檔案與數(shù)據(jù)協(xié)同管理的歷史溯源與現(xiàn)實(shí)動(dòng)因

何思源 劉越男 祁天嬌

摘要：檔案與數(shù)據(jù)有著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系，但在數(shù)據(jù)如火如荼的當(dāng)今社會(huì)，卻呈現(xiàn)割裂發(fā)展的狀態(tài)，亟待協(xié)同管理。從檔案管理與數(shù)據(jù)管理關(guān)系演變的角度來(lái)看，雖然二者在信息化發(fā)展過(guò)程中各有側(cè)重，但同根同源，協(xié)同管理有著深厚的歷史根基；從現(xiàn)實(shí)發(fā)展的角度來(lái)看，檔案與數(shù)據(jù)的法理聯(lián)系和現(xiàn)實(shí)差異以及共有的資產(chǎn)視角要求協(xié)同，數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展需要理念協(xié)同，面臨的共同難題促使協(xié)同，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)和方法相通支持協(xié)同，管理體系的相對(duì)割裂呼喚協(xié)同。

關(guān)鍵詞：檔案管理 數(shù)據(jù)管理 協(xié)同管理 數(shù)字轉(zhuǎn)型

Abstract：Recordsanddataareinextricably linked， but in todays society where data is in full swing， the two have developed in a fragmented manner and are in urgent need of collaborative management. From the perspective of the evolu？ tion of the relationship between records manage？ ment and data management， although the two have their own focus in the process of informatiza？ tion development， they have the same root and ori？ gin， and collaborative management has deep histori？ cal roots.From the perspective of realistic develop？ ment， the juridical links and realistic gaps between records and data and the common asset perspec？ tive require collaboration，the digital transformation requires the concept of collaboration，the common challenges faced by both prompt collaboration，the complementary advantages and common methods support collaboration， and the relative fragmenta？ tion of management systems call for collaboration.

Keywords：Records management；Data manage？ ment； Collaborative management； Digital transfor？ mation

在數(shù)據(jù)成為新型生產(chǎn)要素的數(shù)據(jù)時(shí)代，政府和企業(yè)紛紛成立數(shù)據(jù)管理部門(mén)，浙江、廣東等地率先在政府部門(mén)設(shè)立首席數(shù)據(jù)官，開(kāi)展數(shù)據(jù)治理。檔案與數(shù)據(jù)有著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系，卻呈現(xiàn)割裂發(fā)展的狀態(tài)。一方面，檔案部門(mén)面臨來(lái)自數(shù)據(jù)部門(mén)的沖擊與挑戰(zhàn)，檔案工作如何融入數(shù)據(jù)生態(tài)已成為擺在檔案工作者面前的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題；另一方面，紙質(zhì)環(huán)境中檔案管理的線性思維模式和靜態(tài)管理方式不再適用，[1]數(shù)據(jù)管理能為檔案領(lǐng)域帶來(lái)新的思維和方法。檔案與數(shù)據(jù)協(xié)同管理逐漸成為檔案領(lǐng)域的重要議題，《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確提出“大力推動(dòng)科學(xué)數(shù)據(jù)與科研檔案協(xié)同管理”的任務(wù)要求。

目前，檔案與數(shù)據(jù)協(xié)同管理相關(guān)研究主要涉及概念關(guān)系[2]、法律協(xié)調(diào)[3]、機(jī)構(gòu)設(shè)置[4]、實(shí)施策略[5]、科研檔案和科學(xué)數(shù)據(jù)協(xié)同管理[6-7]等，但都側(cè)重應(yīng)對(duì)之策，較少涉及動(dòng)因分析，缺乏歷史維度的考量。本文追溯檔案管理與數(shù)據(jù)管理的發(fā)展歷程，在歷史維度探析二者關(guān)系的演變脈絡(luò)，使檔案與數(shù)據(jù)的協(xié)同管理能夠厚植歷史根基，在此基礎(chǔ)上從組織機(jī)構(gòu)的視角出發(fā)，進(jìn)一步分析協(xié)同管理的內(nèi)外動(dòng)因，以更深刻地認(rèn)識(shí)協(xié)同管理的重要性和必要性。需說(shuō)明的是，本文中出現(xiàn)的文件及文件管理均指英文語(yǔ)境下的records及records management，可在一定程度上將其作為中文語(yǔ)境下檔案及檔案管理的對(duì)應(yīng)詞，但由于中外體制差異，無(wú)法完全對(duì)等，故將其翻譯為文件及文件管理，以示區(qū)分。

一、檔案管理與數(shù)據(jù)管理的歷史溯源

（一）傳統(tǒng)環(huán)境中的檔案管理與數(shù)據(jù)管理同根同源

從歷史發(fā)展的角度來(lái)看，文件管理就是前數(shù)字時(shí)代的數(shù)據(jù)管理，其起源可追溯至公元前4000年。[8]在前數(shù)字時(shí)代，現(xiàn)代數(shù)據(jù)管理所謂的結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)都以統(tǒng)一的形式存儲(chǔ)在各類(lèi)介質(zhì)中，且都通過(guò)文書(shū)工作進(jìn)行手工管理。[9]

在兩河流域的蘇美爾文明中，人們用楔形文字在泥板上進(jìn)行刻寫(xiě)，記錄數(shù)據(jù)，形成文件。這些文件通常與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)有關(guān)，如記錄貿(mào)易、銷(xiāo)售等的數(shù)量，以跟蹤貨物交易、存儲(chǔ)等活動(dòng)，[10]類(lèi)似于現(xiàn)代的貨物清單或ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)表。隨著社會(huì)的發(fā)展，文件的制作和使用逐漸從經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域擴(kuò)展至政治、法律等領(lǐng)域，包括皇家信件、官員名單、法律案卷、法律規(guī)范、外交協(xié)議及關(guān)于出生、死亡、婚姻等的記錄。[11-12]在古埃及，文件也被用于記錄土地所有權(quán)、作物產(chǎn)量、稅收等經(jīng)濟(jì)及宗教問(wèn)題。[13]

在中世紀(jì)的歐洲，王公貴族和封建領(lǐng)主保管著關(guān)于人口出生、死亡、婚姻、稅收、商業(yè)和銀行交易等的文件。隨著各國(guó)君主制的鞏固和強(qiáng)化，行政類(lèi)的文件有所增加，[14]例如英國(guó)的《末日審判書(shū)》（Doomsday Book）。到17世紀(jì)，商業(yè)發(fā)展需要精確的人口和貿(mào)易數(shù)據(jù)，對(duì)留存和查閱文件提出更高的要求。[15]此時(shí)，制作文件的書(shū)寫(xiě)人員的地位與當(dāng)今社會(huì)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)分析師或編程人員的地位相當(dāng)。[16]

從我國(guó)檔案管理的發(fā)展歷程來(lái)看，檔案也是數(shù)據(jù)的記錄形式。商朝有記錄生產(chǎn)、政治、軍事、譜系的甲骨檔案，西周有記載冊(cè)命、賞賜、志功、征伐的金文檔案，秦朝出現(xiàn)大量律法檔案和石刻檔案，隋唐時(shí)期出現(xiàn)關(guān)于科舉及官員的甲歷檔案，明代有專(zhuān)門(mén)記錄人口、土地和賦役的黃冊(cè)和魚(yú)鱗圖冊(cè)。[17]

從現(xiàn)代意義上的檔案與數(shù)據(jù)視角進(jìn)行審視，可發(fā)現(xiàn)上述人類(lèi)活動(dòng)形成的各種原始記錄既符合檔案的要求，也符合數(shù)據(jù)的特征，既是檔案，也是數(shù)據(jù)，制作和管理這些原始記錄的業(yè)務(wù)活動(dòng)既是檔案管理，也是數(shù)據(jù)管理。

（二）數(shù)字環(huán)境中的檔案管理與數(shù)據(jù)管理漸行漸遠(yuǎn)

進(jìn)入20世紀(jì)，政府職能日益擴(kuò)大、商業(yè)活動(dòng)更加復(fù)雜、新的文件制作工具層出不窮，文件數(shù)量激增，組織機(jī)構(gòu)希望以適當(dāng)?shù)母袷健⒃谶m當(dāng)?shù)臅r(shí)間，以盡可能低的成本獲得準(zhǔn)確的信息，[18]開(kāi)始產(chǎn)生有效和全面管理數(shù)據(jù)及信息的意識(shí)。[19]雖然二者都積極應(yīng)對(duì)這一新挑戰(zhàn)，但采用了不同的思路和方法，文件管理開(kāi)始分化，現(xiàn)代意義上的文件管理和數(shù)據(jù)管理逐漸形成。

在某種程度上，二者的分化首先表現(xiàn)在發(fā)展思路的差異上，文件管理采用“做減法”的思路，數(shù)據(jù)管理采用“做加法”的思路。源于美國(guó)的現(xiàn)代文件管理側(cè)重控制數(shù)量和文書(shū)削減，致力于留存核心的文件，維護(hù)其證據(jù)和記憶價(jià)值，消除不必要、重復(fù)或無(wú)價(jià)值的文件，核心舉措是基于文件保管期限表的鑒定與處置活動(dòng)。這種傳統(tǒng)得到《文書(shū)削減法》等法律的強(qiáng)化，并一直延續(xù)至今。我國(guó)民國(guó)時(shí)期的機(jī)關(guān)檔案室管理工作，亦體現(xiàn)出這種思想，如文書(shū)檔案連鎖法的“目的是想通過(guò)幾道簡(jiǎn)便的手續(xù)，把文書(shū)工作和檔案工作連鎖起來(lái)，以改變文書(shū)運(yùn)轉(zhuǎn)遲緩和檔案管理分散、壟斷的狀況”[20]。數(shù)據(jù)管理則“另辟蹊徑”，構(gòu)建了全新的管理體系，致力于運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)解決信息爆炸式增長(zhǎng)的問(wèn)題，側(cè)重技術(shù)應(yīng)用，逐漸脫離手工管理模式。文件管理強(qiáng)調(diào)文件的憑證性和文化性，從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度開(kāi)展生命周期管控，只有少數(shù)文件才需要永久保存；數(shù)據(jù)管理強(qiáng)調(diào)文件的資產(chǎn)性與現(xiàn)實(shí)性，將文件視作一種可用多種方式進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用的資源，[21]傾向于管理更多的數(shù)據(jù)，致力于拓寬數(shù)據(jù)的范圍和邊界。

在數(shù)據(jù)管理獨(dú)立發(fā)展的初期，二者仍保持一定聯(lián)系，早期信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)通常來(lái)自傳統(tǒng)載體形態(tài)的檔案。但隨著信息化的深入推進(jìn)，二者的差異愈發(fā)明顯。時(shí)至今日，檔案管理和數(shù)據(jù)管理相對(duì)割裂已經(jīng)成為普遍現(xiàn)象。在宏觀層面，數(shù)據(jù)法規(guī)政策很少將檔案管理納入其中，而檔案法規(guī)政策也很少考慮數(shù)據(jù)管理的需求。在微觀層面，企事業(yè)單位等組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部相繼建立數(shù)據(jù)管理體系，雖在管理對(duì)象上與現(xiàn)有檔案管理體系存在交叉、重疊，但在體制、制度、業(yè)務(wù)、資源、服務(wù)、技術(shù)、系統(tǒng)等多方面都存在相對(duì)割裂的問(wèn)題。

二、檔案與數(shù)據(jù)協(xié)同管理的現(xiàn)實(shí)動(dòng)因

雖然檔案管理與數(shù)據(jù)管理存在分歧，但同根同源，在數(shù)字化轉(zhuǎn)型和智能化發(fā)展走向縱深的時(shí)代，二者又一次面臨交匯融合的問(wèn)題。從理論層面來(lái)看，數(shù)據(jù)與檔案之間的法理聯(lián)系和現(xiàn)實(shí)差異以及共有的資產(chǎn)視角要求協(xié)同；從實(shí)踐層面來(lái)看，數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展需要協(xié)同理念，面臨的共同難題促使協(xié)同，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)和方法相通支持協(xié)同，管理體系的相對(duì)割裂呼喚協(xié)同。

（一）檔案與數(shù)據(jù)之間的法理聯(lián)系和現(xiàn)實(shí)差異要求協(xié)同

從法理層面來(lái)看，檔案與數(shù)據(jù)存在天然聯(lián)系?！稒n案法》規(guī)定“檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人從事經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會(huì)、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”[22]；《數(shù)據(jù)安全法》規(guī)定“數(shù)據(jù)是指任何以電子或者非電子形式對(duì)信息的記錄”[23]。對(duì)比發(fā)現(xiàn)，除檔案界所謂的“實(shí)物檔案”外，其他類(lèi)型檔案都符合數(shù)據(jù)的定義，因此，可在很大程度上將檔案視為數(shù)據(jù)的一部分，即近似地認(rèn)為檔案屬于數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)包括檔案，如圖1所示。

從現(xiàn)實(shí)層面來(lái)看，檔案與數(shù)據(jù)存在顯著差異。數(shù)字時(shí)代，檔案管理系統(tǒng)通常采用非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)解決方案。即便是結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，通常也會(huì)被轉(zhuǎn)為非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)（如PDF等版式文件）進(jìn)行歸檔保存。而在數(shù)據(jù)管理領(lǐng)域，雖然既包括結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，也包括非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，但解決方案主要面向結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理往往通過(guò)元數(shù)據(jù)等結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)。因此，實(shí)際工作中的檔案與數(shù)據(jù)各有側(cè)重、互不相同，檔案資源以非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為主，數(shù)據(jù)資源以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為主，如圖2所示。

檔案與數(shù)據(jù)的法理聯(lián)系和現(xiàn)實(shí)差異之間的“落差”要求協(xié)同。因?yàn)閷?duì)組織機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，既需要非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，也需要結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，需要在兩種不同類(lèi)型的資源之間建立關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)協(xié)同治理和開(kāi)發(fā)利用。

（二）資產(chǎn)視角要求鏈接檔案與數(shù)據(jù)管理

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過(guò)程中，檔案領(lǐng)域和數(shù)據(jù)領(lǐng)域都積極引入“資產(chǎn)及資產(chǎn)管理”視角。共同的資產(chǎn)視角要求將檔案管理與數(shù)據(jù)管理鏈接起來(lái)。在檔案界，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《信息與文獻(xiàn)文件（檔案）管理概念與原則》（GB/ T 26162—2021，采標(biāo)自ISO 15489—1：2016）將“文件”定義為“機(jī)構(gòu)或個(gè)人在履行其法定義務(wù)或開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中形成、接收并維護(hù)的作為憑證和資產(chǎn)的信息”[24]，將其理解為組織機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)活動(dòng)憑證和信息資產(chǎn)。在數(shù)據(jù)管理領(lǐng)域，“數(shù)據(jù)資產(chǎn)（data asset）”首次出現(xiàn)于1974年；[25]國(guó)際數(shù)據(jù)管理協(xié)會(huì)（DAMA In？ ternational）明確指出“數(shù)據(jù)是一種組織資產(chǎn)，如今的組織依靠數(shù)據(jù)資產(chǎn)做出更高效的決定，并擁有更高效的運(yùn)營(yíng)”[26]。在資產(chǎn)視角下，檔案和數(shù)據(jù)都需要滿足權(quán)屬清晰、可流通等條件，都關(guān)注如何確權(quán)、如何增值、如何流通等問(wèn)題，迫切需要展開(kāi)合作與協(xié)同。

（三）數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展需要采用協(xié)同管理理念

信息技術(shù)與經(jīng)濟(jì)社會(huì)的交匯融合引發(fā)數(shù)據(jù)迅猛增長(zhǎng)，數(shù)據(jù)已成為國(guó)家基礎(chǔ)性戰(zhàn)略資源。全球范圍內(nèi)運(yùn)用數(shù)據(jù)推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、完善社會(huì)治理和提升政府能力正成為趨勢(shì)。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，各類(lèi)組織機(jī)構(gòu)都面臨著巨大變化和不確定性，機(jī)構(gòu)內(nèi)各部門(mén)、各領(lǐng)域、各要素?zé)o法“單打獨(dú)斗”，亟須更新理念，迫切需要采用協(xié)同管理的思路實(shí)現(xiàn)跨部門(mén)合作、跨領(lǐng)域發(fā)展。檔案和數(shù)據(jù)都在整個(gè)組織機(jī)構(gòu)范圍內(nèi)形成和使用，二者應(yīng)協(xié)同高效、相互配合。為服務(wù)整體數(shù)字化轉(zhuǎn)型，檔案部門(mén)需積極探索融入數(shù)據(jù)管理整體框架的路徑方法，充分發(fā)揮檔案管理在數(shù)據(jù)管理中的作用，將成熟理論、方法和工具運(yùn)用到提升數(shù)據(jù)治理能力、推進(jìn)數(shù)據(jù)共享等方面，激發(fā)數(shù)據(jù)要素活力，并將數(shù)據(jù)管理的方法、技術(shù)與工具引入檔案管理活動(dòng)中，釋放檔案管理與數(shù)據(jù)管理的協(xié)同價(jià)值，助力更高層級(jí)的數(shù)字化與智慧化發(fā)展。

（四）面臨的共同難題促使檔案與數(shù)據(jù)管理協(xié)同

檔案管理和數(shù)據(jù)管理面臨著共同難題，需要合力應(yīng)對(duì)，共商發(fā)展策略和解決方案。

首先，二者都面臨外在驅(qū)動(dòng)力不足的難題。檔案部門(mén)和數(shù)據(jù)部門(mén)的職能定位具有相似性，既不是數(shù)據(jù)形成者，也不是利用者，而是以第三方的角色為業(yè)務(wù)部門(mén)提供信息支撐和數(shù)據(jù)服務(wù)。二者都屬于“成本中心”，無(wú)法直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，其價(jià)值需要經(jīng)過(guò)轉(zhuǎn)化才能實(shí)現(xiàn)，即通過(guò)賦能業(yè)務(wù)發(fā)展和經(jīng)營(yíng)決策推動(dòng)效率提升和效益增加。因此，二者都面臨來(lái)自組織機(jī)構(gòu)的壓力，需要得到高層領(lǐng)導(dǎo)的支持，并通過(guò)檔案和數(shù)據(jù)的開(kāi)放共享和利用服務(wù)等方式實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)化增值，從而證明自身價(jià)值和效益。

其次，二者都面臨與業(yè)務(wù)發(fā)展相融合的難題。在實(shí)際工作中，一方面，數(shù)據(jù)的歸檔采集難以融入業(yè)務(wù)流程，業(yè)務(wù)部門(mén)承擔(dān)著較重的數(shù)據(jù)歸檔采集負(fù)擔(dān)，從而影響業(yè)務(wù)開(kāi)展效率；另一方面，檔案和數(shù)據(jù)管理也存在不能充分釋放數(shù)據(jù)資源價(jià)值，未能在業(yè)務(wù)部門(mén)需要時(shí)及時(shí)提供真實(shí)、準(zhǔn)確、有效的數(shù)據(jù)支持的短板，使業(yè)務(wù)部門(mén)有“付出大于收獲”之感，容易產(chǎn)生抵觸和排斥心理。

再次，檔案質(zhì)量和數(shù)據(jù)質(zhì)量普遍存在不足，難以有效滿足業(yè)務(wù)需求。二者均對(duì)數(shù)據(jù)提出了較高的質(zhì)量要求，但由于并不是數(shù)據(jù)的直接形成者，很難從源頭保障數(shù)據(jù)質(zhì)量。雖然檔案部門(mén)在20世紀(jì)90年代就已提出前端控制、全程管理等理念與原則，但在實(shí)際操作過(guò)程中仍然受到各種因素的影響和制約。

最后，二者都需要平衡開(kāi)放與保密、流通與安全的挑戰(zhàn)。檔案和數(shù)據(jù)的價(jià)值在于開(kāi)放和流動(dòng)，但前提是保障安全。近年來(lái)，黨和國(guó)家實(shí)施網(wǎng)絡(luò)空間安全戰(zhàn)略，出臺(tái)《網(wǎng)絡(luò)安全法》《數(shù)據(jù)安全法》等法律，高度重視網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全等問(wèn)題，強(qiáng)調(diào)自主可控，大力推進(jìn)軟硬件等信息基礎(chǔ)設(shè)施的國(guó)產(chǎn)化，檔案和數(shù)據(jù)工作都面臨著巨大的安全保障壓力。

（五）檔案管理和數(shù)據(jù)管理的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)和方法相通支持協(xié)同

檔案管理和數(shù)據(jù)管理各有優(yōu)勢(shì)、各有劣勢(shì)，能夠相互借鑒、取長(zhǎng)補(bǔ)短。檔案管理的優(yōu)勢(shì)在于，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期歷史積累，已建立起完整的檔案管理體系，有《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》（修訂中）等法律法規(guī)的保障，有國(guó)家檔案局等發(fā)布的部門(mén)規(guī)章、規(guī)范性文件、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等作為依據(jù)和參考，有完善的組織架構(gòu)（檔案局、檔案館、檔案室等）和人才隊(duì)伍，有配套的獎(jiǎng)懲機(jī)制，有與檔案事業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的檔案學(xué)科建設(shè)，在檔案質(zhì)量管控、價(jià)值鑒定、歸檔保存、真實(shí)性保障、元數(shù)據(jù)、連續(xù)性管理等方面形成較成熟的管理策略、流程與方法；其劣勢(shì)在于信息能力較弱，缺乏完整的信息化人才隊(duì)伍，在有效應(yīng)對(duì)數(shù)字化變革和數(shù)據(jù)化發(fā)展帶來(lái)的沖擊與挑戰(zhàn)方面面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。而數(shù)據(jù)管理恰好相反，其優(yōu)勢(shì)在于信息化能力和數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)能力；其劣勢(shì)在于仍處于起步階段，缺乏健全完善的管理機(jī)制和制度體系，尚未普遍理清哪些數(shù)據(jù)需作為資產(chǎn)進(jìn)行管理，面臨著數(shù)據(jù)質(zhì)量不高、難以發(fā)現(xiàn)、利用不便、流通不暢等問(wèn)題。

在管理目標(biāo)上，檔案管理和數(shù)據(jù)管理具有相似性和互補(bǔ)性，檔案的“四性”（真實(shí)、完整、可用、安全）與數(shù)據(jù)的“六性”（完整、及時(shí)、準(zhǔn)確、一致、唯一、有效）既有互通之處，也有互補(bǔ)之處。在管理環(huán)節(jié)和方法上，檔案管理與數(shù)據(jù)管理都遵循生命周期的理論與原則，在業(yè)務(wù)流程中涉及許多共性管理活動(dòng)和相通的工作方法，為協(xié)同管理奠定了基礎(chǔ)。在形成獲取階段，二者均需精準(zhǔn)識(shí)別管理對(duì)象，可同步開(kāi)展排查工作，納入歸檔范圍的數(shù)據(jù)必然是重要數(shù)據(jù)資產(chǎn)，而具有保存價(jià)值的數(shù)據(jù)資產(chǎn)也應(yīng)被納入歸檔范圍。在數(shù)據(jù)組織階段，二者均需建立目錄體系，用元數(shù)據(jù)對(duì)資源進(jìn)行描述，以便于發(fā)現(xiàn)、定位和檢索。在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)階段，二者均需考慮數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期保存和持續(xù)可用，確保數(shù)據(jù)在需要時(shí)可發(fā)現(xiàn)、可讀取、可解釋。在數(shù)據(jù)使用階段，二者均涉及數(shù)據(jù)檢索、開(kāi)放共享、利用服務(wù)等工作，且需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分級(jí)分類(lèi)，旨在平衡開(kāi)放與保密的不同訴求。在數(shù)據(jù)處置階段，二者均需基于數(shù)據(jù)價(jià)值，對(duì)數(shù)據(jù)的保管期限進(jìn)行判定，并采取適當(dāng)?shù)拇胧?duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處置。此外，在管理人員設(shè)置、治理、風(fēng)險(xiǎn)管理、應(yīng)急規(guī)劃、合規(guī)性等方面，二者也有著共性的管理要求和方法。[27]

（六）檔案管理與數(shù)據(jù)管理的相對(duì)割裂呼喚協(xié)同

在相對(duì)割裂的情況下，如果檔案部門(mén)和數(shù)據(jù)部門(mén)的職能定位和工作邊界不清，將會(huì)面臨管理資源重復(fù)投入帶來(lái)的資源浪費(fèi)和效率低下等問(wèn)題，業(yè)務(wù)部門(mén)也將“無(wú)所適從”。例如，在數(shù)據(jù)采集階段，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)應(yīng)歸檔至檔案管理系統(tǒng)，還是進(jìn)入數(shù)據(jù)部門(mén)的數(shù)據(jù)管理平臺(tái)？如果既要?dú)w檔，又要入湖，業(yè)務(wù)部門(mén)將重復(fù)工作。當(dāng)數(shù)據(jù)不一致時(shí)，應(yīng)以檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)為準(zhǔn)，還是以數(shù)據(jù)管理平臺(tái)中的數(shù)據(jù)為準(zhǔn)？再如，在數(shù)據(jù)獲取階段，當(dāng)業(yè)務(wù)人員需要利用數(shù)據(jù)時(shí)，應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)中檢索，還是在數(shù)據(jù)管理平臺(tái)中檢索？業(yè)務(wù)人員如何能夠知道該從哪里獲取數(shù)據(jù)？現(xiàn)有的兩套管理體系常常使業(yè)務(wù)部門(mén)感到困惑和不解，迫切需要考慮如何更好地實(shí)現(xiàn)檔案與數(shù)據(jù)的協(xié)同管理。一方面，檔案管理的概念和方法可融入數(shù)據(jù)管理體系，并將在多年探索中形成的體系化知識(shí)貢獻(xiàn)于剛剛起步的數(shù)據(jù)管理，彌補(bǔ)數(shù)據(jù)管理長(zhǎng)期保存視角的不足；另一方面，數(shù)據(jù)管理的方法和工具也應(yīng)融入檔案管理體系，支撐數(shù)智賦能的檔案知識(shí)服務(wù)。

三、結(jié)語(yǔ)

雖然檔案管理與數(shù)據(jù)管理在信息化發(fā)展過(guò)程中各有側(cè)重，逐漸形成相對(duì)獨(dú)立的管理體系，但二者同根同源，協(xié)同管理有著深厚的歷史根基；與此同時(shí)，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，二者面臨著又一次的交匯融合，受到多種內(nèi)外動(dòng)因的綜合作用，協(xié)同管理勢(shì)在必行。2022年3月，美國(guó)國(guó)家檔案與文件署（NARA）發(fā)布評(píng)估報(bào)告——《機(jī)構(gòu)首席數(shù)據(jù)官與文件管理項(xiàng)目的協(xié)調(diào)》，明確指出“以前認(rèn)為文件管理和數(shù)據(jù)管理是不同的領(lǐng)域，彼此不同，現(xiàn)在應(yīng)將其視為相關(guān)領(lǐng)域，需要在機(jī)構(gòu)信息管理框架內(nèi)進(jìn)行協(xié)作、互惠和更緊密的整合”[28]。數(shù)據(jù)管理的興起既是挑戰(zhàn)，更是機(jī)遇，檔案部門(mén)應(yīng)將檔案與數(shù)據(jù)協(xié)同管理作為推動(dòng)檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)的契機(jī)，將其視為未來(lái)檔案工作發(fā)展的重要方向，并予以規(guī)劃實(shí)施。

*本文系中國(guó)石油天然氣集團(tuán)有限公司軟科學(xué)研究課題“企業(yè)檔案與數(shù)據(jù)資產(chǎn)協(xié)同管理研究”（中油研20210211）的階段性研究成果之一。

注釋及參考文獻(xiàn)：

[1]何思源，安小米.文件信息學(xué)：起源發(fā)展與批判反思[J].圖書(shū)情報(bào)知識(shí)，2022（4）：92-100；151.

[2]MCDONALD J. Records management and data management ： closing the gap [J]. Records Management Journal， 2010， 20（1）：53-60.

[3]王玉玨，吳一諾.檔案法律融入數(shù)據(jù)法律體系的內(nèi)在邏輯、問(wèn)題與路徑[J].檔案學(xué)研究，2022（3）：28-35.

[4]徐擁軍，張臻，任瓊輝.國(guó)家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略背景下檔案部門(mén)與數(shù)據(jù)管理部門(mén)的職能關(guān)系[J].圖書(shū)情報(bào)工作， 2019（18）：5-13.

[5]蔡盈芳.數(shù)據(jù)管理業(yè)務(wù)與檔案融合管理研究[J].檔案學(xué)研究，2021（3）：40-46.

[6]劉越男，何思源.科學(xué)數(shù)據(jù)與科研檔案的管理協(xié)同：調(diào)查與思考[J].圖書(shū)情報(bào)工作，2022（1）：96-105.

[7]何思源，劉越男.科學(xué)數(shù)據(jù)和科研檔案的管理協(xié)同：框架和路徑[J].檔案學(xué)通訊，2021（1）：49-57.

[8]GRAY J. Data management： past， present， and fu？ ture [EB/OL]. [2022-08-25]. https ： //www.microsoft. com/en-us / research / publication /data-managementpast-present-and-future/.

[9] [19]DOGIPARTHI H. History of information governance [R/OL]. [2022-08-25]. https ： //www. re？ searchgate.net/publication/330844911_History_of_Infor？ mation_Governance.

[10][11][15][16]COX R J. Closing an era： historical perspectives on modern archives and records management[M].Westport： Greenwood Press， 2000：25，29，31，36.

[12] [13]FRANKS P C.Records and information management [M] . 2nd. Chicago： American Library Asso？ ciation， 2018：2.

[14][18]JULIUS S D.Evolution of records manage？ ment and archive administration in Swaziland[D].Lon？ don： University of London， 1991： 42，48.

[17]周雪恒.中國(guó)檔案事業(yè)史[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，1994：18-253.

[20]傅榮校.論三十年代南京國(guó)民政府的文書(shū)檔案改革[J].檔案學(xué)通訊，2005（1）：87-90.

[21]DRAKE M A.Encyclopedia of library and infor？ mation science[M]. 2nd.Boca Raton： Taylor & Francis Group， 2005：137.

[22]中華人民共和國(guó)檔案法[EB/OL]. [2022-08-08].http ： // www. npc. gov. cn / npc / c30834/202006/ 14a5f4f6452a420a97ccf2d3217f6292.shtml.

[23]中華人民共和國(guó)數(shù)據(jù)安全法[EB/OL].[2022-05-24]. http ： //www. npc.gov.cn/npc/c30834/202106/ 7c9af12f51334a73b56d7938f99a788a.shtml.

[24]ISO 15489-1：2016Information and documenta？ tion—Records management—Part 1： Concepts and principles [S/OL]. [2022-05-22]. https ： //www.iso.org/ standard/62542.html.

[25]PETERSON R E. A cross section studyofthede？ mandformoney： the United States， 1960-62[J].The Jour？ nal of Finance， 1974，29（1）：73-88.

[26]DAMA國(guó)際.DAMA數(shù)據(jù)管理知識(shí)體系指南[M].DAMA中國(guó)分會(huì)翻譯組，譯.2版.北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2020：4.

[27][28]National Archives and Records Administra？ tion. Agency chief data officer coordination with records management programs[R/OL].[2022- 08- 26].https：// www.archives.gov/files/records-mgmt/resources/cdorm-assessment-report.pdf.

作者單位：1.中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院

2.中國(guó)人民大學(xué)電子文件管理研究中心