng),主要是“管財(cái)”的財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)與“管物”的資產(chǎn)管理系統(tǒng),由于可選擇的供應(yīng)商有限,許多高校應(yīng)用的信息系統(tǒng)選擇了相同廠家的產(chǎn)品,因不同的管理要求與管理水平的差異,所開發(fā)和使用的信息系統(tǒng)差別很大。但從總體情況看,許多高校的信息系統(tǒng)并沒有從高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實(shí)際情況出發(fā),業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)各系統(tǒng)不夠完善,比如,與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)前后端密切相關(guān)的預(yù)算管理系統(tǒng)和績效管理系統(tǒng)不完善;與資產(chǎn)管理系統(tǒng)前端密切相關(guān)的招投標(biāo)管理系統(tǒng)和采購管理系統(tǒng)不完善。
現(xiàn)有的系統(tǒng)由各相關(guān)職能部門負(fù)責(zé),獨(dú)立承擔(dān)部門的某方面業(yè)務(wù)職責(zé),與其他系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)無法及時(shí)共享,需要人工導(dǎo)出相關(guān)信息進(jìn)行相關(guān)核對和對接;且受限于高校自身的管理水平,內(nèi)部信息系統(tǒng)之間的信息標(biāo)準(zhǔn)不一致,橫向的系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)交互存在孤島,沒有完全形成通路(陳煥娣、段姝、常青,2019)。
內(nèi)部控制首先是為了解決問題而產(chǎn)生的,問題導(dǎo)向是內(nèi)部控制的一個(gè)基本特征,高校為實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制目標(biāo)同時(shí)符合上級管理要求,制定了體現(xiàn)自身特色的內(nèi)部管理制度和流程,以應(yīng)對和控制經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中出現(xiàn)的各種問題和風(fēng)險(xiǎn),但這種設(shè)計(jì)基于各職能部門的需要,缺乏整體性,成效不高。只有貫穿經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全過程,將內(nèi)部管理制度與規(guī)定以數(shù)字化的語言設(shè)置并嵌入系統(tǒng),對經(jīng)濟(jì)活動(dòng)全程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)制定、過程控制和結(jié)果反饋,才能體現(xiàn)有效的過程控制,實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的基本功能。
首先應(yīng)明確各職能部門參與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的先后順序,規(guī)范業(yè)務(wù)的申請、審核、批準(zhǔn)、執(zhí)行和考核等流程,對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)實(shí)行動(dòng)態(tài)控制,高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)涉及預(yù)算、資產(chǎn)、采購、合同及工程等,通過業(yè)務(wù)流、資金流與信息流之間的關(guān)系串聯(lián),規(guī)范業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)過程機(jī)制。其次,利用云計(jì)算手段重構(gòu)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和運(yùn)行邏輯,將高校相關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、涉及數(shù)據(jù)及內(nèi)控關(guān)鍵點(diǎn)均納入串聯(lián)系統(tǒng);期間利用技術(shù)手段通過設(shè)置業(yè)務(wù)間數(shù)據(jù)串聯(lián)基準(zhǔn),明確財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的位置,在業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中精準(zhǔn)聯(lián)系數(shù)據(jù)倉庫和管理中臺,實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的及時(shí)分析、流轉(zhuǎn)與處理。
財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、其他相關(guān)業(yè)務(wù)模塊系統(tǒng)在投入及運(yùn)行階段耗費(fèi)了大量的資金,若全部更換系統(tǒng),前期耗費(fèi)將變成“沉沒成本”,造成極大的浪費(fèi),基于項(xiàng)目全過程的集成化信息系統(tǒng),是在現(xiàn)有的業(yè)務(wù)模塊與財(cái)務(wù)管理模塊上集成的,充分進(jìn)行了業(yè)財(cái)融合,能實(shí)現(xiàn)以下目的:一是控制建設(shè)成本,提高建設(shè)效率。二是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目在一個(gè)平臺上完成各類管理的要求及風(fēng)險(xiǎn)分析,以項(xiàng)目管理全過程為主線,實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)源與財(cái)務(wù)憑證數(shù)據(jù)之間的互通與驗(yàn)證,構(gòu)建項(xiàng)目管理的全鏈條模式,同時(shí)升級系統(tǒng)功能,打通業(yè)務(wù)間壁壘,決策層和監(jiān)督人員授權(quán)全程可視化,提高工作效率的同時(shí),有效防范舞弊風(fēng)險(xiǎn)。
高校內(nèi)部控制執(zhí)行聚焦控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評估、信息與溝通、控制活動(dòng)及監(jiān)督等五個(gè)方面??刂骗h(huán)境,梳理高校的規(guī)章制度,將制度流程轉(zhuǎn)化為信息系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化信息語言,嵌入控制機(jī)制;風(fēng)險(xiǎn)評估,針對高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo),設(shè)置預(yù)警信息提示;信息與溝通,建立各經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)信息的有效溝通機(jī)制,設(shè)置業(yè)務(wù)間流轉(zhuǎn)的承轉(zhuǎn)規(guī)則;控制活動(dòng),根據(jù)高校業(yè)務(wù)活動(dòng)的特點(diǎn)設(shè)置不同的風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn),有預(yù)警提示的控制點(diǎn),將會(huì)觸發(fā)控制活動(dòng);監(jiān)督是內(nèi)部控制各要素構(gòu)成閉環(huán)的關(guān)鍵環(huán)節(jié),它通過風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)觸發(fā)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警設(shè)計(jì),對高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控與反饋,從而實(shí)現(xiàn)對風(fēng)險(xiǎn)的及時(shí)跟蹤與處理。
高校信息系統(tǒng)要契合高校治理實(shí)際狀況,力求解決信息孤島問題,滿足教育發(fā)展變革的新需求,體現(xiàn)“融合創(chuàng)新、服務(wù)全局、深化應(yīng)用”等原則。
基于以上目標(biāo),本文構(gòu)建了基于內(nèi)部控制理念的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)集成化信息化系統(tǒng)。系統(tǒng)構(gòu)建的總體框架概況為“一中樞兩平臺一中心”,即在五要素內(nèi)控框架下建立綜合管理中樞、財(cái)務(wù)管理平臺、項(xiàng)目管理平臺和戰(zhàn)略管理中心,從而集成高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所有信息,實(shí)現(xiàn)高?!靶畔⒘?、業(yè)務(wù)流和管理流”三流合一,促進(jìn)高校治理能力的提升。詳見圖1。
圖1 內(nèi)控視角下高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)“一中樞兩平臺一中心”總體框架
綜合管理中樞連結(jié)高?;A(chǔ)信息系統(tǒng),對高校制度體系、科研系統(tǒng)、學(xué)生管理、崗位管理等基礎(chǔ)信息進(jìn)行加工,提煉數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn),定義業(yè)務(wù)活動(dòng)數(shù)據(jù)規(guī)則,形成數(shù)據(jù)基礎(chǔ)信息庫,擔(dān)當(dāng)信息化系統(tǒng)的集成中樞。綜合信息中樞作為經(jīng)濟(jì)活動(dòng)信息化系統(tǒng)的邏輯起點(diǎn),是“兩平臺一中心”數(shù)據(jù)的源頭,集中體現(xiàn)了業(yè)財(cái)融合的要求,是實(shí)現(xiàn)高校信息流有效運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
財(cái)務(wù)管理平臺是與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)有關(guān)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的集中處理平臺,與項(xiàng)目管理平臺對接,同時(shí)接收業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息,通過核算系統(tǒng)做好相關(guān)項(xiàng)目成本費(fèi)用的基礎(chǔ)核算,完成資金收付監(jiān)控等內(nèi)部管理,形成財(cái)務(wù)分析報(bào)告,向項(xiàng)目管理平臺傳遞財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息。同時(shí)與銀行、財(cái)政監(jiān)管等外部相關(guān)管理機(jī)構(gòu)相銜接,設(shè)置銀?;ヂ?lián)、財(cái)監(jiān)對接等接口,做好校內(nèi)外信息的傳遞。
項(xiàng)目管理平臺是以業(yè)務(wù)層面六大控制方面為核心,設(shè)置了預(yù)算、收支、采購、工程、合同、資產(chǎn)等六大主體管控模塊,補(bǔ)充項(xiàng)目庫、招投標(biāo)、項(xiàng)目驗(yàn)收等業(yè)務(wù)模塊,通過內(nèi)部控制機(jī)制的嵌入,將內(nèi)部控制與項(xiàng)目全過程管理融合,同時(shí)與財(cái)務(wù)管理平臺數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)共通,形成業(yè)財(cái)高度融合的管理平臺。
戰(zhàn)略管理中心基于財(cái)務(wù)管理平臺、項(xiàng)目管理平臺和綜合信息中樞匯集的數(shù)據(jù)信息,結(jié)合內(nèi)控規(guī)則,將業(yè)財(cái)融合后的數(shù)據(jù)信息按照高校戰(zhàn)略管理需求進(jìn)行深度加工,通過績效評價(jià)、風(fēng)險(xiǎn)評估對項(xiàng)目管理進(jìn)行總結(jié)與反饋,內(nèi)部審計(jì)管理從高校整體層面對項(xiàng)目全過程進(jìn)行綜合評價(jià)和監(jiān)督,最后通過大數(shù)據(jù)倉庫進(jìn)行運(yùn)營分析得出高校治理的戰(zhàn)略決策依據(jù)。
經(jīng)濟(jì)活動(dòng)集成化信息系統(tǒng)高度重視源頭數(shù)據(jù)的合理性、完整性和關(guān)聯(lián)性,強(qiáng)化歸口管理和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化,對審批權(quán)責(zé)以模型固化,關(guān)聯(lián)性充分考慮了業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)的上下前后關(guān)系,形成過程閉環(huán)。管理績效、監(jiān)督反饋、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警等戰(zhàn)略決策依據(jù)實(shí)現(xiàn)可視化,使業(yè)務(wù)流程、內(nèi)部控制及決策分析基本實(shí)現(xiàn)“機(jī)控”代替“人控”,促使高校管理效能大大提高。
綜合信息中樞以單位行政事務(wù)運(yùn)行、資產(chǎn)資源分配為基礎(chǔ),設(shè)置了行政事務(wù)、決策督辦、規(guī)范管理、資源信息、社會(huì)影響等管理菜單,包含制度、組織、決策、事務(wù)、三公、會(huì)議等資源管理模塊,通過明確標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)定義,并且結(jié)合內(nèi)部控制制度要求,將高校事務(wù)轉(zhuǎn)化為高校行政事務(wù)一體化服務(wù)及權(quán)力運(yùn)行規(guī)范化的綜合信息平臺。
制度管理是對高校本身各級各類制度的集中體現(xiàn),與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)有關(guān)的制度,通過業(yè)務(wù)流程方式嵌入項(xiàng)目管理體系中,各個(gè)控制節(jié)點(diǎn)、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)都在相應(yīng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中有所體現(xiàn),且在出現(xiàn)預(yù)警信息時(shí)提示遵循的相關(guān)制度,做到有據(jù)可查、閉環(huán)管理。組織管理概括高校整體組織架構(gòu),對于崗位職責(zé)進(jìn)行定義,設(shè)置不相容崗位,對于項(xiàng)目管理平臺的經(jīng)辦角色、審批權(quán)限等設(shè)定初始化信息。決策管理對于決策層的目標(biāo)及需求進(jìn)行設(shè)定,與戰(zhàn)略管理中心系統(tǒng)相勾連,同時(shí)設(shè)定風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警提醒。事務(wù)、三公、會(huì)議等管理模塊分別是從相關(guān)業(yè)務(wù)層面完成業(yè)務(wù)活動(dòng)設(shè)置和基礎(chǔ)控制信息的嵌入,與兩大管理平臺和戰(zhàn)略管理中心相貫通。綜合信息中樞作為業(yè)務(wù)流的開端通過標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)格式形成信息流,信息流以結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)形式向整個(gè)集成信息化系統(tǒng)傳遞信息。
1.財(cái)務(wù)管理平臺構(gòu)建。財(cái)務(wù)管理平臺主要包含核算系統(tǒng)、財(cái)務(wù)報(bào)告及資金管理模塊,對外數(shù)據(jù)聯(lián)系的銀?;ヂ?lián)、財(cái)監(jiān)對接接口等,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)加工的基本財(cái)務(wù)職能。財(cái)務(wù)管理平臺與項(xiàng)目管理平臺時(shí)時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)交互,做到業(yè)務(wù)流與財(cái)務(wù)流的融合。核算系統(tǒng)遵循政府會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度,結(jié)合財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和預(yù)算會(huì)計(jì)的核算基礎(chǔ)對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行雙維度的核算,系統(tǒng)線上完成憑證的審核、審批及記賬,通過財(cái)務(wù)報(bào)告模塊生成基礎(chǔ)分析報(bào)告,數(shù)據(jù)分析報(bào)告信息映射至項(xiàng)目管理平臺,為業(yè)務(wù)流分析儲備財(cái)務(wù)信息基礎(chǔ)。資金管理模塊通過銀?;ヂ?lián)環(huán)節(jié)對接網(wǎng)上銀行,實(shí)現(xiàn)資金收付與自動(dòng)銀行收付款;與財(cái)政監(jiān)控系統(tǒng)互通,實(shí)現(xiàn)財(cái)政資金的自動(dòng)掛接與實(shí)時(shí)監(jiān)控,滿足內(nèi)外部的管理需求,整體提升資金管理的質(zhì)量和效率。
2.項(xiàng)目管理平臺構(gòu)建。項(xiàng)目管理平臺涵蓋高校項(xiàng)目建設(shè)全過程,是對數(shù)據(jù)規(guī)范、業(yè)務(wù)流程、審批權(quán)責(zé)、控制標(biāo)準(zhǔn)、風(fēng)控措施精準(zhǔn)定位的平臺,包含項(xiàng)目資金分配、決策、使用與管理功能,傳遞信息至戰(zhàn)略管理中心,與戰(zhàn)略中心的審計(jì)監(jiān)督、績效評價(jià)形成項(xiàng)目一體化管理的大數(shù)據(jù)庫型的“集成”化信息管理。首先,按照內(nèi)部控制框架要素定義項(xiàng)目管理平臺要素的內(nèi)部控制關(guān)鍵點(diǎn),以流程及規(guī)定形式嵌入平臺相應(yīng)模塊。其次,項(xiàng)目管理各個(gè)模塊之間,根據(jù)業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)關(guān)系,設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)傳輸通道,確保業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)順暢。“流程信息化”是高校內(nèi)部控制建設(shè)最終的落腳點(diǎn),項(xiàng)目管理平臺囊括業(yè)務(wù)層面的多個(gè)流程,包含但不限于預(yù)算、收支、采購、工程、合同、資產(chǎn)等環(huán)節(jié)。平臺業(yè)務(wù)層面功能設(shè)計(jì)與信息交互關(guān)系如下:
全面預(yù)算管理與項(xiàng)目庫管理對接,交互的數(shù)據(jù)為審定項(xiàng)目、項(xiàng)目預(yù)算、資金來源等,高校項(xiàng)目庫根據(jù)高校發(fā)展規(guī)劃確定,計(jì)劃當(dāng)年開展的與項(xiàng)目相關(guān)的信息在預(yù)算管理模塊體現(xiàn),同時(shí)在項(xiàng)目庫中賦予預(yù)算資金額,并設(shè)置項(xiàng)目績效目標(biāo),與戰(zhàn)略管理中心的績效評價(jià)相呼應(yīng);已批復(fù)預(yù)算的當(dāng)年項(xiàng)目在招投標(biāo)管理模塊,按規(guī)定開展招投標(biāo)業(yè)務(wù)流程,完成供應(yīng)商的選擇;招投標(biāo)管理與采購管理對接,經(jīng)招投標(biāo)管理系統(tǒng)確定的供應(yīng)商按照采購管理系統(tǒng)要求,開始采購需求填報(bào)與業(yè)務(wù)辦理;采購管理末端匯總預(yù)算情況、采購信息等自動(dòng)生成合同推送至合同管理模塊,經(jīng)濟(jì)合同按照審批權(quán)限由職能部門及校領(lǐng)導(dǎo)審簽后,完成數(shù)字化合同的自動(dòng)歸檔;合同管理模塊與資產(chǎn)管理模塊的銜接,將合同信息、采購設(shè)備信息傳遞至資產(chǎn)管理系統(tǒng),系統(tǒng)進(jìn)行分類甄別歸類、驗(yàn)收及資產(chǎn)入賬等工作;資產(chǎn)管理系統(tǒng)推送資產(chǎn)賬至財(cái)務(wù)收支模塊,經(jīng)費(fèi)收支模塊進(jìn)行財(cái)務(wù)賬標(biāo)準(zhǔn)的判斷和預(yù)處理,繼而傳輸收支數(shù)據(jù)至財(cái)務(wù)管理平臺進(jìn)行財(cái)務(wù)審單、審核審批、付款等。
戰(zhàn)略管理中心基于財(cái)務(wù)管理平臺、項(xiàng)目管理平臺以及綜合信息中樞構(gòu)建,突出高校平臺管理的戰(zhàn)略決策功能,對海量綜合數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選、分析與加工,剖析高校發(fā)展經(jīng)營狀況,內(nèi)部監(jiān)督反饋高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)情況,制定戰(zhàn)略發(fā)展策略??冃гu價(jià)的基礎(chǔ)在于項(xiàng)目庫管理中的績效目標(biāo),主要是評價(jià)項(xiàng)目在一定期間達(dá)到的產(chǎn)出和效果,描述項(xiàng)目“怎么做,做了什么”,對于項(xiàng)目管理的資金完成情況、產(chǎn)出效益、社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益等進(jìn)行具體分析,為次年度預(yù)算編制和審核提供依據(jù),增強(qiáng)預(yù)警分析和風(fēng)險(xiǎn)分析,從而為內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督和高校決策層決策提供依據(jù)。內(nèi)部審計(jì)管理模塊設(shè)計(jì)以能滿足審計(jì)監(jiān)管平臺要求為出發(fā)點(diǎn),打破信息壁壘,在兩平臺數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上,整合業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、審計(jì)控制,形成一體化內(nèi)部治理系統(tǒng)。審計(jì)管理模塊享有數(shù)據(jù)開發(fā)、使用、維護(hù)的較高權(quán)限,統(tǒng)籌各類業(yè)財(cái)管控標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、表單、流程融入系統(tǒng),緊跟業(yè)務(wù)發(fā)展和監(jiān)管變化實(shí)時(shí)維護(hù)系統(tǒng),把諸多審計(jì)風(fēng)控應(yīng)用直接轉(zhuǎn)化成過程管理,有效防控風(fēng)險(xiǎn),也助力內(nèi)審精準(zhǔn)定位,提升審計(jì)監(jiān)督服務(wù)質(zhì)量。