淺析工程項目收尾階段的項目管理

劉環(huán)宇,郭 武,朱曉雨

(中國水利水電第六工程局有限公司,沈陽 110167)

0 前言

隨著中國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,企業(yè)之間的競爭也越來越激烈。企業(yè)為了發(fā)展,不得不想辦法降低運(yùn)營成本,成本管理的重要性越來越為人們所重視。作為施工企業(yè),項目成本管理從工程招投標(biāo)報價開始,直到項目竣工結(jié)算為止,貫穿項目實施全過程[1]。因此施工企業(yè)不僅要重視工程的開始階段和工程實施的中間環(huán)節(jié),更要重視工程的結(jié)尾階段。

評價工程的好壞,除了工程實體的質(zhì)量、工程進(jìn)度、安全環(huán)保等方面外,更主要的一條是工程完成后企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。如果上述各項都完成得很好,但在經(jīng)濟(jì)上虧損很多,那也不能稱為成功的工程管理。企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益反映在工程自始至終的各個環(huán)節(jié),特別是收尾階段的管理,它是企業(yè)項目經(jīng)濟(jì)收益的重要環(huán)節(jié)。工程收尾是施工過程中一個較為特殊的階段,常常具有以下特點:項目方面,剩余的項目數(shù)量多、項目零散、工程量不大、投入后的產(chǎn)出不明顯;人員方面,由于參與施工的人員即將離開項目,往往不能保持良好的工作態(tài)度,工作效率低,面對出現(xiàn)的問題甚至出現(xiàn)相互推諉等情況,如不妥善處理可能會帶來一定風(fēng)險。對于施工企業(yè)來說,收尾階段也是一個總結(jié)施工經(jīng)驗成果的機(jī)會,有助于企業(yè)進(jìn)一步強(qiáng)化管理、提高質(zhì)量、控制風(fēng)險和創(chuàng)造效益。

1 工程項目收尾階段管理的主要內(nèi)容

工程收尾階段在項目整個階段對工期、安全、質(zhì)量、成本都起著舉足輕重的作用。工程項目收尾工作包括剩余零星工程的施工、工程資料的整理完善、變更索賠、竣工清量結(jié)算、物資核銷、工程項目的驗收移交、合同收尾、項目審計等內(nèi)容。

為完成好工程項目的收尾工作,必須對項目收尾階段的一些管理問題作出分析,從而找出解決的方法。

2 工程收尾階段可能存在的管理問題

在工程項目收尾階段或多或少地存在著一些管理問題,這些管理問題往往容易被忽視,但有時對整個項目的總體效益或社會信譽(yù)影響較大,項目管理者必須重視。

2.1 項目收尾階段人員的管理問題

在建項目收尾階段對項目的人員沒有固定的管理程序,通常是項目經(jīng)理根據(jù)自己的經(jīng)驗來進(jìn)行人員的調(diào)整及管理[2]。

項目到了收尾階段,一部分人根據(jù)工作需要調(diào)到新的項目工作,調(diào)至新項目的人員,往往是該項工作中能力較強(qiáng)的,至少是班組或施工隊(科室)中業(yè)務(wù)或管理能力較強(qiáng)的人,留下來的人相對要遜色一些。這就給收尾階段工作帶來了一定的不暢。由于一部分人員的調(diào)離,有了新的崗位工作,留下來的人就會有一定的不安情緒,擔(dān)心自己在完成本項目的工作后能否可以找到自己稱心的工作崗位,由此對工作產(chǎn)生一些負(fù)面影響。另外,由于人員的調(diào)離,工種不配套,也會對工程造成一定影響,使工程進(jìn)度計劃的實現(xiàn)有所滯后。

2.2 施工機(jī)械設(shè)備調(diào)離的問題

新項目的開工實施,需要從處在收尾階段的項目調(diào)離一些較好的施工設(shè)備,收尾項目留下的設(shè)備都相對較舊,而且存在一定缺陷,需要經(jīng)常維修。有些項目的特種設(shè)備,到后期因調(diào)到其他項目,使得收尾項目不得不租用社會上的設(shè)備,增加了施工成本。

2.3 收尾項目的資產(chǎn)處置問題

項目的資產(chǎn)處置包括項目設(shè)備的處置、剩余材料的處置和廢舊設(shè)備、材料的處置。

當(dāng)項目即將結(jié)束時,項目資產(chǎn)處理的處置往往會被忽視,而在項目準(zhǔn)備階段卻是盡心盡力的,因為任何一個遺漏都有可能造成項目進(jìn)度的推遲[2]。對于項目資產(chǎn)的處置關(guān)系到項目的經(jīng)濟(jì)核算,同時,也關(guān)系到項目盈虧問題。因此,對于收尾項目的資產(chǎn)處置也是不容忽視的。

2.4 剩余工程的施工問題

剩余工程數(shù)量多且零碎,合理安排施工至關(guān)重要。怎樣做到有條不紊地完成,同時,又能滿足工程質(zhì)量、安全、進(jìn)度和環(huán)保的要求,這是擺在收尾管理人員面前的一大課題,需要認(rèn)真地去面對。

2.5 收尾階段的變更索賠問題

在工程的收尾階段,變更、索賠等經(jīng)濟(jì)問題處理的好壞,直接關(guān)系到項目的經(jīng)濟(jì)效益。往往有些領(lǐng)導(dǎo)為了急于上新工程,把熟悉項目管理的經(jīng)濟(jì)和技術(shù)人員抽調(diào)到新工程上去,而項目上只留下不十分熟練的管理人員進(jìn)行收尾,造成本應(yīng)該盈利的項目,形成虧損的局面,這是得不償失的。另外,由于項目處在收尾階段,監(jiān)理、業(yè)主的一些管理人員也調(diào)往新的項目,這給項目變更、索賠的解決造成了一定的困難。因此,要想辦法解決這方面的問題。

加強(qiáng)野外火源管理。防火期內(nèi)，各級森林防火指揮中心安排專人值守，74個視頻監(jiān)控點全部開通，實行24小時自動巡航，發(fā)現(xiàn)火源自動報警；98座了望臺安排雙人雙崗，不間斷觀測林區(qū)火情；進(jìn)山路口安排防火檢查站，宣傳防火知識，嚴(yán)防火種進(jìn)山；全市2300名護(hù)林員上崗到位，加強(qiáng)野外火源巡查；各級森林公安機(jī)關(guān)及時查處森林火災(zāi)案件，堅決打擊野外違法用火行為。

2.6 工程資料的整理和工程的移交問題

當(dāng)建設(shè)工程進(jìn)入收尾階段后,期間必然會產(chǎn)生大量的施工圖紙、測量、試驗、驗收評定、設(shè)計變更、工作日志、綜合文件、工程的變更索賠、工程完工結(jié)算等方面的資料。這些資料到了工程結(jié)束,需要開始集中整理的時候可能會出現(xiàn)部分缺失,以致查找困難的問題。這是由于項目工期長,項目上的人員調(diào)離或者離職,在工作交接過程中出現(xiàn)對資料的收集和管理上的忽視,造成部分缺失,這給工程收尾階段的竣工驗收增加了難度。

2.7 項目收尾階段的資金問題和退場問題

工程項目收尾階段,由于完成的工程量少,而且施工的項目費工不出活,造成施工成本增加。這個階段,項目收入主要靠少量的直接完場的施工產(chǎn)值,大部分需要靠工程的變更、索賠等經(jīng)濟(jì)問題的解決,來維持項目的運(yùn)行。在這個時期,還面臨著本單位的員工和外協(xié)隊伍人員退場需要大量的資金等情況。如何解決此階段的資金問題,也是需要考慮的重點問題。

2.8 激勵機(jī)制的實施問題

工程項目實施到了收尾階段,大部分員工在一個項目上的時間較長,且收尾階段人員較少,員工容易產(chǎn)生精神疲乏,這種疲乏是人對長期處在一個相熟悉環(huán)境里作出的正常生理反應(yīng)。人的這種狀態(tài)長期下去,不利于正常工作。因此,需要采取相應(yīng)的激勵機(jī)制,提振員工的精神,以利更好地完成收尾階段的工作。

3 對收尾階段項目工程存在問題的解決方案

項目管理思想需要貫穿整個建設(shè)工程中,不能只重視開頭和中間環(huán)節(jié),不重視結(jié)尾。工程的收尾階段是建設(shè)的一個不容忽視的重要階段,它是決定著這個工程是否是一個完整的工程,決定著工程的最終質(zhì)量的評價[2],同時,也決定著這個工程的最終效益。因此,要根據(jù)收尾階段的工作內(nèi)容及其特點,針對工程項目收尾階段可能存在的問題做出預(yù)判,制定相應(yīng)的解決方案,做好統(tǒng)籌規(guī)劃。

3.1 建立明確的組織管理機(jī)構(gòu)

項目收尾階段,由于人員的調(diào)整,要對項目管理層和操作層的相關(guān)負(fù)責(zé)人的職責(zé)分工做相應(yīng)的調(diào)整。要明確權(quán)責(zé),做到事事有人負(fù)責(zé),保證每個崗位的任務(wù)能正常運(yùn)行。項目收尾管理職責(zé)應(yīng)按照項目部具體情況進(jìn)行明確的分工,繪制任務(wù)分配表,具體包括以下主要內(nèi)容:剩余零星工程的施工、工程資料的整理完善、變更索賠、竣工清量結(jié)算、物資核銷、工程項目的驗收移交、項目審計工作等。

3.2 做好人力資源規(guī)劃

項目進(jìn)入收尾階段,為了企業(yè)的持續(xù)發(fā)展,收尾項目在保證新建項目的人力資源外,同時,還要保證確收尾項目的人員需求,至少要保證每個專業(yè)都有一定數(shù)量的骨干人員,每個施工隊都要有一定的能帶班的工種專業(yè)人員,以此來完成收尾階段的工作任務(wù)。不要形成新項目一上、老項目不管的局面。

3.3 做好固定資產(chǎn)的調(diào)配和剩余物資的處置

工程進(jìn)入收尾階段,作為項目的職能部門,物資設(shè)備部要對項目的設(shè)備、物資進(jìn)行清理登記,該入庫的及時入庫;然后,物資設(shè)備部與項目財務(wù)部門核對賬目。對閑置的施工設(shè)備和剩余的物資及時轉(zhuǎn)移至新工地;對老舊設(shè)備及時報告公司資產(chǎn)部門,申請報廢或變賣處理;對于廢舊物資,根據(jù)管理權(quán)限,分別報告公司或分局,申請變賣處理。減少項目的設(shè)備占用成本,增加廢舊物資收入,從而減少項目總成本。

3.4 讓剩余在建工程快速收尾結(jié)束

3.5 做好項目收尾階段的變更索賠工作

項目的變更、索賠工作是項目經(jīng)濟(jì)效益的一個重要支柱。特別是在工程收尾階段,工程施工的絕大部分都已結(jié)束,相應(yīng)的變更、索賠素材都已具備,是正式項目收獲效益的最好階段,因此,在項目的管理中要高度重視此項工作。首先,項目部保留一定數(shù)量的自始至終在項目上工作的具有一定經(jīng)驗的經(jīng)濟(jì)和技術(shù)管理人員,以確保變更、索賠項目高質(zhì)量、快速地解決,增加項目的效益;其次,在工程實施工程中,各相關(guān)部門要保存好現(xiàn)場的相關(guān)資料,避免丟失,以保證變更、索賠的真實、充分和有說服力;第三,平時要注重項目經(jīng)濟(jì)管理人員綜合能力的培養(yǎng),而且要持續(xù)進(jìn)行。

3.6 做好竣工資料的整理和工程項目的驗收移交工作

竣工資料的整理管理工作,要符合工程資料驗收歸檔的有關(guān)要求,這項工作在項目啟動時就開始,直到工程驗收移交,它貫穿在整個項目管理的全過程周期中。在進(jìn)行資料管理時,提供項目記錄存檔清單,對項目每一個階段的工作以一個標(biāo)準(zhǔn)的格式記錄、收集、整理和保存[2]。對于一個項目而言,大的項目要設(shè)置專職的檔案管理人員,小項目可設(shè)置兼職的檔案管理人員;檔案管理人員要相對固定,不要隨意更換;必須更換時,要做好相應(yīng)的資料交接工作;檔案管理人員要及時根據(jù)監(jiān)理、業(yè)主及有關(guān)檔案管理規(guī)范的要求,對項目各相關(guān)部門提出有關(guān)資料管理的要求,并不定時地對其進(jìn)行檢查,糾正檔案管理中的缺陷。

項目各級管理負(fù)責(zé)人及檔案管理人員(或兼職管理人員)要高度重視工程資料的整理歸檔工作,督促經(jīng)濟(jì)、技術(shù)管理人員資料的收集、整理和歸檔工作;對于調(diào)離本崗位的人員要及時辦理資料交接手續(xù),沒有辦理資料交接手續(xù)的,不予辦理調(diào)轉(zhuǎn)手續(xù);要把檔案管理作為各級管理人員業(yè)績考核的一項重要內(nèi)容加以重視。

對于辦理完工程驗收的項目,要及時辦理移交手續(xù),以明確完工工程的隸屬關(guān)系,減輕項目對工程的責(zé)任。

3.7 做好資金計劃,保證后續(xù)施工任務(wù)的資金需求

項目進(jìn)入收尾階段面臨工程量施工產(chǎn)值減少[3],而工程變更、索賠的解決進(jìn)度又不是很快的情況,同時,還面臨著施工隊伍的撤離、施工設(shè)備和周轉(zhuǎn)性材料的調(diào)出,以及剩余零星項目的施工,這些都需要大量的資金支持。因此,在工程進(jìn)入收尾階段,必須對工程項目管理進(jìn)行周密的再安排,做好資金計劃,保證收尾階段的資金使用。如果事先安排的資金不充足,還可以采取向業(yè)主申請返還部分工程質(zhì)保金的辦法,補(bǔ)充資金不足的問題。

3.8 保證激勵機(jī)制實施

工程項目收尾階段是項目管理的重要階段,對于項目收尾階段的管理,在某些情況下可以給各單位帶來意想不到的收益。雖然收尾階段看起來不會產(chǎn)生什么大的施工產(chǎn)值,但通過對剩余零星項目的管理可以節(jié)省工程成本,通過變更、索賠的實現(xiàn),可以大大增加工程的收益,在這方面,我們需要精心策劃。為了取得上述業(yè)績,人的因素是第一的,也要向工程高峰期一樣,采取一些激勵措施,調(diào)動人的積極性。不要采取傳統(tǒng)方法,施工產(chǎn)值低,工程看不出效益,就不給員工發(fā)獎金,或采取“一刀切”的辦法平均發(fā)一點獎金,這樣不利調(diào)動員工的積極性,到后來也就不能取得項目預(yù)想的經(jīng)濟(jì)收益。要想取得收尾階段項目的較好收益,必須采取激勵措施,比如,每月的獎金按在建項目的一定百分比發(fā)放,關(guān)鍵工程施工節(jié)點或竣工資料整理、變更索賠等工作,采取設(shè)置節(jié)點目標(biāo)考核的辦法給予員工一定的獎勵等激勵措施。

3.9 工程項目管理的總結(jié)和后評價

項目進(jìn)入收尾階段,意味著整個項目周期即將結(jié)束,是項目成果交付最多的階段。在這個階段要對整個工程項目的實施做出項目的工程管理總結(jié)和技術(shù)管理總結(jié),找出管理的亮點,在今后項目管理中繼續(xù)發(fā)揚(yáng)光大;找出自身的不足,想出解決與改進(jìn)的對策。同時,聘請相關(guān)的專業(yè)管理機(jī)構(gòu)對項目運(yùn)作的全過程作出客觀的評價,不斷積累經(jīng)驗,使企業(yè)管理不斷完善,不斷發(fā)展,水平不斷提高。

在總結(jié)工程管理的同時,也要對在工程管理和工程施工中表現(xiàn)突出的先進(jìn)集體、先進(jìn)班組和先進(jìn)個人予以精神表彰和物質(zhì)獎勵,該提拔的提拔,該晉級工資的晉級工資。號召全體員工以此為榜樣,在新的崗位上再立新功。

4 結(jié)語

工程到了收尾階段,管理者的工作不是減少了,在某種程度上是增加了工作量。作為項目的管理者,要高度重視工程項目的收尾階段,對工程項目的收尾階段提前集思廣益、精心策劃,讓項目收尾階段成為企業(yè)效益的第二收獲季節(jié)。